Der Lohnausweis ist das Dokument, mit dem Ihre Mitarbeitenden belegen, was sie im Kalenderjahr von Ihnen erhalten haben. Sie legen ihn der Steuererklärung bei, und die Steuerbehörde prüft damit die Angaben. Wer den Lohnausweis falsch ausfüllt, verursacht Rückfragen und im schlechten Fall Nachforderungen. Dieser Ratgeber erklärt, was der Arbeitgeber auf dem Formular 11 angeben muss, welche Ziffer wofür gedacht ist und wo die Fehler passieren. Grundlage ist die Wegleitung der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) und der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), gültig ab 1. Januar 2026.
Wer den Lohnausweis ausstellen muss
Nach Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG müssen Arbeitgeber gegenüber der steuerpflichtigen Person schriftlich bescheinigen, welche Leistungen sie an Arbeitnehmende erbracht haben. Die Wegleitung konkretisiert: Jeder Arbeitgeber stellt jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis aus und deklariert darin sämtliche Leistungen und geldwerten Vorteile, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zugeflossen sind (Rz 2). Das deckt sich mit dem Grundsatz, dass alle Einkünfte aus einem Arbeitsverhältnis steuerbar sind, einschliesslich Nebeneinkünften wie Provisionen, Gratifikationen oder anderen geldwerten Vorteilen (Art. 17 Abs. 1 DBG).
Die Wegleitung ist für das Ausfüllen verbindlich (Rz 1). Sie wird jährlich überarbeitet; massgebend ist die Fassung für das Jahr, das Sie bescheinigen. Der Lohnausweis ist jährlich auszustellen, bei Wegzug oder Todesfall sofort, und er umfasst alle Leistungen des Kalenderjahres. Eine Aufteilung auf mehrere Ausweise ist grundsätzlich unzulässig (Rz 7). Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft oder haftbar gemacht werden (Rz 73). Einige Kantone verlangen zudem ein Exemplar direkt bei der kantonalen Steuerverwaltung; die Wegleitung nennt Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis, in Luzern ist die Zustellung freiwillig (Rz 74). Fragen zum Ausfüllen beantworten die kantonalen Steuerbehörden.
Der Kopf des Formulars
Im Kopf stehen die Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis:
- A und B: Das Formular dient als Lohnausweis (A) oder als Rentenbescheinigung (B).
- C und D: AHV-Nummer und Geburtsdatum der Person sowie das Kalenderjahr.
- E: Ein- und Austrittsdatum, auch bei ganzjähriger Anstellung (Rz 8).
- F: Kreuz bei unentgeltlicher Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort, etwa bei einem Geschäftsfahrzeug (Rz 9, 25). Kosten für den Arbeitsweg, die Sie vergüten, gehören dagegen in Ziffer 2.3 (Rz 17).
- G: Kreuz bei Lunch-Checks oder verbilligter Verpflegung im Personalrestaurant (Rz 10).
- H und I: Adresse der Person, Ort und Datum, Name des Arbeitgebers und Ansprechperson. Bei vollautomatisch erstellten Lohnausweisen darf die Unterschrift entfallen (Rz 12).
Die Ziffern im Überblick
| Ziffer | Inhalt | Wichtig |
|---|---|---|
| 1 | Lohn, soweit nicht in 2 bis 7 | Ordentlicher Lohn, 13. Monatslohn, Zulagen (auch Familienzulagen), Provisionen, Taggelder, die Sie auszahlen (Rz 13–18, 27) |
| 2.1–2.3 | Gehaltsnebenleistungen | Zum Marktwert; Verpflegung und Unterkunft, Privatanteil Geschäftsfahrzeug, andere (Rz 19–26) |
| 3 | Unregelmässige Leistungen | Bonus, Antritts- und Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Umzugsentschädigungen (Rz 27) |
| 4 | Kapitalleistungen | Etwa Abgangsentschädigungen mit Vorsorgecharakter (Rz 28) |
| 5 | Beteiligungsrechte | Mit Beiblatt (Rz 29) |
| 6 | Verwaltungsratsentschädigungen | Auch Sitzungsgelder und Tantiemen (Rz 30) |
| 7 | Andere Leistungen | Zum Beispiel Beiträge an Krankenkasse oder Säule 3b, Säule 3a des Arbeitgebers, übernommene Steuern (Rz 31–40) |
| 8 | Bruttolohn total | Summe der Ziffern 1 bis 7 (Rz 41) |
| 9 | Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV | Nur der Arbeitnehmeranteil (Rz 42) |
