Esportare i dati da Personio: guida al cambio

Se passate da Personio a un altro software per le risorse umane, vi servono i dati in forma di file: anagrafica del personale, assenze, documenti e documenti per la preparazione dei salari. Questa guida mostra dove trovare le esportazioni in Personio e che cosa farne dopo.

Prima di iniziare

L'esportazione completa dell'azienda è riservata alla persona titolare dell'account o responsabile del contratto, con ruolo di amministrazione. Per le esportazioni dall'elenco del personale, il vostro utente deve avere l'autorizzazione all'esportazione dei dati. Create una cartella dove raccogliere tutti i file e trattatela in modo riservato: i dati del personale sono particolarmente sensibili (nLPD).

Esportate prima di disdire Personio. Alla fine del contratto l'accesso scompare, mentre i documenti rilevanti per la contabilità, ad esempio i conteggi salariali, vanno conservati per dieci anni (art. 958f CO).

Passo dopo passo: l'esportazione da Personio

1. Avviare l'esportazione completa dell'azienda: aprite le impostazioni, nella sezione «Account & Support» le «Unternehmensstandardeinstellungen» (impostazioni standard dell'azienda) e la scheda «Datenexport». Scegliete «Neuen Datenexport erstellen».
2. Attendere l'e-mail e scaricare: quando l'esportazione è pronta ricevete un'e-mail. I file restano scaricabili per 6 giorni. Una nuova esportazione è possibile solo ogni 6 giorni: prevedete quindi un giorno di riserva.
3. Controllare il contenuto: ottenete almeno due file ZIP, uno con tutti i documenti (una cartella per persona, per categoria) e uno con i dati del personale in CSV, ad esempio profilo, salario, assenze, presenze, performance, onboarding e storico.
4. Esportare in aggiunta l'elenco del personale: sotto «Unternehmen» aprite la «Personalliste», cliccate in alto a destra sul simbolo di condivisione e scegliete «Exportieren». Definite formato del file, filtro («Aktuelle Ansicht» o «Alle Mitarbeitenden») e colonne.
5. Esportare singole persone: selezionate le persone desiderate nell'elenco con la casella, aprite il simbolo con i tre puntini e scegliete «Exportieren». Poi scegliete CSV o Excel e gli attributi.
6. Archiviare i file: salvate tutto senza modifiche nella cartella e annotate la data dell'esportazione.

Assenze, documenti e salari

Vacanze e assenze sono incluse nell'esportazione dell'azienda. La guida di Personio non descrive un'esportazione separata delle assenze. Anche i documenti fanno parte dell'esportazione dell'azienda. L'esportazione in blocco dal proprio profilo (scheda «Dokumente», «Alle Dokumente exportieren») riguarda invece soltanto i propri documenti.

Per la preparazione dei salari aprite «Lohnbuchhaltung», scegliete società e gruppo di conteggio e approvate il conteggio. Sotto «Dokumente» trovate poi il file Excel «Lohnbuchhaltung_MM_JJJJ_Nummer.xlsx». Esportazioni supplementari si avviano con «Export erstellen». Di regola Personio non calcola i salari in proprio; i conteggi salariali già emessi si trovano come documenti nei profili e sono inclusi nell'esportazione dei documenti. La guida menziona anche un'interfaccia di programmazione pubblica. Per passare a KMU | base non vi serve.

Esempio pratico: Alpstein Bau AG

Alpstein Bau AG è un'impresa edile immaginaria con 40 collaboratori. La direzione cambia al 1° gennaio. A inizio dicembre la persona amministratrice avvia l'esportazione dell'azienda e scarica i due file ZIP. In più esporta in Excel l'elenco completo del personale. I file vanno a KMU | base. Nella prova l'azienda vede quali persone, assenze e documenti verranno creati e approva solo dopo. Fino alla data del passaggio il team continua a lavorare in Personio.

Fonti

• Guida Personio: «Unternehmensdaten exportieren», consultata il 9 novembre 2026: support.personio.de
• Guida Personio: «Daten aus der Personalliste exportieren», «Vorbereitende Lohnbuchhaltung» e «Dokumente exportieren», consultate il 9 novembre 2026: support.personio.de
• Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 958f: fedlex.admin.ch

Questa guida descrive i menu di Personio secondo la guida del produttore; le denominazioni possono cambiare. I nomi dei menu sono riportati nella forma tedesca originale. Stato delle informazioni: 9 novembre 2026.