Aus der Praxis für Schweizer KMU
Ablage & Suche
Anleitungen zu «Ablage & Suche» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Ablage & Suche
Dokumente
Docu | base › Dokumente
Startseite von Docu: Dateien hochladen, im Eingang wartende Dokumente ablegen und abgelegte Dokumente über Titel, Angaben und erkannten Inhalt wiederfinden. Die Ordner ordnen automatisch nach Firma, Jahr und Dokumenttyp. Bei einer Textsuche erscheinen zusätzlich erlaubte Treffer aus anderen Modulen.
Schritt für Schritt
- Unter «Hochladen» Dateien auswählen oder hineinziehen. Mit Ablagerecht öffnet sich danach direkt der «Eingang» zum Bestätigen von Dokumenttyp und Firma.
- Warten Dokumente auf die Ablage, erscheint oben ein Hinweis mit «Jetzt ablegen».
- Zum Wiederfinden einen Suchbegriff eingeben, bei Bedarf Dokumenttyp, Firma und Zustand wählen und «Suchen» ausführen; «Filter zurücksetzen» zeigt wieder alles.
- Unter «Ordner» einen Zweig wählen, um die Liste einzugrenzen; «Ordner … schliessen» hebt die Auswahl auf.
- Seltener gebrauchte Funktionen (Altbestand übernehmen, Laufwerk, Office-Erweiterung, Dokumenttypen, Schnittstellen) liegen unter «Weitere Funktionen».
- Ohne Leserecht zeigt die Seite «Ihre eingereichten Dokumente»: was Sie hochgeladen haben und noch auf die Ablage wartet.
- Im geöffneten Ordner unter «Neu» «Brief (Word)» wählen: Die Word-Vorlage enthält Kopf und Fuss des zentralen Briefpapiers der Gesellschaft des Ordners sowie ein Empfängerfeld an der Fensterposition. Empfänger vor dem Versand ersetzen. Ohne gespeichertes Briefpapier gelten die zentralen Rückfallwerte. Ohne Ordnergesellschaft gilt die eindeutig zugeordnete Gesellschaft der Person; fehlt diese, wird das zentrale Briefpapier mit den Mandantenangaben verwendet.
- Ohne Leserecht unter «Dokumente einreichen» Dateien hochladen. Die Docu-Verantwortlichen Ihrer Firma prüfen die Angaben und legen die Dokumente ab; den Bearbeitungsstand sehen Sie unter «Ihre eingereichten Dokumente».
- Treffer aus anderen Modulen zeigen übersetzte Dokumentarten und Herkunft statt technischer Schlüssel; unbekannte Arten heissen «Dokument». «Laufwerk» in der Seitenleiste erkennen Sie am Laufwerksymbol.
Dokument
Docu | base › Dokumente › Dokument
Zeigt Vorschau, Angaben, Verlauf, Versionen, Kommentare und verknüpfte Dokumente. Je nach Recht lassen sich neue Versionen ablegen, das Dokument zum Bearbeiten sperren, endgültig archivieren, per Link teilen und eine Löschung beantragen. Selten gebrauchte Bereiche sind eingeklappt und öffnen sich per Klick.
Schritt für Schritt
- Ein Dokument aus «Dokumente» öffnen und die Vorschau ansehen oder «Herunterladen» wählen; unter «Versionen» zeigt «Diese Fassung ansehen» eine ältere Version in der Vorschau, «Zur aktuellen Fassung» führt zurück.
- Unter «Angaben» Titel und Angaben ändern und «Speichern» wählen.
- Vor grösseren Änderungen unter «Status» «Zum Bearbeiten sperren» wählen, unter «Versionen» eine neue Datei hochladen oder eine ältere Fassung wiederherstellen und danach «Sperre aufheben».
- Unter «Kommentare» eine Bemerkung hinterlassen; unter «Verknüpfte Dokumente» ein anderes Dokument aus der Liste wählen und «Verknüpfen».
- Unter «Per Link teilen» eine Gültigkeit von 1–90 Tagen und optional Passwort und Abruflimit setzen, den Link erstellen und sofort kopieren; bestehende Links lassen sich widerrufen.
- Unter «Status» ein fertiges Dokument endgültig «Archivieren»; mit Verwaltungsrecht unter «Löschen» einen begründeten Löschantrag stellen.
