Questions fréquentes

Via Ouvrir un compte d’essai, vous choisissez les apps que vous souhaitez découvrir, saisissez votre entreprise et confirmez votre adresse e-mail. Nous configurons ensuite votre portail.

Le premier mois est gratuit et résiliable gratuitement pendant cette période. Si vous ne résiliez pas pour la fin du mois gratuit, la durée minimale prévue par les conditions générales (CG) commence à courir et l’utilisation payante débute. Les conditions figurent dans les CG et sur la page des prix.

Si vous préférez d’abord regarder, utilisez la démo avec des données fictives.

Oui. Sur la page de démo, vous recevez pendant 7 jours votre propre entreprise de démonstration remplie de données fictives, dans toutes les apps et sans mot de passe, contrat ni carte de crédit. Dans la barre de démo, vous changez de rôle, par exemple entre propriétaire, service du personnel, comptabilité et collaborateurs.

Les e-mails, SMS et notifications ne quittent jamais la démo ; après 7 jours, elle est supprimée. Veuillez ne pas saisir de données personnelles réelles.

Vous préférez en discuter ? Nous vous présentons aussi les processus en personne.

L’application, la base de données et les sauvegardes quotidiennes fonctionnent dans des centres de données en Suisse, dont l’exploitant est certifié ISO 27001, 9001, 14001 et 50001. Les documents sont stockés chiffrés dans le stockage objet suisse, la transmission est chiffrée.

Un journal des accès consigne qui a consulté ou modifié quelles données personnelles, et quand. Pour les données que vous traitez dans les apps, KMU | base agit en qualité de sous-traitant ; la responsabilité reste à votre entreprise.

Qui reçoit des données et comment exercer vos droits, vous le trouvez dans la déclaration de protection des données.

La reprise des données par KMU | base est gratuite. Vous téléversez vos données en toute sécurité dans le tableau de bord sous Paramètres › Migration des données, pour toutes les apps de votre compte et sans commande ni activation. Nous les reprenons dans votre compte les jours ouvrables, sous 24 heures. Il n’y a pas de frais de mise en service.

Vous pouvez aussi reprendre les données vous-même : l’assistant d’import fonctionne avec essai, rapport de rapprochement et annulation.

Pour les cas particuliers, contactez-nous au préalable.

Les prix, niveaux, forfaits et rabais figurent exclusivement sur la page des prix ; vous y calculez aussi votre sélection dans le calculateur de prix. Tous les prix s’entendent hors TVA.

Chaque app est complète et peut être souscrite séparément. Vous n’avez pas à acheter de modules ni de plugins, l’IA et toutes les mises à jour sont incluses. Seuls les forfaits supplémentaires sont optionnels, par exemple pour le stockage, l’IA ou les e-mails de newsletter, ainsi que des sociétés supplémentaires dans HR | base.

Pour les grandes entreprises, nous établissons une offre individuelle.

Les conditions générales (CG) font foi. Selon elles, le premier mois d’utilisation est gratuit et résiliable pour sa fin, sauf disposition contraire de la commande. Une durée minimale s’applique ensuite ; après quoi le contrat se poursuit sans limite de durée et est résiliable mensuellement. Vous résiliez séparément les apps souscrites en supplément.

Après la fin du contrat, KMU | base met vos données à disposition au moyen des exports standard pendant un délai fixé dans les CG. Les CG précisent aussi que KMU | base fournit un logiciel et ne doit aucun conseil juridique, fiscal ou fiduciaire.

Vous trouvez la durée et les délais dans les CG, les prix sur la page des prix.

Oui, l’app « KMU | base » existe pour iOS et Android ; elle est incluse dans les apps. Les collaborateurs timbrent (même hors ligne), demandent des vacances, ouvrent des documents et des décomptes de salaire et reçoivent des notifications. Documents et décomptes de salaire peuvent être protégés par Face ID ou par empreinte digitale.

Les personnes autorisées traitent aussi en déplacement des tâches de Finance, Docu, QMS et Sales, par exemple photographier des justificatifs de frais ou approuver des demandes. L’app existe en allemand, français, italien et anglais.

L’IA est incluse dans chaque app souscrite ; un contingent mensuel en fait partie, des forfaits supplémentaires sont optionnels (voir la page des prix). Elle répond aux questions, trouve des pages et prépare des modifications.

La lecture et les brouillons, vous les obtenez directement. Chaque modification et chaque action vers l’extérieur apparaît d’abord sous forme d’aperçu et n’est exécutée qu’après votre validation. L’IA n’a pas de droits propres, mais seulement ceux de la personne qui pose la question.

Le traitement a lieu exclusivement en Suisse, sans entraînement avec vos données. Une personne autorisée active l’IA de manière délibérée. Plus d’informations sur la page IA.

KMU | base prend en charge la connexion à deux facteurs avec un code issu d’une application d’authentification ; des codes de secours sont disponibles. Vous définissez l’obligation par rôle ; par défaut, elle s’applique à l’administration et aux RH.

S’y ajoutent une durée de session limitée, un blocage du compte après plusieurs tentatives échouées et le refus des mots de passe connus ou trop simples. Une personne bloquée est immédiatement déconnectée du web et de l’app.

Chaque fichier est stocké chiffré, et le journal des accès montre qui a vu quoi, et quand.

Par les rôles et les droits. Il y a quatre rôles de base (administration, RH, responsables hiérarchiques, collaborateurs) et des rôles propres que vous copiez à partir de modèles. Pour chaque rôle, vous définissez des niveaux par domaine, gérez séparément les champs sensibles comme le salaire, le numéro AVS ou les données de santé, et limitez le périmètre de données, par exemple à sa propre équipe ou à certaines sociétés.

Chaque page et chaque action vérifie le droit sur le serveur. Avec « Voir en tant que cette personne », vous contrôlez en lecture seule et avec journalisation ce que quelqu’un voit.

Tous les moyens de contact, y compris le numéro de téléphone, figurent sur la page de contact.

