Domande frequenti

Con Aprire un conto di prova sceglie le app che desidera conoscere, inserisce la Sua azienda e conferma il Suo indirizzo e-mail. Poi configuriamo il Suo portale.

Il primo mese è gratuito e in questo periodo può essere disdetto senza costi. Se non disdice per la fine del mese gratuito, iniziano la durata minima secondo le condizioni generali e l’utilizzo a pagamento. Le condizioni si trovano nelle condizioni generali e sulla pagina dei prezzi.

Se desidera prima soltanto dare un’occhiata, usi la demo con dati fittizi.

Sì. Sulla pagina della demo riceve per 7 giorni un’azienda demo tutta Sua, piena di dati di esempio fittizi, in tutte le app e senza password, contratto o carta di credito. Nella barra della demo cambia ruolo, per esempio tra titolare, risorse umane, contabilità e collaboratori.

E-mail, SMS e comunicazioni non lasciano mai la demo; dopo 7 giorni viene cancellata. Non inserisca dati personali reali.

Preferisce un colloquio? Le mostriamo i processi anche di persona.

L’applicazione, la banca dati e i salvataggi giornalieri funzionano in centri di calcolo in Svizzera, il cui gestore è certificato secondo ISO 27001, 9001, 14001 e 50001. I documenti sono conservati cifrati nell’archiviazione di oggetti svizzera e anche la trasmissione è cifrata.

Un registro degli accessi documenta chi ha visto o modificato quali dati personali e quando. Per i dati che Lei tratta nelle app, KMU | base agisce in qualità di responsabile del trattamento; titolare del trattamento resta la Sua azienda.

Chi riceve i dati e come esercitare i Suoi diritti è indicato nell’informativa sulla protezione dei dati.

La ripresa dei dati da parte di KMU | base è gratuita. Carica i Suoi dati in modo sicuro nella dashboard, in Impostazioni › Migrazione dei dati, per tutte le app del Suo conto e senza ordine né attivazione. Li trasferiamo nel Suo conto entro 24 ore nei giorni lavorativi. Non è previsto alcun costo di attivazione.

In alternativa può riprendere i dati da sé: l’assistente di importazione lavora con simulazione, rapporto di riconciliazione e annullamento.

Per casi particolari ci contatti prima.

Prezzi, livelli, pacchetti e sconti si trovano esclusivamente sulla pagina dei prezzi; lì calcola la Sua selezione anche con il calcolatore dei prezzi. Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa.

Ogni app è completa e prenotabile singolarmente. Non deve acquistare moduli o plugin aggiuntivi: l’IA e tutti gli aggiornamenti sono inclusi. Sono facoltativi soltanto i pacchetti supplementari, per esempio per spazio di archiviazione, IA o e-mail di newsletter, nonché ulteriori società in HR | base.

Per le aziende più grandi allestiamo un’offerta individuale.

Fanno stato le condizioni generali. Secondo queste, il primo mese di utilizzo è gratuito e disdettabile per la sua fine, salvo che l’ordinazione preveda diversamente. Segue una durata minima; poi il contratto prosegue a tempo indeterminato ed è disdettabile mensilmente. Le app prenotate in aggiunta si disdicono singolarmente.

Dopo la fine del contratto, KMU | base mette a disposizione i Suoi dati tramite le esportazioni standard per un periodo indicato nelle condizioni generali. Queste precisano anche che KMU | base fornisce software e non è tenuta a prestare consulenza giuridica, fiscale o fiduciaria.

Durata e termini sono indicati nelle condizioni generali, i prezzi nella pagina dei prezzi.

Sì, l’app «KMU | base» esiste per iOS e Android ed è inclusa nelle app. I collaboratori timbrano (anche offline), richiedono le vacanze, aprono documenti e conteggi salariali e ricevono comunicazioni. Documenti e conteggi salariali si possono proteggere con Face ID o impronta digitale.

Le persone autorizzate sbrigano anche in mobilità compiti di Finance, Docu, QMS e Sales, per esempio fotografare giustificativi di spesa o approvare richieste. L’app è disponibile in tedesco, francese, italiano e inglese.

L’IA è inclusa in ogni app prenotata; ne fa parte un contingente mensile, mentre i pacchetti supplementari sono facoltativi (vedere la pagina dei prezzi). Risponde a domande, trova pagine e prepara modifiche.

Lettura e bozze le ottiene direttamente. Ogni modifica e ogni azione verso l’esterno compare prima come anteprima e viene eseguita solo dopo la Sua approvazione. L’IA non ha diritti propri, ma soltanto quelli della persona che pone la domanda.

L’elaborazione avviene esclusivamente in Svizzera, senza addestramento con i Suoi dati. Una persona autorizzata attiva l’IA consapevolmente. Maggiori informazioni sulla pagina dedicata all’IA.

KMU | base supporta l’accesso a due fattori con un codice generato da un’app di autenticazione; sono disponibili codici di emergenza. L’obbligo lo stabilisce per ruolo; per impostazione predefinita vale per amministrazione e HR.

A ciò si aggiungono una durata limitata della sessione, il blocco dell’account dopo più tentativi falliti e il rifiuto di password note o troppo semplici. Chi viene bloccato è disconnesso subito dal web e dall’app.

Ogni file viene archiviato cifrato e il registro degli accessi mostra chi ha visto che cosa e quando.

Tramite ruoli e diritti. Esistono quattro ruoli di base (amministrazione, HR, superiori, collaboratori) e ruoli propri, che copia da modelli. Per ogni ruolo stabilisce i livelli per ciascuna area, gestisce separatamente i campi sensibili come salario, numero AVS o dati sanitari e limita l’ambito dei dati, per esempio al proprio team o a determinate società.

