E-Mail-Archivierung im KMU: Pflichten und Umsetzung

Die Bestellung kommt per Mail, die Auftragsbestätigung geht per Mail raus, und die Preisabsprache steht irgendwo im Verlauf. Für viele KMU ist das Postfach faktisch das Archiv: Niemand hat es so entschieden, aber niemand legt die Mails sonst ab. Das wirft Fragen auf, die ein Chef selten von sich aus stellt: Muss ich E-Mails aufbewahren? Welche? Wie lange? Und darf das Postfach das überhaupt leisten? Dieser Ratgeber ordnet die E-Mail-Archivierung nach dem, was das Gesetz tatsächlich sagt, und zeigt, wie Sie sie im Alltag umsetzen, ohne Personendaten aus dem Blick zu verlieren.

Muss ich E-Mails aufbewahren?

Die Antwort ist differenziert. Art. 958f Abs. 1 OR verlangt, die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege sowie den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Eine eigene Kategorie «Geschäftskorrespondenz» kennt dieser Artikel nicht. Das heisst: Aus Art. 958f OR folgt keine Pflicht, jede E-Mail aufzubewahren. Die Pflicht knüpft an die genannten Unterlagen an.

Das ist kein Freipass. Erstens kann eine E-Mail ein Buchungsbeleg sein (siehe unten). Zweitens verlangt das Mehrwertsteuergesetz von steuerpflichtigen Personen, ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung ordnungsgemäss aufzubewahren; Art. 958f OR bleibt dabei vorbehalten (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Welche Mails zu den Geschäftspapieren oder sonstigen Aufzeichnungen zählen, sagt der Wortlaut nicht; hier hilft die Rücksprache mit Ihrer Treuhandstelle. Drittens können Verträge, andere Gesetze oder Ihr eigenes Interesse an Beweisen eine längere oder breitere Aufbewahrung nahelegen. Diese Fragen gehören nicht in diesen Ratgeber.

Wann eine Mail ein Buchungsbeleg ist

Den Begriff definiert Art. 957a Abs. 3 OR: Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. Nach diesem Wortlaut entscheidet nicht das Format, sondern die Funktion. Eine Mail, die einen Auftrag auslöst, eine Lieferung bestätigt oder einen Preis festhält, auf dem später eine Rechnung beruht, kann ein Buchungsbeleg sein. Eine Mail zur Terminfindung oder ein Newsletter ist es in der Regel nicht.

Ob eine Mail im Einzelfall Beleg ist, beurteilen Sie am Geschäftsvorfall, nicht am Absender. Eine Faustregel in der Praxis, keine gesetzliche Regel: Wenn Sie die Buchung ohne diese Mail nicht erklären könnten, bewahren Sie sie auf. Wie Sie Eingangsrechnungen per Mail sauber verarbeiten, zeigt der Ratgeber Eingangsrechnungen digital verarbeiten.

Was OR und GeBüV an das Archiv verlangen

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Die für Mails wichtigsten Punkte:

Integrität: Nach Art. 3 GeBüV müssen Buchungsbelege so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.
Verfügbarkeit: Nach Art. 6 Abs. 1 GeBüV müssen sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.
Inventar und Zugriffsschutz: Nach Art. 8 GeBüV sind die Informationen systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen; Zugriffe sind aufzuzeichnen.
Dokumentation: Nach Art. 4 Abs. 1 GeBüV sind Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und Infrastruktur je nach Art und Umfang des Geschäfts in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und Buchungsbelege verstanden werden können.
Regelmässige Prüfung: Nach Art. 10 Abs. 1 GeBüV sind Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.

Wie das Gesamtbild aussieht, erklärt der Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.

Warum das Postfach kein Archiv ist

Ein gewöhnliches Postfach ist auf Zustellung und Alltag ausgelegt, nicht auf Nachweisbarkeit. In der Regel lassen sich Mails verschieben, ändern oder löschen, ohne dass dies nachweisbar festgehalten wird. Wer ein Postfach als Archiv für Belege nutzt, sollte deshalb zwei Dinge klären. Erstens: Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV stellt für veränderbare Informationsträger zusätzliche Bedingungen auf, die alle erfüllt sein müssen, unter anderem technische Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten, einen unverfälschbar nachweisbaren Speicherzeitpunkt und dokumentierte Abläufe samt aufbewahrten Protokollen. Ein Informationsträger gilt nach Art. 9 Abs. 2 als veränderbar, wenn gespeicherte Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies auf dem Datenträger nachweisbar ist. Ob Ihr Postfach diese Bedingungen erfüllt, sollten Sie nicht annehmen, sondern mit der Treuhandstelle oder Revision klären. Zweitens: Beim Austritt einer Person wird ihr Postfach oft stillgelegt oder gelöscht, und mit ihm verschwinden die Mails. Das ist ein Praxisrisiko, keine Rechtsfolge.

