L’ordinazione arriva per e-mail, la conferma d’ordine parte per e-mail e l’accordo sui prezzi sta da qualche parte nella conversazione. Per molte PMI la casella di posta è di fatto l’archivio: nessuno lo ha deciso, ma nessuno archivia altrimenti le e-mail. Sorgono domande che un titolare raramente pone da sé: devo conservare le e-mail? Quali? Per quanto tempo? E la casella di posta può davvero svolgere questo compito? Questa guida inquadra l’archiviazione delle e-mail in base a ciò che la legge dice davvero e mostra come attuarla nella pratica quotidiana senza perdere di vista i dati personali.
Devo conservare le e-mail?
La risposta è differenziata. L’art. 958f cpv. 1 del Codice delle obbligazioni (CO; OR) richiede di conservare per dieci anni i libri di commercio, i documenti contabili nonché la relazione sulla gestione e la relazione di revisione; il termine decorre dalla fine dell’esercizio. Questo articolo non conosce una categoria propria «corrispondenza commerciale». Ciò significa che dall’art. 958f CO non deriva alcun obbligo di conservare ogni e-mail. L’obbligo si collega ai documenti citati.
Non è un lasciapassare. Primo, un’e-mail può essere un documento contabile (v. sotto). Secondo, la legge sull’IVA richiede alle persone assoggettate di conservare debitamente i loro libri contabili, giustificativi, carte d’affari e altri documenti pertinenti fino alla scadenza del termine assoluto di prescrizione del credito fiscale; resta riservato l’art. 958f CO (art. 70 cpv. 2 LIVA). Quali e-mail rientrino nelle carte d’affari o negli altri documenti pertinenti non lo dice il testo; qui aiuta il confronto con la sua fiduciaria. Terzo, contratti, altre leggi o il suo stesso interesse alle prove possono suggerire una conservazione più lunga o più ampia. Queste questioni non rientrano in questa guida.
Quando un’e-mail è un documento contabile
Il concetto è definito dall’art. 957a cpv. 3 CO: sono documenti contabili i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile. Secondo questo testo decide non il formato, ma la funzione. Un’e-mail che innesca un ordine, conferma una consegna o fissa un prezzo su cui si basa poi una fattura può essere un documento contabile. Un’e-mail per concordare un appuntamento o una newsletter di regola non lo è.
Se un’e-mail sia nel singolo caso un giustificativo lo valuta in base all’operazione, non al mittente. Una regola pratica, non una regola di legge: se non potesse spiegare la registrazione senza quell’e-mail, la conservi. Come elaborare correttamente le fatture in entrata ricevute per e-mail lo mostra la guida Digitalizzare le fatture in entrata.
Che cosa richiedono CO e Olc all’archivio
I libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f CO, cpv. 3). I dettagli sono regolati dall’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV). I punti più importanti per le e-mail:
- Integrità: secondo l’art. 3 Olc i documenti contabili devono essere registrati e conservati in modo che non possano essere modificati senza che la modifica sia constatabile.
- Disponibilità: secondo l’art. 6 Olc, cpv. 1, devono poter essere consultati e verificati da una persona autorizzata entro un termine adeguato fino alla fine del termine di conservazione.
- Inventario e protezione dell’accesso: secondo l’art. 8 Olc le informazioni vanno inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati; gli accessi e le consultazioni sono registrati.
- Documentazione: secondo l’art. 4 Olc, cpv. 1, organizzazione, competenze, processi, procedure e infrastruttura vanno documentati in istruzioni di lavoro, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, in modo che libri di commercio e documenti contabili possano essere compresi.
- Verifica regolare: secondo l’art. 10 Olc, cpv. 1, i supporti d’informazione vanno verificati regolarmente quanto a integrità e leggibilità.
Il quadro complessivo lo spiega la guida Obbligo contabile per le PMI.