Ogni pagina e ogni azione verifica il diritto sul server. Con «Visualizza come questa persona» controlla, in sola lettura e con registrazione, che cosa vede una persona.

Tutte le vie di contatto, compreso il numero di telefono, si trovano sulla pagina dei contatti.

Nelle app risponde dapprima l’assistente. Se non riesce ad aiutarLa, crea un ticket di supporto e lo segue in «Il mio account». Secondo le CG offriamo supporto nei giorni lavorativi svizzeri; tempi di reazione particolari valgono soltanto se concordati.

Il supporto accede ai Suoi dati solo se glielo consente per un periodo limitato. L’autorizzazione può essere revocata in qualsiasi momento.

In tedesco, francese, italiano e inglese. Ogni persona sceglie la propria lingua nel profilo, la Sua azienda può impostare una lingua predefinita; la lingua segue la persona, non il dispositivo. App, e-mail e testi giuridici sono disponibili in tutte e quattro le lingue; numeri, data e valuta compaiono nei formati svizzeri.

Contratti, certificati di lavoro e giustificativi li crea nella lingua della destinataria o del destinatario. L’IA risponde nella lingua della Sua domanda e traduce i testi.

Sì, senza sovrapprezzo e senza lock-in. Esporta tutti i dati della Sua azienda da tutte le app in JSON e CSV (Excel), i documenti nel formato originale, con descrizione dei campi e somme di controllo. L’esportazione viene creata in background, resta disponibile per il download per 7 giorni e viene registrata.

Inoltre esistono esportazioni nel formato della Sua fiduciaria o del Suo programma di contabilità, nonché un’API REST pubblica con chiave API per i Suoi sistemi. Che cosa vale dopo una disdetta lo regolano le condizioni generali.

Sì. I gruppi di aziende li gestisce in un unico conto, ogni azienda con proprio indirizzo e IDI; l’azienda funge da filtro e da ambito dei dati. In Finance | base ogni società ha un proprio piano dei conti, un proprio giornale e propri esercizi, e in alto passa da una società all’altra. In HR | base per ogni azienda cura l’intestazione del contratto e il regolamento spese.

Le persone si possono limitare a determinate società. Come vengono fatturate ulteriori società è indicato sulla pagina dei prezzi.

Sì, con un conto bancario svizzero. Fatture e solleciti vengono creati come PDF/A con sezione di pagamento Swiss QR, a scelta con QR-IBAN e riferimento QR oppure con IBAN e riferimento RF.

Senza un conto bancario svizzero emette fatture senza sezione di pagamento QR: con IBAN e BIC di qualsiasi Paese, con coordinate bancarie libere o soltanto con PayPal. Finance | base non emette una fattura senza un collegamento bancario valido e senza un mittente completo.

La guida alla fattura QR spiega a che cosa prestare attenzione nella creazione.

Con la conversione, senza ribattere nulla: dall’offerta un ordine o una fattura, dall’ordine una fattura, una bolla di consegna o una lista di prelievo, dalla bolla di consegna una fattura. Sul documento vede origine e documenti successivi con stato.

Gli ordini si fatturano in parti: per quantità, come acconto in percentuale o come fattura finale con deduzione degli acconti. Registra gli sconti per posizione o sull’intero documento. La Sua clientela accetta le offerte online, se lo desidera.

L’elenco solleciti mostra tutte le fatture scadute con il livello successivo; sollecita singolarmente o con un’esecuzione collettiva. I livelli sono tre: promemoria di pagamento, primo e secondo sollecito, secondo i Suoi termini e, se lo desidera, con spese, come PDF per e-mail. Prima dell’invio vede livello, importo aperto, spese, termine e destinatario.

La clientela con blocco dei solleciti, per esempio in caso di accordo di pagamento rateale, non riceve proposte di sollecito. L’esecuzione dei solleciti mostra separatamente quanti solleciti sono stati creati e quanti recapitati.

Su termini e interessi di mora informa la guida.

Finance | base calcola il rendiconto dalle Sue registrazioni secondo le cifre del modulo, per aliquota con cifra d’affari e imposta. Con il metodo effettivo le cifre seguono il modulo dell’AFC; con l’aliquota saldo verifica l’assegnazione delle cifre sul modulo dell’AFC prima del trasferimento. Alla chiusura Finance deposita il file XML in modo immodificabile nell’archivio dei giustificativi.

Finance | base non si occupa della presentazione: scarica il rendiconto come file eCH-0217 e lo presenta Lei stesso nel portale dell’AFC. Il file corrisponde attualmente a eCH-0217 nella versione 1.0; il portale richiede una versione più recente, perciò non è garantita l’importazione. Fino al passaggio a quella versione trasferisce i valori a mano dalla bozza.

Per ogni società stabilisce a partire da una data se è assoggettata all’IVA, con quale metodo, genere di controprestazione e periodo. Sono supportati il metodo effettivo e l’aliquota saldo, la controprestazione convenuta e quella ricevuta, nonché aliquote con validità, in modo che ogni registrazione sia calcolata con l’aliquota della sua data.

I valori al di fuori della contabilità, per esempio la deduzione successiva dell’imposta precedente o le correzioni dell’imposta precedente, li integra direttamente nel rendiconto. Dopo la chiusura crea un rendiconto di correzione che riporta soltanto la differenza rispetto alla versione presentata.

Quale metodo faccia al caso Suo lo chiarisce con l’AFC o con la Sua fiduciaria.

Finance | base legge camt.053 e camt.054 nonché estratti conto in CSV. Ogni movimento viene ripreso una sola volta, anche se carica di nuovo lo stesso file.

I pagamenti con riferimento QR o RF si assegnano da soli alla fattura di vendita. Per gli altri movimenti Finance propone assegnazioni con giustificativo, partner e importo. Con le regole bancarie, se lo desidera, registra automaticamente i movimenti ricorrenti; un movimento ignorato lo recupera con registrazione nel protocollo.

