Vertragsverwaltung: Kündigungsfristen nicht verpassen

Ein Wartungsvertrag, der sich still um ein Jahr verlängert, ein Leasing, das zu spät gekündigt wurde, eine Software-Lizenz, die niemand mehr braucht: In vielen KMU scheitert die Vertragsverwaltung nicht an der Kompliziertheit, sondern an der Übersicht. Die Verträge liegen in Ordnern, Mailpostfächern und Köpfen, und der Kündigungstermin fällt genau dann an, wenn niemand daran denkt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Angaben ein Vertragsregister braucht, wie Sie Kündigungstermine richtig rechnen, was das Obligationenrecht zu den Fristen sagt und wie Sie sich rechtzeitig erinnern lassen.

Warum Kündigungstermine untergehen

Verträge werden einmal unterschrieben und danach abgelegt. Gefragt sind sie erst wieder, wenn etwas schiefgeht oder wenn der Termin zum Kündigen längst vorbei ist. Drei Muster wiederholen sich: Das Vertragsende steht nur im PDF und nirgends in einer Liste. Die Kündigungsfrist wird mit dem Vertragsende verwechselt, obwohl die Kündigung Monate früher fällig ist. Und die Person, die den Vertrag abgeschlossen hat, ist nicht mehr im Betrieb oder wechselt die Aufgabe.

Ein Vertragsregister löst das nicht durch Mehrarbeit, sondern durch eine einzige Regel: Jeder Vertrag trägt dieselben fünf, sechs Angaben, und eine Stelle rechnet daraus den Termin und erinnert.

Was in ein Vertragsregister gehört

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Vertragsregister vor. Was folgt, ist Praxis, keine gesetzliche Vorgabe. Bewährt haben sich diese Angaben je Vertrag:

• Vertragspartner und Art des Vertrags: wer, und was wird geliefert oder geleistet.
• Vertragsende: das Datum, an dem der Vertrag ohne Kündigung endet oder sich verlängert.
• Kündigungsfrist: so, wie sie im Vertrag steht, mit Zahl und Einheit, etwa «3 Monate» oder «90 Tage».
• Verlängerung: ob und um wie lange sich der Vertrag verlängert, wenn niemand kündigt.
• Verantwortliche Person: wer den Vertrag betreut und rechtzeitig entscheiden muss. Ein Name, nicht «die Geschäftsleitung».
• Ablageort des unterzeichneten Dokuments, damit die Kündigung auf den richtigen Wortlaut verweist.

Ergänzen können Sie Kosten, Vertragsbeginn oder Kontaktperson beim Partner. Entscheidend ist, dass die Felder bei jedem Vertrag gleich heissen und gleich ausgefüllt werden.

Was das Obligationenrecht zu Fristen sagt

Welche Frist gilt, hängt von der Vertragsart und vom Vertrag ab; das Gesetz lässt Abweichungen aber nicht überall zu. Das Obligationenrecht (OR) enthält Regeln für einzelne Vertragstypen. Die folgende Übersicht gibt nur wieder, was die genannten Artikel sagen, Stand 1. Oktober 2026:

Drei Hinweise dazu. Erstens: Bei der Miete können die Parteien nach Art. 266a Abs. 1 OR eine längere Frist oder einen anderen Termin vereinbaren. Hält jemand Frist oder Termin nicht ein, gilt die Kündigung nach Abs. 2 für den nächstmöglichen Termin. Zweitens: Wohn- und Geschäftsräume müssen schriftlich gekündigt werden (Art. 266l Abs. 1 OR); der Vermieter braucht dafür ein vom Kanton genehmigtes Formular (Abs. 2). Drittens: Ein befristetes Mietverhältnis endet nach Art. 266 Abs. 1 OR ohne Kündigung mit Ablauf der Dauer; setzen die Parteien es stillschweigend fort, gilt es nach Abs. 2 als unbefristet.

Arbeitsverhältnisse gehören in die Personalakte und folgen eigenen Regeln, etwa zur Probezeit (Art. 335b OR) und zu Sperrfristen. Dazu finden Sie Hilfe im Ratgeber Kündigungsfrist berechnen. Für viele andere Verträge, etwa Wartung, Lizenzen, Leasing oder Abonnements, ist zunächst der Vertrag massgebend. Ob daneben zwingende Gesetzesregeln gelten, etwa das jederzeitige Kündigungsrecht beim Auftrag (Art. 404 OR), hängt von der rechtlichen Einordnung ab. Ob ein solcher Vertrag rechtlich eher Auftrag, Werkvertrag oder ein gemischter Vertrag ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Im Zweifel klären Sie das vor der Kündigung mit einer Fachperson.

Kündigungstermin richtig berechnen

Praktisch rechnen Sie rückwärts: Vertragsende minus Kündigungsfrist ergibt den Tag, bis zu dem die Kündigung spätestens bei der Gegenpartei sein sollte. Das ist eine Planungsregel, keine Rechtsauskunft: Ob für die Rechtzeitigkeit die Absendung oder das Eintreffen zählt, hängt vom Vertrag und von der Vertragsart ab. Planen Sie deshalb immer mit dem Eintreffen und lassen Sie Reserve.