| 10 | Berufliche Vorsorge | Ordentliche Beiträge (10.1) und Einkauf (10.2) (Rz 43–46) |
| 11 | Nettolohn | Ziffer 8 minus Ziffern 9 und 10 (Rz 47) |
| 12 | Quellensteuerabzug | Bruttobetrag des Jahres (Rz 48) |
| 13 | Spesenvergütungen | Nicht im Bruttolohn enthalten (Rz 49–61) |
| 14 | Weitere Gehaltsnebenleistungen | Ohne Betrag, wenn Sie sie nicht bewerten können (Rz 62) |
| 15 | Bemerkungen | Pflichtangaben und freiwillige Hinweise (Rz 63–71) |
Drei Punkte führen besonders oft zu Fehlern:
- Abzüge: In Ziffer 9 gehört nur der Arbeitnehmeranteil. Beiträge an die Krankentaggeldversicherung und Prämien für UVG-Zusatzversicherungen, die Sie dem Lohn belasten, dürfen nicht abgezogen werden; sie können aber in Ziffer 15 ausgewiesen werden (Rz 42). Beiträge an die Säule 3a stehen ebenfalls nie im Lohnausweis als Abzug; sie bescheinigt die Vorsorgeeinrichtung selbst (Rz 38). Übernehmen Sie Arbeitnehmerbeiträge an die Pensionskasse, gehören sie zuerst in Ziffer 7 und dürfen dann in Ziffer 10 abgezogen werden (Rz 36, 43).
- Privatanteil Geschäftsfahrzeug: Trägt der Arbeitgeber sämtliche Kosten, sind pro Monat 0,9 Prozent des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer anzusetzen, mindestens CHF 150 bei einem Kaufpreis unter CHF 16'667 (Rz 21). Übernimmt der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten, keine Aufrechnung, dafür der Vermerk «Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären» (Rz 22).
- Quellensteuer: Der Quellensteuerabzug steht brutto in Ziffer 12. Zahlt der Arbeitgeber die Quellensteuer selbst, gehört sie mit dem Hinweis «Quellensteuer vom Arbeitgeber bezahlt» in Ziffer 7 (Rz 48). Zur Quellensteuer siehe den Ratgeber zur Quellensteuer als Arbeitgeber.
Spesen im Lohnausweis
Spesen sind Entschädigungen für Auslagen im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit und gehören nicht zum Bruttolohn (Rz 49). Keine Spesen sind Vergütungen für den Arbeitsweg oder für private Lagerräume; sie sind immer zum Lohn zu addieren (Rz 50). Die Wegleitung unterscheidet:
- Effektive Spesen (Ziffer 13.1): Gegen Beleg oder als Einzelfallpauschale vergütete Auslagen sind grundsätzlich zu deklarieren. Ein Kreuz im Feld 13.1.1 genügt, wenn alle Vorgaben der Rz 52 eingehalten sind. Dazu gehören unter anderem: Übernachtungen gegen Beleg, Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35 bzw. eine Pauschale von höchstens CHF 30, höchstens 75 Rappen pro Kilometer für das Privatfahrzeug und Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20.
- Pauschalspesen (Ziffer 13.2): Pauschale für einen Zeitabschnitt, etwa monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen, sind bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig anzugeben, auch bei einem genehmigten Spesenreglement. Sie müssen ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55). Eine Kostenbeteiligung an einen externen Arbeitsplatz wie Homeoffice gehört in Ziffer 13.2.3 (Rz 58).
- Genehmigtes Spesenreglement: Bei Genehmigung durch den Sitzkanton sind nur die Pauschalspesen betragsmässig anzugeben, dazu kommt in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt» (Rz 59, 60).
Wie ein Spesenablauf im Betrieb funktioniert, zeigt der Ratgeber Spesenabrechnung im KMU.
Leistungen, die Sie nicht deklarieren müssen
Grundsätzlich ist jede Leistung des Arbeitgebers steuerbar. Aus Gründen der Praktikabilität nennt die Wegleitung Ausnahmen (Rz 72), zum Beispiel: gratis abgegebene Halbtaxabonnemente, übliche Weihnachts- und Geburtstagsgeschenke in Naturalien bis CHF 600 pro Kalenderjahr (Bargeld immer als Lohn), die private Nutzung von Arbeitswerkzeugen im üblichen Rahmen, ein Gratis-Parkplatz am Arbeitsort sowie Vergünstigungen auf Produkten Dritter bis 20 Prozent je Leistung und CHF 600 jährlich. Übersteigt eine Leistung die Grenze, wird teils der ganze Betrag, teils nur die Differenz deklariert. Lesen Sie dazu die Randziffer selbst.
