Absenzen verwalten heisst, Meldungen zuverlässig entgegenzunehmen, die Einsatzplanung aktuell zu halten und vertrauliche Angaben zu schützen. Bei Krankheit oder Unfall kommen Nachweise und Fragen zur Lohnfortzahlung hinzu. Ein sauberer Ablauf trennt diese Aufgaben, hält sie aber über dieselbe Abwesenheit zusammen. Dieser Ratgeber zeigt eine mögliche Organisation für Schweizer KMU. Die Abläufe sind Praxisempfehlungen; das Gesetz schreibt keine bestimmte Prozessform vor.
Meldeweg und Zuständigkeit festlegen
Bestimmen Sie, wo sich eine Person bei unerwarteter Abwesenheit meldet und wer die Vertretung organisiert. Der Betrieb braucht eine erreichbare Ansprechperson und einen Ersatz, falls diese selbst fehlt. Ob zuerst ein Anruf oder eine digitale Meldung verlangt wird, ist eine betriebliche Entscheidung. Erklären Sie den Ablauf beim Eintritt und halten Sie ihn für alle auffindbar fest.
Die erste Meldung enthält den Beginn der Abwesenheit und die vorläufig bekannte Dauer. Ist die Dauer unbekannt, dokumentieren Sie auch das und vereinbaren Sie, wann sich die Person wieder meldet. Verlangen Sie keine erfundene Rückkehrprognose. Die Einsatzplanung arbeitet dann mit dem gesicherten Stand.
Unterscheiden Sie geplante Anträge von unerwarteten Meldungen. Ferien werden vorausgeplant und bewilligt; eine bereits eingetretene Arbeitsunfähigkeit ist kein frei wählbarer Ferientermin. Mehr zur Planung von Ferien finden Sie im Ratgeber zum Ferienanspruch in der Schweiz. Ein Status «offen» beschreibt nur den Bearbeitungsstand und entscheidet nicht über einen Anspruch.
Legen Sie ausserdem fest, wer eine Meldung vervollständigt, wer Nachweise prüft und wer die Lohnbuchhaltung informiert. Die direkt vorgesetzte Person braucht die Information zur Einsatzfähigkeit, HR die Unterlagen. Diese Aufgaben müssen nicht bei derselben Person liegen.
Krankheit und Unfall dokumentieren
Erfassen Sie Absenzart, Zeitraum und den für die Planung relevanten Umfang eindeutig. Fällt die Person nur teilweise aus, halten Sie den bestätigten Sachverhalt fest und was noch offen ist: Ein Prozentwert allein sagt der Einsatzplanung nicht, zu welchen Zeiten Arbeit möglich ist.
Für Gesundheitsdaten gilt Zurückhaltung. Daten über die Gesundheit sind nach Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG besonders schützenswerte Personendaten (Grundlagen im Ratgeber zum Datenschutz im Personalwesen). Der Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR). Das Datenschutzgesetz verlangt zudem Verhältnismässigkeit und einen erkennbaren Zweck (Art. 6 Abs. 2 und 3 DSG) und geeignete technische und organisatorische Massnahmen für die Datensicherheit (Art. 8 Abs. 1 DSG). Für die Organisation heisst das: Erfassen Sie, was Sie für die Bearbeitung brauchen, und begrenzen Sie den Zugriff.
Eine Teamübersicht braucht die Information über die Abwesenheit, keine medizinische Geschichte. Schreiben Sie keine Diagnosen oder Vermutungen in Kalenderfelder, die viele Personen sehen. Für vertrauliche Rückfragen verwenden Sie einen geschützten Weg mit klarer Zuständigkeit.
Dokumentieren Sie Änderungen so, dass die ursprüngliche Meldung und der neue Kenntnisstand verständlich bleiben. Ein verlängertes Arztzeugnis, eine frühere Rückkehr und die Korrektur eines Eingabefehlers sind verschiedene Vorgänge. Wer später die Abrechnung kontrolliert, muss erkennen, welcher Zeitraum am Ende massgeblich war.
Arztzeugnisse sicher nachführen
Das Gesetz nennt keinen Tag, ab dem ein Arztzeugnis vorzulegen ist. Nach dem SECO ist die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beweispflichtig und reicht auf Verlangen ein Zeugnis ein; grundsätzlich darf der Arbeitgeber es bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit verlangen. Viele Arbeitsverträge schreiben es erst ab dem dritten oder vierten Tag vor. Regeln Sie die Schwelle deshalb im Vertrag oder Reglement und wenden Sie sie für alle gleich an.
