Wer von Personio zu einer anderen HR-Software wechselt, braucht seine Daten in Dateien: Personalstamm, Abwesenheiten, Dokumente und die Unterlagen zur Lohnvorbereitung. Diese Anleitung zeigt, wo Sie die Exporte in Personio finden, und was Sie danach mit den Dateien tun.
Vorher: was Sie brauchen
Der gesamte Unternehmensexport steht nur der kontoinhabenden oder vertragsverantwortlichen Person mit Admin-Rolle zur Verfügung. Für Exporte aus der Personalliste braucht Ihr Benutzer die Berechtigung für den Datenexport. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln, und behandeln Sie ihn vertraulich: Personaldaten sind besonders schützenswert (nDSG).
Exportieren Sie, bevor Sie Personio kündigen. Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, Unterlagen mit Buchhaltungsbezug, etwa Lohnabrechnungen, müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus Personio
- Ganzen Unternehmensexport starten: Öffnen Sie die Einstellungen, im Abschnitt «Account & Support» die «Unternehmensstandardeinstellungen» und dort den Reiter «Datenexport». Wählen Sie «Neuen Datenexport erstellen».
- E-Mail abwarten und herunterladen: Sobald der Export bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail. Die Dateien bleiben 6 Tage lang herunterladbar. Ein neuer Export ist nur alle 6 Tage möglich, planen Sie also einen Reserve-Tag ein.
- Inhalt prüfen: Sie erhalten mindestens zwei ZIP-Dateien: eine mit allen Dokumenten (ein Ordner je Person, nach Kategorie) und eine mit den Mitarbeitendendaten als CSV, zum Beispiel Profil, Gehalt, Abwesenheiten, Anwesenheiten, Performance, Onboarding und Historie.
- Personalliste zusätzlich exportieren: Öffnen Sie unter «Unternehmen» die «Personalliste», klicken Sie oben rechts auf das Freigabe-Symbol und wählen Sie «Exportieren». Bestimmen Sie Dateiformat, Filter («Aktuelle Ansicht» oder «Alle Mitarbeitenden») und Spalten.
- Einzelne Personen exportieren: Markieren Sie in der Personalliste die gewünschten Personen per Kontrollkästchen, öffnen Sie das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie «Exportieren». Danach wählen Sie CSV oder Excel und die Attribute.
- Dateien ablegen: Speichern Sie alles unverändert im Ordner und notieren Sie das Exportdatum.
Abwesenheiten, Dokumente und Lohn
Ferien und Abwesenheiten sind im Unternehmensexport enthalten. Einen eigenen Abwesenheits-Export beschreibt die Personio-Hilfe nicht. Dokumente liegen ebenfalls im Unternehmensexport. Der Massenexport im eigenen Profil (Reiter «Dokumente», «Alle Dokumente exportieren») gilt dagegen nur für die eigenen Dokumente.
Für die Lohnvorbereitung öffnen Sie «Lohnbuchhaltung», wählen Gesellschaft und Abrechnungsgruppe und geben die Abrechnung frei. Unter «Dokumente» finden Sie danach die Excel-Datei «Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_Nummer.xlsx». Zusatzexporte starten Sie mit «Export erstellen». Personio rechnet Löhne in der Regel nicht selbst ab; fertige Lohnabrechnungen liegen als Dokumente in den Profilen und sind im Dokumentenexport enthalten. Die Hilfe verweist ausserdem auf eine öffentliche Programmierschnittstelle. Für den Wechsel zu KMU | base brauchen Sie sie nicht.
Praxisbeispiel: Alpstein Bau AG
Die Alpstein Bau AG ist eine erfundene Baufirma mit 40 Mitarbeitenden. Die Geschäftsleitung wechselt per 1. Januar. Anfang Dezember löst die Person mit Admin-Rolle den Unternehmensexport aus und lädt die beiden ZIP-Dateien herunter. Zusätzlich exportiert sie die Personalliste mit allen Mitarbeitenden als Excel. Die Dateien gehen an KMU | base. Im Probelauf sieht die Firma, welche Personen, Absenzen und Dokumente neu angelegt werden, und gibt erst danach frei. Bis zum Stichtag arbeitet das Team weiter in Personio.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Alles Weitere steht auf der Seite Von Personio zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
3. Dokumente gleich mit. Die Ordner je Person aus dem Export werden den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- Personio Hilfe: «Unternehmensdaten exportieren», abgerufen am 9. November 2026: support.personio.de
- Personio Hilfe: «Daten aus der Personalliste exportieren», «Vorbereitende Lohnbuchhaltung» und «Dokumente exportieren», abgerufen am 9. November 2026: support.personio.de
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von Personio nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.