Dalla pratica delle PMI svizzere
Ricezione, e-mail e moduli
Istruzioni per «Ricezione, e-mail e moduli» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Ricezione, e-mail e moduli
In entrata
Docu | base › In entrata
Raccoglie i nuovi file prima dell’archiviazione e li elabora come una pila: anteprima, testo riconosciuto, proposta di classificazione e avviso di duplicato stanno accanto al modulo di archiviazione. Tipo, società, titolo e campi vengono verificati prima dell’archiviazione. I file caricati dal web appaiono subito nella posta in entrata. Riconoscimento e proposte vengono elaborati in background, con uno stato per documento. Si può archiviare anche durante il riconoscimento o dopo un errore inserendo i dati a mano. Il testo riconosciuto viene aggiunto alla versione originale senza modificare i dati scelti.
Passo dopo passo
- Selezioni i file o li trascini nell’area di caricamento.
- Scelga il documento in «Documento n di m in attesa»; l’anteprima mostra immagini e PDF (con «Pagina precedente» e «Pagina successiva»); se necessario apra «Testo riconosciuto» e verifichi proposta e duplicati.
- Con il diritto «Creare documenti, versioni, campi, reinserire/estrarre» controlli tipo, società, titolo, cartella (precompilata da indirizzo di scansione, regola o quanto appreso) e campi; cambiando tipo i campi si adattano subito e i dati compatibili restano.
- «Classifica e continua» (per i tipi archiviati subito «Archivia e continua») archivia e mostra il documento successivo; «Classifica e apri il documento» porta invece al nuovo documento.
- «Rimanda» segna il documento come rimandato e mostra il successivo senza perdere i dati inseriti; per un duplicato attivi consapevolmente «Archiviare comunque come documento separato» oppure rimuova l’elemento con «Scartare».
- I documenti archiviati automaticamente figurano 30 giorni in «Archiviato automaticamente – da controllare»; «Corretto» conferma, altrimenti apra il documento e corregga.
Regole di entrata
Docu | base › In entrata › Regole di entrata
Regole per le scansioni: separare i blocchi ai fogli separatori (codice QR) e alle pagine bianche, raddrizzare le scansioni storte, annerire i dati personali per tipo di documento; fogli separatori da stampare.
Passo dopo passo
- Sotto l’entrata apra le regole.
- Scelga separazione e pagine bianche, attivi il raddrizzamento se serve.
- Definisca per tipo modelli e termini da annerire.
- Scarichi un foglio separatore, lo stampi e lo inserisca tra i documenti.
- Inserisca le regole di archiviazione (mittente, oggetto, testo → tipo e cartella) e attivi o disattivi «Archiviare automaticamente i documenti riconosciuti con certezza».
Nota e dati della fattura nella posta in entrata
Docu | base
Prima del caricamento si può inserire una nota. Appare nella posta in entrata e diventa un commento al documento archiviato, attribuito alla persona che lo ha caricato. Fornitore e scadenza sono proposti dal testo e dal creditore QR; i valori compilati sono conservati.
Passo dopo passo
- Inserire prima di scegliere i file. La nota vale per tutti i file caricati insieme e diventa un commento al documento dopo l’archiviazione.
- Le persone autorizzate all’archiviazione verificano il file nella posta in entrata e lo archiviano nella cartella adatta. «I miei caricamenti» mostra lo stato per 30 giorni. I documenti archiviati appaiono in «Documenti» alle persone autorizzate.
Archivio e-mail
Docu › Archivio e-mail
Archiviare le e-mail aziendali invariate come messaggi originali: automaticamente dal modulo e-mail, tramite importazione o da caselle IMAP.
Passo dopo passo
- Scegliere «Attivare»; da quel momento le e-mail inviate e ricevute del modulo e-mail vengono archiviate.
- Importare e-mail meno recenti come file .eml o .mbox.
- Aggiungere altre caselle in «Aggiungere una casella» con server IMAP, nome utente, password e cartelle; la sincronizzazione avviene ogni notte.
Moduli web
Docu | base › Moduli web
Compilare moduli web internamente; ogni invio viene archiviato come PDF nel tipo scelto, gli allegati come documenti collegati, e partono i processi corrispondenti.
Passo dopo passo
- Apra «Moduli».
- Per il modulo desiderato scelga «Compilare».
- Compili i campi e scelga «Inviare».
Modificare il modulo
Docu | base › Moduli › Modificare
Costruttore di moduli web: campi (testo, numero, importo, data, selezione, sì/no, e-mail, file) con obbligo e aiuto, associazione ai campi Docu, tipo di archiviazione e società; facoltativamente pubblico tramite link senza accesso.
Passo dopo passo
- Sotto «Moduli» scelga «Nuovo modulo» o modifichi un modulo.
- Scelga nome e tipo di archiviazione.
- Aggiunga, ordini e associ i campi.
- Per un link pubblico attivi «Pubblico tramite link» e salvi; copi subito il link.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.