QMS | base: Domande frequenti

Il confronto con la norma è la Sua struttura di lavoro per la norma: 55 capitoli e sottocapitoli da 4 a 10, denominati con titoli brevi propri e senza testo normativo protetto. Valuta ogni capitolo come aperto, in parte soddisfatto o soddisfatto, assegna processi, documenti, obiettivi e ruoli come evidenze e vede il grado di copertura complessivo e per capitolo principale.

Se esclude un capitolo come non applicabile, deve registrarne la motivazione. Chi passa dall’edizione 2015 conduce il passaggio con un elenco di confronto.

No. Se un’azienda viene certificata lo decide esclusivamente l’ente di certificazione nell’audit. QMS | base Le offre gli strumenti per la preparazione: un piano in nove fasi fino all’audit di certificazione, un rapporto sulle lacune per i capitoli della norma privi di evidenze e un pacchetto audit con i documenti più importanti.

L’ente di certificazione può inoltre ricevere un accesso in lettura a tempo limitato, senza account, solo per le aree scelte. Ogni accesso viene registrato.

Ogni versione di un documento passa da bozza a verifica e approvazione fino a «in vigore» e più tardi a «ritirato». Un respingimento richiede una motivazione. Chi ha scritto una versione non può né verificarla né approvarla (principio dei quattro occhi); i team molto piccoli possono disattivare questa regola nelle impostazioni.

Ogni nuova versione registra che cosa è cambiato e chi ha verificato e approvato. Le versioni precedenti restano consultabili.

Distribuisce un documento a tutti, a un’azienda, a un reparto, a una funzione o a singole persone e rende obbligatoria la lettura. Ogni persona vede le proprie letture obbligatorie aperte e conferma con un clic di aver preso conoscenza della versione in vigore.

I responsabili vedono per ogni documento chi ha confermato e il tasso di lettura. A chi non ha ancora confermato manda un promemoria con un clic. Se lo desidera, aggiunge un quiz di comprensione: allora può confermare soltanto chi lo ha superato.

Nel programma di audit pianifica gli audit fino a tre anni e vede quali processi attivi non compaiono ancora in nessun audit. Per ogni audit registra data, ambito, obiettivi, criteri, processi, capitoli della norma, responsabile dell’audit e auditor.

Senza una checklist propria, le domande nascono dai processi e dai capitoli della norma compresi nell’ambito. Da una risposta «Non conformità» nasce con un clic un rilievo con relativa misura di follow-up. Il rapporto di audit approvato viene creato come PDF e depositato nell’archivio.

Sì, con l’app KMU | base. I collaboratori registrano segnalazioni con foto, le auditor e gli auditor rispondono sul posto alle domande del loro audit, e controlli e valori di misura si possono registrare anche senza rete. All’invio si sincronizza; ciò che non è chiaro viene trasmesso come caso da chiarire al servizio competente.

Con l’app scansiona inoltre le etichette QR che stampa per strumenti di misura, lotti, controlli e punti di controllo. Valgono gli stessi diritti del portale.

Tutti i collaboratori possono segnalare non conformità, proposte di miglioramento e quasi incidenti, se lo desiderano in forma anonima. Una barra mostra a che punto è la segnalazione: segnalato, chiarire, misure, efficacia, concluso.

Registra la misura immediata e l’analisi delle cause, a scelta con 5×Perché, Ishikawa o libera, e pianifica la verifica dell’efficacia con una scadenza. D1–D8 li compila direttamente nella segnalazione e scarica il rapporto 8D come PDF.

Registra il reclamo con cliente, azienda, e-mail e riferimento e lo valuta come fondato, in parte fondato o infondato. Risposta e importo della nota di credito li registra nel reclamo. Dopo la conclusione può inviare al cliente un link a tempo limitato per un riscontro sulla soddisfazione.

In caso di reclamo fondato con importo richiede con un clic una nota di credito. Finance | base crea a tal fine una bozza; la verifica e l’emissione avvengono lì.

Gestisce rischi e opportunità in registri separati, con categoria, cause, conseguenze, processo, tema del contesto e proprietario. La matrice dei rischi la definisce Lei stesso: livelli per asse e soglie per giallo e rosso.

Per ogni rischio sceglie una strategia, stabilisce la valutazione obiettivo e vede ogni nuova valutazione nello storico. Se collega delle misure, il rischio passa a «in trattamento». I controlli ricorrenti li gestisce come controlli SCI con frequenza da giornaliera ad annuale.

Stabilisce quali qualifiche richiede una funzione e vede nella matrice delle qualifiche valore richiesto, valore effettivo, avvisi di scadenza e grado di soddisfacimento per persona. Nel catalogo della formazione offre corsi in presenza, online ed e-learning.

I collaboratori si iscrivono da soli; i corsi al completo portano a una lista d’attesa, quelli soggetti ad approvazione a una richiesta. Al termine la persona riceve un certificato in PDF e una voce nell’anagrafica delle competenze. Sono possibili quiz con soglia di superamento.

Gestisce i fornitori con categoria, prestazione, persona di contatto e stato: nuovo, ammesso, condizionato o bloccato. La valutazione avviene con da 1 a 5 punti secondo criteri ponderati come qualità, termine, prezzo, comunicazione e reclami, oppure secondo criteri propri. Ne risulta una proposta di stato.

Dal fornitore richiede con un clic un’autodichiarazione; risponde tramite un link senza account. Il fornitore si può collegare al creditore in Finance | base.

QMS | base riprende i dati dal sistema come istantanea, per esempio obiettivi, audit, segnalazioni, reclami, misure, rischi e decisioni precedenti. Il riesame si svolge in riunione come presentazione con diapositive; la direzione valuta ogni sezione.

Le decisioni le segue come misure. Dopo l’approvazione riceve il verbale in PDF, che viene depositato nell’archivio. Riunioni, ordini del giorno e verbali li gestisce anch’essi in QMS | base.

Sì, come ausilio di lavoro. Oltre alla ISO 9001 attiva ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 21001 ed EFQM e conduce il confronto con la norma per ciascuna norma. Si aggiungono gli aspetti ambientali (ISO 14001), la valutazione dei pericoli (ISO 45001) e la dichiarazione di applicabilità (ISO 27001) con esportazione in Excel.

La matrice multinorma mostra la copertura affiancata; le evidenze le riporta su capitoli con la stessa numerazione di un’altra norma. Ciò non sostituisce una certificazione: questa avviene da parte di un ente di certificazione.

Sì. Attiva pacchetti per cura e Spitex, alimenti, laboratorio, istituzioni sociali, sicurezza sul lavoro, protezione dei dati, fornitori dell’industria automobilistica e GxP. Ne nascono processi modello, bozze di documenti, requisiti per il registro e criteri per l’autovalutazione formulati con parole proprie.

Ogni pacchetto indica che cosa deve ancora essere verificato a livello specialistico. Per gli alimenti registra un piano HACCP con punti critici di controllo, valori limite e sorveglianza. I pacchetti sono modelli e non sostituiscono una consulenza specialistica.

Pone domande sulla norma. L’IA legge a tal fine i Suoi documenti in vigore e i processi attivi, indica quelli utilizzati con la versione come evidenze e contrassegna l’orientamento generale senza evidenza.

Le risposte diventano visibili solo dopo l’approvazione da parte di una persona esperta, e soltanto per le persone che possono vedere esse stesse le evidenze. La consulenza normativa è un aiuto per il Suo lavoro sulla qualità, non una dichiarazione di certificazione. L’IA è inclusa in ogni app; le condizioni si trovano sulla pagina dei prezzi.