Revisionssichere Archivierung: GeBüV im KMU

Revisionssichere Archivierung ist kein Begriff aus dem Gesetz: Weder das Obligationenrecht noch die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verwenden das Wort. Gemeint ist eine Ablage, die die gesetzlichen Anforderungen an Geschäftsbücher und Buchungsbelege erfüllt. Die Unterlagen müssen echt und unverfälscht bleiben, über die ganze Frist lesbar und auffindbar sein, und der Ablauf muss beschrieben sein. Dieser Ratgeber erläutert diese Anforderungen für ein KMU. Er ist eine Grundlage für Ihren betrieblichen Ablauf, aber keine Konformitätsbescheinigung für eine bestimmte Software oder Ablage.

Welche Unterlagen und welche Form erlaubt sind

Als Buchungsbeleg gelten nach Art. 957a Abs. 3 OR alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. Nach Art. 958f Abs. 1 OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Abs. 2 schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen nach Abs. 3 auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Zwei Bedingungen gelten: Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten muss gewährleistet sein, und die Unterlagen müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt auf Auftrag des Bundesrates (Abs. 4) die GeBüV. Führen Sie die Bücher elektronisch, verlangt Art. 2 Abs. 2 GeBüV zusätzlich die Grundsätze ordnungsmässiger Datenverarbeitung.

Auch für die Mehrwertsteuer gilt nichts anderes: Für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege verweist Art. 122 MWSTV auf die Art. 957–958f OR und die GeBüV. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) schreibt in der MWST-Info 16 (Ziff. 1.4.1, Stand ab 5. Januar 2024), ausschliesslich elektronisch aufbewahrte Bücher und Belege hätten die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Zur Buchführung allgemein siehe den Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.

Echt und unverfälscht: Änderungen müssen feststellbar sein

Art. 3 GeBüV verlangt, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege so geführt, erfasst und aufbewahrt werden, dass man sie nicht ändern kann, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Verordnung verbietet also keine Korrektur, sie verlangt, dass diese sichtbar bleibt. Eine berichtigte Rechnungskopie darf die bisherige Datei nicht still überschreiben. Halten Sie fest, was neu ist, wer es wann geändert hat und worauf sich die neue Fassung bezieht.

Eine Prüfsumme (Hash) zeigt, ob sich der Inhalt einer Datei seit der Ablage verändert hat. Sie sagt aber nichts darüber, ob der Beleg beim Erfassen vollständig und richtig war. Ein falsch gescannter Beleg bleibt mit gültiger Prüfsumme falsch. Vollständigkeit, inhaltliche Richtigkeit und Schutz vor unbemerkter Veränderung brauchen deshalb je eigene Kontrollen.

Veränderbare Datenträger: vier Bedingungen

Art. 9 GeBüV unterscheidet zwei Arten von Informationsträgern. Unveränderbar sind namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Als veränderbar gelten nach Abs. 2 Datenträger, auf denen Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies auf dem Datenträger nachweisbar ist; die Verordnung nennt unter anderem Fest- und Wechselplatten und solid-state-Speicher. Der Speicher eines gewöhnlichen Servers auf Festplatten oder SSD fällt damit in aller Regel unter die veränderbaren Träger.

Für veränderbare Träger müssen nach Abs. 1 Bst. b alle vier Bedingungen erfüllt sein:

Technische Verfahren gewährleisten die Integrität der gespeicherten Informationen (genannt wird als Beispiel das digitale Signaturverfahren).
Der Zeitpunkt der Speicherung ist unverfälschbar nachweisbar (genannt wird als Beispiel der Zeitstempel).
Die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz dieser technischen Verfahren werden eingehalten.
Die Abläufe und Verfahren sind festgelegt und dokumentiert, und die Hilfsinformationen wie Protokolle und Logdateien werden ebenfalls aufbewahrt.

Die Verordnung schreibt kein Dateiformat und kein Produkt vor. Entscheidend ist, ob das gesamte Verfahren die vier Bedingungen erfüllt. Eine Hash-Kette kann die erste Bedingung stützen; sie ersetzt den Nachweis des Speicherzeitpunkts nicht. Lassen Sie sich deshalb für jedes System zeigen, welche der vier Bedingungen wodurch erfüllt ist und welche nicht.

