Auf dem Dateiserver wächst die Ablage meist von selbst: Jede Abteilung legt Ordner nach eigenem Geschmack an, und nach ein paar Jahren findet nur noch die Person, die den Ordner gebaut hat, ihre Dokumente. Eine gute Ablagestruktur mit durchdachten Ordnern spart täglich Suchzeit, klärt, wer was sehen darf, und macht spätere Aufbewahrungs- und Löschfragen einfacher. Dieser Ratgeber zeigt, nach welchen Prinzipien KMU ihre Ordner aufbauen, wie Zugriffsrechte dazu passen und wie Sie eine bestehende Ablage Schritt für Schritt aufräumen.
Was eine gute Ablagestruktur leisten muss
Eine Ablage ist dann gut, wenn drei Dinge funktionieren: Dokumente sind in wenigen Klicks auffindbar, die richtigen Personen haben Zugriff, und für jedes Dokument ist klar, wie lange es aufbewahrt wird. Die Ordnerstruktur ist das Gerüst dafür. Sie beantwortet die Frage «Wo gehört das hin?» so eindeutig, dass zwei Personen unabhängig voneinander denselben Ort wählen.
Dabei gilt: Die Struktur ersetzt die Suche nicht, sie ergänzt sie. Auch in der besten Ablage will niemand dreimal klicken, wenn eine Rechnungsnummer genügt. Eine Volltextsuche bleibt wichtig; die Ordner dienen dem Überblick und den Rechten.
Drei Aufbaumodelle im Vergleich
Es gibt kein richtiges Modell, aber drei verbreitete. Die folgende Tabelle beschreibt sie als Praxis, nicht als Vorschrift:
| Modell | Aufbau | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|
| Nach Dokumenttyp | Gesellschaft, Jahr, Typ (Rechnungen, Verträge, Offerten) | Klare Regeln, gut für Buchhaltung und Aufbewahrung | Alles zu einem Kunden liegt verstreut |
| Nach Kunde oder Projekt | Ein Dossier je Kunde oder Projekt mit Unterordnern | Alles Wichtige zu einem Fall an einem Ort | Typübergreifende Fragen (alle Verträge) brauchen die Suche |
| Nach Abteilung | Ein Zweig je Abteilung | Entspricht dem Organigramm | Zuständigkeiten ändern sich, die Ablage bleibt |
In der Praxis bewährt sich eine Mischung: Das kaufmännische Material liegt nach Gesellschaft, Jahr und Typ, weil sich daran Aufbewahrung und Abschluss orientieren. Für kundenbezogene oder projektbezogene Unterlagen kommt ein Dossier dazu. Nach Abteilung zu ordnen empfiehlt sich nur für Bereiche, die wirklich getrennt arbeiten, etwa Personal.
Regeln für Benennung und Tiefe
Aus der Praxis haben sich einfache Regeln bewährt, die keine gesetzliche Grundlage haben:
- Höchstens drei bis vier Ebenen. Wer zehn Klicks braucht, legt irgendwann «Sonstiges» an.
- Ein Ablageort je Dokument. Kopien in mehreren Ordnern divergieren. Wer einen zweiten Bezug braucht, verknüpft.
- Einheitliche Namen. Datum zuerst im Format JJJJ-MM-TT, dann Partner, dann Inhalt, so sortieren sich Dateien von selbst.
- Die Aufbewahrung hängt am Dokumenttyp, nicht am Ordner. Ein Vertrag bleibt ein Vertrag, auch wenn er im Projektordner liegt.
- Vertrauliches bekommt einen eigenen Zweig. Lohn, Verträge der Geschäftsleitung oder Personalunterlagen gehören nicht in einen Ordner, den alle sehen.
- Persönliche Arbeitsdokumente gehören in eine persönliche Ablage, damit die gemeinsame Ablage sauber bleibt und beim Austritt klar ist, wohin die Entwürfe gehen.
