Docu | base: Questions fréquentes

Docu | base dépose chaque version comme entrée d’archive propre et inaltérable ; les corrections ne naissent que comme nouvelle version avec renvoi à l’original. Une somme de contrôle SHA-256 est tenue pour chaque fichier, et les accès sont journalisés sans lacune et en chaîne. On peut ainsi démontrer que le document et le journal n’ont pas été modifiés depuis le dépôt. Chaque mois, Docu vérifie les sommes de contrôle, les chaînes et la lisibilité.

Il s’agit d’une description technique, pas d’une garantie de conformité juridique. Si votre archivage dans son ensemble suffit, clarifiez-le avec votre organe de révision.

Oui, avec un modèle. Vous remplissez votre partie, déposez des versions avec date de validité et les téléchargez en PDF ; la partie sur l’exploitation du logiciel est jointe. Le modèle est un outil et ne remplace ni le contrôle par votre organe de révision ni un conseil juridique.

Avant la clôture annuelle, la vue « Archive complète ? » indique si, par exercice et par société, les pièces, les livres de comptes, les comptes annuels, la TVA, les salaires et la documentation de procédure se trouvent aux archives.

Chaque document appartient à une classe de conservation avec délai et base juridique. Selon la classe, le délai court à compter de la fin de l’exercice, de la date du document ou d’un événement comme la fin du contrat. Pour les livres de comptes et les pièces comptables, la loi prévoit dix ans à compter de la fin de l’exercice (Code des obligations, CO ; OR, art. 958f, al. 1).

L’aperçu des délais montre ce qui expire bientôt, ce qui peut être supprimé et ce qui est bloqué. Avec un blocage de suppression (legal hold), vous retenez des documents pour une procédure et levez le blocage en indiquant un motif.

Vous ne supprimez des documents échus que sur demande, qu’une deuxième personne approuve ou refuse. Vous déposez la demande directement sur la page du document, pour toutes les versions à la fois.

Une suppression anticipée est possible s’il existe un motif juridique, par exemple une demande d’effacement, une révocation, une finalité disparue ou un classement erroné. Pour les classes avec délai légal, elle n’est jamais possible. Dans la corbeille du lecteur réseau, Docu ne demande la suppression qu’après 30 jours, et une deuxième personne décide à nouveau.

Les nouveaux fichiers arrivent d’abord dans la boîte de réception. Vous y confirmez type, société et champs ; ce n’est qu’ensuite qu’ils sont archivés. Docu lit les pages numérisées sur ses propres serveurs en allemand, français, italien et anglais, sans transmettre de données à l’extérieur.

Pour les factures QR suisses, Docu reprend IBAN, montant et référence, et les e-factures structurées remplissent directement les champs de la facture entrante. Vous glissez plusieurs fichiers dans la boîte de réception par glisser-déposer.

La recherche en texte intégral parcourt le contenu et les champs, y compris dans les documents numérisés. Vous retrouvez un document par des termes, un numéro de facture ou un IBAN. Avec le langage de recherche, vous combinez des termes avec ET, OU et NON ou vous cherchez par champs et plages de dates.

La recherche fonctionne aussi avec des parties de mots : « Gerüst » (échafaudage) trouve aussi « Gerüstbau ». Vous ne voyez que les résultats que vous pouvez aussi ouvrir. Si vous avez des droits dans d’autres apps, la recherche affiche aussi leurs documents d’archives.

Oui. Dans l’éditeur de flux visuel, vous dessinez des flux avec tâches, embranchements, branches parallèles, actions, attente et fin. Un flux n’est activé que sans constats de vérification. Des modèles existent entre autres pour la validation de factures et la validation de contrats ; vous n’attribuez que les rôles.

Les tâches vont à des personnes, des rôles ou des responsables hiérarchiques ; une personne décide, toutes ou la majorité. Selon le montant, la validation peut aller à un autre niveau. En cas d’absence, une suppléance prend le relais.

Docu propose la signature électronique simple. Les collaborateurs signent un PDF une fois connectés ; la version signée avec feuille de signature devient une nouvelle version. Les personnes externes signent via un lien avec code par e-mail ou refusent en indiquant un motif, si vous le souhaitez dans un ordre fixe.