La guida alla riconciliazione bancaria lo spiega passo dopo passo.

Carica le fatture come PDF o immagine oppure le invia al Suo indirizzo di ricezione. Finance legge il codice Swiss QR e, se manca, il testo del PDF, senza IA e senza collegamento verso l’esterno, riconosce i duplicati e propone creditore, conto, codice IVA e scadenza. Lei conferma e registra.

Il pagamento avviene tramite un ciclo di pagamento: Finance genera un file pain.001 che carica nel Suo e-banking e lì approva. Oltre il limite del principio dei quattro occhi esegue un’altra persona. Una proposta di contabilizzazione tramite IA esiste soltanto su richiesta con un clic.

I collaboratori fotografano la ricevuta o caricano un PDF, registrano data, categoria, importo e scopo e presentano il conteggio, anche nell’app. Può approvare chi decide anche le assenze della persona, oppure la contabilità, mai il proprio conteggio; il rifiuto richiede un motivo.

I giustificativi di spesa confluiscono in modo immodificabile nell’archivio. Le spese approvate vengono pagate con un ordine di pagamento o, se l’elaborazione salariale le preleva, con il salario. In caso di valuta estera registra il corso; il corso mensile viene proposto.

Sì. Gestisce più magazzini con posti di magazzino e vede giacenza, riservato, disponibile e valore di magazzino; gli articoli sotto la scorta minima sono evidenziati. Bolle di consegna e fatture registrano l’uscita all’emissione, le liste di prelievo al completamento del prelievo.

Si aggiungono l’entrata merci da ordini, l’inventario, i lotti con data di scadenza e numeri di serie, la stampa di etichette e la scansione con fotocamera o scanner manuale. La valutazione avviene con prezzo medio mobile, FIFO o prezzo standard.

Sì. Invita la Sua fiduciaria con e-mail, società e diritti (lettura, registrazione ed esportazione o chiusura); il modello di ruolo «Fiduciaria» comprende lettura, registrazione ed esportazione. L’accesso non riceve diritti di base HR. Le persone contrassegnate come accesso fiduciario non contano come utenti Finance e non aumentano il Suo prezzo.

La fiduciaria esporta giornale, elenco dei saldi e conto economico in CSV o Excel; ogni esportazione viene registrata. Gli studi fiduciari possono registrarsi come partner.

Finance | base tiene un giornale senza lacune: ogni registrazione riceve per ogni società un numero progressivo ed è concatenata alla precedente. Si corregge con lo storno, l’originale resta visibile; i mesi bloccati non accettano registrazioni. I giustificativi di Finance si trovano nell’archivio comune di Docu | base, che contiene un modello per la documentazione della procedura secondo l’art. 4 Olc (GeBüV).

Non garantiamo che la Sua tenuta dei libri e la Sua conservazione soddisfino i requisiti legali. Ciò resta una Sua responsabilità, se necessario con la fiduciaria o l’ufficio di revisione.

Sì. La Sua clientela riceve un’area clienti con il Suo logo e il Suo colore: panoramica, fatture, offerte, ordini, abbonamenti, pagamenti e documenti. Apre i singoli documenti senza account tramite un link protetto, l’area completa con accesso personale.

Le offerte si accettano online, se lo desidera con firma. Si paga con la fattura QR oppure, non appena ha configurato PayPal, direttamente online; il pagamento viene registrato automaticamente. Un indirizzo di fatturazione modificato vale solo dopo la Sua approvazione.

Sì, con Fatture ricorrenti: da settimanali ad annuali, anticipate o posticipate, con data di inizio e di fine. Per ogni periodo nasce esattamente un documento, che la serie emette e invia automaticamente oppure crea come bozza per la verifica.

Può emettere la fattura un numero di giorni a scelta prima dell’inizio del periodo, mettere in pausa una serie senza fatturare a posteriori la pausa, oppure fatturare subito il periodo successivo. I cambi di pacchetto avviati tramite l’interfaccia (API) a metà durata accreditano i giorni residui e fatturano il nuovo pacchetto proporzionalmente.

In ricezione sì: Docu | base riconosce all’arrivo le e-fatture strutturate (XML incorporato in un PDF o un file XML) e con esse compila i campi della fattura in entrata. Le fatture QR svizzere le legge Finance | base senza IA.

Le fatture QR emesse le invia, dopo verifica e approvazione, tramite eBill dal Suo conto collegato direttamente all’e-banking dei Suoi clienti. Se eBill non è possibile, sceglie consapevolmente l’invio postale come ripiego. Per e-mail invia le fatture con PDF e sezione di pagamento Swiss QR. Per ogni cliente può inoltre registrare un indirizzo PEPPOL; l’invio tramite PEPPOL attualmente non fa parte delle funzioni garantite.

Timbrano arrivo, pausa e uscita sul web, nell’app o al terminale. I profili di timbratura stabiliscono per azienda, sede, reparto o persona quali canali sono consentiti; sono disponibili cinque modelli già pronti. Il tempo lo assegna a un progetto o a un cantiere e, se lo desidera, verifica la posizione tramite geofence.

I modelli di orario teorico riproducono anche l’orario di lavoro annuale. L’app mostra indicazioni secondo la legge sul lavoro, per esempio su pause mancanti o sul riposo; ciò non sostituisce una consulenza giuridica. I superiori approvano il mese, HR lo chiude.

Sì, con il terminale del team nel browser: installa un tablet in modalità chiosco e lo abbina con un codice generato da HR; un dispositivo smarrito viene bloccato subito da HR. I collaboratori si identificano con badge NFC, badge QR, elenco dei nomi o numero del personale, di regola con PIN.

