Exporter les données de Personio : guide pour changer

Si vous quittez Personio pour un autre logiciel RH, vous avez besoin de vos données sous forme de fichiers : fichier du personnel, absences, documents et pièces pour la préparation des salaires. Ce guide montre où trouver les exports dans Personio et ce que vous en faites ensuite.

Avant de commencer

L'export complet de l'entreprise est réservé à la personne titulaire du compte ou responsable du contrat, avec le rôle d'administration. Pour les exports depuis la liste du personnel, votre utilisateur doit avoir l'autorisation d'exporter des données. Créez un dossier pour rassembler tous les fichiers et traitez-le de façon confidentielle : les données du personnel sont particulièrement sensibles (nLPD).

Exportez avant de résilier Personio. À la fin du contrat, l'accès disparaît, alors que les pièces à portée comptable, par exemple les fiches de salaire, doivent être conservées dix ans (art. 958f CO).

Étape par étape : l'export depuis Personio

1. Lancer l'export complet de l'entreprise : ouvrez les paramètres, puis, dans la section «Account & Support», les «Unternehmensstandardeinstellungen» (paramètres standard de l'entreprise) et l'onglet «Datenexport». Choisissez «Neuen Datenexport erstellen».
2. Attendre l'e-mail et télécharger : dès que l'export est prêt, vous recevez un e-mail. Les fichiers restent téléchargeables pendant 6 jours. Un nouvel export n'est possible que tous les 6 jours : prévoyez donc une marge.
3. Contrôler le contenu : vous obtenez au moins deux fichiers ZIP, l'un avec tous les documents (un dossier par personne, par catégorie), l'autre avec les données du personnel en CSV, par exemple profil, salaire, absences, présences, performance, onboarding et historique.
4. Exporter en plus la liste du personnel : sous «Unternehmen», ouvrez la «Personalliste», cliquez en haut à droite sur le symbole de partage et choisissez «Exportieren». Définissez le format de fichier, le filtre («Aktuelle Ansicht» ou «Alle Mitarbeitenden») et les colonnes.
5. Exporter certaines personnes : cochez les personnes voulues dans la liste, ouvrez le symbole à trois points et choisissez «Exportieren». Choisissez ensuite CSV ou Excel et les attributs.
6. Ranger les fichiers : enregistrez tout sans modification dans le dossier et notez la date de l'export.

Absences, documents et salaires

Les vacances et les absences sont comprises dans l'export de l'entreprise. L'aide de Personio ne décrit pas d'export distinct des absences. Les documents font également partie de l'export de l'entreprise. L'export en masse depuis son propre profil (onglet «Dokumente», «Alle Dokumente exportieren») ne concerne en revanche que ses propres documents.

Pour la préparation des salaires, ouvrez «Lohnbuchhaltung», choisissez la société et le groupe de décompte, puis validez le décompte. Sous «Dokumente», vous trouvez ensuite le fichier Excel «Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_Nummer.xlsx». Des exports complémentaires se lancent avec «Export erstellen». En règle générale, Personio ne calcule pas lui-même les salaires ; les fiches de salaire établies se trouvent comme documents dans les profils et sont comprises dans l'export des documents. L'aide mentionne aussi une interface de programmation publique. Pour passer à KMU | base, vous n'en avez pas besoin.

Exemple pratique : Alpstein Bau AG

Alpstein Bau AG est une entreprise de construction fictive de 40 collaboratrices et collaborateurs. La direction change au 1er janvier. Début décembre, la personne administratrice lance l'export de l'entreprise et télécharge les deux fichiers ZIP. Elle exporte en plus la liste du personnel complète au format Excel. Les fichiers sont transmis à KMU | base. Lors de l'essai, l'entreprise voit quelles personnes, absences et documents seront créés, et ne valide qu'ensuite. Jusqu'à la date de bascule, l'équipe continue de travailler dans Personio.

Sources

• Aide Personio : «Unternehmensdaten exportieren», consulté le 9 novembre 2026 : support.personio.de
• Aide Personio : «Daten aus der Personalliste exportieren», «Vorbereitende Lohnbuchhaltung» et «Dokumente exportieren», consulté le 9 novembre 2026 : support.personio.de
• Code des obligations (CO, RS 220), art. 958f : fedlex.admin.ch

Ce guide décrit les menus de Personio d'après l'aide du fabricant ; les intitulés peuvent changer. Les noms de menu sont cités dans leur forme allemande d'origine. État des informations : 9 novembre 2026.