Aus der Praxis für Schweizer KMU
Einrichtung & Umstieg
Anleitungen zu «Einrichtung & Umstieg» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Einrichtung & Umstieg
Einrichtung
Docu-Einstellungen
Docu | base › Docu-Einstellungen
Sammelseite für alle Einstellungen von Docu | base: Dokumenttypen, Ordner, Eingangsregeln, Abläufe, Schnittstellen, Office-Erweiterung und Verfahrensdokumentation. Sie zeigt nur, was Sie öffnen dürfen.
Schritt für Schritt
- In der Seitenleiste unter «Einstellungen» «Docu-Einstellungen» wählen.
- Den gewünschten Eintrag öffnen, zum Beispiel «Eingangsregeln» für die automatische Verarbeitung von Scans.
- Mit dem Browser-Zurück oder dem Menüpunkt zur Sammelseite zurückkehren.
- Einstellungen für die ganze Firma (Firmendaten, Benutzer, Mailadressen) stehen unter «Firmeneinstellungen».
Dokumenttypen
Docu | base › Dokumenttypen
Verwaltet Dokumenttypen mit Feldern, Ablageregel, Aufbewahrungsklasse und Stichwörtern zur Klassifizierung. Sofortige Archivierung, Inaktivierung und Rollenbeschränkungen lassen sich pro Typ einstellen.
Schritt für Schritt
- Einen vorhandenen Typ aufklappen oder «Neuer Dokumenttyp» verwenden.
- Schlüssel, Bezeichnung und Aufbewahrungsklasse festlegen.
- Ablageregel mit Platzhaltern und kommagetrennte Stichwörter erfassen.
- Felder als JSON-Array mit eindeutigen Feldschlüsseln definieren.
- Bei Bedarf «Sofort archivieren», «Sensibel (nur gewählte Rollen)» samt Rollen oder «Inaktiv» setzen und «Speichern» wählen.
Ordner einrichten
Docu | base › Weitere Funktionen › Ordner einrichten
Legt aus den Ablageregeln der Dokumenttypen einmalig echte Ordner an und ordnet die bisherigen Dokumente ein. Ein Probelauf zeigt vorher Ordner und Anzahl Dokumente.
Schritt für Schritt
- «Weitere Funktionen» › «Ordner einrichten» wählen.
- Im Probelauf die vorgeschlagenen Ordner und die Anzahl Dokumente prüfen.
- «Ordner anlegen und Dokumente einordnen» wählen.
Private Ablagen und Notfallzugriff
Docu | base › Weitere Funktionen › Ordner einrichten › Private Ablagen
Zeigt die persönlichen Ablagen der Mitarbeitenden (ohne Inhalt) und erlaubt der Docu-Verwaltung im Notfall einen Lesezugriff für 7 Tage.
Schritt für Schritt
- Bei der betroffenen Ablage den Grund für den Notfallzugriff eingeben.
- «Notfallzugriff (7 Tage lesen)» wählen.
- Mit «Öffnen» die Ablage lesen; nach 7 Tagen endet der Zugriff von selbst.
Umstieg & Altbestand
Umstieg mit Ordnern und Rechten
Docu | base › Mehr › Umstieg
Übernimmt die bisherige Ablage (Dateiserver, Freigabe, Export aus einem anderen Dokumentensystem) als ZIP mit ihrer Ordnerstruktur nach Docu; Rechte aus einer Liste «berechtigungen.csv». Mit Probelauf, ohne Dubletten, wiederholbar.
Schritt für Schritt
- Ordner der alten Ablage als ZIP komprimieren, optional berechtigungen.csv dazulegen.
- Zielordner wählen und den Probelauf starten.
- Bericht prüfen (neue Ordner, Dubletten, unbekannte Personen), dann «Übernehmen».