Aus dem Zeugnis muss nach dem SECO hervorgehen, ob die Person ganz oder teilweise arbeitsunfähig ist; bei teilweiser Arbeitsunfähigkeit soll das Ausmass der Einschränkung stehen, etwa wie viele Stunden Arbeit pro Tag zumutbar sind. Eine Diagnose soll das Zeugnis nicht enthalten. Bei länger dauernder Arbeitsunfähigkeit sind laut SECO periodisch neue Zeugnisse unaufgefordert einzureichen.
Unterscheiden Sie im Ablauf mindestens «noch nicht eingereicht», «Datei eingegangen» und «inhaltlich geprüft». Ein erfolgreicher Upload bestätigt nur den Eingang einer Datei. Prüfen Sie, ob sie zur Person und zum Zeitraum gehört und lesbar ist. Scheitert die Übermittlung, muss die Meldung trotzdem auffindbar bleiben: Erfassen Sie das fehlende Zeugnis als offene Aufgabe und erklären Sie, wie es nachgereicht werden kann.
Legen Sie fest, wer Zugang zu den Unterlagen hat. Personendaten sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Bearbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Eine einheitliche Aufbewahrungsdauer für jedes Arztzeugnis lässt sich daraus nicht ableiten; prüfen Sie den Einzelfall.
Lohn und Kündigungsschutz getrennt prüfen
Wird jemand ohne Verschulden durch Krankheit oder Unfall an der Arbeit verhindert, schuldet der Arbeitgeber für eine beschränkte Zeit Lohn, sofern das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen wurde (Art. 324a Abs. 1 OR). Wie lange und in welcher Höhe, hängt vom Dienstjahr, von Versicherungen und vom Vertrag ab; die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Lohnfortzahlung bei Krankheit. Die Einsatzplanung sollte nicht über den Lohnanspruch entscheiden müssen.
Der Kündigungsschutz ist eine eigene Frage. Nach Ablauf der Probezeit darf der Arbeitgeber nicht kündigen, solange die Person ohne eigenes Verschulden durch Krankheit oder Unfall ganz oder teilweise an der Arbeit verhindert ist, und zwar im ersten Dienstjahr während 30 Tagen, vom zweiten bis und mit fünften Dienstjahr während 90 Tagen und ab dem sechsten Dienstjahr während 180 Tagen (Art. 336c Abs. 1 Bst. b OR). Ein bewilligter Absenzantrag ist keine Fristenberechnung; den Überblick gibt der Ratgeber Sperrfrist bei Kündigung.
Rückkehr und Fürsorge organisieren
Klären Sie vor der Rückkehr, welche Aufgaben die Person wieder übernehmen kann und welche Absprachen nötig sind. Das Gespräch dient der Arbeitsorganisation und der Unterstützung. Es ist keine Gelegenheit, medizinische Vermutungen zu sammeln oder eine Rangliste der häufigsten Abwesenheiten zu führen. Halten Sie nur fest, was für den vereinbarten Zweck nötig ist.
Häufen sich kurze Ausfälle, kann ein vertrauliches Gespräch sinnvoll sein. Eine statistische Auffälligkeit beweist weder eine bestimmte Erkrankung noch ein Fehlverhalten. Prüfen Sie zuerst Datenqualität und Kontext: Eine doppelt erfasste Absenz oder ein falsches Datum darf keine Fürsorgemassnahme auslösen. Die Verantwortung für das weitere Vorgehen bleibt bei Menschen.
Praxisbeispiel: Werkstatt Birkenhof
Die Werkstatt Birkenhof ist ein erfundenes Unternehmen mit Fünftagewoche. Ihre Richtlinie verlangt ab dem dritten Kalendertag der Absenz ein Arztzeugnis; diese Schwelle ist eine betriebliche Annahme dieses Beispiels. Ein Mitarbeiter meldet sich für Montag bis Mittwoch arbeitsunfähig. Feiertage und ein Teilpensum gibt es nicht. Die Meldung umfasst drei Arbeitstage, das Zeugnis wird am Dienstag nachgereicht.