Se la rete cade, il terminale continua a timbrare e invia le registrazioni in un secondo momento; ciò che non è chiaro finisce come caso da chiarire presso HR. Il software del terminale è incluso, tablet e supporti a parete non sono compresi.

I collaboratori richiedono le assenze sul web o nell’app: giornate intere, mezze giornate o a ore, con sostituto e osservazione. I superiori vedono alla richiesta le vacanze residue, le persone del reparto assenti nello stesso momento e gli impieghi interessati, e approvano con un clic.

Il conto vacanze mostra diritto, riporto, vacanze godute, pianificate e residue; riporto e decadenza li gestisce tramite regole. I giorni festivi seguono il cantone indicato nel modello di orario, le assenze approvate vengono accreditate nel conto ore. Nel calendario del team colleghe e colleghi vedono soltanto «Assente».

Sì, con elaborazioni salariali proprie: dati salariali con validità dalla data di riferimento, salario mensile e orario con indennità per vacanze e giorni festivi, 13a e 14a mensilità, AVS/AI/IPG, AD, LAINF, IGM, LPP, assegni familiari e imposta alla fonte. Un’elaborazione salariale passa da calcolata a verificata fino ad approvata da una seconda persona.

Riceve i conteggi salariali in PDF, il certificato di salario (modulo 11), un file di pagamento pain.001 e il pacchetto di registrazione per Finance | base. Le notifiche secondo ELM 6.0 le scarica come XML; la trasmissione diretta alle autorità attualmente non fa parte della funzione. La contabilità salariale non è ancora certificata Swissdec.

Sì. HR | base offre un collegamento a SwissSalary: assegna una sola volta generi di salario, assenze e centri di costo, stabilisce per ogni campo quale sistema ha la guida e trasferisce entrate, mutazioni, uscite nonché ore e assenze approvate senza doppia registrazione.

Per altri programmi salariali e per la Sua fiduciaria esporta ore, assenze e spese in CSV o Excel con colonne a libera scelta, per registrazione o come somma mensile. Ogni trasferimento figura nel protocollo dei trasferimenti. Quale soluzione faccia al caso Suo lo discutiamo volentieri in un colloquio.

Sì. Sceglie tra certificato intermedio, certificato finale o attestazione di lavoro; nome, entrata, uscita, funzione e compiti sono precompilati. Sono disponibili elementi di testo nel linguaggio svizzero dei certificati per ogni criterio e livello di voto; i voti li propone la valutazione confermata più recente.

Un certificato passa da bozza, verifica e approvazione; di regola può approvare soltanto una persona diversa da quella che ha apportato l’ultima modifica. L’esportazione avviene in PDF o Word, anche in francese, italiano e inglese.

Secondo l’art. 330a CO la lavoratrice o il lavoratore può chiedere in ogni momento un certificato di lavoro. Il contenuto è sotto la Sua responsabilità.

Registra e pubblica posti con anteprima e configura la pagina carriere per ogni azienda con un proprio branding. I candidati inviano la documentazione senza login, in tedesco, francese, italiano o inglese. I documenti vengono letti localmente, le candidature multiple riconosciute.

Le candidature attraversano come pipeline le Sue fasi; il Suo team valuta, pianifica colloqui e invia e-mail da modelli. I rifiuti partono per impostazione predefinita in modo ritardato e fino ad allora si possono annullare. Le candidature concluse vengono cancellate o rese anonime dopo il Suo termine; il pool di talenti esiste soltanto con consenso. L’IA riassume le candidature senza classifica.

Registrando un’entrata o un’uscita, la checklist nasce da sola. Parte da un modello standard svizzero per PMI con circa 90 punti già pronti e lo adatta nell’editor dei modelli; caselle come cantiere, autista o imposta alla fonte mostrano o nascondono i punti pertinenti. Ogni punto ha un ruolo e una scadenza calcolata e si può delegare per e-mail.

Prima del primo giorno la nuova persona registra nel preboarding, tramite un link a tempo limitato, i dati personali e i documenti e conferma il contratto. HR verifica e trasferisce tutto, cifrato, nel dossier del personale.

Secondo l’art. 25 della legge sulla protezione dei dati (LPD, detta anche nLPD; DSG) ogni persona può chiedere se dati personali che la concernono sono oggetto di trattamento; le informazioni sono in linea di principio gratuite e di norma fornite entro 30 giorni.

In HR | base scarica con un clic tutti i dati personali di una persona o l’intero dossier come ZIP, le parti sensibili soltanto con il diritto corrispondente; la consultazione viene registrata. Lo stesso vale per le candidature. I termini di cancellazione li imposta Lei stesso, un’elaborazione giornaliera cancella ciò che è scaduto. Ciò non sostituisce una consulenza giuridica.

Ruoli e diritti regolano l’accesso. Oltre ad amministrazione, HR, superiori e collaboratori crea ruoli propri, per esempio «Assistenza HR». Campi sensibili come salario, numero AVS, coordinate bancarie o dati sanitari li assegna separatamente. I superiori vedono soltanto il loro team.

La rubrica «Gestione del personale & procedure» con colloqui, ammonimenti e procedure di disdetta è inoltre protetta: diritto proprio, contenuto cifrato, ogni visualizzazione nel protocollo. Accessi e modifiche vengono registrati, anche gli accessi in lettura, con IP e canale.

A titolo di aiuto HR | base mostra il termine di disdetta secondo l’anno di servizio, una prima data di uscita, la fine del periodo di prova e i periodi di protezione secondo l’art. 336c CO. In caso di disdetta da parte del datore di lavoro l’app avverte dei periodi di protezione; una verifica automatica non ha luogo.

