Finance | base: Questions fréquentes

Oui, avec un compte bancaire suisse. Les factures et rappels sont créés en PDF/A avec section paiement Swiss QR, au choix avec QR-IBAN et référence QR ou avec IBAN et référence RF.

Sans compte bancaire suisse, vous émettez des factures sans section paiement QR : avec IBAN et BIC de n’importe quel pays, avec des coordonnées de compte libres ou uniquement avec PayPal. Finance | base ne laisse pas émettre une facture sans coordonnées bancaires valables et sans expéditeur complet.

Le guide sur la facture QR explique ce qui compte lors de la création.

Par conversion, sans ressaisie : de l’offre une commande ou une facture, de la commande une facture, un bon de livraison ou un bon de préparation, du bon de livraison une facture. Sur le document, vous voyez l’origine et les documents suivants avec leur statut.

Vous facturez les commandes en plusieurs parties : par quantités, sous forme d’acompte en pourcentage ou de facture finale avec déduction des acomptes. Vous saisissez les rabais par position ou sur l’ensemble du document. Votre clientèle accepte les offres en ligne si vous le souhaitez.

La liste des rappels affiche toutes les factures échues avec le niveau suivant ; vous envoyez les rappels individuellement ou en traitement groupé. Il y a trois niveaux : rappel de paiement, 1er et 2e rappels, selon vos délais et, si vous le souhaitez, avec frais, en PDF par e-mail. Avant l’envoi, vous voyez le niveau, le montant ouvert, les frais, le délai et le destinataire.

La clientèle dont les rappels sont bloqués, par exemple en cas d’accord de paiement échelonné, ne reçoit pas de propositions de rappel. Le traitement groupé indique séparément combien de rappels ont été créés et combien ont été remis.

Le guide renseigne sur les délais et l’intérêt moratoire.

Finance | base calcule le décompte à partir de vos écritures selon les chiffres du formulaire, par taux avec chiffre d’affaires et impôt. Avec la méthode effective, les chiffres suivent le formulaire de l’AFC ; avec le taux de la dette fiscale nette, vous vérifiez l’attribution des chiffres sur le formulaire de l’AFC avant le report. À la clôture, Finance dépose le fichier XML de façon inaltérable dans le classement des pièces.

Finance | base n’effectue pas le dépôt : vous téléchargez le décompte sous forme de fichier eCH-0217 et le soumettez vous-même dans le portail de l’AFC. Le fichier correspond actuellement à eCH-0217 en version 1.0 ; le portail exige une version plus récente, un import n’est donc pas garanti. Jusqu’à la mise à jour, vous reportez les valeurs à la main depuis le brouillon.

Par société, vous définissez à partir d’une date si elle est assujettie à la TVA, avec quelle méthode, quel type de contre-prestation et quelle période. Sont pris en charge la méthode effective et le taux de la dette fiscale nette, les contre-prestations convenues et reçues ainsi que des taux avec validité, de sorte que chaque écriture est calculée au taux de sa date.

Les valeurs hors comptabilité, par exemple le dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable ou les corrections de l’impôt préalable, vous les complétez directement dans le décompte. Après la clôture, vous établissez un décompte rectificatif qui n’indique que la différence par rapport à la version déposée.

Quelle méthode vous convient, clarifiez-le avec l’AFC ou votre fiduciaire.

Finance | base lit camt.053 et camt.054 ainsi que des relevés de compte en CSV. Chaque mouvement n’est repris qu’une seule fois, même si vous rechargez le même fichier.

Les paiements avec référence QR ou RF s’attribuent d’eux-mêmes à la facture de vente. Pour les autres mouvements, Finance propose des attributions avec pièce, partenaire et montant. Avec des règles bancaires, vous comptabilisez si vous le souhaitez automatiquement les mouvements récurrents ; vous récupérez un mouvement ignoré, avec journalisation.

Le guide sur le rapprochement bancaire l’explique pas à pas.

Vous téléversez les factures en PDF ou sous forme d’image, ou vous les envoyez à votre propre adresse de réception. Finance lit le code QR suisse et, s’il manque, le texte du PDF, sans IA et sans connexion vers l’extérieur, détecte les doublons et propose créancier, compte, code TVA et échéance. Vous confirmez et comptabilisez.

