Un contratto di manutenzione che si rinnova in silenzio di un anno, un leasing disdetto troppo tardi, una licenza software che nessuno usa più: in molte PMI la gestione dei contratti non fallisce per la complessità, ma per la mancanza di visione d’insieme. I contratti stanno in raccoglitori, caselle di posta e teste, e la scadenza di disdetta arriva proprio quando nessuno ci pensa. Questa guida mostra quali dati servono a un registro dei contratti, come calcolare correttamente le scadenze di disdetta, che cosa dice il Codice delle obbligazioni sui termini e come farsi ricordare in tempo.
Perché le scadenze di disdetta vengono dimenticate
I contratti si firmano una volta e poi si archiviano. Tornano d’interesse solo quando qualcosa va storto o quando il momento per disdire è ormai passato da tempo. Si ripetono tre schemi: la fine del contratto compare solo nel PDF e in nessun elenco. Il termine di disdetta viene confuso con la fine del contratto, benché la disdetta sia dovuta mesi prima. E la persona che ha concluso il contratto non è più in azienda o cambia compito.
Un registro dei contratti non risolve il problema con più lavoro, ma con un’unica regola: ogni contratto porta gli stessi cinque o sei dati e un unico servizio ne calcola la scadenza e manda il promemoria.
Che cosa va in un registro dei contratti
La legge non prescrive alcun registro dei contratti particolare. Quanto segue è prassi, non un obbligo legale. Per ogni contratto si sono rivelati utili questi dati:
- Controparte e tipo di contratto: chi, e che cosa viene fornito o prestato.
- Fine del contratto: la data in cui il contratto termina senza disdetta o si rinnova.
- Termine di disdetta: come figura nel contratto, con numero e unità, ad esempio «3 mesi» o «90 giorni».
- Rinnovo: se e di quanto il contratto si rinnova quando nessuno disdice.
- Persona responsabile: chi segue il contratto e deve decidere in tempo. Un nome, non «la direzione».
- Luogo di archiviazione del documento firmato, affinché la disdetta rinvii al testo giusto.
Può aggiungere costi, inizio del contratto o persona di contatto presso la controparte. Decisivo è che i campi si chiamino allo stesso modo in ogni contratto e vengano compilati allo stesso modo.
Che cosa dice il Codice delle obbligazioni sui termini
Quale termine vale dipende dal tipo di contratto e dal contratto; la legge però non ammette deroghe ovunque. Il Codice delle obbligazioni (CO; OR) contiene regole per singoli tipi di contratto. La panoramica seguente riporta soltanto quanto dicono gli articoli citati, stato 1° ottobre 2026:
| Tipo di contratto | Regola nella legge | Riferimento |
|---|---|---|
| Locazione di abitazioni | Disdetta con preavviso di tre mesi per la scadenza determinata dall’uso locale o, in mancanza di tale uso, per la fine di un trimestre di locazione | art. 266c CO |
| Locazione di locali commerciali | Disdetta con preavviso di sei mesi per la scadenza determinata dall’uso locale o, in mancanza di tale uso, per la fine di un trimestre di locazione | art. 266d CO |
| Locazione di cose mobili | Disdetta per una scadenza qualsiasi con preavviso di tre giorni | art. 266f CO |
| Contratto di lavoro dopo il periodo di prova | Per la fine di un mese, nel primo anno di servizio con preavviso di un mese, dal secondo al nono anno di servizio incluso con preavviso di due mesi e in seguito con preavviso di tre mesi; modificabile con accordo scritto, contratto normale di lavoro o contratto collettivo, sotto un mese solo con contratto collettivo e solo nel primo anno di servizio | art. 335c CO, cpv. 1 e 2 |
| Mandato | Può essere sempre revocato o disdetto da entrambe le parti; chi però lo revoca o lo disdice intempestivamente deve risarcire l’altra parte del danno che gliene deriva | art. 404 CO |
Tre avvertenze. Primo: nella locazione le parti possono convenire, secondo l’art. 266a CO, cpv. 1, un termine più lungo o un altro termine. Se il termine di preavviso o la scadenza di disdetta non è osservato, secondo il cpv. 2 la disdetta produce effetto per la scadenza successiva di disdetta. Secondo: le abitazioni e i locali commerciali vanno disdetti per scritto (art. 266l CO, cpv. 1); il locatore deve darla mediante un modulo approvato dal Cantone (cpv. 2). Terzo: una locazione di durata determinata termina secondo l’art. 266 CO, cpv. 1, senza disdetta con la scadenza della durata; se le parti la proseguono tacitamente, secondo il cpv. 2 vale come di durata indeterminata.
