Si vous employez des collaborateurs sans permis d’établissement ou domiciliés à l’étranger, votre entreprise devient percepteur : vous retenez l’impôt à la source sur le salaire, annoncez la personne, établissez périodiquement un décompte et versez le montant au canton. Vous en répondez, même si la personne a fourni de fausses indications. Ce guide explique l’impôt à la source pour l’employeur : qui est concerné, comment déterminer le code de barème, quels délais s’appliquent et quand l’assujettissement prend fin. Barèmes et formulaires cantonaux ne sont traités que de façon générale ; votre administration fiscale cantonale et ses notices font foi.
Qui est soumis à l’impôt à la source
Selon l’art. 83, al. 1, LIFD, les travailleurs sans permis d’établissement, domiciliés ou en séjour en Suisse au regard du droit fiscal, sont soumis à l’impôt à la source sur le revenu de leur activité lucrative dépendante, hors procédure simplifiée de l’art. 37a LIFD. Les époux vivant en ménage commun n’y sont pas soumis si l’un d’eux a la nationalité suisse ou un permis d’établissement (art. 83, al. 2, LIFD).
Les travailleurs domiciliés à l’étranger sont aussi soumis à l’impôt à la source sur leur revenu réalisé en Suisse (art. 91, al. 1, LIFD). Selon la circulaire no 45 de l’AFC (Circ. 45), cela vaut indépendamment de la nationalité et du permis, donc aussi pour les frontaliers suisses, sous réserve des conventions de double imposition (ch. 3.1.2). L’assujettissement commence avec l’activité dépendante, mineurs compris (ch. 3.1).
Le débiteur de la prestation imposable est celui qui la verse : en général l’employeur, et pour les revenus acquis en compensation aussi l’assureur (ch. 2.2.1). La location de services et l’employeur de fait obéissent à des règles spéciales, non traitées ici.
Ce qui est soumis à l’impôt à la source
L’impôt se calcule sur le revenu brut (art. 84, al. 1, LIFD). Sont imposables le revenu d’une activité dépendante, accessoires et prestations en nature compris, et les revenus acquis en compensation comme les indemnités journalières (art. 84, al. 2, LIFD ; art. 3 OIS). La circulaire y range salaire ordinaire, indemnités pour heures supplémentaires et travail de nuit, toutes les allocations (familiales et indemnités de vacances comprises), commissions, gratifications, bonus, primes d’ancienneté et prestations en nature (ch. 3.2.1). La part privée d’un véhicule d’entreprise augmente le salaire mensuel brut (ch. 3.2.6).
Les frais ne sont exclus que s’ils correspondent à des dépenses professionnelles effectives ; conservez les justificatifs. Les forfaits sont imposables sans règlement approuvé par l’autorité fiscale (ch. 3.2.5).
Déterminer le code de barème
L’AFC calcule la retenue d’après les barèmes de l’impôt sur le revenu, qui intègrent sous forme de forfaits frais professionnels, primes d’assurance et charges de famille (art. 85 LIFD). Le code de barème désigne le barème applicable ; il suit la situation personnelle au moment du paiement, du virement, de l’inscription au crédit ou de l’imputation de la prestation (Circ. 45, ch. 4.1). Les principaux codes selon l’art. 1 OIS :
| Code | Application |
|---|---|
| A | Personnes seules sans enfants ni personnes nécessiteuses dans le ménage |
| B | Couples mariés dont un seul conjoint exerce une activité lucrative |
| C | Couples mariés dont les deux conjoints exercent une activité lucrative |
| H | Personnes seules vivant avec des enfants ou des personnes nécessiteuses dont elles assument l’essentiel de l’entretien |
À la lettre s’ajoutent le nombre de déductions pour enfants et l’impôt paroissial : « A0Y » signifie sans enfant et avec impôt paroissial (ch. 4.1) ; « N » indique l’absence d’impôt paroissial (exemple au ch. 4.9). Comme preuves pour les enfants, la circulaire cite notamment actes de naissance et notifications d’allocations (ch. 4.7), voir le guide sur les allocations familiales. Sans indications fiables de la personne, appliquez A0Y ou C0Y (ch. 4.1). En cas de changement (mariage, divorce, naissance, entrée dans une Église nationale ou sortie de celle-ci), le nouveau barème s’applique dès le mois suivant (ch. 4.1). Les employés doivent annoncer les changements (art. 5, al. 3, OIS).