Altbestand übernehmen
Docu | base › Altbestand übernehmen
Importiert eine Ordnerstruktur aus einer ZIP-Datei und leitet Felder aus den Pfaden ab. Ein Probelauf zeigt pro Datei, ob sie bereit, bereits vorhanden, fehlerhaft oder übersprungen ist.
Schritt für Schritt
- ZIP-Datei auswählen.
- «Zuordnung des Pfads» mit {firma}, {jahr}, {typ}, {datei} und gegebenenfalls Feldschlüsseln passend zur Ordnerstruktur setzen.
- Einen Dokumenttyp als Standard wählen und «Probelauf» starten.
- Den Bericht prüfen, Fehler korrigieren und danach «Importieren» wählen; angelegte Dokumente werden direkt abgelegt.
Anbindung
Als Laufwerk verbinden
Docu | base › Als Laufwerk verbinden
Zeigt die WebDAV-Adresse, erstellt widerrufbare Zugänge und erklärt das Verbinden unter macOS und Windows. Mit eingerichteten Ordnern sehen Sie im Laufwerk die Ordner mit Ihren Rechten und «Meine Ablage»; geänderter Dateiinhalt wird als neue Version gespeichert.
Schritt für Schritt
- «Laufwerk-Passwort erstellen» wählen und das nur einmal angezeigte Passwort sicher notieren.
- Unter macOS im Finder «Gehe zu» › «Mit Server verbinden …» wählen, die angezeigte Adresse eingeben und als «Registrierter Benutzer» mit dem Laufwerk-Zugang verbinden.
- Unter Windows im Explorer «Dieser PC» › «Netzlaufwerk verbinden» wählen, Laufwerkbuchstaben und angezeigte Adresse setzen und «Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen» aktivieren.
- Mit dem angezeigten Benutzernamen und Laufwerk-Passwort anmelden.
- Neue Dateien in den Ordner «Eingang» kopieren und danach im Web prüfen; nicht mehr benötigte Zugänge mit «Widerrufen» sperren.
Office- und Outlook-Erweiterung
Docu | base › Office-Erweiterung
Verbindet die Docu-Erweiterung in Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Ihrem Konto. In Office suchen, öffnen, ablegen, als neue Version speichern und aus- oder einchecken; in Outlook Mails im Original archivieren, Anhänge ablegen und Dokumente als Anhang einfügen.
Schritt für Schritt
- In Word, Excel, PowerPoint oder Outlook im Menüband «Docu | base» öffnen.
- Kürzel Ihrer Organisation eingeben und «Mit Docu verbinden» wählen; es öffnet sich ein Fenster mit dieser Seite.
- Falls nötig anmelden und «Verbinden» wählen; das Fenster schliesst sich.
- Administration: das Manifest herunterladen und im Microsoft-365-Admincenter unter «Integrierte Apps» hochladen.
Schnittstellen (API-Schlüssel und Webhooks)
Docu | base › Dokumente › Schnittstellen
Verbindet Fremdsysteme wie ERP, Intranet oder Automatisierung mit Docu | base: API-Schlüssel mit Bereichen, Gesellschaften, IP-Liste und Ablauf sowie Webhooks, die bei neuen Dokumenten, Versionen oder Statusänderungen benachrichtigen. Die Beschreibung der API (OpenAPI) ist verlinkt.
Schritt für Schritt
- «Schnittstellen» auf der Dokumentseite öffnen.
- Unter «Neuer API-Schlüssel» Bezeichnung, Bereiche und optional Gesellschaften, IP-Adressen und Gültigkeit wählen, dann «Schlüssel erstellen».
- Den angezeigten Schlüssel sofort sicher ablegen – er ist nur jetzt sichtbar.
- Für Benachrichtigungen unter «Neuer Webhook» das https-Ziel und die Ereignisse wählen und das angezeigte Geheimnis im Zielsystem zur Signaturprüfung hinterlegen.
- Nicht mehr benötigte Schlüssel «Widerrufen», Webhooks «Entfernen».
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.