I rapporti di lavoro appartengono al dossier del personale e seguono regole proprie, ad esempio sul periodo di prova (art. 335b CO) e sui periodi di protezione. Trova un aiuto nella guida Calcolare il termine di disdetta. Per molti altri contratti, come manutenzione, licenze, leasing o abbonamenti, è determinante innanzitutto il contratto. Se oltre a questo valgano regole legali imperative, ad esempio il diritto di disdetta in ogni momento nel mandato (art. 404 CO), dipende dalla qualificazione giuridica. Se un simile contratto sia giuridicamente piuttosto un mandato, un contratto d’appalto o un contratto misto non si può dire in modo generale. In caso di dubbio lo chiarisca con un professionista prima della disdetta.
Calcolare correttamente la scadenza di disdetta
In pratica si calcola a ritroso: fine del contratto meno termine di disdetta dà il giorno entro cui la disdetta dovrebbe al più tardi trovarsi presso la controparte. È una regola di pianificazione, non una consulenza giuridica: se per la tempestività conti la spedizione o il ricevimento dipende dal contratto e dal tipo di contratto. Pianifichi quindi sempre con il ricevimento e lasci un margine.
Due regole del CO mostrano come la legge calcola i termini:
- I termini a mesi finiscono secondo l’art. 77 CO, cpv. 1 n. 3, nel giorno dell’ultimo mese che corrisponde per numero al giorno della conclusione del contratto. Se tale giorno manca nell’ultimo mese, è l’ultimo giorno di quel mese. Ciò vale per analogia, secondo il cpv. 2, anche quando il termine decorre da un altro momento.
- Se il momento dell’adempimento o l’ultimo giorno di un termine cade di domenica o in un altro giorno ufficialmente riconosciuto come festivo nel luogo dell’adempimento, secondo l’art. 78 CO, cpv. 1, il termine si protrae al prossimo giorno feriale; è riservata ogni diversa pattuizione (cpv. 2). Una nota a piè di pagina della legge precisa che per i termini legali del diritto federale e per quelli fissati dalle autorità il sabato è ora parificato a un giorno festivo riconosciuto ufficialmente. Se e come questa regola si applichi alla disdetta del suo contratto non dovrebbe deciderlo a memoria. Chi vuole andare sul sicuro disdice un giorno feriale prima.
Faccia attenzione inoltre all’unità. «3 mesi» e «90 giorni» non sono la stessa cosa: con una fine del contratto al 15.06.2027, «3 mesi» porta al 15.03.2027, «90 giorni» al 17.03.2027. Chi adotta la dicitura sbagliata sposta la scadenza di due giorni.
Rinnovo tacito
Molti contratti prevedono che si rinnovino per una durata fissa se non si disdice in tempo. È un accordo contrattuale e non un automatismo di legge. Nel registro dei contratti va in un campo a parte, ad esempio «12 mesi». Chi lascia scadere il termine è vincolato per la durata successiva, e la scadenza di disdetta seguente si trova un anno intero più tardi. Questo caso può costare caro.
Esempio pratico: Weber Elektro AG
La Weber Elektro AG è un’impresa fittizia di impianti elettrici con dodici collaboratori a Musterstadt. La responsabile d’ufficio Sandra Keller tiene tre contratti nel registro. I valori provengono dai rispettivi contratti; le scadenze sono ricalcolate:
| Contratto | Fine del contratto | Termine | Rinnovo | Disdire entro | Promemoria (60 giorni prima) |
|---|---|---|---|---|---|
| Contratto di locazione officina (locali commerciali) | 30.09.2027 | 6 mesi | 12 mesi | 31.03.2027 | 30.01.2027 |
| Contratto di manutenzione supporto IT | 31.12.2026 | 3 mesi | 12 mesi | 30.09.2026 | 01.08.2026 |
| Abbonamento software di pianificazione | 15.06.2027 | 90 giorni | 12 mesi | 17.03.2027 | 16.01.2027 |
Per il contratto di locazione la legge indica per i locali commerciali un preavviso di sei mesi per la scadenza determinata dall’uso locale (art. 266d CO). Nell’esempio durata, termine e rinnovo sono stabiliti espressamente nel contratto; fa stato il testo del contratto, che Lei legge prima della disdetta. Se la fine del contratto cade a fine mese, il registro calcola, come d’uso nella pratica, anche la scadenza di disdetta a fine mese (qui 31.03.2027).