Le paiement passe par un cycle de paiement : Finance génère un fichier pain.001 que vous chargez dans votre e-banking et y validez. Au-delà de la limite du principe des quatre yeux, une autre personne exécute. Une proposition d’imputation par IA n’existe que sur simple clic.

Les collaborateurs photographient le justificatif ou téléversent un PDF, saisissent la date, la catégorie, le montant et le motif, et soumettent la note de frais, aussi dans l’app. Peut approuver la personne qui décide aussi des absences de la personne concernée, ou la comptabilité, jamais sa propre note de frais ; un refus exige un motif.

Les justificatifs de frais vont de façon inaltérable aux archives. Les frais approuvés sont payés par ordre de paiement ou, si le traitement des salaires les reprend, avec le salaire. En monnaie étrangère, vous saisissez le cours ; le cours mensuel est proposé.

Oui. Vous gérez plusieurs dépôts avec emplacements et voyez stock, réservé, disponible et valeur du stock ; les articles sous le stock minimal sont signalés. Les bons de livraison et les factures comptabilisent la sortie à l’émission, les bons de préparation à la fin de la préparation.

S’y ajoutent l’entrée de marchandises depuis les commandes, l’inventaire, les lots avec date de péremption et numéros de série, l’impression d’étiquettes et le scan par caméra ou scanner manuel. L’évaluation se fait selon le prix moyen pondéré, FIFO ou le prix standard.

Oui. Vous invitez votre fiduciaire avec e-mail, sociétés et droits (lire, comptabiliser et exporter, ou clôturer) ; le modèle de rôle « Fiduciaire » comprend lecture, comptabilisation et export. L’accès ne reçoit aucun droit de base RH. Les personnes identifiées comme accès fiduciaire ne comptent pas comme utilisateurs Finance et n’augmentent pas votre prix.

La fiduciaire exporte le journal, la balance des soldes et le compte de résultat en CSV ou Excel ; chaque export est journalisé. Les bureaux fiduciaires peuvent s’inscrire comme partenaires.

Finance | base tient un journal sans lacune : chaque écriture reçoit, par société, un numéro continu et est chaînée à la précédente. Les corrections se font par extourne, l’original reste visible ; les mois verrouillés n’acceptent aucune écriture. Les pièces de Finance se trouvent dans l’archive commune de Docu | base, qui contient un modèle pour la documentation de procédure selon l’art. 4 de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; GeBüV).

Nous ne garantissons pas que votre comptabilité et votre conservation satisfont aux exigences légales. Cela reste votre responsabilité, au besoin avec la fiduciaire ou l’organe de révision.

Oui. Votre clientèle reçoit un espace client avec votre logo et votre couleur : aperçu, factures, offres, commandes, abonnements, paiements et documents. Elle ouvre des documents individuels sans compte via un lien protégé, l’espace complet avec une connexion personnelle.

Les offres sont acceptées en ligne, si vous le souhaitez avec signature. Le paiement se fait par facture QR ou, dès que vous avez configuré PayPal, directement en ligne ; le paiement est comptabilisé automatiquement. Une adresse de facturation modifiée ne s’applique qu’une fois que vous l’avez validée.

Oui, avec les factures récurrentes : de hebdomadaires à annuelles, payables à l’avance ou à terme échu, avec date de début et de fin. Pour chaque période, un seul document est créé, que la série émet et envoie automatiquement ou enregistre comme brouillon à vérifier.

Vous pouvez établir la facture un nombre de jours au choix avant le début de la période, mettre une série en pause sans refacturer la pause, ou facturer immédiatement la période suivante. Les changements de forfait en cours de durée déclenchés via l’interface (API) créditent les jours restants et facturent le nouveau forfait au prorata.

À la réception, oui : Docu | base reconnaît les e-factures structurées (XML intégré dans un PDF ou fichier XML) dans la boîte de réception et remplit ainsi les champs de la facture entrante. Finance | base lit les factures QR suisses sans IA.

Vous envoyez les factures QR émises, après vérification et validation, par eBill via votre propre compte connecté, directement dans l’e-banking de vos clients. Si eBill n’est pas possible, vous choisissez délibérément l’envoi postal comme solution de repli. Par e-mail, vous envoyez des factures avec PDF et section paiement Swiss QR. Par client, vous pouvez aussi enregistrer une adresse PEPPOL ; l’envoi via PEPPOL ne fait actuellement pas partie des fonctions garanties.