Dalla pratica delle PMI svizzere
Controllo, firme e processi
Istruzioni per «Controllo, firme e processi» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Controllo, firme e processi
Documenti controllati
Docu › Documento › sezione «Gestione documentale controllata»
Direttive, manuali e procedure passano per verifica e approvazione secondo il principio dei quattro occhi. I collaboratori vedono solo la versione in vigore e confermano la lettura.
Passo dopo passo
- Con «Gestire Docu»: aprire «Sottoporre a gestione controllata», scegliere verificatori, approvatori, conferma di lettura e intervallo di revisione.
- Con «Modificare documenti»: «Inoltrare la versione attuale».
- I verificatori approvano o rifiutano con commento; poi un approvatore approva e sceglie «Valido dal».
- Le persone interessate confermano in «I miei compiti» o sul documento «Letto e compreso».
Far firmare elettronicamente
Docu › Documento › sezione «Firme»
Far firmare documenti PDF internamente o esternamente. La versione firmata viene salvata come nuova versione con pagina delle firme.
Passo dopo passo
- Aprire «Richiedere una firma» e scegliere il livello di firma.
- In «Persone del team» aggiungere persone (filtrando con «Cerca persone interne»); per gli esterni inserire «Nome» e «Indirizzo e-mail» nella zona dei firmatari esterni e scegliere «Aggiungi».
- Con «In questo ordine» le persone firmano una dopo l’altra secondo l’ordine dell’elenco (modificabile con «Sposta in alto» e «Sposta in basso»); altrimenti tutte ricevono la richiesta contemporaneamente. «Rimuovi» toglie una persona dall’elenco.
- Impostare la validità in giorni, poi «Inviare la richiesta».
- Gli interni firmano sul documento o in «I miei compiti», gli esterni tramite il link personale con un codice via e-mail.
Compiti documenti
Docu | base › Compiti documenti
Mostra i compiti dei processi assegnati a Lei: controllare, approvare, elaborare o confermare la lettura. Qui definisce anche la Sua supplenza in caso di assenza.
Passo dopo passo
- Apra «I miei compiti»; i compiti in ritardo sono in rosso.
- Consulti il documento tramite «Aprire il documento».
- Scelga Approvare o Respingere; in caso di rifiuto indichi un commento.
- In caso di responsabilità errata scelga «Inoltrare» con un motivo.
- Sotto «Supplenza» definisca periodo e persona supplente.
Processi
Docu | base › Processi
Elenco dei processi (workflow) con attivazione e versione, e modelli di processi: approvazione fatture con limiti, approvazione contratto in parallelo, lettura obbligatoria, distribuzione delle entrate e controllo mensile.
Passo dopo passo
- Apra «Processi».
- Apra un modello, assegni i ruoli e scelga «Riprendere come processo».
- Lo adatti nell’editor e lo attivi.
- Con «Nuovo processo» disegni un processo vuoto.
Modificare il processo
Docu | base › Processi › Modificare il processo
Editor visivo: aggiungere, trascinare e collegare i passi (compito, diramazione, parallelo, riunire, azione, attesa, fine). Compiti con responsabile, termine, escalation e limiti di importo; diramazioni con condizioni sui campi. Gli errori sono mostrati continuamente.
Passo dopo passo
- Scelga nome e attivazione.
- Aggiunga i passi dalla barra degli strumenti e li trascini.
- Scelga «Collegare», poi clicchi sul passo di partenza e su quello di destinazione.
- Clicchi su un passo o un collegamento e imposti le proprietà a destra.
- Attivi «attivo» e salvi; il processo diventa attivo solo senza rilievi.
Monitor
Docu | base › Processi › Monitor
Monitor dei processi: processi in corso, bloccati e in ritardo, numero, rifiuti e durata media per processo.
Passo dopo passo
- Sotto «Processi» apra il «Monitor».
- Esamini i processi bloccati (p. es. nessuno assegnato) e corregga il processo.
- Se necessario interrompa un processo con un motivo.
Gestione documentale e firme interne tramite l’API mobile
API mobile di KMU | base
L’API mobile elenca controlli, approvazioni, conferme di lettura e revisioni Docu in attesa. Le persone autenticate possono consultare le proprie firme semplici per documenti Docu e HR, leggere il PDF, firmare o rifiutare.
Passo dopo passo
- Consultare le attività aperte e leggere la versione interessata.
- Inviare la decisione Docu con l’identificativo della versione. Consultare le firme sotto /api/v1/signaturen e rispondere con « entscheid »; l’impronta è facoltativa.
- Confermare esplicitamente la firma; per rifiutare indicare un motivo di almeno tre caratteri.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.