Ordner und Zugriffsrechte
Eine Ordnerstruktur ist auch eine Rechtestruktur. Wer Rechte je Ordner vergibt, muss nicht jedes Dokument einzeln regeln. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Schritten: Zuerst legen Sie fest, welche Rollen grundsätzlich lesen oder ändern dürfen. Dann vergeben Sie Rechte auf der obersten Ebene eines Zweigs und lassen Unterordner erben. Ausnahmen, etwa für Lohnunterlagen, unterbrechen die Vererbung bewusst. Und schliesslich prüfen Sie regelmässig, wer wo Zugriff hat, am besten bei Eintritt, Austritt oder Rollenwechsel.
Unterscheiden Sie dabei die Stufen der Berechtigung: Wer ein Dokument nur lesen soll, braucht kein Änderungsrecht. Und wer nur durch einen Ordner zu einem Unterordner gelangen muss, braucht nicht den ganzen Inhalt des übergeordneten Ordners zu sehen.
Was das Recht dazu sagt
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Ordnerstruktur vor. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege verlangt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) aber einige Eigenschaften, die sich direkt auf die Ablage auswirken:
- Nach Art. 5 GeBüV sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.
- Nach Art. 7 Abs. 1 GeBüV sind archivierte Informationen von aktuellen Informationen zu trennen oder so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist; die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
- Nach Art. 8 GeBüV sind die Informationen systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen, und diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.
Das betrifft die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen, mehr dazu im Ratgeber Buchführungspflicht für KMU. Für Personendaten in der Ablage gilt zusätzlich das Datenschutzgesetz (DSG): Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG), und der Verantwortliche gewährleistet durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 Abs. 1 DSG). Eine saubere Ordner- und Rechtestruktur ist dafür ein Baustein, aber kein Nachweis für sich.
Praxisbeispiel: Kunz Bau AG
Die Kunz Bau AG ist ein erfundenes Bauunternehmen mit 18 Mitarbeitenden in Musterstadt. Bisher liegt alles auf einem Dateiserver, mit Ordnern wie «Neu», «Alt» und «Kunden 2019 bis 2024». Der Geschäftsführer will aufräumen und entscheidet sich für folgenden Aufbau:
| Bereich | Aufbau | Zugriff |
|---|---|---|
| Kaufmännisch | Kunz Bau AG, dann Jahr, dann Rechnungen, Verträge, Offerten, Korrespondenz | Büro: ändern; Geschäftsleitung: verwalten |
| Projekte | Ein Dossier je Projekt mit acht Unterordnern: Verträge, Offerten, Pläne, Bewilligungen, Protokolle, Fotos, Abnahmen, Rechnungen | Projektleiter: verwalten; Büro: lesen |
| Personal | Eigene Ablage in der Personal-Software, nicht in der allgemeinen Ablage | Nur Geschäftsleitung und Personalverantwortliche |
| Persönlich | Je Mitarbeiter eine persönliche Ablage | Nur die Person |
Für drei laufende Projekte entstehen so drei Dossiers mit je acht Unterordnern, also 24 Unterordner. Die Projektleiter müssen sie nicht von Hand anlegen und müssen sich nur an eine Regel halten: Was zu einem Projekt gehört, kommt ins Dossier. Die Rechnungen eines Projekts bleiben trotzdem Rechnungen; ihre Aufbewahrung folgt dem Dokumenttyp, nicht dem Projektordner. Beim Wechsel eines Projektleiters im Frühjahr 2027 prüft der Geschäftsführer über «Wer hat Zugriff?», wer auf dem Dossier noch Zugriff hat. Die bisherige Ablage vom Dateiserver übernimmt er mit einem Probelauf, bevor sich etwas ändert.
Checkliste
- Aufbaumodell gewählt: Gesellschaft, Jahr und Typ für das Kaufmännische, Dossiers für Kunden und Projekte
- Höchstens drei bis vier Ebenen, einheitliche Benennung
- Jedes Dokument hat genau einen Ablageort; weitere Bezüge sind Verknüpfungen
- Aufbewahrungsfristen hängen am Dokumenttyp
- Rechte sind je Ordner vergeben und vererben sich; Ausnahmen sind bewusst gesetzt
- Vertrauliches (Lohn, Personal) liegt getrennt
- Persönliche Arbeitsdokumente haben eine persönliche Ablage; der Austritt ist geregelt
- Verantwortung für archivierte Unterlagen ist schriftlich festgelegt
- Zugriffsrechte werden bei Eintritt, Austritt und Rollenwechsel geprüft
- Bei einer Umstellung wird zuerst ein Probelauf gemacht
So löst es KMU | base
In Docu | base bauen Sie die Ordner aus Regeln auf und ergänzen bei Bedarf eigene Ordner. So sieht der Weg aus.
