Le certificat de salaire est le document par lequel vos collaborateurs attestent ce qu’ils ont reçu de vous durant l’année civile. Ils le joignent à leur déclaration d’impôt, et l’autorité fiscale vérifie les indications avec lui. Un certificat mal rempli provoque des questions et, au pire, des rappels d’impôt. Ce guide explique ce que l’employeur doit indiquer sur le formulaire 11, le rôle de chaque chiffre et les erreurs fréquentes. Il se fonde sur le guide de la Conférence suisse des impôts (CSI) et de l’Administration fédérale des contributions (AFC), valable dès le 1er janvier 2026.
Qui doit établir le certificat de salaire
Selon l’art. 127, al. 1, let. a, LIFD, l’employeur doit attester par écrit au contribuable ses prestations au travailleur. Le guide précise : chaque employeur délivre à chaque employé un certificat où il déclare toutes les prestations et tous les avantages appréciables en argent liés aux rapports de travail (Cm 2). Cela rejoint le principe selon lequel tout revenu d’une activité dépendante est imposable, y compris les revenus accessoires comme commissions, gratifications ou autres avantages appréciables en argent (art. 17, al. 1, LIFD).
Le guide est obligatoire pour le remplissage (Cm 1). Il est révisé chaque année ; la version de l’année attestée fait foi. Le certificat est délivré chaque année, immédiatement en cas de départ ou de décès, et couvre toutes les prestations de l’année civile ; le répartir sur plusieurs certificats est en principe interdit (Cm 7). Qui ne remplit pas un certificat ou le remplit de manière inexacte encourt des sanctions ou peut être tenu pour responsable (Cm 73). Quelques cantons exigent en outre un exemplaire directement pour l’administration fiscale cantonale : Bâle-Ville, Berne, Fribourg, le Jura, Neuchâtel, Soleure, le Valais et Vaud ; à Lucerne, l’envoi est facultatif (Cm 74). Les autorités fiscales cantonales répondent aux questions.
L’en-tête du formulaire
L’en-tête contient les données de la personne et des rapports de travail :
- A et B : certificat de salaire (A) ou attestation de rentes (B).
- C et D : numéro AVS, date de naissance et année civile.
- E : dates d’entrée et de départ, même pour un engagement sur toute l’année (Cm 8).
- F : case cochée en cas de transport gratuit entre domicile et lieu de travail, par exemple avec un véhicule de service (Cm 9, 25). Les frais de trajet que vous remboursez relèvent du ch. 2.3 (Cm 17).
- G : case cochée pour chèques-repas ou repas à prix réduit à la cantine (Cm 10).
- H et I : adresse de la personne, lieu et date, employeur et personne responsable. La signature peut être omise si le certificat est entièrement automatisé (Cm 12).
Les chiffres en un coup d’œil
| Chiffre | Contenu | À savoir |
|---|---|---|
| 1 | Salaire, hors ch. 2 à 7 | Salaire ordinaire, 13e salaire, allocations (aussi familiales), commissions, indemnités journalières versées (Cm 13–18, 27) |
| 2.1–2.3 | Prestations salariales accessoires | Valeur marchande ; pension et logement, véhicule de service, autres (Cm 19–26) |
| 3 | Prestations non périodiques | Bonus, primes d’engagement, indemnités de départ, primes de fidélité, déménagement (Cm 27) |
| 4 | Prestations en capital | Indemnités de départ à caractère de prévoyance (Cm 28) |
| 5 | Droits de participation | Avec feuille annexe (Cm 29) |
| 6 | Conseils d’administration | Jetons de présence et tantièmes compris (Cm 30) |
| 7 | Autres prestations | Cotisations d’assurance-maladie ou de pilier 3b, pilier 3a de l’employeur, impôts pris en charge (Cm 31–40) |
| 8 | Salaire brut total | Somme des ch. 1 à 7 (Cm 41) |
| 9 | AVS/AI/APG/AC/AANP | Part de l’employé uniquement (Cm 42) |
| 10 | Prévoyance professionnelle | Cotisations ordinaires (10.1) et rachat (10.2) (Cm 43–46) |
| 11 | Salaire net | Ch. 8 moins ch. 9 et 10 (Cm 47) |
| 12 | Retenue de l’impôt à la source | Montant brut de l’année (Cm 48) |
| 13 | Allocations pour frais | Hors salaire brut (Cm 49–61) |
| 14 | Autres prestations accessoires | Sans montant, si non évaluables (Cm 62) |
| 15 | Observations | Mentions obligatoires et facultatives (Cm 63–71) |
Trois points causent souvent des erreurs :
- Déductions : au ch. 9, seule la part de l’employé a sa place. Les cotisations d’indemnités journalières maladie et les primes de LAA complémentaire imputées sur le salaire ne sont pas déductibles ; elles peuvent figurer au ch. 15 (Cm 42). Le pilier 3a n’est jamais une déduction non plus ; l’institution de prévoyance l’atteste elle-même (Cm 38). Les cotisations de l’employé à la caisse de pension que vous prenez en charge vont d’abord au ch. 7, puis se déduisent au ch. 10 (Cm 36, 43).
