Sur le serveur de fichiers, le classement pousse en général tout seul : chaque service crée des dossiers à son goût, et après quelques années, seule la personne qui a construit le dossier retrouve ses documents. Une bonne structure de classement, avec des dossiers réfléchis, fait gagner chaque jour du temps de recherche, clarifie qui peut voir quoi et simplifie les questions ultérieures de conservation et de suppression. Ce guide montre selon quels principes les PME construisent leurs dossiers, comment les droits d’accès s’y adaptent et comment réorganiser pas à pas un classement existant.
Ce qu’une bonne structure de classement doit apporter
Un classement est bon lorsque trois choses fonctionnent : les documents se retrouvent en quelques clics, les bonnes personnes y ont accès, et pour chaque document, on sait combien de temps il est conservé. L’arborescence des dossiers en est l’ossature. Elle répond à la question « Où cela va-t-il ? » de façon si univoque que deux personnes choisissent indépendamment le même endroit.
Précisons : la structure ne remplace pas la recherche, elle la complète. Même dans le meilleur classement, personne ne veut cliquer trois fois quand un numéro de facture suffit. La recherche en texte intégral reste importante ; les dossiers servent à la vue d’ensemble et aux droits.
Trois modèles d’organisation comparés
Il n’existe pas de modèle juste, mais trois modèles répandus. Le tableau suivant les décrit comme pratique, non comme prescription :
| Modèle | Organisation | Force | Faiblesse |
|---|---|---|---|
| Par type de document | Société, année, type (factures, contrats, offres) | Règles claires, adapté à la comptabilité et à la conservation | Tout ce qui concerne un client est dispersé |
| Par client ou projet | Un dossier par client ou projet avec sous-dossiers | Tout l’essentiel d’un cas au même endroit | Les questions transversales (tous les contrats) exigent la recherche |
| Par service | Une branche par service | Correspond à l’organigramme | Les compétences changent, le classement reste |
En pratique, un mélange fait ses preuves : le matériel commercial est classé par société, année et type, car la conservation et la clôture s’y orientent. Pour les documents liés à un client ou à un projet, un dossier s’y ajoute. Classer par service ne se recommande que pour les domaines qui travaillent vraiment séparément, par exemple le personnel.
Règles de nommage et de profondeur
La pratique a dégagé des règles simples, sans base légale :
- Trois à quatre niveaux au maximum. Qui a besoin de dix clics finit par créer « Divers ».
- Un lieu de classement par document. Les copies dans plusieurs dossiers divergent. Qui a besoin d’une seconde référence crée un lien.
- Des noms uniformes. La date d’abord au format AAAA-MM-JJ, puis le partenaire, puis le contenu : les fichiers se trient alors d’eux-mêmes.
- La conservation dépend du type de document, non du dossier. Un contrat reste un contrat, même s’il se trouve dans le dossier d’un projet.
- Le confidentiel a sa propre branche. Salaires, contrats de la direction ou documents du personnel n’ont pas leur place dans un dossier que tout le monde voit.
- Les documents de travail personnels vont dans un classement personnel, pour que le classement commun reste propre et qu’il soit clair, lors d’un départ, où vont les brouillons.
Dossiers et droits d’accès
Une arborescence de dossiers est aussi une structure de droits. Qui attribue les droits par dossier n’a pas à régler chaque document séparément. Une démarche en quatre étapes a fait ses preuves : vous définissez d’abord quels rôles peuvent en principe lire ou modifier. Puis vous attribuez les droits au niveau supérieur d’une branche et laissez les sous-dossiers hériter. Les exceptions, par exemple pour les documents de salaire, interrompent l’héritage de manière délibérée. Enfin, vous vérifiez régulièrement qui a accès à quoi, de préférence lors d’une entrée, d’un départ ou d’un changement de rôle.
Distinguez les niveaux d’autorisation : qui doit seulement lire un document n’a pas besoin d’un droit de modification. Et qui doit seulement traverser un dossier pour atteindre un sous-dossier n’a pas besoin de voir tout le contenu du dossier parent.
Ce que dit le droit
La loi ne prescrit aucune arborescence déterminée. Pour les livres et les pièces comptables, l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV) exige toutefois quelques propriétés qui touchent directement le classement :
- Selon l’art. 5 Olico, les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin et ordre, et tenus à l’abri des effets dommageables.
- Selon l’art. 7, al. 1, Olico, les informations archivées doivent être séparées des informations actuelles ou signalées de telle manière que la distinction soit possible ; la responsabilité des données archivées doit être clairement réglée et consignée dans un document.
- Selon l’art. 8 Olico, les informations doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés, et ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.
Cela concerne la conservation des documents comptables, plus de détails dans le guide Obligation de tenir une comptabilité en PME. Pour les données personnelles dans le classement, la loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG) s’applique en outre : les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement (art. 6, al. 4, LPD), et les responsables du traitement et les sous-traitants assurent, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées, une sécurité adéquate des données personnelles par rapport au risque encouru (art. 8, al. 1, LPD). Une structure de dossiers et de droits propre en est un élément, mais pas une preuve en soi.