Obligations et délais de l’employeur
L’art. 88, al. 1, LIFD énumère trois devoirs : retenir l’impôt à l’échéance des prestations, remettre à la personne un relevé ou une attestation du montant retenu, et verser périodiquement l’impôt, établir les relevés et permettre à l’autorité de consulter les documents. Cela vaut aussi si la personne habite un autre canton (art. 88, al. 2, LIFD). La retenue se fait malgré objections ou saisies de salaire (art. 2, al. 1, OIS).
| Obligation | Délai | Base |
|---|---|---|
| Annoncer un engagement | huit jours dès le début de l’occupation, sur le formulaire de l’autorité | Art. 5, al. 1, OIS |
| Annoncer des changements | huit jours après l’événement | Art. 5, al. 3, OIS ; Circ. 45 ch. 9.2 |
| Remettre le décompte | en principe mensuellement, dans les 30 jours suivant la période de décompte | Circ. 45 ch. 9.3 |
| Verser l’impôt | modèle mensuel : sur facture du canton ; modèle annuel : dans les 30 jours dès l’échéance | Circ. 45 ch. 9.3.2, 9.3.4 |
En décompte électronique, vous pouvez annoncer les engagements (un point de la checklist d’onboarding) avec le décompte mensuel (art. 5, al. 2, OIS). L’autorité peut accorder sur demande des périodes de décompte plus longues, sauf décompte électronique par la procédure de déclaration de salaire. Depuis 2021, vous décomptez directement avec le canton ayant droit à l’impôt, en général celui de domicile ou de séjour de la personne et, pour les personnes domiciliées à l’étranger, celui du siège ou de l’établissement stable de l’employeur ; en cas de déménagement, le décompte change dès le mois suivant (ch. 9.5). L’annexe III de la circulaire (état au 1er janvier 2019) indique quel canton applique le modèle mensuel ou annuel ; vérifiez l’attribution pour votre canton.
Pour votre travail, vous recevez une commission de perception de 1 à 2 % du montant total de l’impôt (art. 88, al. 4, LIFD). Les cantons en fixent taux et modalités et peuvent la réduire ou la supprimer en cas de violation des obligations de procédure (art. 6 OIS).
Responsabilité et corrections
Le débiteur de la prestation imposable est responsable du paiement de l’impôt à la source (art. 88, al. 3, LIFD). La circulaire précise : la responsabilité est objective, couvre les fautes ou informations erronées de la personne et subsiste après le départ (ch. 9.1). Vous devez donc établir la situation personnelle et vérifier les indications. Le recours contre la personne est réservé. Qui, intentionnellement ou par négligence, ne verse pas l’impôt risque d’être accusé de soustraction d’impôt, et qui l’utilise à son profit de détournement de l’impôt à la source (ch. 9.1).
Vous pouvez corriger vous-même les erreurs de salaire brut ou de code de barème si la correction parvient à l’autorité au plus tard le 31 mars de l’année suivante ; l’impôt retenu en trop doit être restitué à la personne (ch. 9.4). En cas d’annonce ou de décompte tardif, la commission de perception peut être perdue selon le canton, et intérêts moratoires et amendes menacent (ch. 9.6).
Fin de l’assujettissement
Qui obtient un permis d’établissement ou épouse une personne de nationalité suisse ou au bénéfice d’un permis d’établissement est imposé selon la procédure ordinaire pour toute la période fiscale. L’impôt à la source n’est plus dû dès le mois suivant ; l’impôt retenu est imputé sans intérêts (art. 12 OIS). Les personnes domiciliées en Suisse font en outre l’objet d’une taxation ordinaire ultérieure si leur revenu brut atteint CHF 120’000 au moins durant l’année fiscale (art. 89, al. 1, let. a, LIFD ; art. 9 OIS), ou sur demande jusqu’au 31 mars de l’année suivante (art. 89a LIFD ; art. 10 OIS). Pour vous, rien ne change : vous retenez l’impôt jusqu’à la fin de l’assujettissement.
Décompte de salaire et certificat de salaire
L’impôt retenu doit figurer dans chaque décompte de salaire et au chiffre 12 du certificat de salaire. La circulaire recommande d’indiquer au ch. 15 les codes de barème appliqués avec leurs périodes (ch. 9.1). Le chiffre 12 porte le montant brut de l’année ; si vous payez l’impôt pour la personne, il va au chiffre 7 avec la mention « impôts à la source réglés par l’employeur » (guide, Cm 48). Détails dans le guide sur le certificat de salaire.
Exemple pratique : Gartenbau Zehnder AG
La Gartenbau Zehnder AG est une entreprise fictive dans un canton à modèle mensuel. Marko Jovanović, célibataire, sans enfant, non soumis à l’impôt paroissial, permis B, commence le lundi 2 novembre 2026. Code de barème : A0N. Son salaire mensuel est de CHF 5’200, plus une allocation de travail par équipes de CHF 300, soit CHF 5’500 brut. Le taux de ce palier du barème cantonal est supposé de 8,5 % ; la ligne du barème de votre canton fait toujours foi.