- Part privée du véhicule de service : si l’employeur supporte tous les frais, déclarez 0,9 % par mois du prix d’achat hors TVA, au moins 150 francs par mois pour un prix inférieur à 16’667 francs (Cm 21). Si l’employé supporte une part considérable des frais, rien n’est ajouté, mais la mention « Part privée pour véhicule d’entreprise à déterminer en procédure de taxation » est requise (Cm 22).
- Impôt à la source : la retenue figure en brut au ch. 12. Si l’employeur paie lui-même l’impôt, il va au ch. 7 avec la mention « impôts à la source réglés par l’employeur » (Cm 48). Voir le guide sur l’impôt à la source pour l’employeur.
Frais dans le certificat de salaire
Les frais sont des indemnités pour des dépenses professionnelles et ne font pas partie du salaire brut (Cm 49). Les indemnités de trajet domicile/travail ou pour des locaux de stockage privés n’en sont pas ; elles s’ajoutent toujours au salaire (Cm 50). Le guide distingue :
- Frais effectifs (ch. 13.1) : les dépenses remboursées sur justificatif ou par forfait par type de dépense sont en principe à déclarer. Une croix au ch. 13.1.1 suffit si les conditions du Cm 52 sont remplies, notamment : nuitées sur justificatif, repas en général jusqu’à 35 francs ou forfait de 30 francs au plus, 75 centimes au plus par kilomètre en véhicule privé, faux frais sur justificatif ou forfait journalier de 20 francs au plus.
- Frais forfaitaires (ch. 13.2) : les forfaits pour une période, par exemple mensuels pour voiture ou représentation, s’indiquent en francs pour chaque employé, même avec un règlement agréé, et doivent à peu près correspondre aux dépenses effectives (Cm 55). La participation aux frais d’une place de travail externe, comme le télétravail, va au ch. 13.2.3 (Cm 58).
- Règlement des remboursements de frais agréé : s’il est agréé par le canton du siège, seuls les forfaits sont à indiquer en francs, et la mention « règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le … » s’ajoute au ch. 15 (Cm 59, 60).
La note de frais en PME montre le déroulement dans l’entreprise.
Prestations que vous n’avez pas à déclarer
En principe, toute prestation de l’employeur est imposable. Par commodité, le guide cite des exceptions (Cm 72), par exemple : l’abonnement demi-tarif remis gratuitement, les cadeaux usuels de Noël et d’anniversaire jusqu’à 600 francs par année civile (en espèces toujours comme salaire), l’utilisation privée usuelle d’outils de travail, une place de stationnement gratuite et les avantages sur des produits de tiers jusqu’à 20 % par prestation et 600 francs par an. Au-delà de la limite, tantôt le montant total, tantôt la seule différence est déclaré : lisez le chiffre marginal.
Observations et corrections
Le ch. 15 reçoit ce qui n’a pas sa place ailleurs (Cm 63). Sont notamment requis :
- « Un certificat de salaire sur … », lorsque, exceptionnellement, plusieurs certificats sont délivrés pour la même année (Cm 66).
- « Ce certificat de salaire remplace celui du XX.XX.XXXX », lorsque vous remplacez un certificat existant (Cm 66a).
- Une mention d’emploi à temps partiel en cas de taux d’occupation réduit (Cm 67).
- La mention relative au règlement des remboursements de frais agréé (Cm 65).
Vous pouvez indiquer facultativement ce qui aide la personne lors de la taxation, par exemple le montant des allocations pour enfants comprises dans le salaire brut (Cm 63).
Exemple pratique : Ruppli Metallbau AG
La Ruppli Metallbau AG est une entreprise fictive. Lea Brunner, constructrice, a été employée toute l’année 2026. Elle reçoit CHF 6’000 par mois, 13 salaires mensuels, une allocation pour enfant supposée de CHF 215 par mois, un véhicule de service (prix d’achat hors TVA CHF 40’000, tous les frais à la charge de l’employeur), en décembre un bonus de CHF 4’000 et un forfait de télétravail de CHF 50 par mois. Les déductions, reprises des décomptes de salaire, sont supposées.
| Chiffre | Montant en CHF | Calcul |
|---|---|---|
| 1 | 80’580 | 13 × 6’000 = 78’000, plus 12 × 215 = 2’580 |
| 2.2 | 4’320 | 0,9 % de 40’000 = 360 par mois, × 12 |
| 3 | 4’000 | Bonus |
| 8 (sous-total) | 88’900 | 80’580 + 4’320 + 4’000 |
| 9 | 6’200 | AVS/AI/APG, AC, AANP selon décomptes (supposé) |
| 10.1 | 4’800 | Caisse de pension selon décomptes (supposé) |
| 11 (sous-total) | 77’900 | 88’900 − 6’200 − 4’800 |
| 13.2.3 | 600 | 12 × 50, non compris dans le salaire brut |
Autres indications : case F cochée, car Mme Brunner utilise un véhicule de service (Cm 25). Au ch. 15 figure, facultativement, « Allocations pour enfants de CHF 2’580 comprises dans le salaire brut » (Cm 63), et la mention au ch. 13.2.3 est « Forfait de télétravail ». L’entreprise aurait pu inclure le bonus au ch. 1, puisque la personne est employée toute l’année (Cm 27) ; elle l’indique séparément.