Le proroghe secondo l’art. 335c cpv. 3 e l’art. 336c cpv. 3 CO nonché i periodi di protezione per servizio militare o gravidanza HR | base non li calcola. Il generatore di contratti avverte in caso di salari minimi del CNM (LMV) da Lei registrati. Per le aziende senza regolamento del personale, base contrattuale e vacanze seguono il CO. Le basi di calcolo mostrano le regole con esempi; fa stato il testo di legge.

Il confronto con la norma è la Sua struttura di lavoro per la norma: 55 capitoli e sottocapitoli da 4 a 10, denominati con titoli brevi propri e senza testo normativo protetto. Valuta ogni capitolo come aperto, in parte soddisfatto o soddisfatto, assegna processi, documenti, obiettivi e ruoli come evidenze e vede il grado di copertura complessivo e per capitolo principale.

Se esclude un capitolo come non applicabile, deve registrarne la motivazione. Chi passa dall’edizione 2015 conduce il passaggio con un elenco di confronto.

No. Se un’azienda viene certificata lo decide esclusivamente l’ente di certificazione nell’audit. QMS | base Le offre gli strumenti per la preparazione: un piano in nove fasi fino all’audit di certificazione, un rapporto sulle lacune per i capitoli della norma privi di evidenze e un pacchetto audit con i documenti più importanti.

L’ente di certificazione può inoltre ricevere un accesso in lettura a tempo limitato, senza account, solo per le aree scelte. Ogni accesso viene registrato.

Ogni versione di un documento passa da bozza a verifica e approvazione fino a «in vigore» e più tardi a «ritirato». Un respingimento richiede una motivazione. Chi ha scritto una versione non può né verificarla né approvarla (principio dei quattro occhi); i team molto piccoli possono disattivare questa regola nelle impostazioni.

Ogni nuova versione registra che cosa è cambiato e chi ha verificato e approvato. Le versioni precedenti restano consultabili.

Distribuisce un documento a tutti, a un’azienda, a un reparto, a una funzione o a singole persone e rende obbligatoria la lettura. Ogni persona vede le proprie letture obbligatorie aperte e conferma con un clic di aver preso conoscenza della versione in vigore.

I responsabili vedono per ogni documento chi ha confermato e il tasso di lettura. A chi non ha ancora confermato manda un promemoria con un clic. Se lo desidera, aggiunge un quiz di comprensione: allora può confermare soltanto chi lo ha superato.

Nel programma di audit pianifica gli audit fino a tre anni e vede quali processi attivi non compaiono ancora in nessun audit. Per ogni audit registra data, ambito, obiettivi, criteri, processi, capitoli della norma, responsabile dell’audit e auditor.

Senza una checklist propria, le domande nascono dai processi e dai capitoli della norma compresi nell’ambito. Da una risposta «Non conformità» nasce con un clic un rilievo con relativa misura di follow-up. Il rapporto di audit approvato viene creato come PDF e depositato nell’archivio.

Sì, con l’app KMU | base. I collaboratori registrano segnalazioni con foto, le auditor e gli auditor rispondono sul posto alle domande del loro audit, e controlli e valori di misura si possono registrare anche senza rete. All’invio si sincronizza; ciò che non è chiaro viene trasmesso come caso da chiarire al servizio competente.

Con l’app scansiona inoltre le etichette QR che stampa per strumenti di misura, lotti, controlli e punti di controllo. Valgono gli stessi diritti del portale.

Tutti i collaboratori possono segnalare non conformità, proposte di miglioramento e quasi incidenti, se lo desiderano in forma anonima. Una barra mostra a che punto è la segnalazione: segnalato, chiarire, misure, efficacia, concluso.

Registra la misura immediata e l’analisi delle cause, a scelta con 5×Perché, Ishikawa o libera, e pianifica la verifica dell’efficacia con una scadenza. D1–D8 li compila direttamente nella segnalazione e scarica il rapporto 8D come PDF.

Registra il reclamo con cliente, azienda, e-mail e riferimento e lo valuta come fondato, in parte fondato o infondato. Risposta e importo della nota di credito li registra nel reclamo. Dopo la conclusione può inviare al cliente un link a tempo limitato per un riscontro sulla soddisfazione.

In caso di reclamo fondato con importo richiede con un clic una nota di credito. Finance | base crea a tal fine una bozza; la verifica e l’emissione avvengono lì.

Gestisce rischi e opportunità in registri separati, con categoria, cause, conseguenze, processo, tema del contesto e proprietario. La matrice dei rischi la definisce Lei stesso: livelli per asse e soglie per giallo e rosso.

Per ogni rischio sceglie una strategia, stabilisce la valutazione obiettivo e vede ogni nuova valutazione nello storico. Se collega delle misure, il rischio passa a «in trattamento». I controlli ricorrenti li gestisce come controlli SCI con frequenza da giornaliera ad annuale.

Stabilisce quali qualifiche richiede una funzione e vede nella matrice delle qualifiche valore richiesto, valore effettivo, avvisi di scadenza e grado di soddisfacimento per persona. Nel catalogo della formazione offre corsi in presenza, online ed e-learning.

I collaboratori si iscrivono da soli; i corsi al completo portano a una lista d’attesa, quelli soggetti ad approvazione a una richiesta. Al termine la persona riceve un certificato in PDF e una voce nell’anagrafica delle competenze. Sono possibili quiz con soglia di superamento.

Gestisce i fornitori con categoria, prestazione, persona di contatto e stato: nuovo, ammesso, condizionato o bloccato. La valutazione avviene con da 1 a 5 punti secondo criteri ponderati come qualità, termine, prezzo, comunicazione e reclami, oppure secondo criteri propri. Ne risulta una proposta di stato.

Dal fornitore richiede con un clic un’autodichiarazione; risponde tramite un link senza account. Il fornitore si può collegare al creditore in Finance | base.