1. Ablageregel je Dokumenttyp. Unter Mehr › Dokumenttypen bestimmen Sie pro Typ, in welchen Ordner ein Dokument fällt und welche Aufbewahrungsfrist gilt. Die Ablageregel arbeitet mit Platzhaltern, etwa {firma}/{jahr}/Rechnungen. Fertige Dokumenttypen bringen sinnvolle Regeln mit.
2. Ordner aus den Angaben. Auf der Seite Dokumente finden Sie die Dokumente automatisch geordnet nach Firma, Jahr und Dokumenttyp, ohne dass Ordner von Hand zu pflegen sind. Daneben gibt es echte Ordner: Sie legen Ordner und Unterordner an, laden Dateien direkt hinein, benennen um und verschieben Dokumente und Ordner. Bei archivierten Dokumenten ändert sich nur der Ablageort, und jede Änderung wird protokolliert. Wer aus den bestehenden Ablageregeln echte Ordner erzeugen will, nutzt Ordner einrichten: Ein Probelauf zeigt, welche Ordner entstehen und welche Dokumente eingeordnet werden; erst danach übernehmen Sie. Das Einrichten ist Personen mit Verwaltungsrecht für Docu vorbehalten.
3. Dossiers und Ablagepläne. Je Kunde, Lieferant, Projekt, Mitarbeitende und Liegenschaft entsteht in Docu | base von selbst ein Dossier mit Unterordnern, sobald der Kontakt oder das Projekt in einer der Apps angelegt oder geöffnet wird. Unter Dossiers › Ablagepläne legen Sie fest, welche Ordner ein neues Dossier erhält, oder übernehmen einen fertigen Plan für Treuhand, Bau, Gastronomie oder Arztpraxis. Änderungen gelten für neue Dossiers; bestehende bleiben, wie sie sind. Ist HR | base gebucht, ist das Dossier «Mitarbeitende» standardmässig ausgeschaltet, weil die Personalakte dort geführt wird.
4. Rechte je Ordner. Unter Ordner verwalten bestimmen Sie je Ordner, welche Person, Rolle oder Abteilung lesen, ändern oder verwalten darf. Unterordner erben, die Vererbung lässt sich unterbrechen, und «Wer hat Zugriff?» zeigt den Grund eines Zugriffs. Wer Docu für eine Gesellschaft verwaltet, hat in deren Ordnern immer Zugriff. Vertrauliche Dokumentarten schalten Sie zusätzlich nur für bestimmte Rollen frei.
5. Meine Ablage und Umstieg. Jede Person hat eine persönliche Ablage, die nur sie sieht; einzelne Ordner oder Dokumente teilt sie gezielt. Vor dem Austritt wird die Person informiert und kann Privates löschen oder herunterladen; am Austrittsdatum geht die Ablage protokolliert an die vorgesetzte Person, sonst an die Docu-Verwaltung. Ihre bisherige Ablage, etwa vom Dateiserver, übernehmen Sie unter Mehr › Umstieg samt Ordnerstruktur und Rechten: erst Probelauf, dann übernehmen, ohne Dubletten und beliebig oft wiederholbar.
Was Docu | base nicht ersetzt: Die Struktur selbst müssen Sie festlegen; ein Branchenplan ist ein Vorschlag, den Sie anpassen. Ein Dokument hat einen Ablageort, weitere Bezüge bilden Sie über Verknüpfungen. Und die Rechte regeln, wer ein Dokument sieht, sie ersetzen weder das Datenschutzkonzept noch die Verfahrensdokumentation Ihres Betriebs.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter. Die aktuellen Konditionen finden Sie unter Preise.
Quellen
- Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV, SR 221.431), Art. 5, Art. 7 Abs. 1 und Art. 8, Stand 1. Januar 2013: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 6 Abs. 4 und Art. 8 Abs. 1, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.