Bemerkungen und Korrekturen
Ziffer 15 nimmt alles auf, was in keinem anderen Feld Platz hat (Rz 63). Erforderlich sind unter anderem:
- «Einer von … Lohnausweisen», wenn für dasselbe Jahr ausnahmsweise mehrere Ausweise ausgestellt werden (Rz 66).
- «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX», wenn Sie einen bestehenden Ausweis ersetzen (Rz 66a).
- Ein Hinweis auf Teilzeitbeschäftigung bei reduziertem Beschäftigungsgrad (Rz 67).
- Der Vermerk zum genehmigten Spesenreglement (Rz 65).
Freiwillig können Sie Angaben machen, die der Person im Veranlagungsverfahren helfen, etwa die Höhe der im Bruttolohn enthaltenen Kinderzulagen (Rz 63).
Praxisbeispiel: Ruppli Metallbau AG
Die Ruppli Metallbau AG ist ein erfundenes Unternehmen. Lea Brunner ist Konstrukteurin und war 2026 das ganze Jahr angestellt. Sie erhält CHF 6'000 pro Monat, 13 Monatslöhne, eine Kinderzulage von angenommenen CHF 215 pro Monat, einen Geschäftswagen (Kaufpreis ohne Mehrwertsteuer CHF 40'000, der Arbeitgeber trägt alle Kosten), im Dezember einen Bonus von CHF 4'000 und eine Homeoffice-Pauschale von CHF 50 pro Monat. Die Abzüge sind aus den Lohnabrechnungen übernommen und angenommen.
| Ziffer | Betrag in CHF | Rechenweg |
|---|---|---|
| 1 | 80'580 | 13 × 6'000 = 78'000, plus 12 × 215 = 2'580 |
| 2.2 | 4'320 | 0,9 % von 40'000 = 360 pro Monat, × 12 |
| 3 | 4'000 | Bonus |
| 8 (Zwischensumme) | 88'900 | 80'580 + 4'320 + 4'000 |
| 9 | 6'200 | AHV/IV/EO, ALV und NBU laut Abrechnungen (angenommen) |
| 10.1 | 4'800 | Pensionskasse laut Abrechnungen (angenommen) |
| 11 (Zwischensumme) | 77'900 | 88'900 − 6'200 − 4'800 |
| 13.2.3 | 600 | 12 × 50, nicht im Bruttolohn |
Weitere Angaben: Das Kreuz in Feld F ist gesetzt, weil Frau Brunner ein Geschäftsfahrzeug nutzt (Rz 25). In Ziffer 15 steht freiwillig «Kinderzulagen von CHF 2'580 im Bruttolohn enthalten» (Rz 63), und der Vermerk in Ziffer 13.2.3 lautet «Homeoffice-Pauschale». Weil sie das ganze Jahr angestellt war, hätte die Firma den Bonus auch in Ziffer 1 aufnehmen dürfen (Rz 27); sie weist ihn getrennt aus.
Am 29. Januar 2027 stellt die Firma den Lohnausweis aus. Am 15. März 2027 fällt auf, dass im Lohnausweis ein Betrag falsch erfasst wurde. Die Firma stellt einen neuen Ausweis aus und schreibt in Ziffer 15: «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom 29.01.2027» (Rz 66a).
Checkliste
- Wegleitung des Bescheinigungsjahres verwendet
- Ein- und Austrittsdatum, AHV-Nummer und Adresse vollständig
- Alle Zulagen, Taggelder und der 13. Monatslohn in Ziffer 1
- Geschäftsfahrzeug, Verpflegung und weitere Nebenleistungen bewertet (Ziffer 2), Kreuz F geprüft
- Ziffer 8 entspricht der Summe der Ziffern 1 bis 7; Ziffer 11 stimmt mit Ziffer 8 minus 9 und 10 überein
- In Ziffer 9 nur der Arbeitnehmeranteil, keine Krankentaggeld- und Zusatzversicherungsprämien
- Quellensteuer brutto in Ziffer 12
- Spesen nach Rz 52 geprüft: Kreuz 13.1.1 oder Beträge, Pauschalen immer in Ziffer 13.2
- Pflichtbemerkungen in Ziffer 15 (Spesenreglement, Teilzeit, mehrere Ausweise, Ersatz)
- Prüfen, ob Ihr Kanton ein Exemplar direkt verlangt
So löst es KMU | base
Wenn HR | base Ihre Löhne abrechnet, entsteht der Lohnausweis aus den abgeschlossenen Abrechnungen des Jahres. Die Software ersetzt die Prüfung der Wegleitung nicht, nimmt Ihnen aber das Zusammentragen ab.
