Eine Verkaufspipeline zeigt auf einen Blick, welche Chancen offen sind, in welchem Stadium sie stehen und was sie voraussichtlich wert sind. Wer eine Verkaufspipeline aufbauen will, braucht dafür weniger Technik als Klarheit: Welche Stufen gibt es, woran erkennen wir den Übergang, und was tun wir mit Chancen, die stehen bleiben? Dieser Ratgeber führt durch die Entscheide, rechnet den gewichteten Pipeline-Wert an einem Beispiel vor und zeigt, wie Sie liegengebliebene Chancen früh bemerken.
Was eine Pipeline ist
Eine Pipeline ist die Abfolge von Stufen, die eine Verkaufschance (ein Deal) durchläuft: von der ersten qualifizierten Anfrage bis zum Abschluss oder zum Verlust. Jeder Deal hat eine Firma oder Person, einen Wert, ein erwartetes Abschlussdatum und eine verantwortliche Person. Im Gegensatz zur Liste der Kontakte zeigt die Pipeline nur das, was in Bewegung ist.
Wichtig ist der Blickwinkel: Die Stufen beschreiben, wo die Kundschaft im Entscheidungsweg steht, nicht, was Ihr Team gerade tut. «Offerte erstellen» ist eine Aufgabe, «Offerte liegt beim Kunden» eine Stufe.
Stufen festlegen
Für die meisten KMU genügen vier bis sechs offene Stufen. Mehr Stufen verführen dazu, Deals ständig hin- und herzuschieben, ohne dass sich etwas klärt. Ein bewährtes Muster, hier als Beispiel:
| Stufe | Kriterium für den Eintritt |
|---|---|
| Neu | Anfrage ist qualifiziert, ein Gespräch steht aus |
| Kontaktiert | Erstes Gespräch geführt, Bedarf ist bekannt |
| Offerte | Offerte ist beim Kunden |
| Verhandlung | Kunde hat reagiert, Preis oder Umfang werden besprochen |
Dazu kommen die zwei Abschlussstufen «Gewonnen» und «Verloren». Formulieren Sie für jede Stufe einen Satz, der beschreibt, wann ein Deal sie erreicht hat. Dann streiten Sie nicht darüber, ob ein Deal «schon» in der Offertenphase ist.
Zwei Hinweise aus der Praxis, keine Vorschriften: Jeder offene Deal braucht einen nächsten Schritt mit Datum, sonst ist er nur ein Wunsch. Und ein Deal rückt nur vor, wenn die Kundschaft etwas getan hat (geantwortet, einen Termin vereinbart, eine Offerte angefordert), nicht schon, wenn Sie etwas getan haben.
Wahrscheinlichkeit und gewichteter Wert
Jede Stufe erhält eine Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent. Sie wird nicht berechnet, sondern aus Ihrer Erfahrung geschätzt und nach einigen Monaten an den tatsächlichen Abschlüssen geprüft. Der gewichtete Wert eines Deals ist sein Wert mal die Wahrscheinlichkeit seiner Stufe. Der gewichtete Pipeline-Wert ist die Summe über alle offenen Deals; er ist auch eine Grösse für die Liquiditätsplanung. Er ist kein Versprechen, sondern ein Frühwarninstrument: Fällt er von Monat zu Monat, füllt sich die Pipeline zu langsam.
Weicht ein einzelner Deal klar von der Stufe ab (etwa weil der Kunde die Unterschrift angekündigt hat), passen Sie die Wahrscheinlichkeit dieses Deals an, statt ihn künstlich in eine höhere Stufe zu schieben.
Verlustgründe und Herkunft
Zwei kleine Listen machen Ihre Pipeline lernfähig:
- Verlustgründe: Wer einen Deal als verloren schliesst, wählt einen Grund aus einer kurzen Liste, zum Beispiel Preis, Mitbewerber, Zeitpunkt, kein Budget, keine Antwort. Nach einem Quartal sehen Sie, ob Sie am Preis scheitern oder an der Reaktionszeit.