E-Mails enthalten Personendaten: das DSG

In fast jeder Mail stehen Namen und Mailadressen, also Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 5 Bst. a DSG). «Bearbeiten» umfasst nach Art. 5 Bst. d DSG ausdrücklich auch das Aufbewahren und Archivieren. Daraus folgt, dass ein Mail-Archiv den Grundsätzen von Art. 6 DSG unterliegt: Die Bearbeitung muss nach Treu und Glauben erfolgen und verhältnismässig sein (Abs. 2), die Daten dürfen nur so bearbeitet werden, dass es mit dem erkennbaren Zweck vereinbar ist (Abs. 3), und sie werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (Abs. 4). Dazu kommt die Datensicherheit: Der Verantwortliche gewährleistet durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 Abs. 1 DSG). Und jede Person kann vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden (Art. 25 Abs. 1 DSG); ein durchsuchbares Archiv macht eine solche Auskunft einfacher.

Praktisch heisst das: Archivieren Sie, was Sie begründen können, nicht alles vorsorglich. Trennen Sie, was nicht ins allgemeine Archiv gehört, etwa Bewerbungen und andere Personalmails. Und regeln Sie in einer Weisung, was in den Geschäftspostfächern liegen darf. Das sind Empfehlungen der Praxis.

Praxisbeispiel: Berger Metall AG

Die Berger Metall AG ist ein erfundenes Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden in Musterstadt; das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Aufträge laufen über die Sammelpostfächer «verkauf» und «einkauf». Die Geschäftsführerin entscheidet im Herbst 2026:

Das Mail-Archiv wird eingeschaltet.
Die beiden Sammelpostfächer werden angebunden; das Postfach der Personalverantwortlichen bleibt bewusst aussen vor.
Die Mails der Jahre 2022 bis 2026 holt Docu | base beim ersten Abgleich aus den angebundenen IMAP-Postfächern; ältere Einzelmails werden als Exportdateien übernommen.
Eine Weisung hält fest: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Preisabsprachen laufen über die Sammelpostfächer, nicht über private Adressen.

Eine Mail vom 12.03.2027 zeigt, wie das wirkt. Ein Kunde bestellt 120 Halterungen zu CHF 155.00, also CHF 18’600.00. Die Mail löst den Auftrag aus, auf dem die Rechnung beruht, sie ist deshalb voraussichtlich ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres 2027 am 31.12.2027 und dauert zehn Jahre bis 31.12.2037 (Art. 958f Abs. 1 OR). Eine Terminmail vom selben Tag, in der ein Kunde nur fragt, ob am Donnerstag jemand erreichbar ist, ist kein Beleg. Weil das Archiv ganze Postfächer übernimmt, landet sie trotzdem darin. Die Geschäftsführerin hält deshalb in der Weisung fest, dass die Sammelpostfächer nur Geschäftliches enthalten, und prüft vor Ablauf der Frist, ob Mails ohne Belegcharakter früher gelöscht werden sollen (Art. 6 Abs. 4 DSG).

Checkliste

Geklärt, welche Mails Buchungsbelege sind (Funktion, nicht Format)
Treuhandstelle oder Revision zur Aufbewahrung von Mails einbezogen
Postfächer, die archiviert werden, sind festgelegt; HR-Mails und Bewerbungen sind ausgenommen
Archivierung läuft unveränderlich und mit Zugriffsprotokoll
Aufbewahrungsdauer festgelegt (zehn Jahre ab Geschäftsjahresende für Belege nach Art. 958f OR)
Verfahren und Zuständigkeiten sind dokumentiert (Art. 4 GeBüV)
Integrität und Lesbarkeit werden regelmässig geprüft (Art. 10 GeBüV)
Weisung zur Nutzung der Geschäftspostfächer liegt vor
Löschung nach Fristablauf ist geregelt, mit Freigabe durch eine zweite Person
Ausscheidende Mitarbeitende: Postfach wird vor der Löschung gesichert oder archiviert

So löst es KMU | base

In Docu | base ist das Mail-Archiv ein eigener Bereich, den Sie selbst ein- oder ausschalten. So sieht der Weg aus.

