Tutti conoscono «Offerta_finale_nuova_2_corretta.docx». Finché una sola persona lavora a un file, va ancora bene. Appena più persone si scambiano versioni, la questione si fa delicata: quale versione ha ricevuto il cliente? Chi ha cambiato il prezzo, e quando? Una gestione ordinata delle versioni dei documenti risponde a queste domande senza che qualcuno debba curare i nomi dei file. Questa guida spiega che cosa offrono versioni, storico delle modifiche e blocco, quali regole aiutano nella pratica quotidiana e dove il diritto richiede davvero qualcosa.
Perché i nomi dei file non sono una gestione delle versioni
Nomi di file con «finale», «nuova» o una data sono un tentativo di fare ordine a mano. Falliscono per tre motivi. Primo, la sequenza non è affidabile: due persone assegnano in modo indipendente «v3». Secondo, il nome non dice che cosa è cambiato e perché. Terzo, le vecchie versioni restano negli allegati e-mail e sulle unità locali, e un giorno si continua a usare quella sbagliata.
Gestire le versioni significa: il sistema numera le versioni, annota chi le ha archiviate e quando e lascia invariati gli stati precedenti. Il nome del file resta lo stesso, il numero lo gestisce il sistema.
Distinguere versione, storico delle modifiche e blocco
Tre cose vengono spesso confuse:
- La versione riguarda il file stesso. Ogni nuovo file diventa una nuova versione con un proprio numero. Le versioni precedenti restano consultabili.
- Lo storico delle modifiche dei dati riguarda la descrizione del documento, ad esempio importo, data, contatto o validità. Mostra chi ha cambiato quale campo, quando, da quale valore a quale, anche se il file è rimasto invariato.
- Il blocco regola chi può modificare in questo momento. Impedisce che due persone archivino contemporaneamente versioni che si sovrappongono.
Servono tutte e tre perché intercettano errori diversi: la sovrascrittura di un file, la modifica inosservata di un numero nella descrizione e la modifica parallela.
Regole per le versioni nella pratica quotidiana
Quanto segue è prassi e non un obbligo legale. Si è rivelato valido in molte aziende:
- Un file, una fonte. Il documento vive in un solo luogo. Chi ne ha bisogno inserisce un link invece di inviarlo come allegato. Gli allegati sono istantanee.
- Nuova versione solo in caso di modifica di contenuto. Chi archivia una nuova versione dopo ogni piccola correzione produce un’inondazione di versioni. Raccolga le modifiche finché la versione ha un significato sensato.
- Breve commento alla versione. Una frase come «armadio a muro aggiunto, sconto calcolato» risparmia più tardi il confronto.
- Ripristinare non significa tornare indietro. Chi ha di nuovo bisogno di uno stato precedente lo archivia come nuova versione. La catena resta completa e si vede che e quando si è tornati indietro.
- Separare bozza e versione finale. Finché un documento è in bozza, può cambiare. Con l’approvazione o la firma viene concluso. Poi non ci sono più modifiche silenziose, al massimo una nuova versione con rinvio alla precedente.
- Curare insieme dati e file. Chi ripristina il file verifica anche se importo e data nei dati corrispondono ancora.
Modificare contemporaneamente senza perdere versioni
La modifica parallela è il motivo più frequente di modifiche perse. Due vie si sono rivelate valide:
- Bloccare: chi modifica un documento lo blocca per la modifica. Tutti gli altri vedono da chi è bloccato e non archiviano una versione propria. Dopo la modifica il blocco viene tolto. Importante è un’abitudine chiara: chi dimentica il blocco ferma gli altri.
- Modifica in comune nel browser: nei documenti Office più persone lavorano nello stesso file e si vedono a vicenda. I singoli stati intermedi non formano allora ciascuno una versione a sé.
Un ulteriore ostacolo sono le copie locali. Chi scarica un file, lo modifica e lo ricarica lavora su uno stato che nel frattempo può non esistere più. Un avviso all’archiviazione («la versione è cambiata») è perciò importante.
Quando interviene il diritto
Per la maggior parte dei documenti di lavoro, come bozze di offerte, verbali o concetti, la legge non prescrive alcuna gestione delle versioni. Diverso è per i libri di commercio e i documenti contabili. Secondo l’art. 957a cpv. 3 del Codice delle obbligazioni (CO; OR) sono documenti contabili i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile. Per essi l’art. 3 dell’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) richiede che siano tenuti e conservati, rispettivamente registrati e conservati, in modo che non possano essere modificati senza che la modifica sia constatabile. Come è regolata nel complesso la conservazione dei documenti contabili lo mostra la guida Obbligo contabile per le PMI. L’art. 958f CO, cpv. 3, permette la conservazione su supporto elettronico sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui i documenti si riferiscono e questi possano essere resi leggibili in ogni momento.
Ne segue: uno storico delle versioni è un elemento sensato quando un documento è un giustificativo, ma da solo non costituisce la prova. Se un’archiviazione concreta soddisfi i requisiti dipende dall’intera procedura. Altri obblighi, ad esempio su contratti o dossier del personale, questa guida non li menziona; si trovano nelle rispettive guide specialistiche.
