Dalla pratica delle PMI svizzere
Archiviazione e ricerca
Istruzioni per «Archiviazione e ricerca» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Archiviazione e ricerca
Documenti
Docu | base › Documenti
Pagina iniziale di Docu: caricare file, archiviare i documenti in attesa nella posta in entrata e ritrovare i documenti archiviati per titolo, dati e contenuto riconosciuto. Le cartelle ordinano automaticamente per società, anno e tipo di documento. Una ricerca testuale mostra anche i risultati consentiti di altri moduli.
Passo dopo passo
- In «Caricare» scegliere o trascinare file. Con il diritto di archiviare si apre subito la «Posta in entrata» per confermare tipo di documento e società.
- Se ci sono documenti in attesa, in alto compare un avviso con «Archiviare ora».
- Per ritrovare un documento inserire un termine, scegliere se necessario tipo di documento, società e stato e «Cercare»; «Reimpostare i filtri» mostra di nuovo tutto.
- In «Cartelle» scegliere un ramo per limitare l’elenco; «Chiudere la cartella …» annulla la selezione.
- Le funzioni meno frequenti (riprendere l’esistente, unità, estensione Office, tipi di documento, interfacce) si trovano in «Altre funzioni».
- Senza diritto di lettura la pagina mostra «I suoi documenti consegnati»: ciò che ha caricato e che attende ancora l’archiviazione.
- Nella cartella aperta scegliere «Nuovo» e «Lettera (Word)»: il modello Word contiene intestazione e piè di pagina della carta intestata centrale della società della cartella e un campo destinatario nella posizione della finestra. Sostituire il destinatario prima dell’invio. Senza carta intestata salvata si usano i valori centrali di ripiego. Senza società della cartella si usa quella assegnata univocamente alla persona; in sua assenza, la carta intestata centrale usa i dati del mandante.
- Senza diritti di lettura, usare «Inviare documenti». I responsabili Docu della vostra azienda verificano i dati e archiviano i documenti; lo stato appare nei documenti inviati.
- I risultati di altri moduli mostrano tipi di documento e provenienza tradotti invece di chiavi tecniche; i tipi sconosciuti sono indicati come «Documento». «Unità» nella barra laterale ha un’icona del disco.
Documento
Docu | base › Documenti › Documento
Mostra anteprima, dati, cronologia, versioni, commenti e documenti collegati. A seconda dei diritti si possono depositare nuove versioni, bloccare il documento per modificarlo, archiviarlo in modo definitivo, condividerlo tramite link e chiederne la cancellazione. Le sezioni meno usate sono chiuse e si aprono con un clic.
Passo dopo passo
- Aprire un documento da «Documenti» e guardare l’anteprima o scegliere «Scaricare»; in «Versioni» «Visualizza questa versione» mostra una versione precedente nell’anteprima e «Versione attuale» torna indietro.
- In «Dati» modificare titolo e dati e scegliere «Salvare».
- Prima di modifiche importanti scegliere «Bloccare per modificare» in «Stato», caricare un nuovo file in «Versioni» o ripristinare una versione precedente e poi «Togliere il blocco».
- Lasciare un’osservazione in «Commenti»; in «Documenti collegati» scegliere un altro documento dall’elenco e «Collegare».
- In «Condividere tramite link» impostare una validità di 1–90 giorni, facoltativamente password e limite di scaricamenti, creare il link e copiarlo subito; i link esistenti si possono revocare.
- In «Stato» «Archiviare» definitivamente un documento finito; con il diritto di gestione chiedere la cancellazione motivata in «Eliminare».
- In «Modificare il PDF» apporre un timbro con data e nome, migliorare una scansione, aggiungere un altro documento in fondo, modificare le pagine o creare una copia oscurata; «Aggiungere alla raccolta» lo aggiunge a una raccolta personale.
- La colonna destra mostra prima dati, stato e commenti. Aprire se necessario le sezioni di classificazione, condivisione e degli altri strumenti.
- Per collegare o allegare un documento, digitare il titolo e scegliere un suggerimento. Sono proposti solo documenti leggibili, escluso quello aperto. I titoli uguali ricevono un’aggiunta distintiva.
- Per richiedere l’eliminazione, aprire la relativa sezione, leggere la spiegazione, indicare motivo ed eventuale base giuridica e inviare la richiesta. Nessun documento viene eliminato subito; restano validi termini, protezioni e approvazione di una seconda persona.
Gestire una cartella e stabilire l’accesso
Docu | base › aprire la cartella › Gestire la cartella
Rinomina una cartella, la sposta e stabilisce quale persona, ruolo o reparto può leggere, modificare o gestire. Le sottocartelle riprendono le voci finché l’ereditarietà non è interrotta.
Passo dopo passo
- Nella pagina iniziale di Docu apra la cartella e scelga «Gestire la cartella».
- In «Chi ha accesso?» controlli le voci ereditate e registri voci proprie con persona, ruolo o reparto e il livello Leggere, Modificare o Gestire.
- Se necessario deselezioni «Riprendere le voci della cartella superiore», affinché valgano solo le voci proprie, e scelga «Salvare».
- Con «Rinominare» o «Spostare in» modifichi nome e posizione della cartella.
- Nella cartella aperta scegliere «Nuovo» e «Lettera (Word)»: il modello Word contiene intestazione e piè di pagina della carta intestata centrale della società della cartella e un campo destinatario nella posizione della finestra. Sostituire il destinatario prima dell’invio. Senza carta intestata salvata si usano i valori centrali di ripiego. Senza società della cartella si usa quella assegnata univocamente alla persona; in sua assenza, la carta intestata centrale usa i dati del mandante.
Cartelle del personale (solo HR)
Docu | base
Le cartelle del personale e i documenti salariali richiedono anche diritti HR nell’ambito appropriato. I diritti delle cartelle e le condivisioni non possono ampliare tale accesso. Solo la gestione Docu con gestione HR dei documenti per tutta l’azienda può modificare il contrassegno.
Passo dopo passo
- Aprire la cartella e scegliere «Accesso».
- Attivare «Cartella del personale (solo HR)» e salvare – in seguito il contenuto è visibile solo a chi ha diritti HR sui documenti del personale.
Cercare parti di parole
Docu | base › Documenti › Ricerca
La ricerca verifica titolo, dati e testo integrale della versione leggibile. Le parole di almeno tre caratteri vengono trovate anche all’interno di parole composte: « Gerüst » trova « Gerüstbau » e « Gerüstkontrolle ». Maiuscole, accenti e varianti ü/u/ue, ä/a/ae e ö/o/oe sono normalizzati.
Passo dopo passo
- Inserire un termine, ad esempio « Gerüst » o « gerust », e cercare.
- Combinare con UND, ODER o NICHT; inserire una frase tra virgolette. Restano disponibili i caratteri jolly * e ? e campo:valore.
Cestino
Docu | base › Cartelle › Cestino
Mostra documenti e cartelle eliminati che può gestire e li ripristina. Dopo 30 giorni Docu richiede la cancellazione nell’archivio; una seconda persona la approva.
Passo dopo passo
- Nella navigazione delle cartelle scelga «Cestino».
- Per la voce desiderata scelga «Ripristinare».
Il prossimo passo inizia con un colloquio.