La gestion des absences consiste à recueillir les annonces de façon fiable, à garder la planification des effectifs à jour et à protéger les informations confidentielles. En cas de maladie ou d’accident s’ajoutent des justificatifs et des questions sur le maintien du salaire. Un processus propre sépare ces tâches, tout en les gardant réunies autour de la même absence. Ce guide présente une organisation possible pour les PME suisses. Les marches à suivre sont des recommandations pratiques ; la loi ne prescrit aucune forme de processus déterminée.
Définir le circuit d’annonce et les responsabilités
Déterminez où une personne s’annonce en cas d’absence inattendue et qui organise le remplacement. L’entreprise a besoin d’une personne de contact joignable et d’un suppléant au cas où celle-ci serait elle-même absente. Exiger d’abord un appel ou une annonce numérique est une décision d’entreprise. Expliquez la marche à suivre à l’entrée en fonction et consignez-la de manière que chacun la retrouve.
La première annonce comprend le début de l’absence et la durée connue à titre provisoire. Si la durée est inconnue, documentez-le aussi et convenez du moment où la personne se manifestera de nouveau. N’exigez pas de pronostic de retour inventé. La planification des effectifs travaille alors avec l’état établi.
Distinguez les demandes planifiées des annonces inattendues. Les vacances sont planifiées à l’avance et approuvées ; une incapacité de travail déjà survenue n’est pas une date de vacances au libre choix. Vous trouverez plus de détails sur la planification des vacances dans le guide sur le droit aux vacances en Suisse. Un statut « ouvert » décrit seulement l’état de traitement et ne décide pas d’un droit.
Définissez en outre qui complète une annonce, qui vérifie les justificatifs et qui informe la comptabilité salariale. Le supérieur hiérarchique direct a besoin de l’information sur la capacité d’intervention, les RH des documents. Ces tâches n’ont pas à relever de la même personne.
Documenter maladie et accident
Saisissez clairement le type d’absence, la période et l’ampleur pertinente pour la planification. Si la personne n’est absente que partiellement, consignez l’état confirmé et ce qui reste ouvert : un pourcentage seul ne dit pas à la planification des effectifs à quels moments le travail est possible.
Les données de santé appellent à la retenue. Selon l’art. 5, let. c, ch. 2, LPD, les données sur la santé sont des données personnelles sensibles (bases dans le guide sur la protection des données dans les ressources humaines). L’employeur ne peut traiter des données concernant les travailleurs que dans la mesure où elles portent sur leurs aptitudes à remplir leur emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). La loi sur la protection des données (LPD, DSG) exige en outre la proportionnalité et des finalités reconnaissables (art. 6, al. 2 et 3, LPD) ainsi que des mesures organisationnelles et techniques appropriées pour la sécurité des données (art. 8, al. 1, LPD). Pour l’organisation, cela signifie : saisissez ce dont vous avez besoin pour le traitement et limitez l’accès.
Une vue d’ensemble d’équipe a besoin de l’information sur l’absence, pas d’un historique médical. N’écrivez ni diagnostic ni supposition dans des champs de calendrier que de nombreuses personnes voient. Pour les questions confidentielles, utilisez une voie protégée avec une responsabilité claire.
Documentez les modifications de sorte que l’annonce initiale et le nouvel état des connaissances restent compréhensibles. Un certificat médical prolongé, un retour plus tôt et la correction d’une erreur de saisie sont des opérations différentes. Qui contrôle plus tard le décompte doit pouvoir reconnaître quelle période a été déterminante en fin de compte.
Tenir les certificats médicaux à jour en toute sécurité
La loi ne mentionne aucun jour à partir duquel un certificat médical doit être présenté. Selon le SECO, la preuve incombe à la personne, qui produit un certificat à la demande de l’employeur ; celui-ci peut en principe l’exiger dès le premier jour d’incapacité de travail. De nombreux contrats de travail ne le prescrivent qu’à partir du troisième ou du quatrième jour. Réglez donc le seuil dans le contrat ou le règlement et appliquez-le de la même manière à tous.
Selon le SECO, le certificat doit préciser si la personne est totalement ou partiellement incapable de travailler ; en cas d’incapacité partielle, il doit indiquer le degré de limitation, par exemple le nombre d’heures de travail raisonnablement exigible par jour. Le certificat ne doit pas contenir de diagnostic. En cas d’incapacité de travail prolongée, de nouveaux certificats doivent, selon le SECO, être remis périodiquement sans sommation.
Distinguez dans le processus au moins « pas encore remis », « fichier reçu » et « contenu vérifié ». Un téléversement réussi ne confirme que la réception d’un fichier. Vérifiez qu’il se rapporte à la personne et à la période et qu’il est lisible. Si la transmission échoue, l’annonce doit rester retrouvable malgré tout : saisissez le certificat manquant comme tâche ouverte et expliquez comment il peut être remis ultérieurement.
Définissez qui a accès aux documents. Les données personnelles doivent être détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement (art. 6, al. 4, LPD). Une durée de conservation uniforme pour chaque certificat médical ne s’en déduit pas ; examinez chaque cas.
Examiner séparément salaire et protection contre le congé
Lorsqu’une personne est empêchée de travailler sans faute de sa part en raison d’une maladie ou d’un accident, l’employeur doit le salaire pour un temps limité, dans la mesure où les rapports de travail ont duré plus de trois mois ou ont été conclus pour plus de trois mois (art. 324a, al. 1, CO). La durée et le montant dépendent de l’année de service, des assurances et du contrat ; les détails figurent dans le guide sur le maintien du salaire en cas de maladie. La planification des effectifs ne devrait pas avoir à trancher le droit au salaire.