Dans les apps, l’assistant répond d’abord à vos questions. S’il n’y parvient pas, vous créez un ticket de support et le suivez sous « Mon compte ». Selon les CG, nous assurons le support les jours ouvrables suisses ; des délais de réaction particuliers ne s’appliquent que s’ils ont été convenus.

Le support n’accède à vos données que si vous l’autorisez pour une durée limitée. Vous pouvez révoquer cette autorisation à tout moment.

En allemand, français, italien et anglais. Chaque personne choisit sa langue dans son profil, votre entreprise peut définir une valeur par défaut ; la langue suit la personne, pas l’appareil. L’app, les e-mails et les textes juridiques existent dans les quatre langues, les nombres, dates et monnaies s’affichent selon les formats suisses.

Vous établissez les contrats, certificats et justificatifs dans la langue de la personne destinataire. L’IA répond dans la langue de votre question et traduit des textes.

Oui, sans supplément et sans lock-in. Vous exportez toutes les données de votre entreprise de toutes les apps en JSON et CSV (Excel), les documents dans leur format d’origine, avec description des champs et sommes de contrôle. L’export est créé en arrière-plan, reste disponible au téléchargement pendant 7 jours et est journalisé.

S’y ajoutent des exports au format de votre fiduciaire ou de votre logiciel de comptabilité ainsi qu’une API REST publique avec clé d’API pour vos propres systèmes. Ce qui s’applique après une résiliation est réglé par les CG.

Oui. Vous gérez des groupes d’entreprises dans un seul compte, chaque entreprise avec ses propres adresse et IDE ; l’entreprise sert de filtre et de périmètre de données. Dans Finance | base, chaque société a son propre plan comptable, son propre journal et ses propres exercices, et vous passez d’une société à l’autre en haut de l’écran. Dans HR | base, vous gérez par entreprise l’en-tête du contrat et le règlement de frais.

Les personnes peuvent être limitées à certaines sociétés. La manière dont les sociétés supplémentaires sont facturées figure sur la page des prix.

Oui, avec un compte bancaire suisse. Les factures et rappels sont créés en PDF/A avec section paiement Swiss QR, au choix avec QR-IBAN et référence QR ou avec IBAN et référence RF.

Sans compte bancaire suisse, vous émettez des factures sans section paiement QR : avec IBAN et BIC de n’importe quel pays, avec des coordonnées de compte libres ou uniquement avec PayPal. Finance | base ne laisse pas émettre une facture sans coordonnées bancaires valables et sans expéditeur complet.

Le guide sur la facture QR explique ce qui compte lors de la création.

Par conversion, sans ressaisie : de l’offre une commande ou une facture, de la commande une facture, un bon de livraison ou un bon de préparation, du bon de livraison une facture. Sur le document, vous voyez l’origine et les documents suivants avec leur statut.

Vous facturez les commandes en plusieurs parties : par quantités, sous forme d’acompte en pourcentage ou de facture finale avec déduction des acomptes. Vous saisissez les rabais par position ou sur l’ensemble du document. Votre clientèle accepte les offres en ligne si vous le souhaitez.

La liste des rappels affiche toutes les factures échues avec le niveau suivant ; vous envoyez les rappels individuellement ou en traitement groupé. Il y a trois niveaux : rappel de paiement, 1er et 2e rappels, selon vos délais et, si vous le souhaitez, avec frais, en PDF par e-mail. Avant l’envoi, vous voyez le niveau, le montant ouvert, les frais, le délai et le destinataire.

La clientèle dont les rappels sont bloqués, par exemple en cas d’accord de paiement échelonné, ne reçoit pas de propositions de rappel. Le traitement groupé indique séparément combien de rappels ont été créés et combien ont été remis.

Le guide renseigne sur les délais et l’intérêt moratoire.

Finance | base calcule le décompte à partir de vos écritures selon les chiffres du formulaire, par taux avec chiffre d’affaires et impôt. Avec la méthode effective, les chiffres suivent le formulaire de l’AFC ; avec le taux de la dette fiscale nette, vous vérifiez l’attribution des chiffres sur le formulaire de l’AFC avant le report. À la clôture, Finance dépose le fichier XML de façon inaltérable dans le classement des pièces.

Finance | base n’effectue pas le dépôt : vous téléchargez le décompte sous forme de fichier eCH-0217 et le soumettez vous-même dans le portail de l’AFC. Le fichier correspond actuellement à eCH-0217 en version 1.0 ; le portail exige une version plus récente, un import n’est donc pas garanti. Jusqu’à la mise à jour, vous reportez les valeurs à la main depuis le brouillon.

Par société, vous définissez à partir d’une date si elle est assujettie à la TVA, avec quelle méthode, quel type de contre-prestation et quelle période. Sont pris en charge la méthode effective et le taux de la dette fiscale nette, les contre-prestations convenues et reçues ainsi que des taux avec validité, de sorte que chaque écriture est calculée au taux de sa date.

Les valeurs hors comptabilité, par exemple le dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable ou les corrections de l’impôt préalable, vous les complétez directement dans le décompte. Après la clôture, vous établissez un décompte rectificatif qui n’indique que la différence par rapport à la version déposée.

Quelle méthode vous convient, clarifiez-le avec l’AFC ou votre fiduciaire.

Finance | base lit camt.053 et camt.054 ainsi que des relevés de compte en CSV. Chaque mouvement n’est repris qu’une seule fois, même si vous rechargez le même fichier.

Les paiements avec référence QR ou RF s’attribuent d’eux-mêmes à la facture de vente. Pour les autres mouvements, Finance propose des attributions avec pièce, partenaire et montant. Avec des règles bancaires, vous comptabilisez si vous le souhaitez automatiquement les mouvements récurrents ; vous récupérez un mouvement ignoré, avec journalisation.

Le guide sur le rapprochement bancaire l’explique pas à pas.

