Wer darf an der Presse arbeiten, wer den Stapler fahren, wer die Kundendaten bearbeiten? Solange ein Betrieb klein ist, weiss man das auswendig. Spätestens mit dem zehnten Mitarbeitenden, mit Schichtbetrieb oder einem Audit reicht das Gedächtnis nicht mehr. Eine Qualifikationsmatrix stellt dar, was jede Funktion können muss und was die Personen nachweislich können. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie eine Qualifikationsmatrix aufbauen, Schulungen daraus ableiten und Nachweise so führen, dass Lücken früh auffallen.
Was eine Qualifikationsmatrix ist
Die Matrix ist eine Tabelle. In den Zeilen stehen die Personen, in den Spalten die Qualifikationen, etwa «Staplerberechtigung», «Erste Hilfe» oder «Brandschutz-Unterweisung». Jede Zelle zeigt den Stand: Ist der Nachweis vorhanden, bis wann gilt er, fehlt er? Zwei Dinge unterscheiden eine Matrix von einer blossen Teilnehmerliste. Erstens gibt es ein Soll: Für jede Funktion ist festgelegt, welche Qualifikationen verlangt oder empfohlen sind. Zweitens zeigt sie das Ist, also die Nachweise der einzelnen Personen mit Gültigkeitsdatum.
Aus der Differenz zwischen Soll und Ist entsteht der Schulungsbedarf. Die Matrix ist damit kein Dokument für den Ordner, sondern ein Steuerungsinstrument: Sie sehen auf einen Blick, wo Lücken bestehen und was in den nächsten Wochen abläuft.
Was ISO 9001 und das Gesetz verlangen
ISO 9001. Wenn Ihr Betrieb nach ISO 9001 arbeitet oder zertifiziert werden möchte, ist Kapitel 7.2 («Competence», deutsch Kompetenz) der Bezugspunkt. Sinngemäss geht es darum, die erforderliche Kompetenz der Personen zu bestimmen, deren Tätigkeit die Leistung des Qualitätsmanagementsystems beeinflusst, die Kompetenz auf Grundlage von Ausbildung, Schulung oder Erfahrung sicherzustellen, wo nötig Massnahmen zum Erwerb der Kompetenz zu ergreifen, deren Wirksamkeit zu bewerten und Nachweise aufzubewahren. Eine bestimmte Form, etwa eine Matrix, schreibt dieses Kapitel nach unserem Verständnis nicht vor. Sie ist ein verbreitetes Praxiswerkzeug.
Zur Ausgabe: Seit dem 16. September 2026 gilt die 6. Ausgabe ISO 9001:2026; sie ersetzt die Ausgabe 2015. Kapitelnummer und Inhaltsangabe oben stammen aus der Ausgabe 2015 und sind nicht am Text der Ausgabe 2026 geprüft. Nach Angaben einer Schweizer Zertifizierungsstelle handelt es sich insgesamt um moderate Anpassungen ohne grundlegende Neuausrichtung. Prüfen Sie Nummer und Wortlaut in Ihrer Ausgabe; zertifizierte Betriebe stellen innerhalb der von ihrer Zertifizierungsstelle festgelegten Übergangsfrist um. Dieser Ratgeber gibt keinen Normtext wieder.
Arbeitssicherheit. Unabhängig von jeder Norm verpflichtet die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV) den Arbeitgeber: Alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer sind ausreichend und angemessen über die bei ihren Tätigkeiten auftretenden Gefahren und über die Massnahmen der Arbeitssicherheit zu informieren und anzuleiten, einschliesslich der im Betrieb tätigen Arbeitnehmer eines anderen Betriebes, etwa Temporärarbeitender. Das hat im Zeitpunkt des Stellenantritts und bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen zu geschehen und ist nötigenfalls zu wiederholen (Art. 6 Abs. 1 VUV). Information und Anleitung müssen während der Arbeitszeit erfolgen und dürfen nicht zulasten der Arbeitnehmer gehen (Art. 6 Abs. 4 VUV). Eine Matrix hilft, diese Unterweisungen und ihre Wiederholung nachzuweisen; welche Gefahren zu beurteilen sind, zeigt der Ratgeber zur Gefährdungsbeurteilung.
