Dalla pratica delle PMI svizzere
Configurazione e passaggio
Istruzioni per «Configurazione e passaggio» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Configurazione e passaggio
Configurazione
Impostazioni Docu
Docu | base › Impostazioni Docu
Pagina riassuntiva di tutte le impostazioni di Docu | base: tipi di documento, cartelle, regole di entrata, processi, interfacce, estensione Office e documentazione della procedura. Mostra solo ciò che Lei può aprire.
Passo dopo passo
- Nella barra laterale, sotto «Impostazioni», scegliere «Impostazioni Docu».
- Aprire la voce desiderata, ad esempio «Regole di entrata» per l’elaborazione automatica delle scansioni.
- Tornare alla pagina riassuntiva con il tasto indietro del browser o la voce di menu.
- Le impostazioni valide per tutta l’azienda (dati aziendali, utenti, indirizzi e-mail) si trovano in «Impostazioni aziendali».
Tipi di documento
Docu | base › Tipi di documento
Gestisce tipi di documento con campi, regola di archiviazione, classe di conservazione e parole chiave per la classificazione. Archiviazione immediata, disattivazione e restrizioni dei ruoli si impostano per tipo.
Passo dopo passo
- Espanda un tipo esistente oppure usi «Nuovo tipo di documento».
- Definisca chiave, designazione e classe di conservazione.
- Inserisca la regola di archiviazione con segnaposto e parole chiave separate da virgole.
- Definisca i campi come array JSON con chiavi univoche.
- Se necessario attivi «Archiviare subito», «Sensibile (solo ruoli scelti)» con i ruoli o «Inattivo», poi scelga «Salvare».
Configurare le cartelle
Docu | base › Altre funzioni › Configurare le cartelle
Crea una sola volta cartelle vere a partire dalle regole di archiviazione dei tipi di documento e vi archivia i documenti esistenti. Una prova mostra prima le cartelle e il numero di documenti.
Passo dopo passo
- Scelga «Altre funzioni» › «Configurare le cartelle».
- Nella prova controlli le cartelle proposte e il numero di documenti.
- Scelga «Creare le cartelle e archiviare i documenti».
Archivi personali e accesso d’emergenza
Docu | base › Altre funzioni › Configurare le cartelle › Archivi personali
Mostra gli archivi personali dei collaboratori (senza contenuto) e consente all’amministrazione Docu, in caso d’emergenza, un accesso in lettura per 7 giorni.
Passo dopo passo
- Per l’archivio interessato inserisca la motivazione dell’accesso d’emergenza.
- Scelga «Accesso d’emergenza (7 giorni in lettura)».
- Con «Aprire» legga l’archivio; dopo 7 giorni l’accesso termina da sé.
Passaggio e dati storici
Migrazione con cartelle e diritti
Docu | base › Altro › Migrazione
Riprende l’archiviazione precedente (file server, condivisione, export da un altro sistema documentale) come ZIP con la struttura di cartelle in Docu; diritti da un elenco «berechtigungen.csv». Con prova, senza doppioni, ripetibile.
Passo dopo passo
- Comprimere le cartelle in ZIP, facoltativamente aggiungere berechtigungen.csv.
- Scegliere la cartella di destinazione e avviare la prova.
- Verificare il rapporto (cartelle nuove, doppioni, persone sconosciute), poi «Riprendere».
Riprendere l’esistente
Docu | base › Riprendere l’esistente
Importa una struttura di cartelle da un file ZIP e ricava i campi dai percorsi. La prova indica per ogni file se è pronto, già presente, errato o saltato.
Passo dopo passo
- Selezioni il file ZIP.
- Adatti «Corrispondenza del percorso» alla struttura con {firma}, {jahr}, {typ}, {datei} ed eventualmente le chiavi dei campi.
- Scelga un tipo di documento predefinito e avvii «Prova».
- Verifichi il rapporto, corregga gli errori, poi scelga «Importare»; i documenti creati vengono archiviati direttamente.
Collegamenti
Collegare come unità
Docu | base › Collegare come unità
Mostra l’indirizzo WebDAV, crea accessi revocabili e spiega il collegamento su macOS e Windows. Con cartelle configurate, l’unità mostra le cartelle secondo i Suoi diritti e «Il mio archivio»; il contenuto modificato è salvato come nuova versione.
Passo dopo passo
- Scelga «Creare la password dell’unità» e conservi al sicuro la password mostrata una sola volta.
- Su macOS nel Finder scelga «Vai» › «Connessione al server …», inserisca l’indirizzo mostrato e si connetta come «Utente registrato» con l’accesso WebDAV.
- Su Windows in Esplora file scelga «Questo PC» › «Connetti unità di rete», imposti lettera e indirizzo mostrato e attivi «Connetti con credenziali diverse».
- Acceda con il nome utente mostrato e la password dell’unità.
- Copi i nuovi file in «Eingang» e li verifichi sul web; blocchi gli accessi non più necessari con «Revocare».
Estensione Office e Outlook
Docu | base › Estensione Office
Collega l’estensione Docu in Word, Excel, PowerPoint e Outlook al suo account. In Office cercare, aprire, archiviare, salvare come nuova versione ed estrarre o reinserire; in Outlook archiviare le e-mail in originale, archiviare gli allegati e inserire documenti come allegato.
Passo dopo passo
- In Word, Excel, PowerPoint o Outlook aprire «Docu | base» nella barra multifunzione.
- Inserire la sigla della sua organizzazione e scegliere «Collegare a Docu»; si apre una finestra con questa pagina.
- Se necessario accedere e scegliere «Collegare»; la finestra si chiude.
- Amministrazione: scaricare il manifesto e caricarlo nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 in «App integrate».
Interfacce (chiavi API e webhook)
Docu | base › Documenti › Interfacce
Collega sistemi terzi come ERP, intranet o automazioni a Docu | base: chiavi API con ambiti, società, elenco IP e scadenza, nonché webhook che notificano nuovi documenti, versioni o cambi di stato. La descrizione dell’API (OpenAPI) è collegata.
Passo dopo passo
- Aprire «Interfacce» nella pagina dei documenti.
- In «Nuova chiave API» scegliere denominazione, ambiti e facoltativamente società, indirizzi IP e validità, poi «Creare la chiave».
- Conservare subito la chiave mostrata in modo sicuro – è visibile solo ora.
- Per le notifiche scegliere in «Nuovo webhook» la destinazione https e gli eventi e salvare il segreto mostrato nel sistema di destinazione per verificare la firma.
- «Revocare» le chiavi non più necessarie, «Rimuovere» i webhook.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.