Vous téléversez les factures en PDF ou sous forme d’image, ou vous les envoyez à votre propre adresse de réception. Finance lit le code QR suisse et, s’il manque, le texte du PDF, sans IA et sans connexion vers l’extérieur, détecte les doublons et propose créancier, compte, code TVA et échéance. Vous confirmez et comptabilisez.

Le paiement passe par un cycle de paiement : Finance génère un fichier pain.001 que vous chargez dans votre e-banking et y validez. Au-delà de la limite du principe des quatre yeux, une autre personne exécute. Une proposition d’imputation par IA n’existe que sur simple clic.

Les collaborateurs photographient le justificatif ou téléversent un PDF, saisissent la date, la catégorie, le montant et le motif, et soumettent la note de frais, aussi dans l’app. Peut approuver la personne qui décide aussi des absences de la personne concernée, ou la comptabilité, jamais sa propre note de frais ; un refus exige un motif.

Les justificatifs de frais vont de façon inaltérable aux archives. Les frais approuvés sont payés par ordre de paiement ou, si le traitement des salaires les reprend, avec le salaire. En monnaie étrangère, vous saisissez le cours ; le cours mensuel est proposé.

Oui. Vous gérez plusieurs dépôts avec emplacements et voyez stock, réservé, disponible et valeur du stock ; les articles sous le stock minimal sont signalés. Les bons de livraison et les factures comptabilisent la sortie à l’émission, les bons de préparation à la fin de la préparation.

S’y ajoutent l’entrée de marchandises depuis les commandes, l’inventaire, les lots avec date de péremption et numéros de série, l’impression d’étiquettes et le scan par caméra ou scanner manuel. L’évaluation se fait selon le prix moyen pondéré, FIFO ou le prix standard.

Oui. Vous invitez votre fiduciaire avec e-mail, sociétés et droits (lire, comptabiliser et exporter, ou clôturer) ; le modèle de rôle « Fiduciaire » comprend lecture, comptabilisation et export. L’accès ne reçoit aucun droit de base RH. Les personnes identifiées comme accès fiduciaire ne comptent pas comme utilisateurs Finance et n’augmentent pas votre prix.

La fiduciaire exporte le journal, la balance des soldes et le compte de résultat en CSV ou Excel ; chaque export est journalisé. Les bureaux fiduciaires peuvent s’inscrire comme partenaires.

Finance | base tient un journal sans lacune : chaque écriture reçoit, par société, un numéro continu et est chaînée à la précédente. Les corrections se font par extourne, l’original reste visible ; les mois verrouillés n’acceptent aucune écriture. Les pièces de Finance se trouvent dans l’archive commune de Docu | base, qui contient un modèle pour la documentation de procédure selon l’art. 4 de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; GeBüV).

Nous ne garantissons pas que votre comptabilité et votre conservation satisfont aux exigences légales. Cela reste votre responsabilité, au besoin avec la fiduciaire ou l’organe de révision.

Oui. Votre clientèle reçoit un espace client avec votre logo et votre couleur : aperçu, factures, offres, commandes, abonnements, paiements et documents. Elle ouvre des documents individuels sans compte via un lien protégé, l’espace complet avec une connexion personnelle.

Les offres sont acceptées en ligne, si vous le souhaitez avec signature. Le paiement se fait par facture QR ou, dès que vous avez configuré PayPal, directement en ligne ; le paiement est comptabilisé automatiquement. Une adresse de facturation modifiée ne s’applique qu’une fois que vous l’avez validée.

Oui, avec les factures récurrentes : de hebdomadaires à annuelles, payables à l’avance ou à terme échu, avec date de début et de fin. Pour chaque période, un seul document est créé, que la série émet et envoie automatiquement ou enregistre comme brouillon à vérifier.

Vous pouvez établir la facture un nombre de jours au choix avant le début de la période, mettre une série en pause sans refacturer la pause, ou facturer immédiatement la période suivante. Les changements de forfait en cours de durée déclenchés via l’interface (API) créditent les jours restants et facturent le nouveau forfait au prorata.

À la réception, oui : Docu | base reconnaît les e-factures structurées (XML intégré dans un PDF ou fichier XML) dans la boîte de réception et remplit ainsi les champs de la facture entrante. Finance | base lit les factures QR suisses sans IA.

Vous envoyez les factures QR émises, après vérification et validation, par eBill via votre propre compte connecté, directement dans l’e-banking de vos clients. Si eBill n’est pas possible, vous choisissez délibérément l’envoi postal comme solution de repli. Par e-mail, vous envoyez des factures avec PDF et section paiement Swiss QR. Par client, vous pouvez aussi enregistrer une adresse PEPPOL ; l’envoi via PEPPOL ne fait actuellement pas partie des fonctions garanties.

Vous timbrez l’arrivée, la pause et le départ sur le web, dans l’app ou au terminal. Des profils de timbrage définissent par entreprise, site, département ou personne les canaux autorisés ; cinq modèles prêts à l’emploi sont disponibles. Vous affectez le temps à un projet ou à un chantier et contrôlez si vous le souhaitez le lieu par géorepérage (geofence).

Les modèles de temps cible couvrent aussi le temps de travail annualisé. L’app affiche des indications selon la loi sur le travail (LTr ; ArG), par exemple sur des pauses manquantes ou sur le temps de repos ; cela ne remplace pas un avis juridique. Les responsables hiérarchiques approuvent le mois, les RH le clôturent.

Oui, avec le terminal d’équipe dans le navigateur : vous configurez une tablette en mode kiosque et la couplez avec un code généré par les RH ; les RH bloquent immédiatement un appareil perdu. Les collaborateurs se connectent par badge NFC, badge QR, liste de noms ou numéro du personnel, en règle générale avec un PIN.

Si le réseau tombe, le terminal continue de timbrer et transmet les enregistrements ensuite ; les cas peu clairs arrivent chez les RH comme cas à clarifier. Le logiciel du terminal est inclus, les tablettes et supports muraux ne le sont pas.