Il contratto di manutenzione mostra il caso serio. Il promemoria arriva sabato 01.08.2026; Sandra Keller lo legge lunedì 03.08.2026: mancano ancora 58 giorni al 30.09.2026. Constata che negli ultimi mesi il fornitore ha reagito più volte in ritardo e decide il 14.09.2026 di disdire. La lettera parte lunedì 14.09.2026 per raccomandata, 16 giorni prima della scadenza. Registra la disdetta con data di spedizione 14.09.2026 ed efficacia al 31.12.2026. Se non avesse fatto nulla, il contratto si sarebbe rinnovato dopo il 30.09.2026 di dodici mesi, fino al 31.12.2027, con la scadenza di disdetta successiva al 30.09.2027.
L’abbonamento software mostra il valore dell’unità: con «90 giorni» la scadenza cade al 17.03.2027, con «3 mesi» sarebbe il 15.03.2027. Chi lascia scadere il termine resta vincolato fino al 15.06.2028; la scadenza di disdetta successiva sarebbe allora il 17.03.2028.
Checklist
- Ogni contratto riporta fine del contratto, termine di disdetta e rinnovo negli stessi campi
- Il termine di disdetta è indicato con numero e unità («3 mesi», «90 giorni»), non solo come testo continuo
- Una persona responsabile è registrata con il nome
- Il documento firmato è allegato al contratto, non solo nella casella di posta
- Per abitazioni e locali commerciali: disdetta per scritto; il locatore usa il modulo approvato dal Cantone (art. 266l CO)
- La scadenza di disdetta è verificata rispetto a fine settimana e festivi; nel dubbio un giorno feriale prima
- È chiarito se conti la spedizione o il ricevimento; la disdetta è inviata in modo da arrivare in tempo
- Data di spedizione ed efficacia della disdetta sono annotate
- Il registro dei contratti è controllato in caso di uscita o cambio di posto della persona responsabile
La soluzione KMU | base
In Docu | base il contratto è un documento di tipo «Contratto» e contiene i dati che servono al registro. Ecco il percorso.
1. Archiviare il contratto. Docu | base include tipi di documento già pronti, tra cui «Contratto» con i campi Fine del contratto, Termine di disdetta, Rinnovo tacito e Responsabile (indirizzo e-mail). Archivia il contratto tramite In entrata, conferma tipo, società e campi, e solo allora viene archiviato. Tipi di documento propri con campi propri li crea sotto Altro › Tipi di documento; per il registro contano tutti i documenti il cui tipo ha un campo «Fine del contratto».
2. Vedere il registro. Sotto Scadenze dei contratti vede tutti i contratti con fine del contratto, termine di disdetta, la data «Disdire entro» e il rinnovo. Filtro per stato: Disdetta in scadenza, In corso, Rinnovato, Disdetto, Terminato. Con un rinnovo registrato il registro passa, dopo la scadenza, alla durata successiva; la fine originaria del contratto resta visibile come annotazione.
3. Essere ricordati. La persona responsabile riceve un’e-mail 60 giorni prima della scadenza di disdetta. Destinataria è la persona indicata nel campo «Responsabile» (indirizzo e-mail di una persona con accesso a KMU | base), altrimenti chi ha registrato il contratto. Per ogni scadenza l’e-mail arriva una volta.
4. Annotare la disdetta. Nella pagina del documento apre, nell’area «Contratto», la voce «Registrare la disdetta», inserisce data di spedizione e «Efficace al» e può aggiungere una nota. Se la data di spedizione è successiva alla scadenza di disdetta, Docu | base avverte. Il registro passa a «Disdetto».
Che cosa Docu | base non fa: calcola in giorni e mesi di calendario, non tiene conto né di fine settimana né di festivi e dal campo «Termine di disdetta» legge solo numero e unità. Aggiunte come «per fine trimestre» o «per un termine di disdetta locale» non vengono valutate; in tal caso inserisca la fine concreta del contratto e verifichi la scadenza da sé. L’avviso confronta la data di spedizione con la scadenza, non il ricevimento presso la controparte. Docu | base non valuta giuridicamente alcun contratto, ricorda e documenta.
Se desidera provarlo di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti. Le condizioni attuali si trovano alla pagina Prezzi.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 77 cpv. 1 n. 3 e cpv. 2, art. 78, art. 266, 266a, 266c, 266d, 266f, 266l, art. 335b, 335c e art. 404, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.