QMS | base: Questions fréquentes

La correspondance normative est votre ossature de travail pour la norme : 55 chapitres et sous-chapitres de 4 à 10, désignés par des titres courts propres et sans texte de norme protégé. Vous évaluez chaque chapitre comme en attente, partiellement ou rempli, associez processus, documents, objectifs et rôles comme preuves et voyez le taux de couverture global et par chapitre principal.

Si vous excluez un chapitre comme non applicable, vous devez en saisir la justification. Qui passe de l’édition 2015 conduit la transition avec une liste de concordance.

Non. Seul l’organisme de certification décide, lors de l’audit, si une entreprise est certifiée. QMS | base vous donne les outils de préparation : un plan en neuf phases jusqu’à l’audit de certification, un rapport de lacunes pour les chapitres de la norme sans preuve et un dossier d’audit avec les documents les plus importants.

L’organisme de certification peut en outre recevoir un accès en lecture limité dans le temps, sans compte, uniquement pour les domaines choisis. Chaque accès est journalisé.

Chaque édition d’un document passe du brouillon, par la vérification et l’approbation, à « en vigueur » puis, plus tard, à « retiré ». Un rejet exige une justification. Qui a rédigé une édition ne peut ni la vérifier ni l’approuver (principe des quatre yeux) ; de très petites équipes peuvent désactiver cette règle dans les paramètres.

Chaque nouvelle édition consigne ce qui a changé et qui a vérifié et approuvé. Les anciennes éditions restent consultables.

Vous distribuez un document à tous, à une entreprise, à un département, à une fonction ou à des personnes individuelles et rendez la lecture obligatoire. Chaque personne voit ses lectures obligatoires ouvertes et confirme d’un clic avoir pris connaissance de l’édition en vigueur.

Les responsables voient pour chaque document qui a confirmé, ainsi que le taux de lecture. Vous relancez d’un clic les personnes qui n’ont pas encore confirmé. Si vous le souhaitez, vous joignez un quiz de compréhension : seule la personne qui l’a réussi peut alors confirmer.

Dans le programme d’audit, vous planifiez des audits sur jusqu’à trois ans et voyez quels processus actifs ne figurent encore dans aucun audit. Pour chaque audit, vous saisissez date, périmètre, objectifs, critères, processus, chapitres de la norme, responsable de l’audit et auditeurs.

Sans liste de contrôle propre, les questions sont générées à partir des processus et des chapitres de la norme du périmètre. D’une réponse « écart », vous créez d’un clic un constat avec mesure de suivi. Le rapport d’audit approuvé est créé en PDF et déposé aux archives.

Oui, avec l’app KMU | base. Les collaborateurs saisissent des signalements avec photo, les auditrices et auditeurs répondent sur place aux questions de leur audit, et les contrôles ainsi que les valeurs mesurées peuvent aussi être saisis sans réseau. À l’envoi, la synchronisation a lieu ; ce qui n’est pas clair est transmis comme cas à clarifier au service compétent.

Avec l’app, vous scannez en outre des étiquettes QR que vous imprimez pour les moyens de contrôle, les lots, les contrôles et les points de contrôle. Les mêmes droits s’appliquent que dans le portail.

Tous les collaborateurs peuvent signaler des non-conformités, des suggestions d’amélioration et des presque-accidents, sur demande de manière anonyme. Une barre indique où en est le signalement : signalé, à clarifier, mesures, efficacité, clôturé.

Vous consignez la mesure immédiate et l’analyse des causes, au choix avec 5 pourquoi, Ishikawa ou librement, et planifiez le contrôle de l’efficacité avec une date. Vous remplissez D1 à D8 directement dans le signalement et téléchargez le rapport 8D en PDF.

Vous saisissez la réclamation avec client, entreprise, e-mail et référence, et l’évaluez comme fondée, partiellement fondée ou non fondée. Vous consignez la réponse et le montant de la note de crédit dans la réclamation. Après la clôture, vous pouvez envoyer au client un lien limité dans le temps pour un retour sur sa satisfaction.