Les collaborateurs demandent des absences sur le web ou dans l’app : journées entières, demi-journées ou à l’heure, avec suppléance et remarque. Lors de la demande, les responsables hiérarchiques voient les vacances restantes, les personnes simultanément absentes du département et les affectations concernées, et approuvent d’un clic.

Le compte de vacances indique le droit, le report, les vacances prises, planifiées et restantes ; vous pilotez le report et l’expiration par des règles. Les jours fériés dépendent du canton défini dans le modèle de temps, les absences approuvées sont créditées au compteur de temps. Dans le calendrier d’équipe, les collègues voient seulement « Absent ».

Oui, avec des traitements de salaires propres : données salariales avec validité à partir d’une date de référence, salaire mensuel et horaire avec indemnité de vacances et de jours fériés, 13e et 14e salaires, AVS/AI/APG, AC, LAA, IJM, LPP, allocations familiales et impôt à la source. Un traitement passe de calculé à contrôlé puis à validé par une deuxième personne.

Vous obtenez les décomptes de salaire en PDF, le certificat de salaire (formulaire 11), un fichier de paiement pain.001 et le lot d’écritures pour Finance | base. Vous téléchargez les déclarations selon ELM 6.0 en XML ; une transmission directe aux autorités ne fait actuellement pas partie de la fonction. La comptabilité salariale n’est pas encore certifiée Swissdec.

Oui. HR | base propose un raccordement à SwissSalary : vous associez une seule fois types de salaire, absences et centres de coûts, définissez pour chaque champ quel système fait foi, et transmettez entrées, mutations, sorties ainsi que heures et absences validées sans double saisie.

Pour d’autres logiciels de salaires et votre fiduciaire, vous exportez heures, absences et frais en CSV ou Excel avec des colonnes librement choisies, par enregistrement ou en total mensuel. Chaque transfert figure dans le journal des transferts. Nous discutons volontiers avec vous de la solution qui vous convient lors d’un entretien.

Oui. Vous choisissez certificat intermédiaire, certificat final ou attestation de travail ; nom, entrée, sortie, fonction et tâches sont préremplis. Des modules de texte dans le langage des certificats suisses existent par critère et par niveau de note, la note est proposée à partir de la dernière évaluation confirmée.

Un certificat passe par brouillon, vérification et approbation ; par défaut, seule une autre personne que celle qui a modifié en dernier peut approuver. L’export se fait en PDF ou Word, aussi en français, italien et anglais.

Selon l’art. 330a du Code des obligations (CO ; OR), le travailleur ou la travailleuse peut demander un certificat en tout temps. Vous êtes responsable du contenu.

Vous saisissez et publiez des postes avec aperçu et concevez la page carrière par entreprise avec votre propre branding. Les personnes candidates envoient leurs dossiers sans connexion, en allemand, français, italien ou anglais. Les documents sont lus localement, les candidatures multiples sont détectées.

Les candidatures suivent un pipeline à travers vos phases ; votre équipe évalue, planifie des entretiens et envoie des e-mails à partir de modèles. Les refus partent par défaut avec un délai et peuvent être annulés jusque-là. Les candidatures closes sont supprimées ou anonymisées selon votre délai, le vivier de talents n’existe qu’avec consentement. L’IA résume les candidatures sans classement.

À la saisie d’une entrée ou d’une sortie, la checklist se crée d’elle-même. Vous partez d’un modèle standard suisse pour PME d’environ 90 points prêts à l’emploi et l’adaptez dans l’éditeur de modèles ; des cases à cocher comme construction, chauffeur ou impôt à la source affichent ou masquent les points correspondants. Chaque point a un rôle et une échéance calculée et peut être délégué par e-mail.

Avant le premier jour, la nouvelle personne saisit dans le préboarding, via un lien limité dans le temps, ses données personnelles et ses documents et confirme le contrat. Les RH vérifient et reprennent le tout, chiffré, dans le dossier du personnel.

Selon l’art. 25 de la loi sur la protection des données (LPD ; DSG, aussi appelée nLPD), toute personne peut demander si des données personnelles la concernant sont traitées ; les renseignements sont en principe gratuits et fournis en règle générale dans un délai de 30 jours.

Dans HR | base, vous téléchargez en un clic toutes les données personnelles d’une personne ou l’ensemble du dossier au format ZIP, les parties sensibles seulement avec le droit approprié ; la consultation est journalisée. Il en va de même pour les candidatures. Vous réglez vous-même les délais d’effacement, une exécution quotidienne supprime ce qui est échu. Cela ne remplace pas un conseil juridique.

Les rôles et les droits contrôlent l’accès. Outre l’administration, les RH, les responsables hiérarchiques et les collaborateurs, vous créez vos propres rôles, par exemple « Assistance RH ». Vous attribuez séparément les champs sensibles comme le salaire, le numéro AVS, les coordonnées bancaires ou les données de santé. Les responsables hiérarchiques ne voient que leur équipe.

La rubrique « Conduite du personnel & procédures », avec entretiens, avertissements et procédures de résiliation, est protégée en plus : droit propre, contenu chiffré, chaque consultation au journal. Accès et modifications sont journalisés, y compris les accès en lecture, avec IP et canal.

HR | base affiche comme aide le délai de congé selon l’année de service, une date de sortie au plus tôt, la fin du temps d’essai et les périodes de protection selon l’art. 336c du Code des obligations (CO ; OR). En cas de résiliation par l’employeur, l’app avertit des périodes de protection ; il n’y a pas de contrôle automatique.

HR | base ne calcule pas les prolongations selon l’art. 335c, al. 3, et l’art. 336c, al. 3, CO ni les périodes de protection en cas de service militaire ou de grossesse. Le générateur de contrats avertit au regard des salaires minimaux CN (LMV) que vous avez saisis. Pour les entreprises sans règlement du personnel, la base contractuelle et les vacances suivent le CO. Les bases de calcul montrent les règles avec des exemples ; le texte de loi fait foi.

