Eine Offerte ohne Rückmeldung ist weder ein Auftrag noch eine Absage. Wer als KMU Offerten nachfasst, holt sich Gewissheit: Hat die Kundschaft die Offerte erhalten, sind Fragen offen, hat sich der Bedarf geändert? Die Kunst liegt im Takt und im Ton. Zu früh wirkt ungeduldig, zu spät kommt der Mitbewerber zuvor. Dieser Ratgeber zeigt, wann und wie Sie eine Offerte nachfassen, was die Bindungsfristen des Obligationenrechts für den Zeitpunkt bedeuten, welche Regeln für Werbung und Datenschutz gelten und wie Sie das Nachfassen im Alltag organisieren.
Warum nachfassen
Viele Offerten scheitern nicht an einem Nein, sondern an Stille. Die Mail liegt im falschen Ordner, die Person ist in den Ferien, das Budget muss noch geklärt werden. Ein kurzes Nachfassen zeigt Interesse und gibt der Kundschaft Gelegenheit, Fragen zu stellen. Es dient auch Ihnen: Aus einer verbindlichen Rückmeldung, auch einer Absage, können Sie planen. Eine Offerte, die nach Ablauf der Frist ohne Antwort in der Pipeline bleibt, verfälscht dagegen Ihre Zahlen.
Der richtige Takt
Ein Takt, der sich in der Praxis bewährt, ist kein Gesetz, sondern eine Empfehlung:
- Eine Woche nach Versand: kurze Rückfrage, ob die Offerte angekommen ist und ob Fragen offen sind.
- Zwei Wochen später: ein zweiter Anstoss mit einem neuen Argument, etwa einem Terminvorschlag oder einer Referenz.
- Vor Ablauf der Gültigkeit: ein Hinweis auf das Datum, damit die Kundschaft nicht überrascht wird.
- Danach in grossen Abständen: nur, wenn weiter Interesse besteht.
Ein Anruf wirkt bei grösseren Aufträgen persönlicher als die dritte Mail. Wechseln Sie deshalb den Kanal. Legen Sie vor allem fest, wann Schluss ist: Wer auf zwei Nachfragen und einen Anruf nicht reagiert, hat meistens entschieden. Schliessen Sie den Fall dann mit einem klaren Verlustgrund, statt ihn dauernd offen zu halten.
Was ins Nachfassen gehört
«Haben Sie meine Offerte erhalten?» ist die schwächste Form. Besser ist ein Anlass, der der Kundschaft hilft:
- Eine konkrete Frage: «Soll ich die Montage auf den Januar legen?»
- Eine Klärung: «Wir können den Umfang um die Kellerfenster reduzieren. Wäre das eine Option?»
- Eine Information: «Die Lieferfrist unseres Herstellers verlängert sich ab November.»
- Ein Angebot zum Gespräch: ein fester Terminvorschlag, kein «melden Sie sich».
Halten Sie sich kurz, schreiben Sie in der Sie-Form, nennen Sie eine einzige Bitte und das Gültigkeitsdatum. Ein Beispiel für die erste Rückfrage:
Guten Tag Frau Berger, vor einer Woche habe ich Ihnen die Offerte für die Fensterersatz-Arbeiten geschickt. Gibt es Fragen zum Umfang, zum Termin oder zu den Preisen? Gern erkläre ich die Positionen in einem kurzen Gespräch. Die Offerte gilt bis Freitag, 30. Oktober 2026.
Vermeiden Sie Druck («Nur noch heute»), Zusagen, die nicht in der Offerte stehen, und Rabatte als Köder. Jede Zusage im Nachfassen ist eine Zusage der Firma.
Recht: Bindung, Schweigen, Werbung, Datenschutz
Bindung an die Offerte. Eine Offerte ist rechtlich meist ein Antrag. Setzen Sie eine Annahmefrist, bleiben Sie bis zu deren Ablauf gebunden und werden frei, wenn die Annahme nicht vor Ablauf bei Ihnen eingetroffen ist (Art. 3 OR). Ohne Frist gilt gegenüber einem Anwesenden: Wird der Antrag nicht sogleich angenommen, sind Sie nicht weiter gebunden; wer persönlich telefoniert, gilt dabei als anwesend (Art. 4 Abs. 1 und 2 OR). Gegenüber einem Abwesenden, etwa per Mail, bleiben Sie gebunden, bis Sie bei ordnungsmässiger und rechtzeitiger Absendung den Eingang der Antwort erwarten dürfen (Art. 5 Abs. 1 OR). Für das Nachfassen heisst das: Der beste Zeitpunkt liegt innerhalb der Frist, denn nur dann kann die Annahme noch rechtzeitig eintreffen. Wer nicht gebunden sein will, fügt der Offerte eine entsprechende Erklärung bei (etwa «unverbindlich»), oder der Vorbehalt ergibt sich aus der Natur des Geschäfts oder den Umständen (Art. 7 Abs. 1 OR). Ein Widerruf der Offerte wirkt nur, wenn er vor oder mit der Offerte beim anderen eintrifft oder ihm zur Kenntnis gebracht wird, bevor dieser vom Antrag Kenntnis genommen hat (Art. 9 Abs. 1 OR); prüfen Sie Zahlen deshalb vor dem Versand.