Pour une réclamation fondée avec montant, vous demandez une note de crédit d’un clic. Finance | base y crée un brouillon ; il y est vérifié et émis.

Vous gérez risques et opportunités dans des registres distincts, avec catégorie, causes, conséquences, processus, enjeu du contexte et propriétaire. Vous définissez vous-même la matrice des risques : niveaux par axe et seuils pour le jaune et le rouge.

Pour chaque risque, vous choisissez une stratégie, fixez l’évaluation cible et voyez chaque réévaluation dans l’historique. Si vous rattachez des mesures, le risque passe à « en traitement ». Vous gérez les contrôles récurrents comme contrôles SCI, avec une fréquence allant de quotidienne à annuelle.

Vous définissez les qualifications qu’exige une fonction et voyez dans la matrice de qualification le niveau cible, le niveau réel, les alertes d’expiration et le taux de réalisation par personne. Dans le catalogue de formations, vous proposez des formations en présentiel, en ligne et en e-learning.

Les collaborateurs s’inscrivent eux-mêmes ; les sessions complètes mènent à une liste d’attente, les formations soumises à approbation à une demande. À la fin, la personne reçoit un certificat en PDF et une inscription dans le référentiel de compétences. Des quiz avec seuil de réussite sont possibles.

Vous gérez les fournisseurs avec catégorie, prestation, personne de contact et statut : nouveau, agréé, conditionnel ou bloqué. L’évaluation se fait de 1 à 5 points selon des critères pondérés comme qualité, délai, prix, communication et réclamations, ou selon vos propres critères. Il en résulte une proposition de statut.

Pour un fournisseur, vous demandez d’un clic une auto-déclaration ; il répond via un lien sans compte. Le fournisseur peut être relié au créancier dans Finance | base.

QMS | base reprend les chiffres du système sous forme d’instantané, par exemple objectifs, audits, signalements, réclamations, mesures, risques et décisions antérieures. La revue se déroule en séance sous forme de présentation avec diapositives ; la direction évalue chaque section.

Vous suivez les décisions comme mesures. Après l’approbation, vous obtenez le procès-verbal en PDF, déposé aux archives. Séances, ordres du jour et procès-verbaux sont aussi gérés dans QMS | base.

Oui, comme aide de travail. En plus d’ISO 9001, vous activez ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 21001 et EFQM et menez la correspondance normative par norme. S’y ajoutent les aspects environnementaux (ISO 14001), l’évaluation des dangers (ISO 45001) et la déclaration d’applicabilité (ISO 27001) avec export Excel.

La matrice multinormes montre la couverture côte à côte ; vous reprenez les preuves sur des chapitres de même numéro d’une autre norme. Cela ne remplace pas une certification : elle est effectuée par un organisme de certification.

Oui. Vous activez des paquets pour les soins et les soins à domicile (Spitex), les denrées alimentaires, le laboratoire, les institutions sociales, la sécurité au travail, la protection des données, les équipementiers automobiles et GxP. Il en résulte des processus types, des projets de documents, des exigences pour le registre et des critères d’autoévaluation formulés dans nos propres mots.

Chaque paquet indique ce qu’il reste à vérifier sur le plan professionnel. Pour les denrées alimentaires, vous saisissez un plan HACCP avec points critiques pour la maîtrise, limites critiques et surveillance. Les paquets sont des modèles et ne remplacent pas un conseil spécialisé.

Vous posez des questions sur la norme. Pour cela, l’IA lit vos documents en vigueur et vos processus actifs, cite comme preuves ceux qu’elle a utilisés, avec leur édition, et signale une orientation générale sans preuve.

Les réponses ne deviennent visibles qu’après validation par une personne spécialisée, et seulement pour les personnes qui peuvent elles-mêmes voir les preuves. Le conseil normatif est une aide pour votre travail qualité, pas une déclaration de certification. L’IA est incluse dans chaque app ; les conditions figurent sur la page des prix.