HR | base: Questions fréquentes

Vous timbrez l’arrivée, la pause et le départ sur le web, dans l’app ou au terminal. Des profils de timbrage définissent par entreprise, site, département ou personne les canaux autorisés ; cinq modèles prêts à l’emploi sont disponibles. Vous affectez le temps à un projet ou à un chantier et contrôlez si vous le souhaitez le lieu par géorepérage (geofence).

Les modèles de temps cible couvrent aussi le temps de travail annualisé. L’app affiche des indications selon la loi sur le travail (LTr ; ArG), par exemple sur des pauses manquantes ou sur le temps de repos ; cela ne remplace pas un avis juridique. Les responsables hiérarchiques approuvent le mois, les RH le clôturent.

Oui, avec le terminal d’équipe dans le navigateur : vous configurez une tablette en mode kiosque et la couplez avec un code généré par les RH ; les RH bloquent immédiatement un appareil perdu. Les collaborateurs se connectent par badge NFC, badge QR, liste de noms ou numéro du personnel, en règle générale avec un PIN.

Si le réseau tombe, le terminal continue de timbrer et transmet les enregistrements ensuite ; les cas peu clairs arrivent chez les RH comme cas à clarifier. Le logiciel du terminal est inclus, les tablettes et supports muraux ne le sont pas.

Les collaborateurs demandent des absences sur le web ou dans l’app : journées entières, demi-journées ou à l’heure, avec suppléance et remarque. Lors de la demande, les responsables hiérarchiques voient les vacances restantes, les personnes simultanément absentes du département et les affectations concernées, et approuvent d’un clic.

Le compte de vacances indique le droit, le report, les vacances prises, planifiées et restantes ; vous pilotez le report et l’expiration par des règles. Les jours fériés dépendent du canton défini dans le modèle de temps, les absences approuvées sont créditées au compteur de temps. Dans le calendrier d’équipe, les collègues voient seulement « Absent ».

Oui, avec des traitements de salaires propres : données salariales avec validité à partir d’une date de référence, salaire mensuel et horaire avec indemnité de vacances et de jours fériés, 13e et 14e salaires, AVS/AI/APG, AC, LAA, IJM, LPP, allocations familiales et impôt à la source. Un traitement passe de calculé à contrôlé puis à validé par une deuxième personne.

Vous obtenez les décomptes de salaire en PDF, le certificat de salaire (formulaire 11), un fichier de paiement pain.001 et le lot d’écritures pour Finance | base. Vous téléchargez les déclarations selon ELM 6.0 en XML ; une transmission directe aux autorités ne fait actuellement pas partie de la fonction. La comptabilité salariale n’est pas encore certifiée Swissdec.

Oui. HR | base propose un raccordement à SwissSalary : vous associez une seule fois types de salaire, absences et centres de coûts, définissez pour chaque champ quel système fait foi, et transmettez entrées, mutations, sorties ainsi que heures et absences validées sans double saisie.

Pour d’autres logiciels de salaires et votre fiduciaire, vous exportez heures, absences et frais en CSV ou Excel avec des colonnes librement choisies, par enregistrement ou en total mensuel. Chaque transfert figure dans le journal des transferts. Nous discutons volontiers avec vous de la solution qui vous convient lors d’un entretien.

Oui. Vous choisissez certificat intermédiaire, certificat final ou attestation de travail ; nom, entrée, sortie, fonction et tâches sont préremplis. Des modules de texte dans le langage des certificats suisses existent par critère et par niveau de note, la note est proposée à partir de la dernière évaluation confirmée.

Un certificat passe par brouillon, vérification et approbation ; par défaut, seule une autre personne que celle qui a modifié en dernier peut approuver. L’export se fait en PDF ou Word, aussi en français, italien et anglais.

Selon l’art. 330a du Code des obligations (CO ; OR), le travailleur ou la travailleuse peut demander un certificat en tout temps. Vous êtes responsable du contenu.

Vous saisissez et publiez des postes avec aperçu et concevez la page carrière par entreprise avec votre propre branding. Les personnes candidates envoient leurs dossiers sans connexion, en allemand, français, italien ou anglais. Les documents sont lus localement, les candidatures multiples sont détectées.

Les candidatures suivent un pipeline à travers vos phases ; votre équipe évalue, planifie des entretiens et envoie des e-mails à partir de modèles. Les refus partent par défaut avec un délai et peuvent être annulés jusque-là. Les candidatures closes sont supprimées ou anonymisées selon votre délai, le vivier de talents n’existe qu’avec consentement. L’IA résume les candidatures sans classement.

À la saisie d’une entrée ou d’une sortie, la checklist se crée d’elle-même. Vous partez d’un modèle standard suisse pour PME d’environ 90 points prêts à l’emploi et l’adaptez dans l’éditeur de modèles ; des cases à cocher comme construction, chauffeur ou impôt à la source affichent ou masquent les points correspondants. Chaque point a un rôle et une échéance calculée et peut être délégué par e-mail.

Avant le premier jour, la nouvelle personne saisit dans le préboarding, via un lien limité dans le temps, ses données personnelles et ses documents et confirme le contrat. Les RH vérifient et reprennent le tout, chiffré, dans le dossier du personnel.

Selon l’art. 25 de la loi sur la protection des données (LPD ; DSG, aussi appelée nLPD), toute personne peut demander si des données personnelles la concernant sont traitées ; les renseignements sont en principe gratuits et fournis en règle générale dans un délai de 30 jours.

Dans HR | base, vous téléchargez en un clic toutes les données personnelles d’une personne ou l’ensemble du dossier au format ZIP, les parties sensibles seulement avec le droit approprié ; la consultation est journalisée. Il en va de même pour les candidatures. Vous réglez vous-même les délais d’effacement, une exécution quotidienne supprime ce qui est échu. Cela ne remplace pas un conseil juridique.

Les rôles et les droits contrôlent l’accès. Outre l’administration, les RH, les responsables hiérarchiques et les collaborateurs, vous créez vos propres rôles, par exemple « Assistance RH ». Vous attribuez séparément les champs sensibles comme le salaire, le numéro AVS, les coordonnées bancaires ou les données de santé. Les responsables hiérarchiques ne voient que leur équipe.

La rubrique « Conduite du personnel & procédures », avec entretiens, avertissements et procédures de résiliation, est protégée en plus : droit propre, contenu chiffré, chaque consultation au journal. Accès et modifications sont journalisés, y compris les accès en lecture, avec IP et canal.

HR | base affiche comme aide le délai de congé selon l’année de service, une date de sortie au plus tôt, la fin du temps d’essai et les périodes de protection selon l’art. 336c du Code des obligations (CO ; OR). En cas de résiliation par l’employeur, l’app avertit des périodes de protection ; il n’y a pas de contrôle automatique.

HR | base ne calcule pas les prolongations selon l’art. 335c, al. 3, et l’art. 336c, al. 3, CO ni les périodes de protection en cas de service militaire ou de grossesse. Le générateur de contrats avertit au regard des salaires minimaux CN (LMV) que vous avez saisis. Pour les entreprises sans règlement du personnel, la base contractuelle et les vacances suivent le CO. Les bases de calcul montrent les règles avec des exemples ; le texte de loi fait foi.