Docu | base: Domande frequenti

Docu | base deposita ogni versione come voce di archivio a sé stante e immodificabile; le correzioni nascono soltanto come nuova versione con rinvio all’originale. Per ogni file viene tenuta una somma di controllo SHA-256, e gli accessi vengono registrati senza lacune e in modo concatenato. Così si può dimostrare che documento e registro non sono stati modificati dal momento del deposito. Ogni mese Docu verifica somme di controllo, catene e leggibilità.

Questa è una descrizione tecnica, non una garanzia di conformità giuridica. Se la Sua archiviazione nel complesso sia sufficiente lo chiarisce con il Suo ufficio di revisione.

Sì, con un modello. Compila la Sua parte, deposita versioni con data di validità e le scarica come PDF; la parte sul funzionamento del software è allegata. Il modello è uno strumento ausiliario e non sostituisce né la verifica da parte del Suo ufficio di revisione né una consulenza giuridica.

Prima della chiusura annuale la vista «Archivio completo?» mostra se per ogni esercizio e società nell’archivio sono presenti giustificativi, libri di commercio, bilancio, IVA, salari e documentazione della procedura.

Ogni documento appartiene a una classe di conservazione con termine e base giuridica. Il termine decorre, a seconda della classe, dalla fine dell’esercizio, dalla data del documento o da un evento come la fine del contratto. Per libri di commercio e documenti contabili la legge prevede dieci anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO).

La panoramica dei termini mostra che cosa sta per scadere, che cosa può essere cancellato e che cosa è bloccato. Con un blocco di cancellazione (legal hold) trattiene documenti per un procedimento e revoca il blocco con motivazione.

Cancella documenti scaduti solo su richiesta, che una seconda persona approva o respinge. La richiesta la presenta direttamente nella pagina del documento, per tutte le versioni in una volta.

Una cancellazione anticipata è possibile se sussiste un motivo giuridico, per esempio una richiesta di cancellazione, una revoca, uno scopo venuto meno o un deposito errato. Per le classi con termine legale non è mai possibile. Nel cestino dell’unità di rete Docu richiede la cancellazione soltanto dopo 30 giorni, e anche in questo caso decide una seconda persona.

I nuovi file finiscono dapprima in entrata. Lì conferma tipo, società e campi; solo dopo si archivia. Le pagine scansionate Docu le legge su server propri in tedesco, francese, italiano e inglese, senza trasmettere dati all’esterno.

Per le fatture QR svizzere Docu riprende IBAN, importo e riferimento, e le e-fatture strutturate compilano direttamente i campi della fattura in entrata. Più file li trascina con drag & drop nell’area in entrata.

La ricerca a testo integrale esamina contenuto e campi, anche nei documenti scansionati. Trova un documento tramite termini, numero di fattura o IBAN. Con il linguaggio di ricerca combina termini con E, O e NON oppure cerca per campi e intervalli di date.

La ricerca funziona anche con parti di parola, per esempio nei composti tedeschi: «Gerüst» trova anche «Gerüstbau». Vede soltanto i risultati che può anche aprire. Se ha diritti in altre app, la ricerca mostra anche i loro documenti d’archivio.

Sì. Nell’editor visuale dei processi disegna flussi con compiti, ramificazioni, rami paralleli, azioni, attesa e fine. Un flusso diventa attivo solo senza esiti di verifica. Modelli esistono tra l’altro per l’approvazione di fatture e di contratti; assegna soltanto i ruoli.

I compiti vanno a persone, ruoli o superiori; decide una persona, tutte o la maggioranza. A seconda dell’importo l’approvazione può passare a un altro livello. In caso di assenza subentra un sostituto.

Docu offre la firma elettronica semplice. I collaboratori firmano un PDF dopo l’accesso; la versione firmata con foglio della firma diventa una nuova versione. Gli esterni firmano tramite un link con codice per e-mail oppure rifiutano con motivazione, se lo desidera in un ordine fisso.