| Étape | Date | Calcul |
|---|---|---|
| Annonce au canton | au plus tard lundi 9.11.2026 | huit jours dès l’entrée en fonction, jour d’entrée compté par prudence |
| Retenue en novembre | paiement du salaire 30.11.2026 | 5’500 × 8,5 % = 467.50 |
| Décompte de novembre | au plus tard mercredi 30.12.2026 | 30 jours après la fin de la période de décompte (30.11.) |
| Mariage | mercredi 2.12.2026 | M. Jovanović épouse une Suissesse |
| Retenue en décembre | paiement du salaire de décembre | encore 467.50, l’impôt à la source n’est plus dû dès le mois suivant |
| Annonce du changement | au plus tard jeudi 10.12.2026 | huit jours après l’événement |
Dès janvier 2027, l’entreprise ne retient plus d’impôt. Dans le certificat de salaire 2026, le chiffre 12 indique CHF 935 (2 × 467.50) et le chiffre 15 les codes de barème. M. Jovanović est taxé ordinairement pour 2026, l’impôt retenu est imputé sans intérêts. Si l’entreprise avait ignoré le mariage et continué la retenue en janvier, elle devrait restituer l’impôt perçu en trop.
Checklist
- Assujettissement vérifié avant l’entrée (permis, état civil, conjoint, domicile)
- Situation personnelle demandée et documentée : état civil, enfants, confession, activité du conjoint
- Annonce déposée dans les huit jours dès le début de l’occupation
- Code de barème saisi dans les données salariales et adapté en cas de changement
- Tous les éléments de salaire imposables dans la base de calcul, allocations et prestations en nature comprises
- Décompte mensuel remis dans les 30 jours après la période, paiement sur facture du canton
- Impôt à la source indiqué dans chaque décompte de salaire et au ch. 12 du certificat de salaire
- Changements et départs annoncés dans les huit jours
- Corrections d’erreurs effectuées jusqu’au 31 mars de l’année suivante
La solution KMU | base
HR | base calcule l’impôt à la source dans la comptabilité salariale et conduit l’annonce par la checklist. Le décompte au canton, vous le déposez encore vous-même.
1. Saisir la personne. À l’entrée (Personnel › Collaborateurs › Saisir une nouvelle entrée), cochez l’impôt à la source sous « Qu’est-ce qui s’applique ? ». La checklist d’entrée contient alors le point « Annoncer l’impôt à la source à l’administration fiscale cantonale », avec le délai de huit jours, par défaut échu trois jours après l’entrée. Au départ, la checklist conduit la désannonce.
2. Données salariales. Sous Salaires › Comptabilité salariale › Personnes, ouvrez la personne. Dans le groupe « Impôt à la source », saisissez l’assujettissement, le canton IS, le code de barème (par exemple A0N ou B2Y), la commune et, en cas d’autre activité, le taux d’activité total. Vous saisissez et modifiez vous-même le code de barème ; il ne découle pas de l’état civil ni des enfants.
3. Calculer la retenue. Le traitement des salaires calcule, en modèle mensuel et annuel, avec les barèmes officiels de tous les cantons, y compris en cas de plusieurs activités. KMU | base charge centralement les barèmes depuis l’AFC, les contrôle et les valide. Sans barème validé pour le canton et le code, le calcul signale un constat. La commission de perception s’enregistre par canton dans les paramètres de la société.
4. Décompte mensuel. Sous Salaires › Comptabilité salariale › Annonces, établissez le décompte mensuel de l’impôt à la source et téléchargez-le en XML selon ELM 6.0. La retenue apparaît automatiquement dans le décompte de salaire et dans le certificat de salaire (chiffre 12).
À savoir :
- La transmission productive de l’annonce d’impôt à la source est bloquée jusqu’à la certification Swissdec. Vous déposez le décompte avec le canton par la voie qu’il prévoit.
- Frontaliers, impôt à la source pour jours de travail à l’étranger et location de services ne sont pas encore pris en charge.
- L’annonce au canton est un point de la checklist ; HR | base ne l’envoie pas pour vous.
- Vous vérifiez vous-même l’attribution du barème en cas de mariage, de naissance ou de sortie d’Église et adaptez les données salariales à la date déterminante.
Pour essayer, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (LIFD, DBG, RS 642.11), art. 83–85, 88, 89, 89a et 91, état au 2 septembre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance du DFF sur l’imposition à la source dans le cadre de l’impôt fédéral direct (OIS, QStV, RS 642.118.2), art. 1, 2, 3, 5, 6, 9, 10 et 12, état au 10 janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- AFC, Circulaire no 45, Imposition à la source du revenu de l’activité lucrative des travailleurs, du 12 juin 2019 (annexes état au 10 octobre 2023) : estv.admin.ch, consulté le 27.10.2026. Mentionnée comme en vigueur dans l’aperçu des circulaires de l’AFC le 27.10.2026.
- AFC, Circulaire no 45, annexe III, Aperçu des cantons appliquant un modèle mensuel et des cantons appliquant un modèle annuel (état au 1er janvier 2019) : estv.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- CSI et AFC, Guide d’établissement du certificat de salaire (formulaire 11), valable dès le 1er janvier 2026, Cm 48 : estv.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.