Das Verfahren dokumentieren

Nach Art. 4 Abs. 1 GeBüV sind je nach Art und Umfang des Geschäfts Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und die eingesetzte Infrastruktur (Maschinen und Programme) in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und Buchungsbelege verstanden werden können. Beschreiben Sie den tatsächlichen Weg vom Eingang über die Prüfung bis zur Aufbewahrung und späteren Einsicht, auch Fehlerfälle: Wer prüft einen unvollständigen Scan? Wer beurteilt eine gemeldete Abweichung?

Nach Abs. 2 sind Arbeitsanweisungen zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Bücher, die danach geführt wurden. Bewahren Sie frühere Fassungen also auf: Nur so lässt sich später erklären, wie ein älterer Jahrgang verarbeitet wurde.

Archiv organisieren: Zugriff, Protokoll, Verfügbarkeit

Die Art. 5–8 GeBüV legen die Organisation fest:

Sorgfalt (Art. 5): Bücher und Belege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.
Verfügbarkeit (Art. 6): Eine berechtigte Person muss sie bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist einsehen und prüfen können; Personal und Hilfsmittel, die dafür nötig sind, sind verfügbar zu halten. Auf Begehren muss man die Geschäftsbücher auch ohne Hilfsmittel lesbar machen können.
Organisation (Art. 7): Archivierte Informationen sind von aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass man sie unterscheiden kann; die Verantwortung ist zu regeln und zu dokumentieren.
Archiv (Art. 8): Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen, und diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.

Eine Sicherungskopie allein erfüllt diese Aufgaben nicht. Legen Sie auch fest, wie Zugriffsprotokolle erhalten bleiben und bei einer Prüfung verständlich bereitgestellt werden.

Prüfen und Daten migrieren

Art. 10 GeBüV verlangt, die Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Wie oft, nennt die Verordnung nicht; legen Sie einen festen Rhythmus fest und halten Sie die Ergebnisse fest. Bei einer Datenmigration, also der Übertragung in ein anderes Format oder auf einen anderen Träger, müssen Vollständigkeit und Richtigkeit erhalten bleiben und die Verfügbarkeit und Lesbarkeit weiterhin genügen. Die Übertragung ist zu protokollieren, und das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren. Prüfen Sie einen Systemwechsel mit echten Unterlagenarten aus Ihrem Betrieb, bevor Sie das alte System abschalten.

Praxisbeispiel: Einen Scanfehler nachvollziehbar berichtigen

Die erfundene Fertigungsfirma Auenwerk AG schliesst ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember ab. Im Oktober 2026 scannt sie einen Stapel mit 24 Lieferantenrechnungen und legt sie ab. Im Stapel haben 20 Rechnungen eine Seite und 4 Rechnungen zwei Seiten, erwartet sind also 20 + 4 × 2 = 28 Seiten. Die Ablage enthält 24 Dateien, was zu den 24 Rechnungen passt. Beim monatlichen Abgleich mit der Stapelliste zeigt sich aber, dass die archivierten Dateien nur 27 Seiten umfassen: Bei einer zweiseitigen Rechnung fehlt die Rückseite. Die gleiche Anzahl Dateien und Rechnungen beweist keine vollständige Erfassung.

Die zuständige Person scannt die vollständige Rechnung neu, prüft Seitenzahl und Reihenfolge und legt sie als neue Fassung mit Bezug auf die frühere ab. Sie hält den Grund der Korrektur fest. Die erste Fassung bleibt bestehen und wird nicht überschrieben (Art. 3 GeBüV). Beide Fassungen sind Teil des Belegnachweises: Geschäftsjahr 2026 endet am 31. Dezember 2026, die Frist nach Art. 958f Abs. 1 OR läuft zehn Jahre, also bis zum 31. Dezember 2036.

Der Fall zeigt zwei getrennte Kontrollen: Die Vollständigkeit wird am Papierstapel geprüft, die spätere Unverändertheit am archivierten Stand. Eine Integritätsprüfung hätte die fehlende Seite nicht ergänzt. Wie Sie Eingangsrechnungen digitalisieren und ablegen, zeigt der Ratgeber Eingangsrechnungen digitalisieren.

