Exporter les données de BambooHR : guide pour changer

BambooHR est un logiciel RH américain, moins répandu en Suisse, mais utilisé aussi ici. Si vous passez à une autre solution, vous avez besoin de vos données sous forme de fichiers : données du personnel, documents et absences. Ce guide présente les voies décrites par l'aide du fabricant.

Avant de commencer

Connectez-vous avec un utilisateur autorisé à créer des rapports et à consulter les documents de toutes les personnes. Créez un dossier pour rassembler tous les fichiers et traitez-le de façon confidentielle : les données du personnel sont particulièrement sensibles (nLPD).

Exportez avant de résilier BambooHR. À la fin du contrat, l'accès disparaît, alors que les pièces à portée comptable, par exemple les fiches de salaire, doivent être conservées dix ans (art. 958f CO). Remarque : les pages d'aide du fabricant ne sont lisibles en entier qu'après connexion. Les indications ci-dessous reposent sur des extraits de l'aide et sur les mises à jour officielles du produit ; les menus peuvent différer légèrement chez vous.

Étape par étape : l'export depuis BambooHR

1. Créer un rapport : ouvrez la section «Reports» et créez un rapport personnalisé (Custom Report). Choisissez tous les champs à reprendre : données de base, entrée, taux d'occupation, fonction et supérieurs.
2. Exporter le rapport : exportez le rapport en CSV, XLS ou PDF. Les rapports standard peuvent aussi être exportés vers Excel. Les filtres définis dans le rapport figurent sur l'export.
3. Absences : utilisez le rapport «Time Off Schedule» ou ajoutez le champ «Time Off: Amount Taken (Date Range)» à un rapport personnalisé. Exportez-le aussi en CSV, XLS ou PDF.
4. Documents par personne : ouvrez l'onglet «Documents» d'une personne, cliquez sur le bouton de téléchargement et choisissez «Download All Documents». Vous obtenez un fichier ZIP.
5. Répéter pour chaque personne : passez à la personne suivante avec «Previous» et «Next» et téléchargez à nouveau tous les documents. C'est fastidieux avec beaucoup de collaborateurs ; l'export complet de la section suivante est alors l'alternative.
6. Ranger les fichiers : enregistrez tout sans modification dans le dossier et notez la date de l'export.

L'historique des salaires ne s'exporte que pour BambooHR Payroll (États-Unis), via la page «Payroll History». Pour les entreprises suisses, c'est peu pertinent. Les fiches de salaire suisses se trouvent le plus souvent comme documents chez les personnes ou dans votre comptabilité salariale.

L'export complet par le fabricant

BambooHR propose un service dans lequel le fabricant exporte vos données en bloc (Export Services). Il est payant et réservé à l'Account Owner ou à un Full Admin. Une fois préparé, le paquet n'est disponible que pour une durée limitée. Les conditions et les coûts actuels sont à demander au support du fabricant. Pour passer à KMU | base, les rapports et les ZIP de documents suffisent en général. Si cela ne vous suffit pas, dites-le-nous : nous vous montrons volontiers l'export.

Exemple pratique : Bäckerei Moser

La Bäckerei Moser est une entreprise fictive de 18 collaborateurs répartis dans trois filiales. Elle change au 1er janvier. Début décembre, la propriétaire crée un rapport avec toutes les données de base et un second avec les jours de vacances pris dans l'année, tous deux en Excel. Elle télécharge les documents des 18 personnes, chacun en ZIP. Tout est transmis à KMU | base. Lors de l'essai, la boulangerie voit ce qui sera créé et ne valide qu'ensuite.

Sources

• Mises à jour du produit BambooHR sur les rapports, filtres et plages de dates, consultées le 9 novembre 2026 : bamboohr.com
• Aide BambooHR : «Export employee and candidate data» et «Export Services», consultée le 9 novembre 2026 : bamboohr.screenstepslive.com
• Code des obligations (CO, RS 220), art. 958f : fedlex.admin.ch

Ce guide décrit les menus de BambooHR d'après des extraits de l'aide du fabricant ; les intitulés peuvent changer. État des informations : 9 novembre 2026.