La correspondance normative est votre ossature de travail pour la norme : 55 chapitres et sous-chapitres de 4 à 10, désignés par des titres courts propres et sans texte de norme protégé. Vous évaluez chaque chapitre comme en attente, partiellement ou rempli, associez processus, documents, objectifs et rôles comme preuves et voyez le taux de couverture global et par chapitre principal.

Si vous excluez un chapitre comme non applicable, vous devez en saisir la justification. Qui passe de l’édition 2015 conduit la transition avec une liste de concordance.

Non. Seul l’organisme de certification décide, lors de l’audit, si une entreprise est certifiée. QMS | base vous donne les outils de préparation : un plan en neuf phases jusqu’à l’audit de certification, un rapport de lacunes pour les chapitres de la norme sans preuve et un dossier d’audit avec les documents les plus importants.

L’organisme de certification peut en outre recevoir un accès en lecture limité dans le temps, sans compte, uniquement pour les domaines choisis. Chaque accès est journalisé.

Chaque édition d’un document passe du brouillon, par la vérification et l’approbation, à « en vigueur » puis, plus tard, à « retiré ». Un rejet exige une justification. Qui a rédigé une édition ne peut ni la vérifier ni l’approuver (principe des quatre yeux) ; de très petites équipes peuvent désactiver cette règle dans les paramètres.

Chaque nouvelle édition consigne ce qui a changé et qui a vérifié et approuvé. Les anciennes éditions restent consultables.

Vous distribuez un document à tous, à une entreprise, à un département, à une fonction ou à des personnes individuelles et rendez la lecture obligatoire. Chaque personne voit ses lectures obligatoires ouvertes et confirme d’un clic avoir pris connaissance de l’édition en vigueur.

Les responsables voient pour chaque document qui a confirmé, ainsi que le taux de lecture. Vous relancez d’un clic les personnes qui n’ont pas encore confirmé. Si vous le souhaitez, vous joignez un quiz de compréhension : seule la personne qui l’a réussi peut alors confirmer.

Dans le programme d’audit, vous planifiez des audits sur jusqu’à trois ans et voyez quels processus actifs ne figurent encore dans aucun audit. Pour chaque audit, vous saisissez date, périmètre, objectifs, critères, processus, chapitres de la norme, responsable de l’audit et auditeurs.

Sans liste de contrôle propre, les questions sont générées à partir des processus et des chapitres de la norme du périmètre. D’une réponse « écart », vous créez d’un clic un constat avec mesure de suivi. Le rapport d’audit approuvé est créé en PDF et déposé aux archives.

Oui, avec l’app KMU | base. Les collaborateurs saisissent des signalements avec photo, les auditrices et auditeurs répondent sur place aux questions de leur audit, et les contrôles ainsi que les valeurs mesurées peuvent aussi être saisis sans réseau. À l’envoi, la synchronisation a lieu ; ce qui n’est pas clair est transmis comme cas à clarifier au service compétent.

Avec l’app, vous scannez en outre des étiquettes QR que vous imprimez pour les moyens de contrôle, les lots, les contrôles et les points de contrôle. Les mêmes droits s’appliquent que dans le portail.

Tous les collaborateurs peuvent signaler des non-conformités, des suggestions d’amélioration et des presque-accidents, sur demande de manière anonyme. Une barre indique où en est le signalement : signalé, à clarifier, mesures, efficacité, clôturé.

Vous consignez la mesure immédiate et l’analyse des causes, au choix avec 5 pourquoi, Ishikawa ou librement, et planifiez le contrôle de l’efficacité avec une date. Vous remplissez D1 à D8 directement dans le signalement et téléchargez le rapport 8D en PDF.

Vous saisissez la réclamation avec client, entreprise, e-mail et référence, et l’évaluez comme fondée, partiellement fondée ou non fondée. Vous consignez la réponse et le montant de la note de crédit dans la réclamation. Après la clôture, vous pouvez envoyer au client un lien limité dans le temps pour un retour sur sa satisfaction.

Pour une réclamation fondée avec montant, vous demandez une note de crédit d’un clic. Finance | base y crée un brouillon ; il y est vérifié et émis.

Vous gérez risques et opportunités dans des registres distincts, avec catégorie, causes, conséquences, processus, enjeu du contexte et propriétaire. Vous définissez vous-même la matrice des risques : niveaux par axe et seuils pour le jaune et le rouge.

Pour chaque risque, vous choisissez une stratégie, fixez l’évaluation cible et voyez chaque réévaluation dans l’historique. Si vous rattachez des mesures, le risque passe à « en traitement ». Vous gérez les contrôles récurrents comme contrôles SCI, avec une fréquence allant de quotidienne à annuelle.

Vous définissez les qualifications qu’exige une fonction et voyez dans la matrice de qualification le niveau cible, le niveau réel, les alertes d’expiration et le taux de réalisation par personne. Dans le catalogue de formations, vous proposez des formations en présentiel, en ligne et en e-learning.

Les collaborateurs s’inscrivent eux-mêmes ; les sessions complètes mènent à une liste d’attente, les formations soumises à approbation à une demande. À la fin, la personne reçoit un certificat en PDF et une inscription dans le référentiel de compétences. Des quiz avec seuil de réussite sont possibles.

Vous gérez les fournisseurs avec catégorie, prestation, personne de contact et statut : nouveau, agréé, conditionnel ou bloqué. L’évaluation se fait de 1 à 5 points selon des critères pondérés comme qualité, délai, prix, communication et réclamations, ou selon vos propres critères. Il en résulte une proposition de statut.

Pour un fournisseur, vous demandez d’un clic une auto-déclaration ; il répond via un lien sans compte. Le fournisseur peut être relié au créancier dans Finance | base.

QMS | base reprend les chiffres du système sous forme d’instantané, par exemple objectifs, audits, signalements, réclamations, mesures, risques et décisions antérieures. La revue se déroule en séance sous forme de présentation avec diapositives ; la direction évalue chaque section.