QMS | base riprende i dati dal sistema come istantanea, per esempio obiettivi, audit, segnalazioni, reclami, misure, rischi e decisioni precedenti. Il riesame si svolge in riunione come presentazione con diapositive; la direzione valuta ogni sezione.

Le decisioni le segue come misure. Dopo l’approvazione riceve il verbale in PDF, che viene depositato nell’archivio. Riunioni, ordini del giorno e verbali li gestisce anch’essi in QMS | base.

Sì, come ausilio di lavoro. Oltre alla ISO 9001 attiva ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 21001 ed EFQM e conduce il confronto con la norma per ciascuna norma. Si aggiungono gli aspetti ambientali (ISO 14001), la valutazione dei pericoli (ISO 45001) e la dichiarazione di applicabilità (ISO 27001) con esportazione in Excel.

La matrice multinorma mostra la copertura affiancata; le evidenze le riporta su capitoli con la stessa numerazione di un’altra norma. Ciò non sostituisce una certificazione: questa avviene da parte di un ente di certificazione.

Sì. Attiva pacchetti per cura e Spitex, alimenti, laboratorio, istituzioni sociali, sicurezza sul lavoro, protezione dei dati, fornitori dell’industria automobilistica e GxP. Ne nascono processi modello, bozze di documenti, requisiti per il registro e criteri per l’autovalutazione formulati con parole proprie.

Ogni pacchetto indica che cosa deve ancora essere verificato a livello specialistico. Per gli alimenti registra un piano HACCP con punti critici di controllo, valori limite e sorveglianza. I pacchetti sono modelli e non sostituiscono una consulenza specialistica.

Pone domande sulla norma. L’IA legge a tal fine i Suoi documenti in vigore e i processi attivi, indica quelli utilizzati con la versione come evidenze e contrassegna l’orientamento generale senza evidenza.

Le risposte diventano visibili solo dopo l’approvazione da parte di una persona esperta, e soltanto per le persone che possono vedere esse stesse le evidenze. La consulenza normativa è un aiuto per il Suo lavoro sulla qualità, non una dichiarazione di certificazione. L’IA è inclusa in ogni app; le condizioni si trovano sulla pagina dei prezzi.

Docu | base deposita ogni versione come voce di archivio a sé stante e immodificabile; le correzioni nascono soltanto come nuova versione con rinvio all’originale. Per ogni file viene tenuta una somma di controllo SHA-256, e gli accessi vengono registrati senza lacune e in modo concatenato. Così si può dimostrare che documento e registro non sono stati modificati dal momento del deposito. Ogni mese Docu verifica somme di controllo, catene e leggibilità.

Questa è una descrizione tecnica, non una garanzia di conformità giuridica. Se la Sua archiviazione nel complesso sia sufficiente lo chiarisce con il Suo ufficio di revisione.

Sì, con un modello. Compila la Sua parte, deposita versioni con data di validità e le scarica come PDF; la parte sul funzionamento del software è allegata. Il modello è uno strumento ausiliario e non sostituisce né la verifica da parte del Suo ufficio di revisione né una consulenza giuridica.

Prima della chiusura annuale la vista «Archivio completo?» mostra se per ogni esercizio e società nell’archivio sono presenti giustificativi, libri di commercio, bilancio, IVA, salari e documentazione della procedura.

Ogni documento appartiene a una classe di conservazione con termine e base giuridica. Il termine decorre, a seconda della classe, dalla fine dell’esercizio, dalla data del documento o da un evento come la fine del contratto. Per libri di commercio e documenti contabili la legge prevede dieci anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO).

La panoramica dei termini mostra che cosa sta per scadere, che cosa può essere cancellato e che cosa è bloccato. Con un blocco di cancellazione (legal hold) trattiene documenti per un procedimento e revoca il blocco con motivazione.

Cancella documenti scaduti solo su richiesta, che una seconda persona approva o respinge. La richiesta la presenta direttamente nella pagina del documento, per tutte le versioni in una volta.

Una cancellazione anticipata è possibile se sussiste un motivo giuridico, per esempio una richiesta di cancellazione, una revoca, uno scopo venuto meno o un deposito errato. Per le classi con termine legale non è mai possibile. Nel cestino dell’unità di rete Docu richiede la cancellazione soltanto dopo 30 giorni, e anche in questo caso decide una seconda persona.

I nuovi file finiscono dapprima in entrata. Lì conferma tipo, società e campi; solo dopo si archivia. Le pagine scansionate Docu le legge su server propri in tedesco, francese, italiano e inglese, senza trasmettere dati all’esterno.

Per le fatture QR svizzere Docu riprende IBAN, importo e riferimento, e le e-fatture strutturate compilano direttamente i campi della fattura in entrata. Più file li trascina con drag & drop nell’area in entrata.

La ricerca a testo integrale esamina contenuto e campi, anche nei documenti scansionati. Trova un documento tramite termini, numero di fattura o IBAN. Con il linguaggio di ricerca combina termini con E, O e NON oppure cerca per campi e intervalli di date.

La ricerca funziona anche con parti di parola, per esempio nei composti tedeschi: «Gerüst» trova anche «Gerüstbau». Vede soltanto i risultati che può anche aprire. Se ha diritti in altre app, la ricerca mostra anche i loro documenti d’archivio.

Sì. Nell’editor visuale dei processi disegna flussi con compiti, ramificazioni, rami paralleli, azioni, attesa e fine. Un flusso diventa attivo solo senza esiti di verifica. Modelli esistono tra l’altro per l’approvazione di fatture e di contratti; assegna soltanto i ruoli.

I compiti vanno a persone, ruoli o superiori; decide una persona, tutte o la maggioranza. A seconda dell’importo l’approvazione può passare a un altro livello. In caso di assenza subentra un sostituto.