1. Angaben im Lohnstamm. Unter Lohn › Lohnbuchhaltung › Personen öffnen Sie die Person. In der Gruppe «Lohnausweis» setzen Sie die Kreuze F und G und erfassen Ziffer 14 (weitere Gehaltsnebenleistungen) und Ziffer 15 (Bemerkungen), je eine Angabe pro Zeile. Die Beträge ordnet HR | base über die Lohnarten den Ziffern zu: Monatslohn, Zulagen und Taggelder erscheinen in Ziffer 1, ein Bonus in Ziffer 3, der Privatanteil Geschäftsfahrzeug in Ziffer 2.2, Spesen in Ziffer 13.
2. Lohnausweise erstellen. Unter Lohn › Lohnbuchhaltung › Lohnausweise wählen Sie das Jahr und erstellen die Lohnausweise im Sammellauf; für eine einzelne Person lässt sich ein bestehender Ausweis neu erstellen. Die Seite schlägt bis Ende Februar das Vorjahr vor. Vor dem Erstellen prüft HR | base Plausibilitäten: Fehlt die AHV-Nummer, die Adresse der Person oder des Arbeitgebers, oder wäre der Nettolohn negativ, wird für diese Person kein Lohnausweis erstellt; die übrigen Personen sind davon nicht betroffen. Die Ausweise werden archiviert und den Mitarbeitenden unter «Meine Dokumente» bereitgestellt. Optional ergänzt ein bearbeitbarer Begleitbrief den Einzel- oder Sammellauf.
3. Versionen bei Korrekturen. Ändert sich der Stand nach einem Korrekturlauf, entsteht beim erneuten Erstellen eine neue Version; die bisherige bleibt archiviert und ist als ersetzt markiert. Unveränderte Ausweise werden nicht doppelt erzeugt.
4. Rekapitulation und Lohnkonto. Unter Lohn › Lohnbuchhaltung › Auswertungen sehen Sie die Rekapitulation am Bildschirm. Sie und das Lohnkonto je Jahr laden Sie als CSV herunter. So stimmen Sie die Summen mit der Buchhaltung ab, bevor Sie die Lohnausweise versenden.
Das müssen Sie wissen:
- Der Lohnausweis ist eine Darstellung nach der Wegleitung der ESTV, in ganzen Franken, und nicht das amtliche Formularlayout. Die elektronische Meldung an die Steuerverwaltung läuft über das Lohnmeldeverfahren ELM; der produktive Versand ist bis zur Swissdec-Zertifizierung noch nicht freigegeben.
- Ein Kreuz für Ziffer 13.1.1 kennt die Darstellung nicht; effektive Spesen erscheinen als Betrag. Im Feld I sind Arbeitgeber und Adresse eingetragen, Ort, Datum und Ansprechperson sind nicht vorgesehen.
- Bei einer Korrektur zeigt der Ausweis den Hinweis auf die ersetzte Version, aber nicht den Wortlaut der Rz 66a mit dem Datum des ersetzten Ausweises. Ergänzen Sie ihn bei Bedarf selbst.
- In der Standard-Lohnart «Geburtszulage» landet der Betrag in Ziffer 3; die Wegleitung nennt Geburtszulagen unter den Zulagen in Ziffer 1 (Rz 15). Prüfen Sie die Zuordnung, wenn Sie Geburtszulagen auszahlen.
- Den Vermerk zum genehmigten Spesenreglement übernimmt HR | base aus den Firmenangaben nur, wenn Pauschalspesen ausgewiesen sind. Andere Pflichtbemerkungen wie «Teilzeitbeschäftigung» erfassen Sie in Ziffer 15 selbst.
- Ziffer 14 und 15 gelten je Person aus dem jüngsten Lohnstamm, nicht je Jahr. Kontrollieren Sie sie vor jedem Jahresversand.
- Lohnausweise erstellt HR | base nur für Gesellschaften, deren Löhne es selbst abrechnet.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Art. 17 Abs. 1 und Art. 127 Abs. 1 Bst. a, Abs. 2, Stand 2. September 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) und ESTV, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung (Formular 11), gültig ab 1. Januar 2026, Rz 1–75: estv.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.