Vous suivez les décisions comme mesures. Après l’approbation, vous obtenez le procès-verbal en PDF, déposé aux archives. Séances, ordres du jour et procès-verbaux sont aussi gérés dans QMS | base.

Oui, comme aide de travail. En plus d’ISO 9001, vous activez ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 21001 et EFQM et menez la correspondance normative par norme. S’y ajoutent les aspects environnementaux (ISO 14001), l’évaluation des dangers (ISO 45001) et la déclaration d’applicabilité (ISO 27001) avec export Excel.

La matrice multinormes montre la couverture côte à côte ; vous reprenez les preuves sur des chapitres de même numéro d’une autre norme. Cela ne remplace pas une certification : elle est effectuée par un organisme de certification.

Oui. Vous activez des paquets pour les soins et les soins à domicile (Spitex), les denrées alimentaires, le laboratoire, les institutions sociales, la sécurité au travail, la protection des données, les équipementiers automobiles et GxP. Il en résulte des processus types, des projets de documents, des exigences pour le registre et des critères d’autoévaluation formulés dans nos propres mots.

Chaque paquet indique ce qu’il reste à vérifier sur le plan professionnel. Pour les denrées alimentaires, vous saisissez un plan HACCP avec points critiques pour la maîtrise, limites critiques et surveillance. Les paquets sont des modèles et ne remplacent pas un conseil spécialisé.

Vous posez des questions sur la norme. Pour cela, l’IA lit vos documents en vigueur et vos processus actifs, cite comme preuves ceux qu’elle a utilisés, avec leur édition, et signale une orientation générale sans preuve.

Les réponses ne deviennent visibles qu’après validation par une personne spécialisée, et seulement pour les personnes qui peuvent elles-mêmes voir les preuves. Le conseil normatif est une aide pour votre travail qualité, pas une déclaration de certification. L’IA est incluse dans chaque app ; les conditions figurent sur la page des prix.

Docu | base dépose chaque version comme entrée d’archive propre et inaltérable ; les corrections ne naissent que comme nouvelle version avec renvoi à l’original. Une somme de contrôle SHA-256 est tenue pour chaque fichier, et les accès sont journalisés sans lacune et en chaîne. On peut ainsi démontrer que le document et le journal n’ont pas été modifiés depuis le dépôt. Chaque mois, Docu vérifie les sommes de contrôle, les chaînes et la lisibilité.

Il s’agit d’une description technique, pas d’une garantie de conformité juridique. Si votre archivage dans son ensemble suffit, clarifiez-le avec votre organe de révision.

Oui, avec un modèle. Vous remplissez votre partie, déposez des versions avec date de validité et les téléchargez en PDF ; la partie sur l’exploitation du logiciel est jointe. Le modèle est un outil et ne remplace ni le contrôle par votre organe de révision ni un conseil juridique.

Avant la clôture annuelle, la vue « Archive complète ? » indique si, par exercice et par société, les pièces, les livres de comptes, les comptes annuels, la TVA, les salaires et la documentation de procédure se trouvent aux archives.

Chaque document appartient à une classe de conservation avec délai et base juridique. Selon la classe, le délai court à compter de la fin de l’exercice, de la date du document ou d’un événement comme la fin du contrat. Pour les livres de comptes et les pièces comptables, la loi prévoit dix ans à compter de la fin de l’exercice (Code des obligations, CO ; OR, art. 958f, al. 1).

L’aperçu des délais montre ce qui expire bientôt, ce qui peut être supprimé et ce qui est bloqué. Avec un blocage de suppression (legal hold), vous retenez des documents pour une procédure et levez le blocage en indiquant un motif.

Vous ne supprimez des documents échus que sur demande, qu’une deuxième personne approuve ou refuse. Vous déposez la demande directement sur la page du document, pour toutes les versions à la fois.

Une suppression anticipée est possible s’il existe un motif juridique, par exemple une demande d’effacement, une révocation, une finalité disparue ou un classement erroné. Pour les classes avec délai légal, elle n’est jamais possible. Dans la corbeille du lecteur réseau, Docu ne demande la suppression qu’après 30 jours, et une deuxième personne décide à nouveau.

Les nouveaux fichiers arrivent d’abord dans la boîte de réception. Vous y confirmez type, société et champs ; ce n’est qu’ensuite qu’ils sont archivés. Docu lit les pages numérisées sur ses propres serveurs en allemand, français, italien et anglais, sans transmettre de données à l’extérieur.

Pour les factures QR suisses, Docu reprend IBAN, montant et référence, et les e-factures structurées remplissent directement les champs de la facture entrante. Vous glissez plusieurs fichiers dans la boîte de réception par glisser-déposer.

La recherche en texte intégral parcourt le contenu et les champs, y compris dans les documents numérisés. Vous retrouvez un document par des termes, un numéro de facture ou un IBAN. Avec le langage de recherche, vous combinez des termes avec ET, OU et NON ou vous cherchez par champs et plages de dates.

La recherche fonctionne aussi avec des parties de mots : « Gerüst » (échafaudage) trouve aussi « Gerüstbau ». Vous ne voyez que les résultats que vous pouvez aussi ouvrir. Si vous avez des droits dans d’autres apps, la recherche affiche aussi leurs documents d’archives.

Oui. Dans l’éditeur de flux visuel, vous dessinez des flux avec tâches, embranchements, branches parallèles, actions, attente et fin. Un flux n’est activé que sans constats de vérification. Des modèles existent entre autres pour la validation de factures et la validation de contrats ; vous n’attribuez que les rôles.

Les tâches vont à des personnes, des rôles ou des responsables hiérarchiques ; une personne décide, toutes ou la majorité. Selon le montant, la validation peut aller à un autre niveau. En cas d’absence, une suppléance prend le relais.

