Gestire le assenze significa ricevere le notifiche in modo affidabile, tenere aggiornata la pianificazione degli impieghi e proteggere le informazioni riservate. In caso di malattia o infortunio si aggiungono giustificativi e domande sul pagamento del salario. Una procedura pulita separa questi compiti, ma li tiene uniti attorno alla stessa assenza. Questa guida mostra una possibile organizzazione per le PMI svizzere. Le procedure sono raccomandazioni di prassi; la legge non prescrive una forma particolare di processo.
Stabilire il percorso di notifica e le competenze
Stabilisca dove una persona si annuncia in caso di assenza inattesa e chi organizza la sostituzione. L’azienda ha bisogno di una persona di contatto raggiungibile e di un sostituto per il caso in cui questa sia assente. Se richiedere prima una telefonata o una notifica digitale è una decisione aziendale. Spieghi la procedura all’entrata in servizio e la renda reperibile per tutti.
La prima notifica contiene l’inizio dell’assenza e la durata nota in via provvisoria. Se la durata è sconosciuta, documenti anche questo e concordi quando la persona si rifarà viva. Non richieda una previsione di rientro inventata. La pianificazione degli impieghi lavora allora con la situazione accertata.
Distingua le richieste pianificate dalle notifiche inattese. Le vacanze sono pianificate in anticipo e approvate; un’incapacità al lavoro già insorta non è una data di vacanza liberamente scelta. Per saperne di più sulla pianificazione delle vacanze, veda la guida sul diritto alle vacanze in Svizzera. Uno stato «aperta» descrive solo lo stato di elaborazione e non decide su un diritto.
Stabilisca inoltre chi completa una notifica, chi verifica i giustificativi e chi informa la contabilità salariale. La persona direttamente superiore ha bisogno dell’informazione sull’idoneità all’impiego, HR della documentazione. Questi compiti non devono spettare alla stessa persona.
Documentare malattia e infortunio
Registri in modo univoco il tipo di assenza, il periodo e la portata rilevante per la pianificazione. Se la persona è assente solo in parte, annoti il fatto confermato e che cosa è ancora aperto: un valore percentuale da solo non dice alla pianificazione degli impieghi in quali orari il lavoro è possibile.
Per i dati sanitari serve riservatezza. I dati concernenti la salute sono dati personali degni di particolare protezione secondo l’art. 5 lett. c n. 2 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG in tedesco) (basi nella guida sulla protezione dei dati nella gestione del personale). Il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b del Codice delle obbligazioni, CO; OR in tedesco). La legge sulla protezione dei dati richiede inoltre proporzionalità e uno scopo riconoscibile (art. 6 cpv. 2 e 3 LPD) e provvedimenti tecnici e organizzativi appropriati per la sicurezza dei dati (art. 8 cpv. 1 LPD). Per l’organizzazione ciò significa: registri ciò che le serve per l’elaborazione e limiti l’accesso.
Un riepilogo del team ha bisogno dell’informazione sull’assenza, non di una storia clinica. Non scriva diagnosi o supposizioni in campi di calendario visibili a molte persone. Per richieste riservate utilizzi un canale protetto con una competenza chiara.
Documenti le modifiche in modo che la notifica originaria e il nuovo stato delle conoscenze restino comprensibili. Un certificato medico prolungato, un rientro anticipato e la correzione di un errore di inserimento sono operazioni diverse. Chi controlla più tardi il conteggio deve riconoscere quale periodo sia risultato alla fine determinante.
Tenere aggiornati i certificati medici in modo sicuro
La legge non indica alcun giorno a partire dal quale vada presentato un certificato medico. Secondo la SECO il lavoratore o la lavoratrice ha l’onere della prova e presenta un certificato su richiesta; in linea di principio il datore di lavoro può richiederlo già dal primo giorno di incapacità al lavoro. Molti contratti di lavoro lo prescrivono solo dal terzo o dal quarto giorno. Stabilisca quindi la soglia nel contratto o nel regolamento e la applichi allo stesso modo a tutti.
Dal certificato deve risultare, secondo la SECO, se la persona è totalmente o parzialmente incapace al lavoro; in caso di incapacità parziale deve indicare la portata della limitazione, ad esempio quante ore di lavoro al giorno siano esigibili. Il certificato non dovrebbe contenere una diagnosi. In caso di incapacità al lavoro di lunga durata, secondo la SECO vanno presentati periodicamente nuovi certificati, senza che sia necessario richiederli.
Nella procedura distingua almeno «non ancora presentato», «file ricevuto» e «verificato nel contenuto». Un caricamento riuscito conferma solo la ricezione di un file. Verifichi che appartenga alla persona e al periodo e che sia leggibile. Se la trasmissione fallisce, la notifica deve comunque restare rintracciabile: registri il certificato mancante come compito aperto e spieghi come può essere presentato in seguito.
Stabilisca chi ha accesso ai documenti. I dati personali vanno distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 4 LPD). Da ciò non si può ricavare una durata di conservazione uniforme per ogni certificato medico; verifichi il singolo caso.
Verificare separatamente salario e protezione dalla disdetta
Se qualcuno è impedito di lavorare senza colpa per malattia o infortunio, il datore di lavoro deve pagare il salario per un tempo limitato, a condizione che il rapporto di lavoro sia durato o sia stato stipulato per più di tre mesi (art. 324a cpv. 1 CO). Per quanto tempo e in quale misura dipende dall’anno di servizio, dalle assicurazioni e dal contratto; i dettagli si trovano nella guida sul salario in caso di malattia. La pianificazione degli impieghi non dovrebbe dover decidere sul diritto al salario.