Welche weiteren Ausweise oder Berechtigungen für Ihre Tätigkeit vorgeschrieben sind, hängt von Branche und Arbeit ab. Klären Sie das mit Ihrer Branchenorganisation oder Ihrem Versicherer. Dieser Ratgeber behandelt es nicht.
Soll festlegen: Anforderungen je Funktion
Beginnen Sie bei den Funktionen, nicht bei den Personen. Notieren Sie für jede Funktion, welche Qualifikationen sie braucht:
- Pflicht: Ohne diesen Nachweis darf die Tätigkeit nicht oder nicht allein ausgeübt werden, zum Beispiel die Maschineneinweisung für den Maschinenführer.
- Empfehlung: Nützlich, aber keine Voraussetzung, etwa eine Zusatzausbildung.
Bleiben Sie bei den Pflichtanforderungen streng und beschränken Sie sich auf das Nötige. Eine Matrix mit sechzig Spalten pflegt niemand. Legen Sie ausserdem fest, wie lange ein Nachweis gilt und wann Sie vorher erinnern wollen. Eine Brandschutz-Unterweisung wird meist wiederholt, eine abgeschlossene Berufslehre nicht. Verwenden Sie für die Funktionen immer dieselbe Bezeichnung, damit Zuordnung und Auswertung nicht an Schreibvarianten scheitern.
Ist erfassen und die Matrix lesen
Das Ist besteht aus Nachweisen: Datum der Ausstellung, Gültigkeitsdauer, gegebenenfalls Nummer oder Ablageort des Zertifikats. Die Zelle einer Person wird typischerweise in fünf Zustände eingeteilt:
- Erfüllt: Der Nachweis ist vorhanden und gültig.
- Läuft ab: Er gilt noch, aber das Ablaufdatum liegt innerhalb der Vorwarnfrist.
- Abgelaufen: Er gilt nicht mehr.
- Fehlt: Eine Pflicht ist nicht nachgewiesen.
- Zusätzlich: Die Person hat die Qualifikation, ohne dass ihre Funktion sie verlangt.
Als Kennzahl dient der Erfüllungsgrad: die Zahl der erfüllten Pflichtanforderungen geteilt durch die Zahl aller Pflichtanforderungen, in Prozent. Ob «läuft ab» noch als erfüllt zählt, ist Ansichtssache; in der Praxis zählt es solange als erfüllt, wie der Nachweis tatsächlich gültig ist, und löst parallel eine Schulung aus. Entscheiden Sie das einmal und halten Sie es fest, sonst vergleichen Sie später Äpfel mit Birnen.
Schulen, prüfen, nachweisen
Aus Lücken werden Schulungen. Bewährt hat sich ein Ablauf in vier Schritten: ausschreiben (Inhalt, Dauer, Termine, Plätze), anmelden (Mitarbeitende selbst oder durch die Vorgesetzten), durchführen und abschliessen, nachweisen. Für den Abschluss eignen sich je nach Thema eine Anwesenheit, ein Test mit Bestehensgrenze oder die praktische Abnahme. Halten Sie fest, wer wann welche Schulung bestanden hat, wie lange sie gilt und wer sie bestätigt hat.
Danach folgt der Teil, der oft fehlt: die Wirksamkeit. Ist die Person nach der Schulung tatsächlich in der Lage, die Tätigkeit sicher auszuführen? Eine kurze Rückmeldung der Teilnehmenden und eine Einschätzung der Vorgesetzten zeigen, ob die Schulung ihr Ziel erreicht hat. Der Befund gehört zu den Nachweisen und fliesst in die Auswahl künftiger Schulungen ein.
Datenschutz bei Kompetenzdaten
Für Daten über Mitarbeitende gilt zuerst Art. 328b OR: Der Arbeitgeber darf sie nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind; im Übrigen gilt das DSG. Nachweise zu einzelnen Personen sind Personendaten, also Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 5 Bst. a DSG). Das Datenschutzgesetz verlangt, dass die Bearbeitung verhältnismässig ist und die Daten nur für den erkennbaren Zweck verwendet werden (Art. 6 Abs. 2 und 3), und dass sie vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4). Dazu kommen angemessene technische und organisatorische Massnahmen für die Datensicherheit (Art. 8 Abs. 1). Praktisch bedeutet das: Erfassen Sie nur Qualifikationen, die für die Funktion relevant sind, und beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen. Prüfen Sie, wie lange ein Nachweis nach dem Austritt einer Person aufbewahrt werden muss.