Schweigen ist in der Regel keine Annahme. Ein Vertrag braucht übereinstimmende gegenseitige Willensäusserungen (Art. 1 Abs. 1 OR). Art. 6 OR kennt eine Ausnahme: Ist wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen eine ausdrückliche Annahme nicht zu erwarten, gilt der Vertrag als abgeschlossen, wenn der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird. Stützen Sie Ihr Nachfassen nicht auf diese Ausnahme. Formulierungen wie «Wenn wir nichts hören, gehen wir von Ihrem Einverständnis aus» sind unnötig riskant. Halten Sie die Annahme ausdrücklich fest.
Änderungen. Wird der Umfang angepasst, stellen Sie eine neue Offerte aus und schreiben Sie hinein, dass sie die frühere ersetzt. Sonst stehen zwei Preise nebeneinander.
Werbung. Das UWG verbietet nicht jedes Mail. Es regelt Massenwerbung, die fernmeldetechnisch gesendet wird: Unlauter handelt, wer solche Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt sendet und dabei die vorgängige Einwilligung nicht einholt, den korrekten Absender nicht angibt oder nicht auf eine problemlose, kostenlose Ablehnungsmöglichkeit hinweist (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG). Eine persönliche Rückfrage zu einer Offerte, die die Kundschaft angefordert hat, ist etwas anderes als ein Serienmail mit Werbung für weitere Leistungen; ob eine Nachfrage im Einzelfall unter die Bestimmung fällt, hängt von Inhalt und Umfang ab. Im Zweifel holen Sie Rechtsrat ein. Zwei Dinge kosten nichts und schützen: ein sauberer Absender und ein klarer Weg, keine weiteren Mails zu erhalten. Der EDÖB hält fest, dass die Ausnahme für bestehende Kundschaft einen Kauf oder eine Inanspruchnahme voraussetzt. Wer nur eine Offerte erhalten hat, erfüllt diese Voraussetzung deshalb noch nicht.
Datenschutz. Wer sagt, dass er keine Nachrichten mehr wünscht, ist zu respektieren: Eine Bearbeitung entgegen der ausdrücklichen Willenserklärung der betroffenen Person gilt als Persönlichkeitsverletzung (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG). Daten abgelehnter oder erledigter Fälle sollten Sie nicht ewig behalten; nicht mehr erforderliche Personendaten sind zu vernichten oder zu anonymisieren (Art. 6 Abs. 4 DSG). Vorbehalten bleiben Aufbewahrungspflichten, etwa für Buchungsbelege (zehn Jahre, Art. 958f Abs. 1 OR).
Praxisbeispiel: Muster Fenster AG
Die Muster Fenster AG (erfunden) schickt am Donnerstag, 1. Oktober 2026, eine Offerte an die Familie Berger, gültig bis Freitag, 30. Oktober 2026:
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fenster ersetzen, Festpreis | 11 Stk | 1'450.00 | 15'950.00 |
| 2 | Montage pauschal | 1 | 1'800.00 | 1'800.00 |
| Summe ohne MWST | 17'750.00 | |||
| MWST 8,1 % | 1'437.75 | |||
| Total | 19'187.75 |
MWST zum Normalsatz von 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG); mehr dazu im Ratgeber MWST-Abrechnung in der Schweiz.
Am Donnerstag, 8. Oktober, folgt die erste Rückfrage, am Donnerstag, 22. Oktober, die zweite. Darauf antwortet Frau Berger: Die Kellerfenster sollen entfallen. Die Muster Fenster AG stellt am Freitag, 23. Oktober, eine neue Offerte mit zehn Fenstern aus und hält fest, dass sie die erste ersetzt:
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fenster ersetzen, Festpreis | 10 Stk | 1'450.00 | 14'500.00 |
| 2 | Montage pauschal | 1 | 1'800.00 | 1'800.00 |
| Summe ohne MWST | 16'300.00 | |||
| MWST 8,1 % | 1'320.30 | |||
| Total | 17'620.30 |
Die neue Offerte gilt bis Freitag, 13. November 2026. Am Dienstag, 10. November, sagt Familie Berger zu. Der Auftrag ist CHF 1'567.45 kleiner als der ursprünglich offerierte Betrag (19'187.75 minus 17'620.30). Der Vertrag kommt zustande, weil die Zusage vor Ablauf der Annahmefrist der neuen Offerte eingetroffen ist (Art. 3 OR). Dass die Rückfrage noch innerhalb der ersten Frist erfolgte, hat diesen Weg erst geöffnet.