Exemple pratique : Kunz Bau AG
Kunz Bau AG est une entreprise de construction fictive de 18 collaborateurs à Musterstadt. Jusqu’ici, tout est sur un serveur de fichiers, avec des dossiers comme « Nouveau », « Ancien » et « Clients 2019 à 2024 ». Le directeur veut mettre de l’ordre et choisit l’organisation suivante :
| Domaine | Organisation | Accès |
|---|---|---|
| Commercial | Kunz Bau AG, puis année, puis factures, contrats, offres, correspondance | Bureau : modifier ; direction : gérer |
| Projets | Un dossier par projet avec huit sous-dossiers : contrats, offres, plans, autorisations, procès-verbaux, photos, réceptions, factures | Chef de projet : gérer ; bureau : lire |
| Personnel | Classement propre dans le logiciel du personnel, pas dans le classement général | Direction et responsables du personnel uniquement |
| À titre personnel | Un classement personnel par collaborateur | La personne uniquement |
Pour trois projets en cours, cela donne trois dossiers de huit sous-dossiers chacun, soit 24 sous-dossiers. Les chefs de projet n’ont pas à les créer à la main et ne doivent respecter qu’une règle : ce qui appartient à un projet va dans le dossier. Les factures d’un projet restent néanmoins des factures ; leur conservation suit le type de document, non le dossier du projet. Lors du changement d’un chef de projet au printemps 2027, le directeur vérifie via « Qui a accès ? » qui a encore accès au dossier. Il reprend l’ancien classement du serveur de fichiers par un essai à blanc avant que quoi que ce soit ne change.
Checklist
- Modèle d’organisation choisi : société, année et type pour le commercial, dossiers pour les clients et projets
- Trois à quatre niveaux au maximum, nommage uniforme
- Chaque document a exactement un lieu de classement ; les autres références sont des liens
- Les délais de conservation dépendent du type de document
- Les droits sont attribués par dossier et héritent ; les exceptions sont posées délibérément
- Le confidentiel (salaires, personnel) est séparé
- Les documents de travail personnels ont un classement personnel ; le départ est réglé
- La responsabilité des documents archivés est fixée par écrit
- Les droits d’accès sont vérifiés lors d’une entrée, d’un départ et d’un changement de rôle
- Lors d’un changement, un essai à blanc est d’abord réalisé
La solution KMU | base
Dans Docu | base, vous construisez les dossiers à partir de règles et ajoutez au besoin vos propres dossiers. Voici le chemin.
1. Règle de classement par type de document. Sous Plus › Types de documents, vous déterminez pour chaque type dans quel dossier tombe un document et quel délai de conservation s’applique. La règle de classement utilise des variables, par exemple {firma}/{jahr}/Rechnungen. Les types de documents prêts à l’emploi apportent des règles judicieuses.
2. Dossiers à partir des indications. Sur la page Documents, vous trouvez les documents classés automatiquement par société, année et type de document, sans dossiers à entretenir à la main. À côté, il existe de vrais dossiers : vous créez dossiers et sous-dossiers, y téléversez des fichiers directement, renommez et déplacez documents et dossiers. Pour les documents archivés, seul le lieu de classement change, et chaque modification est journalisée. Qui veut créer de vrais dossiers à partir des règles de classement existantes utilise Configurer les dossiers : un essai à blanc montre quels dossiers sont créés et quels documents classés ; ce n’est qu’ensuite que vous reprenez. La configuration est réservée aux personnes disposant du droit d’administration pour Docu.
3. Dossiers et plans de classement. Pour chaque client, fournisseur, projet, collaborateur et immeuble, Docu | base crée de lui-même un dossier avec sous-dossiers dès que le contact ou le projet est créé ou ouvert dans l’une des applications. Sous Dossiers › Plans de classement, vous définissez quels dossiers reçoit un nouveau dossier, ou reprenez un plan prêt à l’emploi pour fiduciaire, construction, restauration ou cabinet médical. Les modifications valent pour les nouveaux dossiers ; les existants restent tels quels. Si HR | base est souscrit, le dossier « Collaborateurs » est désactivé par défaut, car le dossier du personnel y est tenu.
4. Droits par dossier. Sous Gérer le dossier, vous déterminez pour chaque dossier quelle personne, quel rôle ou quel service peut lire, modifier ou gérer. Les sous-dossiers héritent, l’héritage peut être interrompu, et « Qui a accès ? » montre la raison d’un accès. Qui administre Docu pour une société a toujours accès à ses dossiers. Vous n’ouvrez en outre les types de documents confidentiels qu’à certains rôles.
5. Mon classement et migration. Chaque personne dispose d’un classement personnel que seule elle voit ; elle partage ciblément certains dossiers ou documents. Avant son départ, la personne est informée et peut supprimer ou télécharger le privé ; à la date de départ, le classement passe, avec journalisation, à la personne supérieure hiérarchique, sinon à l’administration de Docu. Vous reprenez votre classement actuel, par exemple depuis le serveur de fichiers, sous Plus › Migration, avec l’arborescence et les droits : d’abord un essai, puis la reprise, sans doublons et répétable à volonté.
Ce que Docu | base ne remplace pas : vous devez fixer vous-même la structure ; un plan de branche est une proposition que vous adaptez. Un document a un lieu de classement, les autres références se font par des liens. Et les droits règlent qui voit un document, ils ne remplacent ni le concept de protection des données ni la documentation de procédure de votre entreprise.
Pour l’essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page Contact. Les conditions actuelles figurent sous Tarifs.
Sources
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 5, art. 7, al. 1, et art. 8, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 6, al. 4, et art. 8, al. 1, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.