La protection contre le congé est une question distincte. Après le temps d’essai, l’employeur ne peut pas résilier le contrat pendant une incapacité de travail totale ou partielle résultant d’une maladie ou d’un accident non imputables à la faute du travailleur, et cela durant 30 jours au cours de la première année de service, durant 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service et durant 180 jours à partir de la sixième année de service (art. 336c, al. 1, let. b, CO). Une demande d’absence approuvée n’est pas un calcul de délai ; le guide Protection contre le congé en donne une vue d’ensemble.
Organiser le retour et le soutien
Avant le retour, clarifiez quelles tâches la personne peut de nouveau assumer et quels arrangements sont nécessaires. L’entretien sert à l’organisation du travail et au soutien. Ce n’est pas l’occasion de collecter des suppositions médicales ni de tenir un classement des absences les plus fréquentes. Ne consignez que ce qui est nécessaire à l’objectif convenu.
Lorsque de courtes absences se multiplient, un entretien confidentiel peut être utile. Une anomalie statistique ne prouve ni une maladie déterminée ni un comportement fautif. Vérifiez d’abord la qualité des données et le contexte : une absence saisie en double ou une date erronée ne doit déclencher aucune mesure de soutien. La responsabilité de la suite reste à des personnes.
Exemple pratique : Werkstatt Birkenhof
La Werkstatt Birkenhof est une entreprise fictive avec une semaine de cinq jours. Sa directive exige un certificat médical à partir du troisième jour civil de l’absence ; ce seuil est une hypothèse d’entreprise de cet exemple. Un collaborateur s’annonce en incapacité de travail du lundi au mercredi. Il n’y a ni jour férié ni temps partiel. L’annonce porte sur trois jours ouvrables, le certificat est remis le mardi.
| Moment | Action | État documenté |
|---|---|---|
| Lundi | Recevoir l’annonce, régler le remplacement | 3 jours ouvrables d’absence prévue |
| Mardi | Rattacher le certificat au dossier existant | Période confirmée, fichier vérifié |
| Mercredi | Convenir du retour | Reprise du travail prévue dès jeudi |
| Jeudi | Confirmer le retour, compléter le traitement du salaire | 3 jours ouvrables d’absence |
Le calendrier d’équipe affiche l’absence sans révéler le motif à tous. Les RH rattachent le certificat et examinent séparément la question du salaire ; la comptabilité salariale reçoit la période confirmée et aucun détail médical. Une seconde absence n’est pas créée du seul fait que le document est arrivé plus tard.
Si l’incapacité de travail devait durer jusqu’au jeudi inclus, il s’agirait de quatre jours ouvrables au lieu de trois. Les RH mettent la période à jour, informent le remplaçant et complètent les documents. Le calcul sert à la planification des effectifs ; il n’en découle ni montant d’indemnité journalière ni promesse d’assurance.
Checklist pour les RH
- Circuit d’annonce et suppléance connus
- Début, ampleur et durée provisoire saisis
- Motif de santé visible uniquement pour les personnes autorisées
- Seuil du certificat médical réglé dans le contrat ou le règlement
- Certificat rattaché au bon dossier, contenu et période vérifiés
- Prolongation et retour mis à jour
- Maintien du salaire (art. 324a CO) et périodes de protection (art. 336c CO) appréciés séparément
- Tâches ouvertes attribuées à une personne responsable
- Conservation et suppression des documents définies
La solution KMU | base
Vous trouvez les absences dans HR | base sous Temps › Absences. « Types d’absence » distingue vacances, maladie, accident, service militaire, formation continue et autres. Avec « Demande sur le web », les collaborateurs annoncent eux-mêmes maladie ou accident : avec la période, si nécessaire des demi-journées ou des heures, un remplaçant et une remarque. Sous Mes absences, ils voient leur liste avec le statut et retirent les demandes ouvertes. Les personnes qui approuvent voient les demandes ouvertes sous forme de compteur dans l’onglet Demandes de l’équipe et dans le widget de la page d’accueil. Pour la planification des effectifs, fiez-vous néanmoins à un examen régulier des demandes ouvertes.
Avec « Téléverser un certificat médical », vous joignez le certificat directement à l’annonce ou le remettez ultérieurement sur la demande existante (PDF, JPG ou PNG). Sous Absences › Directives, vous définissez à partir de quel jour civil de l’absence un certificat est nécessaire (1 à 30) ; s’il manque, HR | base marque l’absence « Certificat médical manquant ». En cas d’erreur de fichier, l’annonce reste enregistrée et une indication invite à le remettre ultérieurement. Un téléversement ne remplace pas la vérification du contenu.
Le « Calendrier d’équipe » affiche, en vue mensuelle, les personnes et les jours avec week-ends, jours fériés et demandes ouvertes encadrées. Les collaborateurs ne voient chez leurs collègues que « Absent » ; seules les personnes autorisées voient le motif.
Les RH et les supérieurs hiérarchiques directs accèdent à l’« Alerte précoce de soutien » par un bouton sur la page des absences. Elle n’évalue que les absences approuvées pour maladie et accident des douze derniers mois, affiche des indications par ordre alphabétique, mentionne jours, épisodes et courtes absences par rapport à des seuils réglables et ne compare des groupes qu’à partir de cinq personnes. Elle n’évalue ni diagnostics, ni remarques, ni certificats médicaux et ne tient aucun classement ; chaque consultation est journalisée. Ce sont des personnes qui décident si un soutien suit et lequel.
Vous trouverez les détails d’utilisation dans le guide de HR | base. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 324a, al. 1, art. 328b et art. 336c, al. 1, let. b, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 5, let. c, art. 6, al. 2 à 4, et art. 8, al. 1, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- SECO : FAQ sur l’empêchement de travailler, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.