Finance | base: Domande frequenti

Sì, con un conto bancario svizzero. Fatture e solleciti vengono creati come PDF/A con sezione di pagamento Swiss QR, a scelta con QR-IBAN e riferimento QR oppure con IBAN e riferimento RF.

Senza un conto bancario svizzero emette fatture senza sezione di pagamento QR: con IBAN e BIC di qualsiasi Paese, con coordinate bancarie libere o soltanto con PayPal. Finance | base non emette una fattura senza un collegamento bancario valido e senza un mittente completo.

La guida alla fattura QR spiega a che cosa prestare attenzione nella creazione.

Con la conversione, senza ribattere nulla: dall’offerta un ordine o una fattura, dall’ordine una fattura, una bolla di consegna o una lista di prelievo, dalla bolla di consegna una fattura. Sul documento vede origine e documenti successivi con stato.

Gli ordini si fatturano in parti: per quantità, come acconto in percentuale o come fattura finale con deduzione degli acconti. Registra gli sconti per posizione o sull’intero documento. La Sua clientela accetta le offerte online, se lo desidera.

L’elenco solleciti mostra tutte le fatture scadute con il livello successivo; sollecita singolarmente o con un’esecuzione collettiva. I livelli sono tre: promemoria di pagamento, primo e secondo sollecito, secondo i Suoi termini e, se lo desidera, con spese, come PDF per e-mail. Prima dell’invio vede livello, importo aperto, spese, termine e destinatario.

La clientela con blocco dei solleciti, per esempio in caso di accordo di pagamento rateale, non riceve proposte di sollecito. L’esecuzione dei solleciti mostra separatamente quanti solleciti sono stati creati e quanti recapitati.

Su termini e interessi di mora informa la guida.

Finance | base calcola il rendiconto dalle Sue registrazioni secondo le cifre del modulo, per aliquota con cifra d’affari e imposta. Con il metodo effettivo le cifre seguono il modulo dell’AFC; con l’aliquota saldo verifica l’assegnazione delle cifre sul modulo dell’AFC prima del trasferimento. Alla chiusura Finance deposita il file XML in modo immodificabile nell’archivio dei giustificativi.

Finance | base non si occupa della presentazione: scarica il rendiconto come file eCH-0217 e lo presenta Lei stesso nel portale dell’AFC. Il file corrisponde attualmente a eCH-0217 nella versione 1.0; il portale richiede una versione più recente, perciò non è garantita l’importazione. Fino al passaggio a quella versione trasferisce i valori a mano dalla bozza.

Per ogni società stabilisce a partire da una data se è assoggettata all’IVA, con quale metodo, genere di controprestazione e periodo. Sono supportati il metodo effettivo e l’aliquota saldo, la controprestazione convenuta e quella ricevuta, nonché aliquote con validità, in modo che ogni registrazione sia calcolata con l’aliquota della sua data.

I valori al di fuori della contabilità, per esempio la deduzione successiva dell’imposta precedente o le correzioni dell’imposta precedente, li integra direttamente nel rendiconto. Dopo la chiusura crea un rendiconto di correzione che riporta soltanto la differenza rispetto alla versione presentata.

Quale metodo faccia al caso Suo lo chiarisce con l’AFC o con la Sua fiduciaria.

Finance | base legge camt.053 e camt.054 nonché estratti conto in CSV. Ogni movimento viene ripreso una sola volta, anche se carica di nuovo lo stesso file.

I pagamenti con riferimento QR o RF si assegnano da soli alla fattura di vendita. Per gli altri movimenti Finance propone assegnazioni con giustificativo, partner e importo. Con le regole bancarie, se lo desidera, registra automaticamente i movimenti ricorrenti; un movimento ignorato lo recupera con registrazione nel protocollo.

La guida alla riconciliazione bancaria lo spiega passo dopo passo.

Carica le fatture come PDF o immagine oppure le invia al Suo indirizzo di ricezione. Finance legge il codice Swiss QR e, se manca, il testo del PDF, senza IA e senza collegamento verso l’esterno, riconosce i duplicati e propone creditore, conto, codice IVA e scadenza. Lei conferma e registra.