Praxisbeispiel: Muster Metallbau AG
Die Muster Metallbau AG ist ein erfundenes Unternehmen. Sie unterscheidet zwei Funktionen mit je zwei Pflichtqualifikationen:
- Lagerist: Staplerausbildung (Nachweis) und Brandschutz-Unterweisung.
- Maschinenführer: Maschineneinweisung und Brandschutz-Unterweisung.
Drei Personen arbeiten als Lagerist, zwei als Maschinenführer. Das ergibt 3 × 2 + 2 × 2 = 10 Pflichtanforderungen. Der Stand am Prüftag:
| Person | Pflichtqualifikation 1 | Pflichtqualifikation 2 | Erfüllt |
|---|---|---|---|
| Lagerist A | Staplerberechtigung: gültig | Brandschutz: gültig | 2 |
| Lagerist B | Staplerberechtigung: läuft in 40 Tagen ab | Brandschutz: gültig | 2 |
| Lagerist C | Staplerberechtigung: abgelaufen | Brandschutz: fehlt | 0 |
| Maschinenführer A | Maschineneinweisung: gültig | Brandschutz: gültig | 2 |
| Maschinenführer B | Maschineneinweisung: fehlt | Brandschutz: gültig | 1 |
Gezählt werden «gültig» und «läuft ab» als erfüllt: 2 + 2 + 0 + 2 + 1 = 7 von 10 Pflichtanforderungen. Der Erfüllungsgrad beträgt 70 Prozent.
Daraus folgen drei Aufgaben. Lagerist C muss den Staplerkurs wiederholen und an der Brandschutz-Unterweisung teilnehmen, Maschinenführer B braucht die Maschineneinweisung, und für Lagerist B wird die Erneuerung der Staplerberechtigung vor dem Ablaufdatum eingeplant. Sind die Schulungen von Lagerist C und Maschinenführer B abgeschlossen, steigt die Zahl der erfüllten Pflichtanforderungen auf 7 + 2 + 1 = 10 von 10, der Erfüllungsgrad also auf 100 Prozent. Das Ergebnis geht als Kennzahl ins Qualitätsziel «Pflichtqualifikationen erfüllt».
Checkliste
- Funktionen einheitlich benannt
- Pflicht und Empfehlung je Funktion festgelegt
- Gültigkeitsdauer und Vorwarnfrist je Qualifikation bestimmt
- Nachweise mit Datum und Gültigkeit erfasst
- Unterweisung zur Arbeitssicherheit bei Stellenantritt und bei wesentlichen Änderungen dokumentiert
- Wiederholungen eingeplant
- Schulungen mit Termin, Plätzen und Abschlusskriterium ausgeschrieben
- Wirksamkeit nach der Schulung beurteilt
- Zugriff auf Kompetenzdaten beschränkt
- Erfüllungsgrad regelmässig ausgewertet und der Leitung vorgelegt
So löst es KMU | base
In QMS | base finden Sie alles unter Im Alltag › Schulungen. Die Reiter Meine Schulungen und Katalog sehen alle; Qualifikationsmatrix, Schulungsplan und Quiz sehen die Personen mit dem Recht, Schulungen zu verwalten.
Anforderungen je Funktion. Sie legen fest, welche Qualifikationen eine Funktion verlangt, als Pflicht oder Empfehlung. Die Qualifikationen stammen aus dem Kompetenzstamm; ist dort noch keine Qualifikationsart erfasst, meldet die Matrix, dass zuerst Qualifikationen zu erfassen sind.