Docu propose la signature électronique simple. Les collaborateurs signent un PDF une fois connectés ; la version signée avec feuille de signature devient une nouvelle version. Les personnes externes signent via un lien avec code par e-mail ou refusent en indiquant un motif, si vous le souhaitez dans un ordre fixe.

Docu ne propose aujourd’hui ni signature avancée ni signature qualifiée. Vous vérifiez au cas par cas si, pour un contrat donné, la signature simple suffit ou si une autre forme est prescrite.

Oui, via WebDAV. Docu apparaît dans le Finder ou l’Explorateur comme lecteur réseau, et vous ouvrez et enregistrez des documents directement depuis vos programmes. Pour cela, vous créez un accès lecteur propre avec un mot de passe qui n’est affiché qu’une fois et peut être révoqué.

Dans le lecteur, vous créez des dossiers, les déplacez et les renommez, avec les mêmes droits de dossier que sur le web. Les documents et dossiers supprimés restent 30 jours dans la corbeille ; les documents archivés et soumis à conservation ne peuvent pas être supprimés sur le lecteur. Un scanner peut déposer dans le dossier « Eingang » ; le document apparaît dans la boîte de réception de Docu.

Oui, si vous l’activez. Vous décidez vous-même si Docu archive des e-mails. Vous reprenez les e-mails existants à partir de fichiers .eml et .mbox sans modification, avec détection des doublons et archivage immédiat.

Vous reliez en outre d’autres boîtes mail via IMAP, en lecture seule. Vous les synchronisez d’un clic, et les boîtes reliées sont synchronisées automatiquement chaque nuit. Si et quels e-mails vous archivez, vous le déterminez selon vos propres exigences de conservation et de protection des données.

Vous reprenez les fonds anciens sous forme de fichier ZIP. Docu lit société, année et type dans le chemin et vous montre au préalable, dans un essai, ce qui sera créé. Ce n’est qu’ensuite que vous reprenez.

Qui change depuis un serveur de fichiers ou un autre système de documents reprend le classement existant avec la structure de dossiers et les droits : d’abord l’essai, puis la reprise, sans doublons et répétable à volonté. Pour les fonds plus importants, vous pouvez vous faire conseiller.

Oui. Vous exportez à tout moment toutes les données de votre entreprise de toutes les apps : JSON et CSV (Excel), documents dans leur format d’origine, description des champs et sommes de contrôle. L’export est créé en arrière-plan, téléchargeable pendant 7 jours et journalisé.

Après une résiliation, votre archive reste lisible et exportable ; les modifications sont alors bloquées. Pour la révision ou la fiduciaire, il existe en outre un export complet vérifiable au format ZIP, que vous pouvez contrôler sans notre logiciel avec le script joint.

Votre organe de révision reçoit un lien limité dans le temps, en lecture seule. Il montre l’inventaire et permet le téléchargement et l’export des années validées, sans compte propre. Chaque accès est journalisé, et vous pouvez révoquer le lien à tout moment.

Vous pouvez aussi remettre l’export complet vérifiable au format ZIP, avec fichiers, métadonnées, liste des hashs, extrait du journal et instructions de vérification. La révision contrôle ainsi l’exhaustivité et l’intégrité même sans accès à Docu.

Pour chaque dossier, vous déterminez quelle personne, quel rôle ou quel département peut lire, modifier ou gérer. Les sous-dossiers héritent des droits ; l’héritage peut être interrompu. La vue « Qui a accès ? » indique la raison.

Les types de documents sensibles ne sont visibles que des rôles que vous activez à cet effet. Chaque personne dispose en outre d’un classement personnel que seule elle voit et à partir duquel elle partage de façon ciblée. Les rôles prêts à l’emploi pour la gestion des documents et la responsabilité des archives ne donnent pas accès aux RH ni aux salaires.

Les fichiers d’archive ne sont stockés que chiffrés (AES-256-GCM) dans un stockage objet suisse, avec une clé propre à votre entreprise. À l’arrivée, chaque fichier est contrôlé quant à son format d’après son contenu et analysé à la recherche de logiciels malveillants. Chaque accès en lecture vérifie le compte client, la société, le type de document et la classe d’archive.

Une copie chiffrée est conservée chaque jour en un second lieu. Vous pouvez restaurer de manière ciblée des documents individuels ou l’état des données d’un jour. D’autres informations figurent dans la déclaration de protection des données.

Vous trouvez entreprises et personnes par recherche et filtres et voyez sur une page de détail qui appartient à quelle entreprise. Par contact, vous gérez plusieurs adresses e-mail et numéros de téléphone avec une adresse principale ; la même adresse ne peut pas être créée deux fois.

Vous fusionnez les doublons après avoir vu, champ par champ, quelle valeur est conservée, et vous pouvez annuler la fusion. La chronologie montre au même endroit les notes, appels, e-mails, deals et consentements donnés d’un contact.

Les nouveaux prospects apparaissent dans la boîte de réception des leads avec un score et une alerte de doublon. Une barre d’étapes mène de « Nouveau » à « Converti » via « En vérification » et « Qualifié » ; vous clôturez les demandes inadaptées en indiquant un motif. D’un bon lead naissent, en une étape, un contact et une opportunité de vente.

Votre site web peut transmettre des demandes directement à Sales via une interface signée ; clé et adresse figurent dans les paramètres. Sales ne fournit pas de formulaire web prêt à l’emploi à cet effet.

Vous partez d’étapes de vente usuelles puis représentez votre propre processus : pipelines, étapes, motifs de perte et origines, vous les configurez vous-même. Le tableau du pipeline affiche par étape le nombre, la somme et la valeur pondérée, séparément par devise. Vous faites glisser les deals d’une étape à l’autre.

Si vous clôturez un deal comme perdu, un motif de perte est obligatoire, afin que vous appreniez de chaque deal perdu. Vous adaptez la probabilité de conclusion par deal ; la valeur du pipeline et la prévision en tiennent compte.