Il pagamento avviene tramite un ciclo di pagamento: Finance genera un file pain.001 che carica nel Suo e-banking e lì approva. Oltre il limite del principio dei quattro occhi esegue un’altra persona. Una proposta di contabilizzazione tramite IA esiste soltanto su richiesta con un clic.

I collaboratori fotografano la ricevuta o caricano un PDF, registrano data, categoria, importo e scopo e presentano il conteggio, anche nell’app. Può approvare chi decide anche le assenze della persona, oppure la contabilità, mai il proprio conteggio; il rifiuto richiede un motivo.

I giustificativi di spesa confluiscono in modo immodificabile nell’archivio. Le spese approvate vengono pagate con un ordine di pagamento o, se l’elaborazione salariale le preleva, con il salario. In caso di valuta estera registra il corso; il corso mensile viene proposto.

Sì. Gestisce più magazzini con posti di magazzino e vede giacenza, riservato, disponibile e valore di magazzino; gli articoli sotto la scorta minima sono evidenziati. Bolle di consegna e fatture registrano l’uscita all’emissione, le liste di prelievo al completamento del prelievo.

Si aggiungono l’entrata merci da ordini, l’inventario, i lotti con data di scadenza e numeri di serie, la stampa di etichette e la scansione con fotocamera o scanner manuale. La valutazione avviene con prezzo medio mobile, FIFO o prezzo standard.

Sì. Invita la Sua fiduciaria con e-mail, società e diritti (lettura, registrazione ed esportazione o chiusura); il modello di ruolo «Fiduciaria» comprende lettura, registrazione ed esportazione. L’accesso non riceve diritti di base HR. Le persone contrassegnate come accesso fiduciario non contano come utenti Finance e non aumentano il Suo prezzo.

La fiduciaria esporta giornale, elenco dei saldi e conto economico in CSV o Excel; ogni esportazione viene registrata. Gli studi fiduciari possono registrarsi come partner.

Finance | base tiene un giornale senza lacune: ogni registrazione riceve per ogni società un numero progressivo ed è concatenata alla precedente. Si corregge con lo storno, l’originale resta visibile; i mesi bloccati non accettano registrazioni. I giustificativi di Finance si trovano nell’archivio comune di Docu | base, che contiene un modello per la documentazione della procedura secondo l’art. 4 Olc (GeBüV).

Non garantiamo che la Sua tenuta dei libri e la Sua conservazione soddisfino i requisiti legali. Ciò resta una Sua responsabilità, se necessario con la fiduciaria o l’ufficio di revisione.

Sì. La Sua clientela riceve un’area clienti con il Suo logo e il Suo colore: panoramica, fatture, offerte, ordini, abbonamenti, pagamenti e documenti. Apre i singoli documenti senza account tramite un link protetto, l’area completa con accesso personale.

Le offerte si accettano online, se lo desidera con firma. Si paga con la fattura QR oppure, non appena ha configurato PayPal, direttamente online; il pagamento viene registrato automaticamente. Un indirizzo di fatturazione modificato vale solo dopo la Sua approvazione.

Sì, con Fatture ricorrenti: da settimanali ad annuali, anticipate o posticipate, con data di inizio e di fine. Per ogni periodo nasce esattamente un documento, che la serie emette e invia automaticamente oppure crea come bozza per la verifica.

Può emettere la fattura un numero di giorni a scelta prima dell’inizio del periodo, mettere in pausa una serie senza fatturare a posteriori la pausa, oppure fatturare subito il periodo successivo. I cambi di pacchetto avviati tramite l’interfaccia (API) a metà durata accreditano i giorni residui e fatturano il nuovo pacchetto proporzionalmente.

In ricezione sì: Docu | base riconosce all’arrivo le e-fatture strutturate (XML incorporato in un PDF o un file XML) e con esse compila i campi della fattura in entrata. Le fatture QR svizzere le legge Finance | base senza IA.

Le fatture QR emesse le invia, dopo verifica e approvazione, tramite eBill dal Suo conto collegato direttamente all’e-banking dei Suoi clienti. Se eBill non è possibile, sceglie consapevolmente l’invio postale come ripiego. Per e-mail invia le fatture con PDF e sezione di pagamento Swiss QR. Per ogni cliente può inoltre registrare un indirizzo PEPPOL; l’invio tramite PEPPOL attualmente non fa parte delle funzioni garantite.