Aus der Praxis für Schweizer KMU
Dossiers, Archiv & Fristen
Anleitungen zu «Dossiers, Archiv & Fristen» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Dossiers, Archiv & Fristen
Dossiers
Docu | base › Dossiers
Je Kunde, Lieferant, Projekt, Mitarbeitende und Liegenschaft ein Ordner in Docu – angelegt von selbst aus Sales, Finance, HR und QMS, mit Unterordnern nach dem Ablageplan.
Schritt für Schritt
- In Sales einen Kunden, in Finance einen Partner oder ein Projekt öffnen: unten erscheint das Dossier mit Unterordnern und Dokumenten.
- Dateien direkt im Dossier hochladen oder «In Docu öffnen» wählen.
- Unter Docu › Dossiers stehen alle Dossiers, die Sie sehen dürfen, nach Art gruppiert; mit «Dossier nach Name suchen» und «Herkunft» eingrenzen; darüber erscheint der Bereich «Zuletzt hier geöffnete Dossiers».
Ablagepläne
Docu | base › Dossiers › Ablagepläne
Legt fest, welche Unterordner ein neues Dossier erhält (Kunden, Lieferanten, Projekte, Mitarbeitende, Liegenschaften), mit Standardtyp je Unterordner und fertigen Branchenplänen.
Schritt für Schritt
- Je Plan ein- oder ausschalten und den Oberordner benennen.
- Unterordner zeilenweise erfassen, optional «Name | Dokumenttyp».
- Rechts einen Branchenplan (Treuhand, Bau, Gastronomie, Arztpraxis) übernehmen.
Vertragsfristen
Docu › Vertragsfristen
Alle Verträge mit Vertragsende auf einen Blick: Kündigungstermin, stillschweigende Verlängerung und erfasste Kündigungen, mit Erinnerung per Mail.
Schritt für Schritt
- Dokumente vom Typ Vertrag mit den Feldern Vertragsende, Kündigungsfrist (z. B. «3 Monate») und Verlängerung (z. B. «12 Monate») erfassen.
- Unter Docu › Verträge nach Stand filtern, z. B. «Kündigung bald fällig».
- Auf dem Dokument «Kündigung erfassen» mit Versanddatum und Wirkung.
Archiv
Docu | base › Archiv
Zeigt die Aufbewahrungsfristen aller archivierten Dokumente aus HR, Finance, QMS und Docu: was in 90 Tagen abläuft, was gelöscht werden darf, was gesperrt ist und wo die Frist noch auf ein Ereignis wartet. Hier werden Löschungen mit vier Augen beantragt und freigegeben, Löschsperren gesetzt und der prüfbare Export heruntergeladen.
Schritt für Schritt
- «Archiv» öffnen und unter «Löschbar» die Einträge mit abgelaufener Frist ansehen.
- Bei einem Eintrag «Löschung beantragen» öffnen, einen Grund angeben und absenden.
- Eine zweite Person mit dem Recht «Löschungen im Archiv freigeben (zweite Person)» gibt den Antrag unter «Offene Löschanträge» frei oder lehnt ihn mit Grund ab.
- Bei Rechtsstreit oder Steuerprüfung unter «Löschsperren» eine neue Sperre für das ganze Archiv oder für Gesellschaften, Klassen und Geschäftsjahre setzen.
- Unter «Nachweise» die Prüfläufe ansehen und mit «Export herunterladen» das ZIP für die Revisionsstelle erstellen.
Verfahrensdokumentation
Docu | base › Archiv › Verfahrensdokumentation
Die nach GeBüV Art. 4 vorgeschriebene Beschreibung der elektronischen Archivierung. Für Dokumentangaben und Teil A erhalten Sie anpassbare Vorschläge mit Gesellschaften, verantwortlicher Person, nächster Fassung und heutigem Datum. Gespeicherte Texte bleiben erhalten. Teil B (System und Betrieb) liefert der Betreiber. Jede Fassung wird als PDF mit Gültigkeitszeitraum im Archiv abgelegt.
Schritt für Schritt
- Unter «Archiv» den Link «Verfahrensdokumentation» öffnen.
- Die eingeklappten Abschnitte öffnen, Vorschläge prüfen und bei Bedarf anpassen. Kennzeichen zeigen «Vorschlag», «Gespeichert» oder «Angepasst»; offene Platzhalter werden angezeigt. Mit «Auf Vorschlag zurücksetzen» den jeweiligen Vorschlag wiederherstellen.
- Ohne bisherige Fassung «Vorschlag übernehmen und ablegen» wählen: Die angezeigten Texte werden mit Gültigkeit ab heute abgelegt. Sonst «Gültig ab» setzen und «Neue Fassung ablegen» wählen.
- Frühere Fassungen rechts unter «Fassungen» als PDF herunterladen.
Vor dem Jahresabschluss
Docu | base › Archiv › Vor dem Jahresabschluss prüfen
Prüft, ob das Archiv für ein Geschäftsjahr vollständig ist (Belege je Monat, Geschäftsbücher, Abschluss, MWST, Lohn, Verfahrensdokumentation, Prüflauf, Verankerung), prüft PDFs auf PDF/A und erstellt befristete Zugänge für Treuhand und Revision.
Schritt für Schritt
- Geschäftsjahr und Gesellschaft wählen und «Prüfen».
- Punkte mit «fehlt» oder «prüfen» klären, z. B. fehlende Monate nachliefern.
- Optional die PDF/A-Prüfung starten.
- Für die Revisionsstelle einen Zugang erstellen und die Adresse sicher weitergeben.
Ordnungsangaben nach Archivierung korrigieren
Docu | base › Dokument öffnen › Angaben nach Archivierung korrigieren
Archivierte Dokumente behalten ihre Datei und Fassungen. Mit Änderungsrecht am Dokument und «Docu verwalten» für die bisherige und die gewählte Gesellschaft lassen sich Felder, Dokumenttyp, Gesellschaft und Ordner begründet berichtigen. Vorher und nachher, Person, Zeitpunkt und vollständiger Grund stehen im Feldverlauf; das Archiv erhält einen ergänzenden Nachtrag.
Schritt für Schritt
- Gewünschte Felder, Dokumenttyp, Gesellschaft und Ordner wählen. Bei einem Typwechsel die Pflichtfelder des neuen Typs ausfüllen.
- Einen Korrekturgrund mit höchstens 500 Zeichen erfassen und «Korrektur protokollieren» wählen.
- Die Änderung und den Grund im Feldverlauf des Dokuments nachlesen.
Exportieren
Docu | base › Mehr › Exportieren
Einstieg für Prüfung und Übergabe: lädt das Archivpaket mit Nachweisen für die Revisionsstelle oder das Fortführungspaket mit Docu-Metadaten herunter. Es sind dieselben Exporte wie im Archiv.
Schritt für Schritt
- Im Docu-Menü unter «Mehr» «Exportieren» öffnen.
- Für die Revisionsstelle «Export herunterladen» wählen: ZIP mit allen Dateien, Inventar, Protokoll und Nachweisen; ein beiliegendes Prüfprogramm prüft die Unverändertheit ohne KMU | base.
- Für eine Weiterführung ohne KMU | base «Fortführungspaket herunterladen» wählen: alle Dokumente mit Archiv, Hash-Kette, Docu-Metadaten (Typen, Felder, Ordner, Sammelmappen) und Prüfskripten.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.