Una firma avanzata o qualificata Docu oggi non la offre. Se per un determinato contratto basti la firma semplice o sia prescritta un’altra forma lo verifica caso per caso.

Sì, tramite WebDAV. Docu appare nel Finder o in Esplora risorse come unità di rete, e apre e salva i documenti direttamente dai Suoi programmi. A tal fine crea un accesso all’unità con una password che viene mostrata una sola volta e può essere revocata.

Nell’unità crea cartelle, sposta e rinomina, con gli stessi diritti sulle cartelle del web. I documenti e le cartelle cancellati restano 30 giorni nel cestino; i documenti archiviati e soggetti a obbligo di conservazione non si possono cancellare sull’unità. Uno scanner può depositare nella cartella «In entrata»; il documento compare nell’area in entrata di Docu.

Sì, se lo attiva. Decide Lei stesso se Docu archivia le e-mail. Le e-mail esistenti le riprende da file .eml e .mbox invariate, con riconoscimento dei duplicati e archiviazione immediata.

Inoltre collega altre caselle di posta tramite IMAP, in sola lettura. Le riconcilia con un clic, e le caselle collegate vengono riconciliate automaticamente ogni notte. Se e quali e-mail archiviare lo stabilisce secondo le Sue direttive di conservazione e di protezione dei dati.

Gli archivi esistenti li riprende come file ZIP. Docu legge società, anno e tipo dal percorso e Le mostra in anticipo in una simulazione che cosa verrà creato. Solo dopo esegue la ripresa.

Chi passa da un file server o da un altro sistema documentale riprende l’archiviazione esistente con struttura delle cartelle e diritti: prima la simulazione, poi la ripresa, senza duplicati e ripetibile a piacere. Per archivi più grandi può farsi consigliare.

Sì. Esporta in qualsiasi momento tutti i dati della Sua azienda da tutte le app: JSON e CSV (Excel), documenti in originale, descrizione dei campi e somme di controllo. L’esportazione viene creata in background, è scaricabile per 7 giorni e viene registrata.

Dopo una disdetta il Suo archivio resta leggibile ed esportabile; le modifiche sono allora bloccate. Per la revisione o la fiduciaria esiste inoltre un’esportazione completa verificabile come ZIP, che può controllare senza il nostro software con lo script allegato.

Il Suo ufficio di revisione riceve un link a tempo limitato solo per la lettura. Mostra l’inventario e consente download ed esportazione degli anni approvati, senza account proprio. Ogni accesso viene registrato e può revocare il link in qualsiasi momento.

In alternativa consegna l’esportazione completa verificabile come ZIP con file, metadati, elenco degli hash, estratto del registro e istruzioni di verifica. La revisione controlla così completezza e immodificabilità anche senza accesso a Docu.

Per ogni cartella stabilisce quale persona, ruolo o reparto può leggere, modificare o gestire. Le sottocartelle ereditano i diritti; l’ereditarietà si può interrompere. La vista «Chi ha accesso?» ne indica il motivo.

I tipi di documento sensibili li vedono soltanto i ruoli che abilita a tal fine. Ogni persona ha inoltre un archivio personale che vede soltanto la persona stessa e da cui condivide in modo mirato. I ruoli già pronti per la gestione documentale e la responsabilità dell’archivio non danno accesso a HR o ai salari.

I file d’archivio si trovano soltanto cifrati (AES-256-GCM) in un archivio di oggetti svizzero, con una chiave propria per la Sua azienda. Ogni file viene controllato all’ingresso, in base al contenuto, per il formato e analizzato alla ricerca di software dannoso. Ogni accesso in lettura verifica mandante, società, tipo di documento e classe d’archivio.

Una copia cifrata si trova ogni giorno in un secondo luogo. Singoli documenti o lo stato dei dati di un giorno si possono recuperare in modo mirato. Ulteriori indicazioni si trovano nell’informativa sulla protezione dei dati.