Dalla pratica delle PMI svizzere
Dossier, archivio e scadenze
Istruzioni per «Dossier, archivio e scadenze» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Dossier, archivio e scadenze
Dossier
Docu | base › Dossier
Una cartella in Docu per cliente, fornitore, progetto, collaboratore e immobile – creata automaticamente da Sales, Finance, HR e QMS, con sottocartelle secondo il piano di archiviazione.
Passo dopo passo
- Aprire un cliente in Sales, un partner o un progetto in Finance: in basso compare il dossier con sottocartelle e documenti.
- Caricare file direttamente nel dossier o scegliere «Aprire in Docu».
- In Docu › Dossier si trovano tutti i dossier visibili, raggruppati per tipo; si restringono con «Cerca dossier per nome» e «Origine»; sopra compare la sezione «Dossier aperti qui di recente».
Piani di archiviazione
Docu | base › Dossier › Piani di archiviazione
Definisce quali sottocartelle riceve un nuovo dossier (clienti, fornitori, progetti, collaboratori, immobili), con tipo predefinito per sottocartella e piani per settore pronti.
Passo dopo passo
- Attivare o disattivare ogni piano e dare un nome alla cartella principale.
- Inserire le sottocartelle riga per riga, facoltativo «Nome | tipo di documento».
- A destra applicare un piano per settore (fiduciaria, edilizia, ristorazione, studio medico).
Scadenze dei contratti
Docu › Scadenze dei contratti
Tutti i contratti con scadenza a colpo d’occhio: termine di disdetta, rinnovo tacito e disdette registrate, con promemoria via e-mail.
Passo dopo passo
- Registrare documenti di tipo Contratto con scadenza, termine di disdetta (p. es. «3 mesi») e rinnovo (p. es. «12 mesi»).
- In Docu › Contratti filtrare per stato, p. es. «Disdetta in scadenza».
- Sul documento «Registrare la disdetta» con data d’invio ed efficacia.
Archivio
Docu | base › Archivio
Mostra i termini di conservazione di tutti i documenti archiviati di HR, Finance, QMS e Docu: ciò che scade entro 90 giorni, ciò che si può cancellare, ciò che è bloccato e dove il termine attende ancora un evento. Qui si richiedono e approvano le cancellazioni con il principio dei quattro occhi, si impostano i blocchi di cancellazione e si scarica l’esportazione verificabile.
Passo dopo passo
- Apra «Archivio» e consulti sotto «Cancellabile (termine scaduto)» le voci con termine scaduto.
- Per una voce apra «Richiedere la cancellazione», indichi un motivo e invii.
- Una seconda persona con il diritto di approvare le cancellazioni nell’archivio approva la richiesta sotto «Richieste di cancellazione aperte» o la respinge con un motivo.
- In caso di causa o verifica fiscale imposti sotto «Blocchi di cancellazione» un nuovo blocco per l’intero archivio o per società, classi ed esercizi.
- Sotto «Prove» consulti i controlli e con «Scaricare l’esportazione» crei lo ZIP per l’ufficio di revisione.
Documentazione della procedura
Docu | base › Archivio › Documentazione della procedura
La descrizione dell’archiviazione elettronica prescritta dall’art. 4 OLCC. I dati del documento e la parte A sono precompilati con proposte modificabili: società, persona responsabile, versione successiva e data odierna. I testi salvati restano invariati. Il gestore fornisce la parte B (sistema ed esercizio). Ogni versione viene archiviata in PDF con il periodo di validità.
Passo dopo passo
- Sotto «Archivio» aprire «Documentazione della procedura».
- Aprire le sezioni chiuse, verificare le proposte e adattarle se necessario. Le etichette indicano «Proposta», «Salvato» o «Adattato»; i segnaposto aperti sono segnalati. «Ripristinare la proposta» ripristina la proposta della sezione.
- Senza una versione precedente, scegliere «Accettare la proposta e archiviare»: i testi visualizzati vengono archiviati con validità da oggi. Altrimenti impostare «Valida dal» e scegliere «Archiviare una nuova versione».
- Scaricare le versioni precedenti in PDF a destra sotto «Versioni».
Prima della chiusura annuale
Docu | base › Archivio › Verificare prima della chiusura
Verifica se l’archivio di un esercizio è completo (giustificativi per mese, libri, chiusura, IVA, salari, documentazione di procedura, verifica, ancoraggio), controlla i PDF (PDF/A) e crea accessi a tempo per fiduciaria e revisione.
Passo dopo passo
- Scegliere esercizio e società, poi «Verificare».
- Chiarire i punti «manca» o «da verificare».
- Avviare se necessario la verifica PDF/A.
- Creare un accesso per l’ufficio di revisione e trasmettere l’indirizzo in modo sicuro.
Correggere i dati di classificazione dopo l’archiviazione
Docu | base › Aprire il documento › Correggere i dati dopo l’archiviazione
I documenti archiviati mantengono file e versioni. Con il diritto di modifica sul documento e « Gestire Docu » per la società attuale e quella scelta, è possibile correggere campi, tipo, società e cartella indicando un motivo. La cronologia conserva valori precedenti e successivi, persona, data e motivo completo; l’archivio riceve un’aggiunta.
Passo dopo passo
- Selezionare campi, tipo, società e cartella desiderati. Se si cambia tipo, compilare i campi obbligatori del nuovo tipo.
- Inserire un motivo di massimo 500 caratteri e scegliere « Registrare la correzione ».
- Consultare la modifica e il motivo nella cronologia dei campi.
Esporta
Docu | base › Altro › Esporta
Punto di accesso per verifica e consegna: scarica il pacchetto di archivio con prove per l’ufficio di revisione o il pacchetto di continuità con i metadati Docu. Sono le stesse esportazioni dell’archivio.
Passo dopo passo
- Nel menu Docu apra «Esporta» sotto «Altro».
- Per l’ufficio di revisione scelga «Scaricare l’esportazione»: ZIP con tutti i file, l’inventario, il protocollo e le prove; un programma di verifica allegato controlla l’integrità senza KMU | base.
- Per proseguire senza KMU | base scelga «Scaricare il pacchetto di continuità»: tutti i documenti con archivio, catena di hash, metadati Docu (tipi, campi, cartelle, raccolte) e script di verifica.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.