Zwei Regeln aus dem OR zeigen, wie das Gesetz mit Fristen rechnet:

• Fristen nach Monaten enden nach Art. 77 Abs. 1 Ziff. 3 OR an dem Tag des letzten Monats, der durch seine Zahl dem Tag des Vertragsabschlusses entspricht. Fehlt dieser Tag im letzten Monat, ist es der letzte Tag dieses Monats. Das gilt nach Abs. 2 sinngemäss auch, wenn die Frist von einem anderen Zeitpunkt an läuft.
• Fällt der letzte Tag einer Frist auf einen Sonntag oder einen am Erfüllungsort staatlich anerkannten Feiertag, gilt nach Art. 78 Abs. 1 OR der nächstfolgende Werktag; abweichende Vereinbarungen bleiben vorbehalten (Abs. 2). Eine Fussnote im Gesetz hält fest, dass für gesetzliche Fristen des Bundesrechts und für von Behörden angesetzte Fristen der Samstag einem Feiertag gleichgestellt ist. Ob und wie diese Regel auf die Kündigung Ihres Vertrags anwendbar ist, sollten Sie nicht aus dem Gedächtnis entscheiden. Wer sicher gehen will, kündigt einen Werktag früher.

Achten Sie ausserdem auf die Einheit. «3 Monate» und «90 Tage» sind nicht dasselbe: Bei einem Vertragsende am 15.06.2027 führt «3 Monate» zum 15.03.2027, «90 Tage» zum 17.03.2027. Wer die falsche Schreibweise übernimmt, verschiebt den Termin um zwei Tage.

Stillschweigende Verlängerung

Viele Verträge sehen vor, dass sie sich um eine feste Dauer verlängern, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Das ist eine vertragliche Abrede und kein Gesetzesautomatismus. Im Vertragsregister gehört sie in ein eigenes Feld, zum Beispiel «12 Monate». Wer den Termin verpasst, ist dann für die nächste Laufzeit gebunden, und der nächste Kündigungstermin liegt ein volles Jahr später. Dieser Fall kann teuer werden.

Praxisbeispiel: Weber Elektro AG

Die Weber Elektro AG ist ein erfundenes Elektroinstallationsunternehmen mit zwölf Mitarbeitenden in Musterstadt. Büroleiterin Sandra Keller führt drei Verträge im Register. Die Werte stammen aus den jeweiligen Verträgen; die Termine sind nachgerechnet:

Beim Mietvertrag nennt das Gesetz für Geschäftsräume sechs Monate auf einen ortsüblichen Termin (Art. 266d OR). Im Beispiel sind Dauer, Frist und Verlängerung ausdrücklich im Vertrag festgehalten; massgebend ist der Vertragstext, den Sie vor der Kündigung lesen. Liegt das Vertragsende auf einem Monatsende, rechnet das Register – wie in der Praxis üblich – auch den Kündigungstermin auf ein Monatsende (hier 31.03.2027).

Der Wartungsvertrag zeigt den Ernstfall. Die Erinnerung trifft am Samstag, 01.08.2026, ein; Sandra Keller liest sie am Montag, 03.08.2026: noch 58 Tage bis zum 30.09.2026. Sie stellt fest, dass der Anbieter in den letzten Monaten mehrfach zu spät reagiert hat, und entscheidet am 14.09.2026 zu kündigen. Das Schreiben geht am Montag, 14.09.2026, per Einschreiben raus, 16 Tage vor dem Termin. Sie erfasst die Kündigung mit Versanddatum 14.09.2026 und Wirkung auf den 31.12.2026. Hätte sie nichts unternommen, wäre der Vertrag nach dem 30.09.2026 um zwölf Monate verlängert worden, bis 31.12.2027, mit dem nächsten Kündigungstermin am 30.09.2027.

Das Software-Abonnement zeigt den Wert der Einheit: Mit «90 Tage» liegt der Termin auf dem 17.03.2027, mit «3 Monate» wäre es der 15.03.2027. Wer den Termin verpasst, bleibt bis 15.06.2028 gebunden; der nächste Kündigungstermin wäre dann der 17.03.2028.

Checkliste

• Jeder Vertrag trägt Vertragsende, Kündigungsfrist und Verlängerung in denselben Feldern
• Die Kündigungsfrist steht mit Zahl und Einheit («3 Monate», «90 Tage»), nicht nur als Fliesstext
• Eine verantwortliche Person ist namentlich eingetragen
• Das unterzeichnete Dokument liegt am Vertrag, nicht nur im Mailpostfach
• Bei Wohn- und Geschäftsräumen: schriftlich gekündigt; der Vermieter braucht das vom Kanton genehmigte Formular (Art. 266l OR)
• Der Kündigungstermin ist gegen Wochenende und Feiertage geprüft; im Zweifel einen Werktag früher
• Ob Absendung oder Eintreffen zählt, ist geklärt; die Kündigung wird so versendet, dass sie rechtzeitig eintrifft
• Versanddatum und Wirkung der Kündigung sind festgehalten
• Vertragsregister wird bei Austritt oder Stellenwechsel der verantwortlichen Person geprüft

Quellen

• Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 77 Abs. 1 Ziff. 3 und Abs. 2, Art. 78, Art. 266, 266a, 266c, 266d, 266f, 266l, Art. 335b, 335c und Art. 404, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.