Docu ne propose aujourd’hui ni signature avancée ni signature qualifiée. Vous vérifiez au cas par cas si, pour un contrat donné, la signature simple suffit ou si une autre forme est prescrite.

Oui, via WebDAV. Docu apparaît dans le Finder ou l’Explorateur comme lecteur réseau, et vous ouvrez et enregistrez des documents directement depuis vos programmes. Pour cela, vous créez un accès lecteur propre avec un mot de passe qui n’est affiché qu’une fois et peut être révoqué.

Dans le lecteur, vous créez des dossiers, les déplacez et les renommez, avec les mêmes droits de dossier que sur le web. Les documents et dossiers supprimés restent 30 jours dans la corbeille ; les documents archivés et soumis à conservation ne peuvent pas être supprimés sur le lecteur. Un scanner peut déposer dans le dossier « Eingang » ; le document apparaît dans la boîte de réception de Docu.

Oui, si vous l’activez. Vous décidez vous-même si Docu archive des e-mails. Vous reprenez les e-mails existants à partir de fichiers .eml et .mbox sans modification, avec détection des doublons et archivage immédiat.

Vous reliez en outre d’autres boîtes mail via IMAP, en lecture seule. Vous les synchronisez d’un clic, et les boîtes reliées sont synchronisées automatiquement chaque nuit. Si et quels e-mails vous archivez, vous le déterminez selon vos propres exigences de conservation et de protection des données.

Vous reprenez les fonds anciens sous forme de fichier ZIP. Docu lit société, année et type dans le chemin et vous montre au préalable, dans un essai, ce qui sera créé. Ce n’est qu’ensuite que vous reprenez.

Qui change depuis un serveur de fichiers ou un autre système de documents reprend le classement existant avec la structure de dossiers et les droits : d’abord l’essai, puis la reprise, sans doublons et répétable à volonté. Pour les fonds plus importants, vous pouvez vous faire conseiller.

Oui. Vous exportez à tout moment toutes les données de votre entreprise de toutes les apps : JSON et CSV (Excel), documents dans leur format d’origine, description des champs et sommes de contrôle. L’export est créé en arrière-plan, téléchargeable pendant 7 jours et journalisé.

Après une résiliation, votre archive reste lisible et exportable ; les modifications sont alors bloquées. Pour la révision ou la fiduciaire, il existe en outre un export complet vérifiable au format ZIP, que vous pouvez contrôler sans notre logiciel avec le script joint.

Votre organe de révision reçoit un lien limité dans le temps, en lecture seule. Il montre l’inventaire et permet le téléchargement et l’export des années validées, sans compte propre. Chaque accès est journalisé, et vous pouvez révoquer le lien à tout moment.

Vous pouvez aussi remettre l’export complet vérifiable au format ZIP, avec fichiers, métadonnées, liste des hashs, extrait du journal et instructions de vérification. La révision contrôle ainsi l’exhaustivité et l’intégrité même sans accès à Docu.

Pour chaque dossier, vous déterminez quelle personne, quel rôle ou quel département peut lire, modifier ou gérer. Les sous-dossiers héritent des droits ; l’héritage peut être interrompu. La vue « Qui a accès ? » indique la raison.

Les types de documents sensibles ne sont visibles que des rôles que vous activez à cet effet. Chaque personne dispose en outre d’un classement personnel que seule elle voit et à partir duquel elle partage de façon ciblée. Les rôles prêts à l’emploi pour la gestion des documents et la responsabilité des archives ne donnent pas accès aux RH ni aux salaires.

Les fichiers d’archive ne sont stockés que chiffrés (AES-256-GCM) dans un stockage objet suisse, avec une clé propre à votre entreprise. À l’arrivée, chaque fichier est contrôlé quant à son format d’après son contenu et analysé à la recherche de logiciels malveillants. Chaque accès en lecture vérifie le compte client, la société, le type de document et la classe d’archive.

Une copie chiffrée est conservée chaque jour en un second lieu. Vous pouvez restaurer de manière ciblée des documents individuels ou l’état des données d’un jour. D’autres informations figurent dans la déclaration de protection des données.