- Herkunft: Woher kam die Chance (Empfehlung, Website, Messe, Bestandskunde)? Damit sehen Sie, welche Kanäle Aufträge bringen und nicht nur Anfragen.
Halten Sie beide Listen kurz. Ein Dutzend Gründe wird nicht mehr sorgfältig gewählt.
Liegengebliebene Deals vermeiden
Viele Deals scheitern nicht an einem Nein, sondern an Stille: Niemand hat nachgefasst. Zwei einfache Regeln helfen:
- Nächste Aktivität: Keine Chance ohne geplanten nächsten Schritt. Wer eine Aktivität erledigt, plant sofort die nächste.
- Verweildauer: Legen Sie je Stufe fest, wie lange ein Deal höchstens bleiben darf. Neue Anfragen sollten nicht länger als eine Woche in «Neu» liegen, Offerten nach der Hälfte ihrer Gültigkeit ein Nachfassen auslösen. Wie Sie dabei vorgehen, ohne zu bedrängen, steht im Ratgeber zum Nachfassen von Offerten.
Recht: wenig Gesetz, zwei Berührungspunkte
Der Aufbau der Pipeline ist Organisationssache; das Gesetz schreibt keine Stufen vor. Zwei Berührungspunkte gibt es trotzdem.
Die Stufe «Offerte» ist rechtlich bedeutsam. Wer eine Offerte mit Annahmefrist stellt, bleibt bis zu deren Ablauf an den Antrag gebunden und wird frei, wenn die Annahmeerklärung nicht vor Ablauf bei ihm eingetroffen ist (Art. 3 OR). Ohne Frist an einen Abwesenden, zum Beispiel per Mail, bleibt der Antragsteller gebunden, bis er die Antwort bei ordnungsmässiger und rechtzeitiger Absendung erwarten darf (Art. 5 Abs. 1 OR). Die Verweildauer der Stufe «Offerte» sollte deshalb zum Gültigkeitsdatum passen. Mehr dazu im Ratgeber Offerte schreiben.
Notizen im Deal sind Personendaten. Was Sie zu einer Person festhalten, muss richtig sein; unrichtige oder unvollständige Angaben sind durch angemessene Massnahmen zu berichtigen, zu löschen oder zu vernichten, und nicht mehr erforderliche Daten werden vernichtet oder anonymisiert (Art. 6 Abs. 4 und 5 DSG). Betroffene Personen können Auskunft verlangen, in der Regel innert 30 Tagen (Art. 25 Abs. 1 und 7 DSG); mitgeteilt werden dabei die bearbeiteten Personendaten als solche (Art. 25 Abs. 2 lit. b DSG). Schreiben Sie deshalb so, dass Sie die Notiz der Person zeigen könnten: sachlich, ohne Etiketten wie «mühsam».
Praxisbeispiel: Muster Haustechnik AG
Die Muster Haustechnik AG (erfunden) führt vier offene Stufen mit diesen Beispielwerten. Die Prozentsätze sind frei gewählt:
| Stufe | Wahrscheinlichkeit | Deals | Summe (CHF) | Gewichtet (CHF) |
|---|---|---|---|---|
| Neu | 10 % | 3 | 45'000 | 4'500 |
| Kontaktiert | 20 % | 4 | 120'000 | 24'000 |
| Offerte | 40 % | 5 | 210'000 | 84'000 |
| Verhandlung | 70 % | 2 | 96'000 | 67'200 |
| Total | 14 | 471'000 | 179'700 |
Rechnung: 45'000 × 0,10 = 4'500; 120'000 × 0,20 = 24'000; 210'000 × 0,40 = 84'000; 96'000 × 0,70 = 67'200. Die Summen ergeben 471'000 offen und 179'700 gewichtet. In der Stufe «Offerte» ist eine Verweildauer von 15 Tagen eingestellt, die Hälfte der Gültigkeit von 30 Tagen. Zwei der fünf Offerten stehen seit 24 und 27 Tagen dort und sind seit über einer Woche markiert. Der Verkaufsleiter ruft beide Kunden an: Eine Offerte wird nach einer Preisanpassung neu gestellt, die andere wird mit dem Grund «Zeitpunkt» als verloren geschlossen und für den Frühling wieder vorgemerkt. So wird aus der Warnung eine Entscheidung.