Checkliste für Ihr Archivverfahren

Unterlagenarten, massgebende Fassungen und Fristen sind bestimmt.
Eingang und Vollständigkeit werden nachvollziehbar kontrolliert (Seitenzahl, Rückseiten).
Änderungen bleiben feststellbar, Korrekturen sind erklärbar und mit Grund festgehalten (Art. 3).
Für jedes System ist klar, wie die vier Bedingungen für veränderbare Träger erfüllt werden, insbesondere der Nachweis des Speicherzeitpunkts (Art. 9).
Arbeitsanweisungen beschreiben den gelebten Ablauf und werden samt früheren Fassungen aufbewahrt (Art. 4).
Zugriffe werden aufgezeichnet, die Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht (Art. 8).
Integrität und Lesbarkeit werden regelmässig geprüft, Ergebnisse sind festgehalten (Art. 10).
Migrationen werden auf Vollständigkeit geprüft und protokolliert (Art. 10).
Geschäftsbericht und Revisionsbericht liegen schriftlich und unterzeichnet vor (Art. 958f Abs. 2 OR).

So löst es KMU | base

In Docu | base finden Sie die Archivfunktionen im Bereich «Docu | base» unter dem Menüpunkt «Archiv». Der Punkt erscheint für Personen mit dem Recht, das Archiv einzusehen.

1. Unveränderlich aufnehmen. Jede Fassung wird ein eigener, unveränderlicher Archiveintrag; Korrekturen entstehen nur als neue Version mit Verweis auf das Original. Im «Eingang» weist Docu | base beim Ablegen bei Dokumenttypen, die sofort archiviert werden (etwa Eingangsrechnungen und Belege), darauf hin, dass das Dokument sofort unveränderlich archiviert wird; prüfen Sie Gesellschaft und Angaben also vorher. Spätere Berichtigungen von Feldern, Dokumenttyp, Gesellschaft und Ordner verlangen einen Grund, der Feldverlauf hält fest, wer was warum geändert hat. Datei und Fassungen bleiben dabei unverändert.

2. Nachweisen, dass nichts verändert wurde. Jede Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme; Hash-Ketten über Einträge und Protokoll belegen, dass ein Dokument und das Zugriffsprotokoll seit der Ablage nicht verändert wurden. Lesen, Herunterladen, Freigabe-Abrufe und verweigerte Zugriffe werden verkettet protokolliert.

3. Verfahren dokumentieren. Unter «Archiv» öffnen Sie die «Verfahrensdokumentation»: Sie füllen Ihren Teil der Vorlage aus, legen Fassungen mit Gültigkeitsdatum ab und laden sie als PDF herunter; der Betreiberteil ist beigefügt. Die Dokumentation wird selbst im Archiv aufbewahrt. Ihren tatsächlichen Erfassungs- und Prüfablauf müssen Sie selbst korrekt beschreiben: Eine unverändert übernommene Vorlage beschreibt Ihren Betrieb nicht.

4. Monatlich prüfen. Docu | base kontrolliert jeden Monat Hashes, Ketten, vorhandene Verankerungen und die Lesbarkeit jeder Datei und alarmiert bei Abweichung. Die Ergebnisse sehen Sie auf der Archivseite im Abschnitt für Revision und Treuhand.

5. Der Revision übergeben. Mit dem Recht, das Archiv zu verwalten, laden Sie dort auch einen prüfbaren Gesamtexport als ZIP herunter, mit Dateien, Metadaten, Hashliste, Protokollauszug, Ketten und Prüfanleitung. Die Revision prüft Vollständigkeit und Unverändertheit mit dem beigelegten Skript, ohne Zugang zu Docu | base.

Das Produkt hat Grenzen. Der tägliche Zeitstempel (RFC 3161) über den Archivstand ist im Funktionskatalog als geplant geführt, nicht als gebaut. Gerade der unverfälschbare Nachweis des Speicherzeitpunkts nach Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 2 GeBüV gehört aber zu den vier Bedingungen. Ebenso ist eine automatisch erzeugte PDF/A-Fassung neben dem Original geplant. Die gebauten Funktionen sind deshalb keine Zusage vollständiger GeBüV-Konformität. Prüfen Sie das gesamte eingesetzte Verfahren mit Ihrer Treuhand, bevor Sie auf Papieroriginale oder bestehende Sicherungen verzichten.

Die Anleitung zu Docu | base erläutert die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.

Quellen

Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f Abs. 1–4, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 2–10, Stand 1. Januar 2013: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV, SR 641.201), Art. 122, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
ESTV: MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziff. 1.4.1 Aufbewahrungsart, Stand ab 5. Januar 2024, abgerufen am 27.10.2026.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.

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