Sul file server l’archivio cresce di solito da solo: ogni reparto crea cartelle a proprio gusto e dopo qualche anno solo la persona che ha costruito la cartella ritrova i suoi documenti. Una buona struttura delle cartelle, con cartelle ben pensate, fa risparmiare ogni giorno tempo di ricerca, chiarisce chi può vedere che cosa e semplifica le successive questioni di conservazione e cancellazione. Questa guida mostra secondo quali principi le PMI costruiscono le loro cartelle, come si abbinano i diritti di accesso e come riordinare passo dopo passo un archivio esistente.
Che cosa deve garantire una buona struttura di archivio
Un archivio è buono quando funzionano tre cose: i documenti si trovano in pochi clic, le persone giuste hanno accesso e per ogni documento è chiaro per quanto tempo si conserva. La struttura delle cartelle ne è l’ossatura. Risponde alla domanda «Dove va messo?» in modo così univoco che due persone, indipendentemente, scelgono lo stesso posto.
Vale però: la struttura non sostituisce la ricerca, la completa. Anche nel miglior archivio nessuno vuole cliccare tre volte quando basta un numero di fattura. La ricerca a testo pieno resta importante; le cartelle servono alla visione d’insieme e ai diritti.
Tre modelli di struttura a confronto
Non esiste un modello giusto, ma ce ne sono tre diffusi. La tabella seguente li descrive come prassi, non come prescrizione:
| Modello | Struttura | Punto di forza | Punto debole |
|---|---|---|---|
| Per tipo di documento | Società, anno, tipo (fatture, contratti, offerte) | Regole chiare, adatto a contabilità e conservazione | Tutto ciò che riguarda un cliente è sparso |
| Per cliente o progetto | Un dossier per cliente o progetto con sottocartelle | Tutto l’importante su un caso in un solo posto | Le domande trasversali ai tipi (tutti i contratti) richiedono la ricerca |
| Per reparto | Un ramo per reparto | Corrisponde all’organigramma | Le competenze cambiano, l’archivio resta |
Nella pratica si rivela valida una combinazione: il materiale commerciale sta per società, anno e tipo, perché conservazione e chiusura si orientano su questo. Per i documenti riferiti a clienti o progetti si aggiunge un dossier. Ordinare per reparto è consigliabile solo per ambiti che lavorano davvero separati, ad esempio il personale.
Regole per denominazione e profondità
Dalla pratica si sono rivelate utili regole semplici, che non hanno base legale:
- Al massimo tre o quattro livelli. Chi ha bisogno di dieci clic prima o poi crea «Varie».
- Un luogo di archiviazione per documento. Le copie in più cartelle divergono. Chi ha bisogno di un secondo riferimento crea un collegamento.
- Nomi uniformi. Prima la data nel formato AAAA-MM-GG, poi la controparte, poi il contenuto: così i file si ordinano da soli.
- La conservazione dipende dal tipo di documento, non dalla cartella. Un contratto resta un contratto anche se sta nella cartella del progetto.
- Il riservato ha un ramo proprio. Salari, contratti della direzione o documenti del personale non appartengono a una cartella che tutti vedono.
- I documenti di lavoro personali appartengono a un archivio personale, affinché l’archivio comune resti pulito e all’uscita sia chiaro dove vanno le bozze.
Cartelle e diritti di accesso
Una struttura di cartelle è anche una struttura di diritti. Chi assegna i diritti per cartella non deve regolare ogni documento singolarmente. Si è rivelato valido un procedimento in quattro passi: dapprima stabilisce quali ruoli possono in linea di principio leggere o modificare. Poi assegna i diritti al livello più alto di un ramo e lascia ereditare le sottocartelle. Le eccezioni, ad esempio per i documenti salariali, interrompono l’ereditarietà in modo consapevole. E infine verifica regolarmente chi ha accesso dove, preferibilmente in caso di entrata, uscita o cambio di ruolo.
Distingua qui i livelli di autorizzazione: chi deve solo leggere un documento non ha bisogno di un diritto di modifica. E chi deve solo passare attraverso una cartella per raggiungere una sottocartella non ha bisogno di vedere l’intero contenuto della cartella sovraordinata.
Che cosa dice il diritto
La legge non prescrive alcuna struttura di cartelle particolare. Per i libri di commercio e i documenti contabili l’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) richiede tuttavia alcune caratteristiche che incidono direttamente sull’archivio:
- Secondo l’art. 5 Olc i libri di commercio e i documenti contabili vanno conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.
- Secondo l’art. 7 Olc, cpv. 1, le informazioni archiviate vanno separate da quelle attuali o contrassegnate in modo che sia possibile distinguerle; la responsabilità per le informazioni archiviate va regolata e documentata con chiarezza.
- Secondo l’art. 8 Olc le informazioni vanno inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati, e queste registrazioni sottostanno allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.
Ciò riguarda la conservazione dei documenti contabili, maggiori dettagli nella guida Obbligo contabile per le PMI. Per i dati personali nell’archivio vale inoltre la legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG): i dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 LPD, cpv. 4), e il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono, mediante appropriati provvedimenti tecnici e organizzativi, che la sicurezza dei dati personali sia adeguata al rischio (art. 8 LPD, cpv. 1). Una struttura ordinata di cartelle e diritti è per questo un elemento, ma non una prova a sé.