Perché la casella di posta non è un archivio
Una normale casella di posta è concepita per il recapito e la quotidianità, non per la rintracciabilità. Di regola le e-mail si possono spostare, modificare o cancellare senza che ciò sia registrato in modo dimostrabile. Chi usa una casella di posta come archivio di giustificativi dovrebbe quindi chiarire due cose. Primo: l’art. 9 cpv. 1 lett. b Olc pone per i supporti d’informazione alterabili condizioni supplementari che devono essere tutte soddisfatte, tra cui procedimenti tecnici che garantiscano l’integrità delle informazioni memorizzate, un momento della memorizzazione che si possa provare in modo inequivocabile e procedure documentate con verbali e log files conservati. Secondo l’art. 9 cpv. 2 un supporto d’informazione è considerato alterabile quando le informazioni memorizzate possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati. Se la sua casella di posta soddisfi queste condizioni non dovrebbe presumerlo, ma chiarirlo con la fiduciaria o la revisione. Secondo: all’uscita di una persona la sua casella viene spesso disattivata o cancellata, e con essa scompaiono le e-mail. È un rischio pratico, non una conseguenza giuridica.
Le e-mail contengono dati personali: la LPD
In quasi ogni e-mail ci sono nomi e indirizzi e-mail, cioè indicazioni che si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile (art. 5 lett. a LPD). «Trattare» comprende secondo l’art. 5 lett. d LPD espressamente anche la conservazione e l’archiviazione. Ne segue che un archivio e-mail sottostà ai principi dell’art. 6 LPD: il trattamento deve avvenire in buona fede ed essere proporzionato (cpv. 2), i dati possono essere trattati soltanto per uno scopo compatibile con quello riconoscibile (cpv. 3) e sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari ai fini del trattamento (cpv. 4). A ciò si aggiunge la sicurezza dei dati: il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono, mediante appropriati provvedimenti tecnici e organizzativi, che la sicurezza dei dati personali sia adeguata al rischio (art. 8 LPD, cpv. 1). E ogni persona può chiedere al titolare del trattamento se vengono trattati dati personali che la concernono (art. 25 LPD, cpv. 1); un archivio ricercabile rende più semplice tale informazione.
In pratica ciò significa: archivi ciò che può motivare, non tutto in via precauzionale. Separi ciò che non appartiene all’archivio generale, ad esempio candidature e altre e-mail del personale. E regoli in una direttiva che cosa può stare nelle caselle aziendali. Sono raccomandazioni della prassi.
Esempio pratico: Berger Metall AG
La Berger Metall AG è un’impresa fittizia con 25 collaboratori a Musterstadt; l’esercizio coincide con l’anno civile. Gli ordini passano dalle caselle collettive «vendite» e «acquisti». La direttrice decide nell’autunno 2026:
- L’archivio e-mail viene attivato.
- Le due caselle collettive vengono collegate; la casella della responsabile del personale resta volutamente esclusa.
- Le e-mail degli anni 2022–2026 le recupera Docu | base alla prima sincronizzazione dalle caselle IMAP collegate; le e-mail singole più vecchie vengono riprese come file di esportazione.
- Una direttiva stabilisce: ordinazioni, conferme d’ordine e accordi sui prezzi passano dalle caselle collettive, non da indirizzi privati.
Un’e-mail del 12.03.2027 mostra l’effetto. Un cliente ordina 120 supporti a CHF 155.00, cioè CHF 18’600.00. L’e-mail innesca l’ordine su cui si basa la fattura, ed è perciò probabilmente un documento contabile. Il termine decorre dalla fine dell’esercizio 2027 il 31.12.2027 e dura dieci anni fino al 31.12.2037 (art. 958f CO, cpv. 1). Un’e-mail di appuntamento dello stesso giorno, in cui un cliente chiede solo se giovedì c’è qualcuno raggiungibile, non è un giustificativo. Poiché l’archivio riprende intere caselle, finisce comunque al suo interno. La direttrice stabilisce quindi nella direttiva che le caselle collettive contengano solo materiale aziendale e verifica prima della scadenza del termine se le e-mail senza carattere di giustificativo debbano essere cancellate prima (art. 6 LPD, cpv. 4).