Esempio pratico: Keller Holzbau AG
La Keller Holzbau AG è una falegnameria fittizia. Per una cucina a Musterstadt nasce nel settembre 2026 un’offerta. L’importo figura come dato nel documento. Ecco l’andamento dell’offerta:
| Data | Evento | Versione | Importo secondo il dato |
|---|---|---|---|
| 08.09.2026 | Prima offerta dopo l’appuntamento con il cliente | 1 | CHF 38’400.00 |
| 10.09.2026 | Dopo il rilievo delle misure aggiunto l’armadio a muro (CHF 2’450.00) | 2 | CHF 40’850.00 |
| 14.09.2026 | Calcolato lo sconto del 5 per cento (CHF 2’042.50) | 3 | CHF 38’807.50 |
| 17.09.2026 | Il cliente rinuncia allo sconto, si riutilizza la versione 2 | 4 (contenuto della versione 2) | CHF 40’850.00 |
Gli importi tornano: 38’400.00 più 2’450.00 dà 40’850.00; il 5 per cento è 2’042.50, sottratto restano 38’807.50. Due cose sono importanti dal punto di vista della gestione delle versioni. Il 14.09 il pianificatore Marco Brunner blocca il documento per la modifica. Quando la responsabile d’ufficio Sandra Keller vuole archiviare contemporaneamente una correzione, riceve il messaggio che il documento è bloccato da un’altra persona, e attende. Il 17.09 la versione 2 non viene «riportata indietro», ma archiviata come versione 4. La catena da 1 a 4 resta completa. Poiché il ripristino riguarda solo il file, Sandra Keller riporta a mano l’importo nei dati a CHF 40’850.00. La cronologia dei dati mostra poi tre voci sull’importo con persona e momento, così che più tardi sia comprensibile perché la cifra sia andata avanti e indietro.
Il 24.09.2026 il cliente accetta l’offerta. L’offerta viene archiviata; file e versioni non si possono poi più modificare, i dati solo con una motivazione.
Checklist
- Il documento vive in un solo luogo e viene collegato con un link invece di essere inviato come allegato
- Nuove versioni nascono solo in caso di modifica di contenuto, con un breve commento
- Chi modifica blocca il documento e poi toglie il blocco
- Le versioni precedenti non vengono mai sovrascritte, ma all’occorrenza ripristinate come nuova versione
- Dopo un ripristino i dati (importo, data, validità) sono verificati
- La cronologia dei dati viene consultata in caso di modifiche di cifre
- I documenti conclusi sono contrassegnati come tali; le modifiche successive richiedono un motivo
- Per giustificativi e libri di commercio la procedura è documentata e concordata con la fiduciaria
La soluzione KMU | base
In Docu | base lavora nella pagina del documento; si apre dall’elenco sotto Documenti.
1. Versioni. Ogni nuovo file che archivia in un documento diventa una versione a sé. Sotto Versioni vede le versioni, ne carica una nuova («Caricare una nuova versione») e aggiunge facoltativamente un commento alla versione. Una versione più vecchia la ripristina con «Ripristinare come nuova versione». Se archivia di nuovo lo stesso file della versione attuale (stessa somma di controllo), non nasce una nuova versione. Ogni versione è archiviata come voce di archivio propria e inalterabile.
2. Cronologia dei dati. Nell’area Cronologia dei dati vede chi ha cambiato quale campo, quando, da quale valore a quale.
3. Bloccare. Sotto Stato blocca il documento con «Bloccare per modificare». Dopo, nessun altro può archiviare contemporaneamente una nuova versione; dopo la modifica toglie il blocco con «Togliere il blocco». Se apre un documento Office con «Modificare in Word» (Excel e PowerPoint analogamente), è bloccato per Lei finché è aperto e ogni salvataggio diventa una nuova versione. Ciò presuppone un accesso all’unità.
4. Concludere. «In lavorazione» può modificare il documento; con «Archiviare» lo conclude, poi non sono più possibili modifiche. Con l’archiviazione file e versioni restano inalterabili. Dati di classificazione come campi, tipo di documento, società o cartella possono essere corretti più tardi dalle persone autorizzate solo con un motivo obbligatorio; la cronologia dei dati registra chi ha cambiato che cosa e perché. Determinati tipi di documento, ad esempio le fatture in entrata, vengono archiviati subito.
5. Confrontare le versioni. Se impiega le funzioni IA di Docu | base, nella pagina del documento sceglie due versioni, Docu | base calcola le differenze e l’IA spiega brevemente che cosa è nuovo e che cosa cade. La base è il testo riconosciuto del documento; layout e immagini non vengono confrontati.
Che cosa Docu | base non può fare: nel ripristino viene recuperato solo il file, i dati li cura separatamente. E il blocco non Le impedisce di copiare un file in locale; protegge l’archivio, non la copia scaricata.
Se desidera provarlo di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti. Le condizioni attuali si trovano alla pagina Prezzi.
Fonti
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 3, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 957a cpv. 3 e art. 958f cpv. 3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.