Aus der Praxis für Schweizer KMU
Lenkung, Signaturen & Abläufe
Anleitungen zu «Lenkung, Signaturen & Abläufe» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Lenkung, Signaturen & Abläufe
Gelenkte Dokumente
Docu › Dokument › Bereich «Lenkung»
Weisungen, Handbücher und Verfahren durchlaufen Prüfung und Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip. Mitarbeitende sehen nur die gültige Fassung und bestätigen das Lesen.
Schritt für Schritt
- Mit «Docu verwalten»: «Dokument lenken» öffnen, Prüfende, Freigebende, Lesebestätigung und Überprüfungsintervall wählen.
- Mit «Dokumente bearbeiten»: «Aktuelle Fassung einreichen».
- Prüfende stimmen zu oder weisen mit Kommentar zurück; danach gibt eine freigebende Person frei und wählt «Gültig ab».
- Personen mit Lesebestätigung bestätigen unter «Meine Aufgaben» oder auf dem Dokument «Gelesen und verstanden».
Elektronisch unterschreiben lassen
Docu › Dokument › Bereich «Signaturen»
PDF-Dokumente intern oder extern unterschreiben lassen. Die unterschriebene Fassung wird als neue Version mit Signaturblatt abgelegt.
Schritt für Schritt
- «Signatur anfordern» öffnen und die Signaturstufe wählen.
- Unter «Personen aus dem Team» Personen hinzufügen (mit «Interne Personen suchen» eingrenzen); Externe im Bereich der externen Unterzeichnenden mit «Name» und «E-Mail-Adresse» eintragen und «Hinzufügen» wählen.
- Mit «In dieser Reihenfolge» unterschreiben die Personen nacheinander in der Reihenfolge der Liste (mit «Nach oben» und «Nach unten» ändern), sonst erhalten alle die Anfrage gleichzeitig; «Entfernen» nimmt jemanden aus der Liste.
- Die Gültigkeit in Tagen setzen und «Anfrage senden».
- Interne unterschreiben auf dem Dokument oder über «Meine Aufgaben», Externe über ihren persönlichen Link mit Code per Mail.
Dokument-Aufgaben
Docu | base › Dokument-Aufgaben
Zeigt die Aufgaben aus Abläufen, die Ihnen zugewiesen sind: prüfen, freigeben, bearbeiten oder Lesen bestätigen. Hier legen Sie auch Ihre Vertretung für Abwesenheiten fest.
Schritt für Schritt
- «Meine Aufgaben» öffnen; überfällige Aufgaben sind rot markiert.
- Über «Dokument öffnen» das betroffene Dokument ansehen.
- Freigeben oder Ablehnen wählen; bei einer Ablehnung einen Kommentar angeben.
- Bei falscher Zuständigkeit «Weiterleiten» mit Grund wählen.
- Unter «Vertretung» Zeitraum und vertretende Person festlegen.
Abläufe
Docu | base › Abläufe
Liste der Abläufe (Workflows) des Mandanten mit Auslöser und Version sowie Vorlagen für Fachabläufe wie Rechnungsfreigabe mit Betragslimits, parallele Vertragsfreigabe, Pflichtlektüre, Eingangsverteilung und monatliche Belegkontrolle.
Schritt für Schritt
- «Abläufe» öffnen.
- Eine Vorlage aufklappen, die Rollen zuordnen und «Als Ablauf übernehmen» wählen.
- Im Editor anpassen und aktiv schalten.
- Mit «Neuer Ablauf» einen leeren Ablauf zeichnen.
Ablauf bearbeiten
Docu | base › Abläufe › Ablauf bearbeiten
Visueller Editor: Schritte (Aufgabe, Verzweigung, Parallel, Zusammenführen, Aktion, Warten, Ende) hinzufügen, ziehen und verbinden. Aufgaben mit Zuständigkeit, Frist, Eskalation und Betragslimits; Verzweigungen mit Bedingungen auf Feldern. Fehler werden laufend angezeigt.
Schritt für Schritt
- Name und Auslöser wählen (manuell, neues Dokument, Eingang, Formular, Zeitplan).
- Schritte über die Werkzeugleiste hinzufügen und an die gewünschte Stelle ziehen.
- «Verbinden» wählen, dann Start- und Zielschritt anklicken.
- Schritt oder Verbindung anklicken und rechts die Eigenschaften setzen.
- «Aktiv» setzen und speichern; aktiv wird der Ablauf nur ohne Befunde.
Monitor
Docu | base › Abläufe › Monitor
Prozessmonitor: laufende, gestörte und überfällige Abläufe sowie Anzahl, Ablehnungen und durchschnittliche Durchlaufzeit je Ablauf.
Schritt für Schritt
- Unter «Abläufe» den «Monitor» öffnen.
- Gestörte Abläufe prüfen (z. B. niemand zugewiesen) und den Ablauf korrigieren.
- Einen Ablauf bei Bedarf mit Grund abbrechen.
Lenkung und interne Unterschriften über die Mobil-API
Mobil-API von KMU | base
Die Mobil-API liefert offene Docu-Prüfungen, Freigaben, Lesebestätigungen und Überprüfungen. Angemeldete Personen können ausserdem ihre offenen einfachen Unterschriften für Docu- und HR-Dokumente abrufen, das PDF lesen und unterschreiben oder ablehnen.
Schritt für Schritt
- Offene Vorgänge abrufen und die zugehörige Fassung lesen.
- Den Lenkungsentscheid mit der Versions-ID übermitteln. Signaturen unter /api/v1/signaturen einzeln ansehen und mit «entscheid» beantworten; die Prüfsumme ist optional.
- Eine Unterschrift ausdrücklich bestätigen; bei Ablehnung einen Grund mit mindestens drei Zeichen angeben.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.