| Zeitpunkt | Handlung | Dokumentierter Stand |
|---|---|---|
| Montag | Meldung entgegennehmen, Vertretung regeln | 3 Arbeitstage voraussichtlicher Ausfall |
| Dienstag | Zeugnis dem bestehenden Vorgang zuordnen | Zeitraum bestätigt, Datei geprüft |
| Mittwoch | Rückkehr abstimmen | Arbeit ab Donnerstag vorgesehen |
| Donnerstag | Rückkehr bestätigen, Lohnbearbeitung ergänzen | 3 ausgefallene Arbeitstage |
Der Teamkalender zeigt die Abwesenheit, ohne den Grund allen offenzulegen. HR ordnet das Zeugnis zu und prüft die Lohnfrage separat; die Lohnbuchhaltung erhält den bestätigten Zeitraum und keine medizinischen Einzelheiten. Eine zweite Absenz wird nicht angelegt, nur weil die Unterlage später kam.
Würde die Arbeitsunfähigkeit bis und mit Donnerstag dauern, wären es vier statt drei Arbeitstage. HR aktualisiert den Zeitraum, informiert die Vertretung und führt die Unterlagen nach. Die Rechnung dient der Einsatzplanung; eine Taggeldhöhe oder Versicherungszusage folgt daraus nicht.
Checkliste für HR
- Meldeweg und Stellvertretung sind bekannt
- Beginn, Umfang und vorläufige Dauer erfasst
- Gesundheitsgrund nur für Berechtigte sichtbar
- Schwelle für das Arztzeugnis im Vertrag oder Reglement geregelt
- Zeugnis dem richtigen Vorgang zugeordnet, Inhalt und Zeitraum geprüft
- Verlängerung und Rückkehr nachgeführt
- Lohnfortzahlung (Art. 324a OR) und Sperrfristen (Art. 336c OR) separat beurteilt
- Offene Aufgaben einer verantwortlichen Person zugewiesen
- Aufbewahrung und Löschung der Unterlagen festgelegt
So löst es KMU | base
Sie finden die Absenzen in HR | base unter Zeit › Absenzen. «Absenzarten» unterscheidet Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Weiterbildung und Andere. Mit «Antrag im Web» melden Mitarbeitende Krankheit oder Unfall selbst: mit Zeitraum, bei Bedarf halben Tagen oder Stunden, Vertretung und Bemerkung. Unter Meine Absenzen sehen sie ihre Liste mit Status und ziehen offene Anträge zurück. Genehmigende sehen offene Anträge als Zähler im Reiter Team-Anträge und im Widget auf der Startseite. Verlassen Sie sich für die Einsatzplanung trotzdem auf eine feste Sichtung der offenen Anträge.
Mit «Arztzeugnis hochladen» hängen Sie das Zeugnis direkt an die Meldung an oder reichen es beim bestehenden Antrag nach (PDF, JPG oder PNG). Unter Absenzen › Richtlinien legen Sie fest, ab welchem Kalendertag der Absenz ein Zeugnis nötig ist (1 bis 30); fehlt es, markiert HR | base die Absenz mit «Arztzeugnis fehlt». Bei einem Dateifehler bleibt die Meldung gespeichert und ein Hinweis fordert zum Nachreichen auf. Ein Upload ersetzt die inhaltliche Prüfung nicht.
Der «Teamkalender» zeigt als Monatsübersicht Personen und Tage mit Wochenenden, Feiertagen und umrandeten offenen Anträgen. Mitarbeitende sehen bei Kolleginnen und Kollegen nur «Abwesend»; den Grund sehen nur Berechtigte.
Die «Fürsorge-Frühwarnung» erreichen HR und direkte Vorgesetzte über einen Knopf auf der Absenzenseite. Sie wertet nur bewilligte Krankheits- und Unfallabsenzen der letzten zwölf Monate aus, zeigt Hinweise alphabetisch, nennt Tage, Episoden und Kurzabsenzen gegenüber einstellbaren Schwellen und vergleicht Gruppen erst ab fünf Personen. Sie wertet keine Diagnosen, Bemerkungen oder Arztzeugnisse aus und führt keine Rangliste; jede Ansicht wird protokolliert. Ob und welche Unterstützung folgt, entscheiden Menschen.
Details zur Bedienung finden Sie in der Anleitung zu HR | base. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 324a Abs. 1, Art. 328b und Art. 336c Abs. 1 Bst. b, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 5 Bst. c, Art. 6 Abs. 2–4 und Art. 8 Abs. 1, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- SECO: FAQ zum privaten Arbeitsrecht – Verhinderung des Arbeitnehmers an der Arbeitsleistung, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.