Qualifikationsmatrix. Sie sehen Personen gegen Qualifikationen mit Soll, Ist, Ablaufwarnung und Erfüllungsgrad, filterbar nach Funktion. Die Zellen sind farblich als erfüllt, läuft ab, abgelaufen, fehlt und zusätzlich gekennzeichnet. Für die Zuordnung vergleicht die Software die Funktion der Person mit der Funktion der Anforderung als Text, ohne Beachtung der Gross- und Kleinschreibung. Schreibvarianten wie «Lagerist» und «Lagermitarbeiter» werden daher nicht zusammengeführt. Als «fehlt» erscheinen nur Pflichtanforderungen, Empfehlungen werden nicht als Lücke gezählt. «Läuft ab» zählt im Erfüllungsgrad als erfüllt, wie im Beispiel oben gerechnet.
Schulungskatalog. Sie bieten Präsenz-, Online- und E-Learning-Schulungen an, mit Terminen, Ort, Online-Link, Plätzen und Leitung. Mitarbeitende melden sich selbst an; volle Termine führen auf eine Warteliste, genehmigungspflichtige Schulungen auf einen Antrag. Bei einer Schulung können Sie festlegen, für welche Funktionen sie Pflicht ist.
Abschluss mit Zertifikat. Beim Abschluss erhält die Person eine Zertifikatsnummer, ein Zertifikat als PDF und einen Eintrag im Kompetenzstamm mit Gültigkeit. Der Eintrag entsteht, wenn die Schulung mit einer Qualifikation verknüpft ist und die Person einem Mitarbeitenden zugeordnet ist; die Gültigkeit in Monaten legen Sie bei der Schulung fest.
Meine Schulungen und Schulungsplan. Jede Person sieht ihre Teilnahmen und offenen Pflichtschulungen. Der Schulungsplan zeigt, wer welche Pflichtschulung noch nicht abgeschlossen hat. Läuft die Gültigkeit eines Abschlusses ab, ist die Schulung wieder fällig (markiert «Nachweis abgelaufen») und lässt sich neu besuchen.
Feedback und Wirksamkeit. Teilnehmende bewerten die Schulung, die Verwaltenden beurteilen ihre Wirksamkeit. Angemeldete werden am Vortag an ihren Schulungstermin erinnert.
Was die Software nicht tut: Den Kompetenzstamm führen QMS | base und HR | base gemeinsam; Qualifikationsarten und Nachweise, die nicht aus einer Schulung stammen, erfassen Sie in HR | base unter Personal › Ausweise & Qualifikationen (im Menü unter «Mehr»). Funktion und Nachweise kommen aus dem Mitarbeitendenstamm: Wer dort nicht verbunden ist, erscheint ohne Funktion und ohne Soll. Die Matrix in QMS | base zeigt Personen mit aktivem Benutzerkonto; Mitarbeitende ohne Konto erscheinen dort nicht. Qualifikationsarten, Funktionen und Nachweise ausserhalb von Schulungen pflegen Sie in HR | base; ohne HR | base lässt sich die Matrix nicht aufbauen. Die Übersicht unter Personal › Ausweise & Qualifikationen zeigt alle aktiven Mitarbeitenden mit Ablaufampel, aber ohne Soll je Funktion. Die Wirksamkeit beurteilen Verwaltende von Hand; die Software misst sie nicht.
Die Anleitung zu QMS | base erläutert die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen hilft die Kontaktseite weiter.
Quellen
- SNV: SN EN ISO 9001:2026, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, gültig seit 16. September 2026, ersetzt die Ausgabe 2015; abgerufen am 27.10.2026. Die Kapitelangabe 7.2 stammt aus der Ausgabe 2015 und ist nicht am Normtext 2026 geprüft.
- ISO: ISO 9001:2026 (Edition 6), veröffentlicht am 16. September 2026; abgerufen am 27.10.2026.
- SQS: ISO 9001:2026 Normrevision – Alle Informationen, abgerufen am 27.10.2026.
- Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV, SR 832.30), Art. 6 Abs. 1 und 4, Stand 1. Mai 2018 (jüngste auf Fedlex abrufbare Fassung): fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 328b, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 5 Bst. a, Art. 6 Abs. 2 bis 4 und Art. 8 Abs. 1, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Aufbau der Matrix, Beispielzahlen und Ablauf der Schulungen sind redaktionelle Praxishilfen. Sie geben keinen ISO-Normtext wieder und belegen keine Zertifizierungskonformität.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.