Daten aus BambooHR exportieren: Anleitung für den Wechsel

BambooHR ist eine HR-Software aus den USA, die in der Schweiz weniger verbreitet ist, aber auch hier genutzt wird. Wer zu einer anderen Lösung wechselt, braucht seine Daten in Dateien: Mitarbeitendendaten, Dokumente und Abwesenheiten. Diese Anleitung zeigt die Wege, die die Herstellerhilfe beschreibt.

Vorher: was Sie brauchen

Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der Berichte erstellen und Dokumente aller Personen sehen darf. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln, und behandeln Sie ihn vertraulich: Personaldaten sind besonders schützenswert (nDSG).

Exportieren Sie, bevor Sie BambooHR kündigen. Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, Unterlagen mit Buchhaltungsbezug, etwa Lohnabrechnungen, müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Hinweis: Die Hilfeseiten des Herstellers sind nur mit Anmeldung vollständig lesbar. Die folgenden Angaben stützen sich auf Auszüge der Hilfe und die offiziellen Produkt-Updates; die Menüs können bei Ihnen leicht abweichen.

Schritt für Schritt: Export aus BambooHR

1. Bericht erstellen: Öffnen Sie den Bereich «Reports» und legen Sie einen eigenen Bericht (Custom Report) an. Wählen Sie alle Felder, die Sie übernehmen möchten, also Stammdaten, Eintritt, Pensum, Funktion und Vorgesetzte.
2. Bericht exportieren: Exportieren Sie den Bericht als CSV, XLS oder PDF. Auch die Standardberichte lassen sich nach Excel exportieren. Filter, die Sie im Bericht gesetzt haben, erscheinen auf dem Export.
3. Abwesenheiten: Nutzen Sie den Bericht «Time Off Schedule» oder nehmen Sie das Feld «Time Off: Amount Taken (Date Range)» in einen eigenen Bericht auf. Exportieren Sie auch diesen als CSV, XLS oder PDF.
4. Dokumente je Person: Öffnen Sie bei einer Person den Reiter «Documents», klicken Sie auf den Download-Knopf und wählen Sie «Download All Documents». Sie erhalten eine ZIP-Datei.
5. Für jede Person wiederholen: Wechseln Sie mit «Previous» und «Next» zur nächsten Person und laden Sie wieder alle Dokumente herunter. Das ist bei vielen Mitarbeitenden aufwendig; der Gesamtexport im nächsten Abschnitt ist dann die Alternative.
6. Dateien ablegen: Speichern Sie alles unverändert im Ordner und notieren Sie das Exportdatum.

Die Lohnhistorie lässt sich nur bei BambooHR Payroll (USA) über die Seite «Payroll History» exportieren. Für Schweizer Betriebe ist das kaum relevant. Schweizer Lohnabrechnungen liegen meist als Dokumente bei den Personen oder in Ihrer Lohnbuchhaltung.

Der Gesamtexport durch den Hersteller

BambooHR bietet einen Dienst an, bei dem der Hersteller Ihre Daten gesammelt exportiert (Export Services). Er ist kostenpflichtig und steht nur dem Account Owner oder einem Full Admin zur Verfügung. Das Paket ist nach Bereitstellung nur für eine begrenzte Zeit abrufbar. Aktuelle Bedingungen und Kosten erfahren Sie beim Hersteller-Support. Für einen Wechsel zu KMU | base reichen in der Regel die Berichte und die Dokument-ZIPs. Reicht Ihnen das nicht aus, sagen Sie uns Bescheid: Wir zeigen Ihnen den Export gern.

Praxisbeispiel: Bäckerei Moser

Die Bäckerei Moser ist ein erfundener Betrieb mit 18 Mitarbeitenden in drei Filialen. Sie wechselt per 1. Januar. Anfang Dezember erstellt die Inhaberin einen Bericht mit allen Stammdaten und einen zweiten mit den bezogenen Ferientagen des laufenden Jahres, beide als Excel. Die Dokumente der 18 Personen lädt sie je als ZIP herunter. Alles geht an KMU | base. Im Probelauf sieht die Bäckerei, was neu angelegt wird, und gibt erst danach frei.

Quellen

• BambooHR Produkt-Updates zu Berichten, Filtern und Datumsbereichen, abgerufen am 9. November 2026: bamboohr.com
• BambooHR Hilfe: «Export employee and candidate data» und «Export Services», abgerufen am 9. November 2026: bamboohr.screenstepslive.com
• Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch

Diese Anleitung beschreibt die Menüs von BambooHR nach Auszügen der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.