Checklist
- Chiarito quali e-mail sono documenti contabili (funzione, non formato)
- Fiduciaria o revisione coinvolte sulla conservazione delle e-mail
- Le caselle da archiviare sono definite; e-mail HR e candidature sono escluse
- L’archiviazione avviene in modo inalterabile e con protocollo degli accessi
- Durata di conservazione stabilita (dieci anni dalla fine dell’esercizio per i giustificativi secondo l’art. 958f CO)
- Procedura e competenze sono documentate (art. 4 Olc)
- Integrità e leggibilità sono verificate regolarmente (art. 10 Olc)
- Esiste una direttiva sull’uso delle caselle aziendali
- La cancellazione dopo la scadenza del termine è regolata, con approvazione di una seconda persona
- Collaboratori in uscita: la casella viene salvata o archiviata prima della cancellazione
La soluzione KMU | base
In Docu | base l’archivio e-mail è un’area a sé, che attiva o disattiva Lei stesso. Ecco il percorso.
1. Attivare l’archivio. Sotto Altro › Archivio e-mail decide se Docu | base archivia le e-mail a prova di revisione («Attivare»/«Disattivare»). La pagina richiede un diritto di gestione per Docu. Le e-mail dell’area del personale di KMU | base, ad esempio le candidature di HR | base, Docu | base non le archivia nell’archivio e-mail generale. Ciò che si trova in una casella collegata o in un file importato viene invece archiviato integralmente. Non colleghi quindi caselle con candidature o e-mail del personale.
2. Importare e-mail. Singole e-mail (.eml) o intere caselle (.mbox) le riprende da file, fino a 25 MB per importazione. Docu | base riprende le e-mail invariate, riconosce i doppioni e archivia subito. Volumi maggiori li recupera tramite una casella IMAP.
3. Collegare le caselle. Sotto «Aggiungere una casella» inserisce denominazione, server IMAP, porta, nome utente, password e le cartelle (predefinito «INBOX, Sent»). La password viene salvata cifrata. Docu | base legge la casella soltanto, non sposta né cancella nulla. La sincronizzazione avviene a richiesta («Sincronizzare ora») e in più automaticamente ogni notte.
4. Archiviare, trovare, dimostrare. Ogni e-mail diventa una voce di archivio propria e inalterabile con il messaggio originale comprese intestazioni e allegati. Una somma di controllo (SHA-256) per file e una catena di hash su voci e protocollo aiutano a dimostrare che e-mail e protocollo degli accessi non sono stati modificati dall’archiviazione. Lettura, download e accessi negati vengono registrati in modo concatenato. Con la ricerca a testo pieno trova le e-mail per contenuto e dati. Le e-mail rientrano nella classe di conservazione «E-mail»; Docu | base propone dieci anni dalla fine dell’esercizio. Se una singola e-mail sia soggetta a conservazione il programma non lo valuta, resta una Sua decisione.
5. Cancellare con una seconda persona. I documenti scaduti li cancella solo su richiesta, che una seconda persona approva o respinge. Una cancellazione anticipata è possibile solo con un motivo giuridico (richiesta di cancellazione secondo la LPD, revoca, scopo venuto meno o archiviazione errata) e mai per classi con termine legale. Docu | base non tratta la classe «E-mail» come termine legale. Prima di cancellare un’e-mail in anticipo verifichi quindi da sé se sia un documento contabile secondo l’art. 958f CO.
6. Documentare la procedura. Per la documentazione secondo l’art. 4 Olc compila la sua parte del modello, archivia versioni con data di validità e le scarica come PDF.
Che cosa Docu | base non fa: riprende e-mail da file e da caselle IMAP; un’archiviazione automatica di ogni e-mail inviata nel momento dell’invio non rientra nell’attuale portata. Il programma non decide quali e-mail siano documenti contabili e non blocca da sé i giustificativi nella classe «E-mail» contro la cancellazione anticipata. E un archivio non è una prova di conformità: se la sua intera procedura soddisfi i requisiti dell’Olc lo valuta con la fiduciaria o la revisione.
Se desidera provarlo di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti. Le condizioni attuali si trovano alla pagina Prezzi.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 957a cpv. 3 e art. 958f cpv. 1 e 3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 3, 4 cpv. 1, 6 cpv. 1, 8, 9 cpv. 1 e 2, 10 cpv. 1, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG, RS 641.20), art. 70 cpv. 2, stato 31 marzo 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5 lett. a e d, art. 6 cpv. 2–4, art. 8 cpv. 1 e art. 25 cpv. 1, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.