Docu offre la firma elettronica semplice. I collaboratori firmano un PDF dopo l’accesso; la versione firmata con foglio della firma diventa una nuova versione. Gli esterni firmano tramite un link con codice per e-mail oppure rifiutano con motivazione, se lo desidera in un ordine fisso.

Una firma avanzata o qualificata Docu oggi non la offre. Se per un determinato contratto basti la firma semplice o sia prescritta un’altra forma lo verifica caso per caso.

Sì, tramite WebDAV. Docu appare nel Finder o in Esplora risorse come unità di rete, e apre e salva i documenti direttamente dai Suoi programmi. A tal fine crea un accesso all’unità con una password che viene mostrata una sola volta e può essere revocata.

Nell’unità crea cartelle, sposta e rinomina, con gli stessi diritti sulle cartelle del web. I documenti e le cartelle cancellati restano 30 giorni nel cestino; i documenti archiviati e soggetti a obbligo di conservazione non si possono cancellare sull’unità. Uno scanner può depositare nella cartella «In entrata»; il documento compare nell’area in entrata di Docu.

Sì, se lo attiva. Decide Lei stesso se Docu archivia le e-mail. Le e-mail esistenti le riprende da file .eml e .mbox invariate, con riconoscimento dei duplicati e archiviazione immediata.

Inoltre collega altre caselle di posta tramite IMAP, in sola lettura. Le riconcilia con un clic, e le caselle collegate vengono riconciliate automaticamente ogni notte. Se e quali e-mail archiviare lo stabilisce secondo le Sue direttive di conservazione e di protezione dei dati.

Gli archivi esistenti li riprende come file ZIP. Docu legge società, anno e tipo dal percorso e Le mostra in anticipo in una simulazione che cosa verrà creato. Solo dopo esegue la ripresa.

Chi passa da un file server o da un altro sistema documentale riprende l’archiviazione esistente con struttura delle cartelle e diritti: prima la simulazione, poi la ripresa, senza duplicati e ripetibile a piacere. Per archivi più grandi può farsi consigliare.

Sì. Esporta in qualsiasi momento tutti i dati della Sua azienda da tutte le app: JSON e CSV (Excel), documenti in originale, descrizione dei campi e somme di controllo. L’esportazione viene creata in background, è scaricabile per 7 giorni e viene registrata.

Dopo una disdetta il Suo archivio resta leggibile ed esportabile; le modifiche sono allora bloccate. Per la revisione o la fiduciaria esiste inoltre un’esportazione completa verificabile come ZIP, che può controllare senza il nostro software con lo script allegato.

Il Suo ufficio di revisione riceve un link a tempo limitato solo per la lettura. Mostra l’inventario e consente download ed esportazione degli anni approvati, senza account proprio. Ogni accesso viene registrato e può revocare il link in qualsiasi momento.

In alternativa consegna l’esportazione completa verificabile come ZIP con file, metadati, elenco degli hash, estratto del registro e istruzioni di verifica. La revisione controlla così completezza e immodificabilità anche senza accesso a Docu.

Per ogni cartella stabilisce quale persona, ruolo o reparto può leggere, modificare o gestire. Le sottocartelle ereditano i diritti; l’ereditarietà si può interrompere. La vista «Chi ha accesso?» ne indica il motivo.

I tipi di documento sensibili li vedono soltanto i ruoli che abilita a tal fine. Ogni persona ha inoltre un archivio personale che vede soltanto la persona stessa e da cui condivide in modo mirato. I ruoli già pronti per la gestione documentale e la responsabilità dell’archivio non danno accesso a HR o ai salari.

I file d’archivio si trovano soltanto cifrati (AES-256-GCM) in un archivio di oggetti svizzero, con una chiave propria per la Sua azienda. Ogni file viene controllato all’ingresso, in base al contenuto, per il formato e analizzato alla ricerca di software dannoso. Ogni accesso in lettura verifica mandante, società, tipo di documento e classe d’archivio.

Una copia cifrata si trova ogni giorno in un secondo luogo. Singoli documenti o lo stato dei dati di un giorno si possono recuperare in modo mirato. Ulteriori indicazioni si trovano nell’informativa sulla protezione dei dati.

Trova aziende e persone tramite ricerca e filtri e vede in una pagina di dettaglio chi appartiene a quale azienda. Per ogni contatto gestisce più recapiti e-mail e telefonici con un indirizzo primario; lo stesso indirizzo non può essere creato due volte.

Le voci doppie le unisce dopo aver visto, campo per campo, quale valore resta, e può annullare l’unione. La cronologia mostra in un unico posto note, chiamate, e-mail, deal e consensi concessi di un contatto.

I nuovi interessati compaiono nella ricezione lead con punteggio e segnalazione di duplicato. Una barra dei passaggi conduce da «Nuovo» attraverso «In esame» e «Qualificato» fino a «Convertito»; le richieste non pertinenti le chiude con motivazione. Da un buon lead nascono in un solo passaggio un contatto e un’opportunità di vendita.

Il Suo sito web può trasmettere richieste direttamente a Sales tramite un’interfaccia firmata; chiave e indirizzo si trovano nelle impostazioni. Sales non fornisce a tal fine un modulo web già pronto.

Parte da fasi di vendita usuali e poi rappresenta il Suo processo: pipeline, fasi, motivi di perdita e origini li configura Lei stesso. La bacheca della pipeline mostra per ogni fase numero, somma e valore ponderato, separati per valuta. I deal li trascina tra le fasi.

Se chiude un deal come perso, il motivo della perdita è obbligatorio, così da imparare da ogni deal perso. La probabilità di chiusura la adatta per ogni deal; valore della pipeline e previsione la usano per il calcolo.