Checkliste
- Vier bis sechs offene Stufen, jede mit einem Satz zum Eintrittskriterium
- Wahrscheinlichkeit je Stufe festgelegt und nach einem Quartal überprüft
- Kurze Liste von Verlustgründen und Herkünften
- Pflicht zum nächsten Schritt mit Datum für jeden offenen Deal
- Verweildauer je Stufe eingestellt, Offerte passend zur Gültigkeit
- Zuständige Person pro Deal bekannt
- Notizen sachlich und richtig (Art. 6 DSG)
- Wöchentlicher Blick auf überfällige und stillstehende Deals
So löst es KMU | base
In Sales | base sehen Sie die Pipeline als Board mit einer Spalte je Stufe.
1. Das Board. Im Menü Verkauf öffnen Sie Deals; die Ansicht Pipeline zeigt je Stufe Anzahl, Summe und gewichteten Wert, je Währung getrennt und auf den Rappen genau («Pipeline-Board», «Summen je Währung auf den Rappen»). Sie ziehen Deals zwischen den Stufen und schliessen sie beim Ziehen auf die Zielfelder «Gewonnen» oder «Verloren» ab; bei «Verloren» ist der Grund Pflicht («Gewonnen/verloren mit Pflicht-Verlustgrund»). Ohne Maus gibt es die Stufenauswahl auf jeder Karte. Mit «+» in einer Spalte erfassen Sie einen Deal direkt in dieser Stufe («Schnellerfassung je Stufe»).
2. Einrichten. Unter Sales-Einstellungen im Reiter Pipeline und Listen bilden Sie Ihren Verkaufsprozess ab. Sales startet mit üblichen Stufen (Neu, Kontaktiert, Offerte, Verhandlung). Pro Stufe legen Sie Name, Art (offen, gewonnen, verloren), Wahrscheinlichkeit und die Verweildauer fest, nach der eine Warnung erscheint; dazu pflegen Sie die Listen der Verlustgründe und Herkünfte («Pipelines, Stufen, Verlustgründe, Herkünfte einrichten»). Neue Pipelines legen Sie zunächst inaktiv an, ergänzen die Stufen und aktivieren sie danach; jede aktive Pipeline braucht mindestens eine aktive offene, gewonnene und verlorene Stufe. Inaktive Stufen und ihre Historie bleiben erhalten. Diese Einstellungen sind der Sales-Administration vorbehalten.
3. Wahrscheinlichkeit je Deal. Im Deal passen Sie die Wahrscheinlichkeit an; Pipeline-Wert und Prognose rechnen damit, sonst gilt der Wert der Stufe («Wahrscheinlichkeit je Deal»).
4. Ampel und Warnung. Jede Karte zeigt die verantwortliche Person und die nächste Aktivität mit Datum: grün, wenn eine geplant ist, gelb, wenn keine geplant ist, rot, wenn sie überfällig ist. Steht ein Deal länger als die eingestellten Tage in einer Stufe, ist die Karte markiert («Ampel und Warnung bei liegengebliebenen Deals»). Mit der Einstellung «Nächste Aktivität ist Pflicht» fragt Sales nach dem Erledigen der letzten Aktivität gleich nach dem nächsten Schritt («Nächste Aktivität gleich planen»). Ohne die Einstellung wird der Schritt nur vorgeschlagen.
Zu den Grenzen: Die Ampel prüft, ob ein Schritt geplant ist, nicht, ob die Kundschaft reagiert hat. Bei einem grossen Bestand zeigt das Board nur die ersten Karten; Summen und Spaltenwerte gelten für alle, die Liste zeigt jeden Deal. Wie Sie von der Verkaufschance zur Offerte kommen, zeigt die Anleitung zu Sales | base.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Die Preise finden Sie unter Preise, bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 3 Abs. 1–2 und Art. 5 Abs. 1, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 6 Abs. 4–5 und Art. 25 Abs. 1, 2 lit. b und 7, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.