Si vous le souhaitez, vous validez d’abord ce qui est créé en interne, par exemple un deal, une prochaine étape, un client ou un brouillon de facture. Vous validez ensuite séparément l’envoi vers l’extérieur. Le réglage s’applique par compte.

La validation vaut pour la version exacte : si le texte change, une nouvelle validation est nécessaire, et un double envoi est exclu. Modifier et valider sont des droits distincts, et la direction peut aussi valider en déplacement par un lien à usage unique.

Votre boîte mail connectée devient la réception de Sales. Les demandes de la boîte de réception sont préparées comme dossier avec brouillon de réponse, si vous le souhaitez aussi depuis le dossier de courrier indésirable. Vous adaptez le brouillon ou le faites retravailler par l’IA sur instruction.

Les réponses aux contacts peuvent partir de votre propre boîte mail (Microsoft 365, Gmail, IMAP) et se trouvent dans votre dossier des éléments envoyés ; la réponse en retour arrive malgré tout dans le fil Sales du contact. Sans droit de validation, un e-mail est soumis pour validation.

Les newsletters ne partent qu’à des adresses avec consentement. Par adresse et par finalité, vous documentez sur quoi repose un contact. Chaque e-mail contient une désinscription en un clic, et les désinscriptions agissent immédiatement. Les retours, plaintes et désinscriptions bloquent l’adresse.

La technique vous soutient mais ne remplace pas votre propre examen juridique.

Selon la loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD ; UWG), agit de façon déloyale celui qui envoie ou fait envoyer, par télécommunication, de la publicité de masse n’ayant aucun lien direct avec une information demandée et omet de requérir préalablement le consentement des clients, de mentionner correctement l’expéditeur ou de les informer d’une possibilité de refus simple et gratuite (art. 3, al. 1, let. o, LCD). Une exception s’applique si vous avez obtenu les coordonnées lors de la vente de marchandises, d’œuvres ou de prestations de services et avez indiqué la possibilité de refus : vous pouvez alors envoyer à ces clients, sans consentement, de la publicité pour vos propres marchandises, œuvres ou prestations analogues.

Lorsque, selon la loi sur la protection des données (LPD ; DSG), un consentement est nécessaire, il n’est valable que s’il est donné librement pour un ou plusieurs traitements déterminés et après information adéquate (art. 6, al. 6, LPD). Cela ne remplace pas un conseil juridique.

Vous construisez le contenu avec des blocs comme titre, texte, image, bouton et ligne de séparation, insérez des champs de personnalisation d’un clic et voyez à côté l’aperçu en direct. Vous choisissez les destinataires selon des critères comme client, lieu ou secteur et voyez combien de contacts sont concernés.

L’envoi se fait depuis votre propre domaine ; « Vérifier maintenant » contrôle ses enregistrements DNS. Seul l’état validé part. Ensuite, vous voyez les retours et les ouvertures avec les valeurs brutes, les accès automatiques détectés et les chiffres corrigés.

Avec l’assistant d’import, vous reprenez des contacts d’une liste CSV ou Excel. Un essai obligatoire a d’abord lieu : vous voyez au préalable ce qui va se passer, puis suivent le rapport de rapprochement et la validation. Les consentements à la newsletter sont conservés.

Un import déjà exécuté peut être annulé tant que rien n’a été construit dessus. Pour les fonds plus importants, nous vous conseillons volontiers personnellement. La migration des données est gratuite ; pour les conditions, voir la page des prix.

Vous voyez l’entonnoir de vente, le taux de succès, la durée par étape et les motifs de perte, donc où les deals stagnent et pourquoi ils sont perdus. La prévision (forecast) estime le chiffre d’affaires attendu à partir du pipeline ; la prévision par mois de conclusion montre des colonnes par mois.

Dans le tableau de bord, vous disposez librement les tuiles et filtrez par période, personne et pipeline. La direction des ventes fixe des objectifs par personne ou par équipe et suit la progression. L’argent est toujours présenté séparément par devise.

Oui, avec l’app KMU | base. En déplacement, vous recherchez des contacts, appelez, saisissez une note de visite et scannez des cartes de visite. Vous voyez en outre le pipeline par phases avec les sommes, changez la phase d’un deal, le clôturez comme gagné ou perdu et traitez leads et tâches de vente.

Le calendrier des ventes montre les rendez-vous et les suivis de la semaine, et vous recevez une notification push pour un nouveau lead ou un suivi dû. Les mêmes droits s’appliquent que sur le web.

Vous créez des campagnes avec expéditeur, liste de diffusion, objet, texte d’aperçu et contenu. Qui conçoit n’envoie pas automatiquement : modifier et envoyer sont des droits distincts dans le marketing, et les lancements planifiés peuvent être suspendus, repris ou annulés.

Dans le planificateur social, vous planifiez publications et thèmes au même endroit. Une publication automatique sur les réseaux ne fait aujourd’hui pas partie de Sales. Vous publiez les contributions vous-même.

Les séquences de relance naissent de modèles à un rythme fixe que vous pouvez modifier. Par deal, une seule relance est ouverte, et la relance part vers l’adresse utilisable, non bloquée, de l’interlocuteur. Dans la réserve de brouillons, vous fixez la quantité cible et la fenêtre d’aperçu ; ces brouillons exigent toujours votre validation.

Avant l’envoi, l’intervalle, la formule d’appel, les promesses inadmissibles et les variables sont contrôlés. Les contacts bloqués ne reçoivent jamais de relance.

Depuis le deal, vous créez d’un clic l’offre dans Finance | base, la convertissez après acceptation en commande ou en facture et voyez l’état dans le deal. L’émission et l’envoi se font dans Finance, jamais automatiquement.

Dans le deal, vous composez une offre de plusieurs positions, unique, mensuelle ou annuelle. De la commande naissent dans Finance une facture pour l’unique et, par rythme, une série en brouillon, exactement une fois. Si vous le souhaitez, les deals suivent les documents de Finance. Des indications sur la structure d’une offre figurent dans le guide sur l’offre.