Esempio pratico: Kunz Bau AG
La Kunz Bau AG è un’impresa edile fittizia con 18 collaboratori a Musterstadt. Finora tutto sta su un file server, con cartelle come «Nuovo», «Vecchio» e «Clienti 2019–2024». L’amministratore vuole fare ordine e decide la seguente struttura:
| Ambito | Struttura | Accesso |
|---|---|---|
| Commerciale | Kunz Bau AG, poi anno, poi fatture, contratti, offerte, corrispondenza | Ufficio: modificare; direzione: gestire |
| Progetti | Un dossier per progetto con otto sottocartelle: contratti, offerte, piani, autorizzazioni, verbali, foto, collaudi, fatture | Direttori di progetto: gestire; ufficio: leggere |
| Personale | Archivio proprio nel software del personale, non nell’archivio generale | Solo direzione e responsabili del personale |
| Individuale | Per ogni collaboratore un archivio personale | Solo la persona stessa |
Per tre progetti in corso nascono così tre dossier con otto sottocartelle ciascuno, quindi 24 sottocartelle. I direttori di progetto non devono crearle a mano e devono rispettare una sola regola: ciò che appartiene a un progetto va nel dossier. Le fatture di un progetto restano comunque fatture; la loro conservazione segue il tipo di documento, non la cartella del progetto. In occasione del cambio di un direttore di progetto nella primavera 2027 l’amministratore verifica, tramite «Chi ha accesso?», chi ha ancora accesso al dossier. L’archivio esistente sul file server lo riprende con una prova, prima che cambi qualcosa.
Checklist
- Modello di struttura scelto: società, anno e tipo per il commerciale, dossier per clienti e progetti
- Al massimo tre o quattro livelli, denominazione uniforme
- Ogni documento ha esattamente un luogo di archiviazione; altri riferimenti sono collegamenti
- I termini di conservazione dipendono dal tipo di documento
- I diritti sono assegnati per cartella e si ereditano; le eccezioni sono impostate consapevolmente
- Il riservato (salari, personale) sta separato
- I documenti di lavoro personali hanno un archivio personale; l’uscita è regolata
- La responsabilità per i documenti archiviati è fissata per scritto
- I diritti di accesso sono verificati in caso di entrata, uscita e cambio di ruolo
- In caso di passaggio a un nuovo sistema si fa dapprima una prova
La soluzione KMU | base
In Docu | base costruisce le cartelle a partire da regole e aggiunge all’occorrenza cartelle proprie. Ecco il percorso.
1. Regola di archiviazione per tipo di documento. Sotto Altro › Tipi di documento stabilisce per ogni tipo in quale cartella finisce un documento e quale termine di conservazione vale. La regola di archiviazione lavora con segnaposto, ad esempio {firma}/{jahr}/Rechnungen. I tipi di documento già pronti portano regole sensate.
2. Cartelle dai dati. Nella pagina Documenti trova i documenti ordinati automaticamente per azienda, anno e tipo di documento, senza dover curare cartelle a mano. Accanto ci sono cartelle vere: crea cartelle e sottocartelle, carica file direttamente al loro interno, rinomina e sposta documenti e cartelle. Per i documenti archiviati cambia solo la posizione, e ogni modifica viene registrata. Chi vuole generare cartelle vere dalle regole di archiviazione esistenti usa Configurare le cartelle: una prova mostra quali cartelle nascono e quali documenti vengono sistemati; solo dopo conferma. La configurazione è riservata alle persone con diritto di gestione per Docu.
3. Dossier e piani di archiviazione. Per ogni cliente, fornitore, progetto, collaboratore e immobile nasce in Docu | base da sé un dossier con sottocartelle, non appena il contatto o il progetto viene creato o aperto in una delle app. Sotto Dossier › Piani di archiviazione stabilisce quali cartelle riceve un nuovo dossier, oppure applica un piano già pronto per fiduciaria, edilizia, ristorazione o studio medico. Le modifiche valgono per i nuovi dossier; quelli esistenti restano come sono. Se HR | base è prenotato, il dossier «Collaboratori» è per impostazione predefinita disattivato, perché il dossier del personale è tenuto lì.
4. Diritti per cartella. Sotto Gestire la cartella stabilisce per ogni cartella quale persona, ruolo o reparto può leggere, modificare o gestire. Le sottocartelle ereditano, l’ereditarietà si può interrompere e «Chi ha accesso?» mostra il motivo di un accesso. Chi amministra Docu per una società ha sempre accesso alle sue cartelle. I tipi di documento riservati li abilita inoltre solo per determinati ruoli.
5. Il mio archivio e passaggio. Ogni persona ha un archivio personale che vede solo lei; singole cartelle o documenti li condivide in modo mirato. Prima dell’uscita la persona viene informata e può cancellare o scaricare il privato; alla data di uscita l’archivio passa, con registrazione, alla persona superiore, altrimenti all’amministrazione Docu. Il suo archivio finora, ad esempio dal file server, lo riprende sotto Altro › Migrazione con struttura delle cartelle e diritti: prima una prova, poi la ripresa, senza doppioni e ripetibile a piacere.
Che cosa Docu | base non sostituisce: la struttura deve stabilirla Lei; un piano per settore è una proposta che adatta. Un documento ha un luogo di archiviazione, altri riferimenti li crea con collegamenti. E i diritti regolano chi vede un documento, non sostituiscono né il concetto di protezione dei dati né la documentazione della procedura della sua azienda.
Se desidera provarlo di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti. Le condizioni attuali si trovano alla pagina Prezzi.
Fonti
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 5, art. 7 cpv. 1 e art. 8, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 6 cpv. 4 e art. 8 cpv. 1, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.