Se lo desidera, approva dapprima ciò che nasce internamente, per esempio deal, passo successivo, cliente o bozza di fattura. Poi approva separatamente l’invio verso l’esterno. L’impostazione vale per ogni mandante.

L’approvazione vale per la versione esatta: se il testo cambia, serve una nuova approvazione, e un doppio invio è escluso. Modificare e approvare sono diritti separati, e la direzione può approvare anche in mobilità tramite un link monouso.

La Sua casella di posta collegata diventa la ricezione di Sales. Le richieste dalla posta in arrivo vengono preparate come pratica con bozza di risposta, se lo desidera anche dalla cartella della posta indesiderata. La bozza la adatta oppure la fa rielaborare dall’IA tramite istruzione.

Le risposte ai contatti possono partire dalla Sua casella di posta (Microsoft 365, Gmail, IMAP) e si trovano nella Sua cartella della posta inviata; la risposta in arrivo finisce comunque nel filo di Sales presso il contatto. Senza diritto di approvazione, un’e-mail viene sottoposta all’approvazione.

Le newsletter vanno solo a indirizzi con consenso. Per ogni indirizzo e scopo documenta su che cosa si basa un contatto. Ogni e-mail contiene una disiscrizione con un clic, e le disiscrizioni hanno effetto immediato. Ritorni, reclami e disiscrizioni bloccano l’indirizzo.

La tecnica La supporta, ma non sostituisce la Sua verifica giuridica.

Secondo la legge federale contro la concorrenza sleale agisce in modo sleale chi trasmette mediante telecomunicazione pubblicità di massa che non ha relazione diretta con un contenuto richiesto e omette di chiedere preliminarmente il consenso, di menzionare correttamente il mittente o di indicare la possibilità di rifiuto semplice e gratuito (art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl; UWG). Un’eccezione vale se ha ottenuto le coordinate nell’ambito della vendita di merci, opere o prestazioni e in quell’occasione ha indicato la possibilità di rifiuto: a questi clienti può inviare, senza consenso, pubblicità per merci, opere o prestazioni proprie analoghe.

Se secondo la legge sulla protezione dei dati è necessario un consenso, questo è valido soltanto se è dato liberamente per uno o più trattamenti specifici dopo debita informazione (art. 6 cpv. 6 LPD; DSG). Ciò non sostituisce una consulenza giuridica.

Costruisce il contenuto con blocchi come titolo, testo, immagine, pulsante e linea di separazione, inserisce con un clic i dati personali e accanto vede l’anteprima in tempo reale. I destinatari li sceglie secondo caratteristiche come cliente, località o settore e vede quanti contatti sono interessati.

L’invio avviene dal Suo dominio; «Verifica ora» controlla i relativi record DNS. Parte soltanto la versione approvata. In seguito vede ritorni e aperture con valori grezzi, accessi automatici riconosciuti e cifre depurate.

Con l’assistente di importazione riprende contatti da un elenco CSV o Excel. Dapprima si svolge una simulazione obbligatoria: vede in anticipo che cosa succede, poi seguono il rapporto di riconciliazione e l’approvazione. I consensi alla newsletter restano conservati.

Un’importazione già eseguita si può annullare finché nulla vi è stato costruito sopra. Per archivi più grandi La consigliamo volentieri di persona. La migrazione dei dati è gratuita; condizioni sulla pagina dei prezzi.

Vede imbuto di vendita, tasso di successo, permanenza per fase e motivi di perdita, cioè dove i deal si fermano e perché vanno persi. Il forecast stima il fatturato atteso dalla pipeline; la previsione per mese di chiusura mostra colonne per mese.

Nella dashboard dispone i riquadri a piacere e filtra per periodo, persona e pipeline. La direzione vendite stabilisce obiettivi per persona o team e vede l’avanzamento. Il denaro viene sempre esposto separatamente per valuta.

Sì, con l’app KMU | base. In mobilità cerca contatti, telefona, registra una nota di visita e scansiona biglietti da visita. Inoltre vede la pipeline per fasi con le somme, cambia la fase di un deal, lo chiude come vinto o perso e modifica lead e compiti di vendita.

Il calendario vendite mostra appuntamenti e promemoria della settimana, e per un nuovo lead o un promemoria in scadenza riceve una notifica push. Valgono gli stessi diritti del web.

Le campagne le crea con mittente, lista di distribuzione, oggetto, testo di anteprima e contenuto. Chi progetta non invia automaticamente: modificare e inviare sono nel marketing diritti separati, e gli avvii pianificati si possono sospendere, riprendere o annullare.

Nel pianificatore social pianifica post e temi in un unico posto. Una pubblicazione automatica sulle reti oggi non fa parte di Sales. I post li pubblica Lei stesso.

Le sequenze di follow-up nascono da modelli con cadenza fissa, che può modificare. Per ogni deal è aperta una sola pratica di follow-up, e il follow-up va all’indirizzo utilizzabile e non bloccato della persona di contatto. Nella riserva di bozze stabilisce quantità target e finestra di anteprima; queste bozze richiedono sempre la Sua approvazione.

Prima dell’invio vengono verificati intervallo, formula di saluto, promesse non ammesse e segnaposto. I contatti bloccati non ricevono mai un follow-up.

Dal deal crea con un clic l’offerta in Finance | base, dopo l’accettazione la converte in ordine o fattura e vede lo stato nel deal. L’emissione e l’invio avvengono in Finance, mai automaticamente.

Nel deal compone un’offerta con più posizioni, una tantum, mensili o annuali. Dall’ordine nascono in Finance una fattura per le voci una tantum e, per ogni cadenza, una serie come bozza, esattamente una volta. Se lo desidera, i deal seguono i documenti di Finance. Indicazioni sulla struttura di un’offerta si trovano nella guida all’offerta.