Checkliste
- Gültigkeitsdatum in der Offerte, Nachfassen innerhalb der Frist
- Takt festgelegt: erste Rückfrage, zweiter Anstoss, Hinweis vor Fristende
- Jede Nachfrage mit Anlass, einer klaren Bitte und in der Sie-Form
- Keine Zusagen, die nicht in der Offerte stehen
- Schweigen nie als Annahme behandelt (Art. 6 OR)
- Geänderte Offerte ausdrücklich als Ersatz der früheren bezeichnet
- Absender korrekt und Weg zur Abmeldung vorhanden
- Wunsch nach Ruhe sofort respektiert
- Klares Ende: nach der letzten Nachfrage Fall mit Verlustgrund schliessen
- Zu jedem offenen Deal ein nächster Schritt mit Datum
So löst es KMU | base
Sales | base hält den nächsten Schritt je Deal fest und bereitet Nachfassmails als Entwurf vor.
1. Offerte und Deal. Im Deal erstellen Sie unter «Offerte, Auftrag, Rechnung» die Offerte in Finance | base. Sie wandeln sie nach der Annahme in Auftrag oder Rechnung um und sehen den Stand im Deal. Offerten und Rechnungen stellen Sie in Finance aus und versenden sie dort; ein Auftrag aus einer ausgestellten Offerte wird beim Umwandeln direkt ausgestellt. Sales versendet nie automatisch («Offerte, Auftrag und Rechnung direkt aus dem Deal»).
2. Nächster Schritt. Anruf, Mail, Treffen, Aufgabe und Notiz erfassen Sie als Aktivität mit Fälligkeit und Dauer («Aktivitäten (Anruf, Mail, Treffen, Aufgabe, Notiz) mit Fälligkeit und Dauer»); im Deal planen Sie sie im Reiter Aktivität. Unter Verkauf › Deals filtern Sie nach dem Arbeitsstand «Ohne nächsten Schritt» oder «Schritt überfällig». Der Nachfasslauf legt für offene Deals ohne Schritt eine Aufgabe an («Genau ein nächster Schritt je Deal»); das gilt, wenn die Deal-Pflege eingeschaltet ist.
3. Nachfassfolge. Unter Sales-Einstellungen im Reiter Automatik und Nachfassen legen Sie die Nachfassvorlage fest: Abstände in Tagen (Vorgabe 7 und 14, jeweils ab der letzten Sendung), danach alle 90 Tage, sowie Anrede und Stufen ohne Nachfass; jede Änderung speichert eine neue Version («Nachfassfolgen aus Vorlagen»). Pro Deal ist nur ein Nachfassvorgang offen («Leerlaufsperre»). Nachgefasst wird an die nutzbare, nicht gesperrte Adresse der Ansprechperson, sonst an die der Firma.
4. Entwürfe prüfen und freigeben. Der Lauf legt fällige Nachfass-Vorgänge mit Entwurf an. Sie finden sie unter Verkauf › Vorgänge mit der Einordnung «Nachfass». Vor dem Versand prüft Sales Abstand, Anrede, unzulässige Zusagen und Platzhalter («Qualitätskontrolle der Entwürfe»). Sie passen den Text an und geben ihn frei; ändert sich der Text, braucht es eine neue Freigabe.
Zu den Grenzen, die Sie kennen sollten: Der Nachfass-Lauf startet heute über den Knopf «Nachfass-Lauf jetzt ausführen» im Bereich Automatik und Nachfassen; einen zeitgesteuerten Lauf gibt es noch nicht. Dort muss auch der Schalter «Nachfass-Entwürfe erzeugen» eingeschaltet sein. Nachfassmails gehen nur nach Ihrer Freigabe hinaus, auch wenn in den Einstellungen ein Schalter für den Versand ohne Freigabe erscheint. Eine Antwort der Kundschaft stoppt den Nachfass noch nicht von selbst: Schliessen Sie einen Nachfass-Vorgang selbst, wenn die Kundschaft schon geantwortet hat.
Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Sales | base. Ein Beispiel für den Aufbau einer Offerte liefert der Ratgeber Offerte schreiben. Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Die Preise finden Sie unter Preise, bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 1 Abs. 1, Art. 3, 4, 5 Abs. 1, Art. 6, Art. 7 Abs. 1, Art. 9 Abs. 1 und Art. 958f Abs. 1, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20), Art. 25 Abs. 1, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG, SR 241), Art. 3 Abs. 1 lit. o, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 6 Abs. 4 und Art. 30 Abs. 2 lit. b, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- EDÖB: Werbung & Marketing (Seite ohne Datumsangabe), abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.