1. Archiv einschalten. Unter Mehr › Mail-Archiv entscheiden Sie, ob Docu | base Mails revisionssicher archiviert («Einschalten»/«Ausschalten»). Die Seite braucht ein Verwaltungsrecht für Docu. Mails aus dem Personalbereich von KMU | base, etwa Bewerbungen aus HR | base, legt Docu | base nicht im allgemeinen Mail-Archiv ab. Was in einem angebundenen Postfach oder einer importierten Datei liegt, wird dagegen vollständig archiviert. Binden Sie Postfächer mit Bewerbungen oder Personalmails deshalb nicht an.

2. Mails importieren. Einzelne Mails (.eml) oder ganze Postfächer (.mbox) übernehmen Sie aus Dateien, bis 25 MB je Import. Docu | base übernimmt die Mails unverändert, erkennt Dubletten und archiviert sofort. Grössere Bestände holen Sie über ein IMAP-Postfach.

3. Postfächer anbinden. Unter «Postfach hinzufügen» erfassen Sie Bezeichnung, IMAP-Server, Port, Benutzername, Passwort und die Ordner (Vorgabe «INBOX, Sent»). Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Docu | base liest das Postfach nur, es verschiebt oder löscht dort nichts. Der Abgleich läuft auf Knopfdruck («Jetzt abgleichen») und zusätzlich jede Nacht automatisch.

4. Archivieren, finden, nachweisen. Jede Mail wird ein eigener, unveränderlicher Archiveintrag mit der Originalnachricht samt Kopfzeilen und Anhängen. Eine Prüfsumme (SHA-256) je Datei und eine Hash-Kette über Einträge und Protokoll helfen nachzuweisen, dass Mail und Zugriffsprotokoll seit der Ablage nicht verändert wurden. Lesen, Herunterladen und verweigerte Zugriffe werden verkettet protokolliert. Über die Volltextsuche finden Sie Mails nach Inhalt und Angaben. Mails fallen in die Aufbewahrungsklasse «Mail»; Docu | base schlägt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres vor. Ob eine einzelne Mail aufbewahrungspflichtig ist, beurteilt das Programm nicht, das bleibt Ihre Entscheidung.

5. Löschen mit zweiter Person. Abgelaufene Dokumente löschen Sie nur auf Antrag, den eine zweite Person freigibt oder ablehnt. Eine vorzeitige Löschung ist nur mit Rechtsgrund möglich (Löschbegehren nach DSG, Widerruf, entfallener Zweck oder Fehlablage) und nie bei Klassen mit gesetzlicher Frist. Docu | base führt die Klasse «Mail» nicht als gesetzliche Frist. Bevor Sie eine Mail vorzeitig löschen, prüfen Sie deshalb selbst, ob sie ein Buchungsbeleg nach Art. 958f OR ist.

6. Verfahren dokumentieren. Für die Dokumentation nach Art. 4 GeBüV füllen Sie Ihren Teil der Vorlage aus, legen Fassungen mit Gültigkeitsdatum ab und laden sie als PDF herunter.

Was Docu | base nicht tut: Es übernimmt Mails aus Dateien und aus IMAP-Postfächern; ein automatisches Archivieren jeder gesendeten Mail im Moment des Versands gehört nicht zum heutigen Umfang. Das Programm entscheidet nicht, welche Mails Buchungsbelege sind, und sperrt Belege in der Klasse «Mail» nicht von selbst gegen vorzeitige Löschung. Und ein Archiv ist kein Konformitätsnachweis: Ob Ihr gesamtes Verfahren die Anforderungen der GeBüV erfüllt, beurteilen Sie mit Treuhand oder Revision.

Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter. Die aktuellen Konditionen finden Sie unter Preise.

Quellen

Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f Abs. 1 und 3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV, SR 221.431), Art. 3, 4 Abs. 1, 6 Abs. 1, 8, 9 Abs. 1 und 2, 10 Abs. 1, Stand 1. Januar 2013: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20), Art. 70 Abs. 2, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 5 Bst. a und d, Art. 6 Abs. 2 bis 4, Art. 8 Abs. 1 und Art. 25 Abs. 1, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.

Nach oben