Le 29 janvier 2027, l’entreprise établit le certificat. Le 15 mars 2027, elle constate qu’un montant a été mal saisi. Elle en établit un nouveau et inscrit au ch. 15 : « Ce certificat de salaire remplace celui du 29.01.2027 » (Cm 66a).
Checklist
- Guide de l’année d’attestation utilisé
- Dates d’entrée et de départ, numéro AVS, adresse complets
- Allocations, indemnités journalières et 13e salaire au ch. 1
- Prestations accessoires évaluées (ch. 2), case F contrôlée
- Ch. 8 égal à la somme des ch. 1 à 7 ; ch. 11 égal à ch. 8 moins ch. 9 et 10
- Ch. 9 : part de l’employé seule, sans indemnités journalières maladie ni assurance complémentaire
- Impôt à la source en brut au ch. 12
- Frais contrôlés selon le Cm 52 : croix 13.1.1 ou montants, forfaits toujours au ch. 13.2
- Mentions obligatoires au ch. 15 (règlement de frais, temps partiel, plusieurs certificats, remplacement)
- Exemplaire direct exigé par votre canton : à vérifier
La solution KMU | base
Si HR | base établit vos décomptes de salaire, le certificat est généré à partir des décomptes clôturés de l’année. Le logiciel ne remplace pas la vérification du guide, mais vous épargne la collecte.
1. Données salariales. Sous Salaires › Comptabilité salariale › Personnes, ouvrez la personne. Dans le groupe « Certificat de salaire », cochez les cases F et G et saisissez les chiffres 14 (autres prestations salariales accessoires) et 15 (observations), une indication par ligne. HR | base attribue les montants aux chiffres par les genres de salaire : salaire mensuel, allocations et indemnités journalières au ch. 1, bonus au ch. 3, part privée du véhicule de service au ch. 2.2, frais au ch. 13.
2. Établir les certificats de salaire. Sous Salaires › Comptabilité salariale › Certificats de salaire, choisissez l’année et créez les certificats en traitement groupé ; pour une personne, un certificat existant peut être recréé. Jusqu’à fin février, la page propose l’année précédente. Avant la création, HR | base contrôle la plausibilité : si le numéro AVS ou l’adresse de la personne ou de l’employeur manque, ou si le salaire net serait négatif, cette personne n’obtient pas de certificat, sans effet sur les autres. Les certificats sont archivés et mis à disposition sous « Mes documents ». Une lettre d’accompagnement modifiable complète en option le traitement.
3. Versions en cas de corrections. Si l’état change après un traitement de correction, une nouvelle création produit une nouvelle version ; la précédente reste archivée, marquée comme remplacée. Les certificats inchangés ne sont pas produits en double.
4. Récapitulation et compte individuel. Sous Salaires › Comptabilité salariale › Rapports, vous voyez la récapitulation à l’écran. Elle et le compte individuel annuel se téléchargent en CSV. Vous rapprochez ainsi les totaux de la comptabilité avant l’envoi.
À savoir :
- Le certificat suit le guide de l’AFC, en francs entiers, sans la mise en page officielle du formulaire. L’annonce électronique à l’administration fiscale passe par la procédure ELM ; l’envoi productif n’est pas libéré avant la certification Swissdec.
- La présentation n’a pas de croix pour le ch. 13.1.1 ; les frais effectifs apparaissent en montant. Dans le champ I figurent employeur et adresse, mais ni lieu, ni date, ni personne responsable.
- En cas de correction, le certificat renvoie à la version remplacée, sans le texte du Cm 66a ni la date. Complétez-le au besoin.
- Dans le genre de salaire standard « Allocation de naissance », le montant va au ch. 3 ; le guide range les allocations de naissance parmi celles du ch. 1 (Cm 15). Vérifiez l’attribution si vous en versez.
- HR | base reprend la mention du règlement de frais agréé depuis les données de l’entreprise seulement si des frais forfaitaires sont déclarés. Saisissez vous-même au ch. 15 les autres mentions obligatoires, comme « Emploi à temps partiel ».
- Les ch. 14 et 15 valent par personne d’après les dernières données salariales, non par année. Vérifiez-les avant chaque envoi annuel.
- HR | base n’établit des certificats que pour les sociétés dont il calcule lui-même les salaires.
Pour essayer, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (LIFD, DBG, RS 642.11), art. 17, al. 1, et art. 127, al. 1, let. a, et al. 2, état au 2 septembre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Conférence suisse des impôts (CSI) et AFC, Guide d’établissement du certificat de salaire resp. de l’attestation de rentes (formulaire 11), valable dès le 1er janvier 2026, Cm 1–75 : estv.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.