- Unter «PDF bearbeiten» einen Stempel mit Datum und Namen anbringen, Scans verbessern, ein anderes Dokument hinten anhängen, Seiten bearbeiten oder eine geschwärzte Kopie erstellen; über «In Sammelmappe legen» zu einer eigenen Mappe hinzufügen.
- Die rechte Spalte zeigt zuerst Angaben, Status und Kommentare. Ablageort, Teilen und weitere Werkzeuge öffnen Sie bei Bedarf über die Klappen.
- Zum Verknüpfen oder Anhängen eines Dokuments im Suchfeld dessen Titel eingeben und einen Vorschlag auswählen. Die Auswahl enthält nur lesbare Dokumente, ohne das gerade geöffnete Dokument. Gleiche Titel erhalten einen unterscheidbaren Zusatz.
- Für einen Löschantrag die Klappe «Löschen» öffnen, die Erklärung lesen, Grund und gegebenenfalls Rechtsgrund angeben und «Löschung beantragen» wählen. Der Antrag löscht noch nichts; Fristen, Schutzregeln und die Freigabe durch eine zweite Person gelten weiterhin.
Ordner verwalten und Zugriff festlegen
Docu | base › Ordner öffnen › Ordner verwalten
Benennt einen Ordner um, verschiebt ihn und legt fest, welche Person, Rolle oder Abteilung lesen, ändern oder verwalten darf. Unterordner übernehmen die Einträge, solange die Vererbung nicht unterbrochen ist.
Schritt für Schritt
- Auf der Docu-Startseite den Ordner öffnen und «Ordner verwalten» wählen.
- Unter «Wer hat Zugriff?» die geerbten Einträge prüfen und eigene Einträge mit Person, Rolle oder Abteilung und der Stufe Lesen, Ändern oder Verwalten erfassen.
- Bei Bedarf «Einträge des übergeordneten Ordners übernehmen» abwählen, damit nur die eigenen Einträge gelten, und «Speichern» wählen.
- Mit «Umbenennen» oder «Verschieben nach» Namen und Ort des Ordners ändern.
- Im geöffneten Ordner unter «Neu» «Brief (Word)» wählen: Die Word-Vorlage enthält Kopf und Fuss des zentralen Briefpapiers der Gesellschaft des Ordners sowie ein Empfängerfeld an der Fensterposition. Empfänger vor dem Versand ersetzen. Ohne gespeichertes Briefpapier gelten die zentralen Rückfallwerte. Ohne Ordnergesellschaft gilt die eindeutig zugeordnete Gesellschaft der Person; fehlt diese, wird das zentrale Briefpapier mit den Mandantenangaben verwendet.
Personalordner (nur HR)
Docu | base
Personalordner und Personal-/Lohndokumente benötigen zusätzlich HR-Rechte auf Personaldokumente im passenden Bereich. Ordnerrechte und Freigaben können diese Grenze nicht erweitern. Nur Docu-Verwaltung mit mandantweiter HR-Dokumentverwaltung darf die Personalmarkierung ändern.
Schritt für Schritt
- Ordner öffnen und «Zugriff» wählen.
- Den Schalter «Personalordner (nur HR)» setzen und speichern – Inhalt sehen danach nur Personen mit HR-Recht auf Personaldokumente.
Wortteile in Dokumenten suchen
Docu | base › Dokumente › Suche
Die Suche prüft Titel, Angaben und den Volltext der lesbaren Fassung. Wörter ab drei Zeichen werden auch innerhalb zusammengesetzter Wörter gefunden: «Gerüst» findet «Gerüstbau» und «Gerüstkontrolle». Gross- und Kleinschreibung, Akzente sowie ü/u/ue, ä/a/ae und ö/o/oe werden beim Vergleich vereinheitlicht.
Schritt für Schritt
- Suchwort eingeben und suchen, zum Beispiel «Gerüst» oder «gerust».
- Begriffe mit UND, ODER oder NICHT kombinieren; eine Wortfolge in Anführungszeichen setzen. Platzhalter * und ? sowie feld:wert bleiben verfügbar.
Papierkorb
Docu | base › Ordner › Papierkorb
Zeigt gelöschte Dokumente und Ordner, die Sie verwalten dürfen, und stellt sie wieder her. Nach 30 Tagen beantragt Docu die Löschung im Archiv; eine zweite Person gibt sie frei.
Schritt für Schritt
- In der Ordnernavigation «Papierkorb» wählen.
- Beim gewünschten Eintrag «Wiederherstellen» wählen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.