La protezione dalla disdetta è una questione a sé. Dopo il tempo di prova il datore di lavoro non può disdire finché la persona è impedita di lavorare, in tutto o in parte, per malattia o infortunio non imputabili a sua colpa, e precisamente per 30 giorni nel primo anno di servizio, per 90 giorni dal secondo al quinto anno di servizio e per 180 giorni dal sesto anno di servizio (art. 336c cpv. 1 lett. b CO). Una richiesta di assenza approvata non è un calcolo dei termini; la panoramica è nella guida sul periodo protetto in caso di disdetta.
Organizzare il rientro e l’assistenza
Prima del rientro chiarisca quali compiti la persona può riassumere e quali accordi sono necessari. Il colloquio serve all’organizzazione del lavoro e al sostegno. Non è un’occasione per raccogliere supposizioni mediche o tenere una classifica delle assenze più frequenti. Annoti soltanto ciò che serve allo scopo concordato.
Se si accumulano assenze brevi, può essere utile un colloquio riservato. Un’anomalia statistica non prova né una determinata malattia né un comportamento scorretto. Verifichi prima la qualità dei dati e il contesto: un’assenza registrata due volte o una data errata non devono far scattare una misura di assistenza. La responsabilità del seguito resta alle persone.
Esempio pratico: Werkstatt Birkenhof
La Werkstatt Birkenhof è un’azienda fittizia con settimana di cinque giorni. La sua direttiva richiede un certificato medico dal terzo giorno civile di assenza; questa soglia è un’ipotesi aziendale di questo esempio. Un collaboratore si annuncia incapace al lavoro da lunedì a mercoledì. Non ci sono giorni festivi né un tempo parziale. La notifica comprende tre giorni lavorativi, il certificato viene presentato in seguito il martedì.
| Momento | Azione | Stato documentato |
|---|---|---|
| Lunedì | Ricevere la notifica, regolare la sostituzione | 3 giorni lavorativi di assenza prevista |
| Martedì | Associare il certificato alla pratica esistente | Periodo confermato, file verificato |
| Mercoledì | Concordare il rientro | Lavoro previsto da giovedì |
| Giovedì | Confermare il rientro, completare l’elaborazione del salario | 3 giorni lavorativi di assenza |
Il calendario del team mostra l’assenza senza rivelare il motivo a tutti. HR associa il certificato e verifica separatamente la questione del salario; la contabilità salariale riceve il periodo confermato e nessun dettaglio medico. Una seconda assenza non viene creata solo perché il documento è arrivato più tardi.
Se l’incapacità al lavoro durasse fino a giovedì compreso, i giorni lavorativi sarebbero quattro anziché tre. HR aggiorna il periodo, informa la sostituzione e tiene aggiornati i documenti. Il calcolo serve alla pianificazione degli impieghi; da esso non derivano né l’importo di un’indennità giornaliera né una garanzia assicurativa.
Checklist per HR
- Percorso di notifica e sostituzione noti
- Inizio, portata e durata provvisoria registrati
- Motivo sanitario visibile solo alle persone autorizzate
- Soglia per il certificato medico disciplinata nel contratto o nel regolamento
- Certificato associato alla pratica corretta, contenuto e periodo verificati
- Prolungamento e rientro aggiornati
- Pagamento del salario (art. 324a CO) e periodi protetti (art. 336c CO) valutati separatamente
- Compiti aperti assegnati a una persona responsabile
- Conservazione ed eliminazione dei documenti stabilite
La soluzione KMU | base
In HR | base trova le assenze in Tempo › Assenze. «Tipi di assenza» distingue vacanze, malattia, infortunio, servizio militare, formazione continua e altro. Con «Richiesta online» i collaboratori annunciano da soli malattia o infortunio: con periodo, se necessario mezze giornate od ore, sostituzione e osservazione. In Le mie assenze vedono il loro elenco con lo stato e ritirano le richieste aperte. Le persone che approvano vedono le richieste aperte come contatore nella scheda Richieste del team e nel widget della pagina iniziale. Per la pianificazione degli impieghi si affidi comunque a un controllo fisso delle richieste aperte.
Con «Caricare il certificato medico» allega il certificato direttamente alla notifica o lo presenta in seguito sulla richiesta esistente (PDF, JPG o PNG). In Assenze › Direttive stabilisce da quale giorno civile di assenza è necessario un certificato (da 1 a 30); se manca, HR | base contrassegna l’assenza con «Certificato medico mancante». In caso di errore del file, la notifica resta memorizzata e un avviso invita a presentarlo in seguito. Un caricamento non sostituisce la verifica del contenuto.
Il «Calendario del team» mostra, come panoramica mensile, persone e giorni con fine settimana, giorni festivi e richieste aperte con bordo. I collaboratori vedono per i colleghi soltanto «Assente»; il motivo lo vedono solo le persone autorizzate.
La «Segnalazione precoce di sostegno» è raggiungibile da HR e dai superiori diretti tramite un pulsante nella pagina delle assenze. Valuta solo le assenze per malattia e infortunio approvate degli ultimi dodici mesi, mostra gli avvisi in ordine alfabetico, indica giorni, episodi e assenze brevi rispetto a soglie impostabili e confronta i gruppi solo a partire da cinque persone. Non valuta diagnosi, osservazioni o certificati medici e non tiene alcuna classifica; ogni visualizzazione viene registrata nel protocollo. Se e quale sostegno ne consegua lo decidono le persone.
Trova i dettagli sull’uso nelle istruzioni di HR | base. Guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 324a cpv. 1, art. 328b e art. 336c cpv. 1 lett. b, stato 1° ottobre 2026: Fedlex, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5 lett. c, art. 6 cpv. 2–4 e art. 8 cpv. 1, stato 7 luglio 2025: Fedlex, consultato il 27.10.2026.
- SECO: FAQ sul diritto privato del lavoro – Impedimento del lavoratore (in tedesco), consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.