Aus der Praxis für Schweizer KMU
Eingang, Mails & Formulare
Anleitungen zu «Eingang, Mails & Formulare» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Eingang, Mails & Formulare
Eingang
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Sammelt neue Dateien vor der Ablage und arbeitet sie als Stapel ab: Vorschau, erkannter Text, Klassifizierungsvorschlag und Dublettenhinweis stehen neben dem Ablageformular. Typ, Gesellschaft, Titel und Felder werden vor dem Ablegen geprüft. Web-Uploads erscheinen sofort im Eingang. Texterkennung und Vorschläge laufen im Hintergrund; der Zustand wird je Posten angezeigt. Ablegen ist auch während der Erkennung oder nach einem Fehler mit Angaben von Hand möglich. Erkannter Volltext wird der ursprünglichen Fassung nachgetragen, ohne die gewählten Angaben zu ändern.
Schritt für Schritt
- Dateien auswählen oder in den Uploadbereich ziehen.
- Unter «Beleg n von m offenen» den Beleg wählen; die Vorschau zeigt Bilder und PDF (mit «Vorherige Seite» und «Nächste Seite»), bei Bedarf «Erkannter Text» öffnen und Vorschlag und Dublettenhinweis prüfen.
- Mit dem Recht «Dokumente anlegen, Versionen, Felder, Ein-/Auschecken» Dokumenttyp, Gesellschaft, Titel, Ordner (vorbelegt aus Scan-Adresse, Regel oder Gelerntem) und Felder kontrollieren; beim Typwechsel passen sich die Felder sofort an, passende Angaben bleiben erhalten.
- «Ablegen und weiter» (bei sofort archivierenden Typen «Archivieren und weiter») legt ab und zeigt den nächsten Beleg; «Ablegen und Dokument öffnen» führt stattdessen zum neuen Dokument.
- «Zurückstellen» markiert den Beleg als zurückgestellt und zeigt den nächsten, ohne Eingaben zu verlieren; bei einer Dublette nur bewusst «Trotzdem als eigenes Dokument ablegen» aktivieren oder den Posten mit «Verwerfen» entfernen.
- Automatisch abgelegte Dokumente stehen 30 Tage unter «Automatisch abgelegt – zur Kontrolle»; «Passt» bestätigt, sonst das Dokument öffnen und korrigieren.
Eingangsregeln
Docu | base › Eingang › Eingangsregeln
Regeln für Scans im Eingang: Stapel an Trennblättern (QR-Code) und Leerseiten trennen, schräg eingelegte Scans begradigen, Personendaten je Dokumenttyp beim Ablegen schwärzen; Trennblätter zum Ausdrucken.
Schritt für Schritt
- Unter «Eingang» die Regeln öffnen.
- Trennung und Leerseiten wählen, Begradigen bei Bedarf einschalten.
- Je Dokumenttyp Muster (IBAN, AHV-Nummer, E-Mail, Telefon) und Begriffe zum Schwärzen festlegen.
- Ein Trennblatt herunterladen, drucken und zwischen die Dokumente legen.
- Ablageregeln (Absender, Betreff, Text → Typ und Ordner) erfassen und «Sicher erkannte Dokumente automatisch ablegen» ein- oder ausschalten.
Notiz und Rechnungsangaben im Eingang
Docu | base
Vor dem Hochladen kann eine Notiz für die Ablage erfasst werden. Sie erscheint im Eingang und wird mit der erfassenden Person als Kommentar am abgelegten Dokument gespeichert. Lieferant und Fälligkeit werden aus Rechnungstext und QR-Kreditor vorgeschlagen; ausgefüllte Angaben bleiben erhalten.
Schritt für Schritt
- Vor der Dateiauswahl eintragen. Die Notiz gilt für alle gleichzeitig hochgeladenen Dateien und erscheint nach dem Ablegen als Kommentar am Dokument.
- Personen mit Ablagerecht prüfen die Datei im Eingang und legen sie im passenden Ordner ab. Unter «Meine Erfassungen» bleibt der Stand 30 Tage sichtbar. Abgelegte Dokumente erscheinen für berechtigte Personen unter «Dokumente».
Mail-Archiv
Docu › Mail-Archiv
Geschäftsmails unverändert als Originalnachricht archivieren: automatisch aus dem Mailmodul, per Import oder aus IMAP-Postfächern.
Schritt für Schritt
- «Einschalten» wählen; ab dann werden gesendete und empfangene Mails des Mailmoduls archiviert.
- Ältere Mails als .eml- oder .mbox-Dateien importieren.
- Weitere Postfächer unter «Postfach hinzufügen» mit IMAP-Server, Benutzername, Passwort und Ordnern eintragen; der Abgleich läuft jede Nacht.
Webformulare
Docu | base › Webformulare
Webformulare intern ausfüllen; jede Einreichung wird als PDF-Dokument im gewählten Typ abgelegt, Anhänge als verknüpfte Dokumente, und passende Abläufe starten.
Schritt für Schritt
- «Formulare» öffnen.
- Beim gewünschten Formular «Ausfüllen» wählen.
- Felder ausfüllen und «Absenden» wählen.
Formular bearbeiten
Docu | base › Formulare › Bearbeiten
Baukasten für Webformulare: Felder (Text, Zahl, Betrag, Datum, Auswahl, Ja/Nein, E-Mail, Datei) mit Pflicht und Hilfetext, Zuordnung zu Docu-Feldern, Ablagetyp und Gesellschaft; optional öffentlich über einen Link ohne Anmeldung.
Schritt für Schritt
- Unter «Formulare» «Neues Formular» wählen oder ein Formular bearbeiten.
- Name und Ablagetyp wählen.
- Felder hinzufügen, ordnen und den Docu-Feldern zuordnen.
- Für einen öffentlichen Link «Öffentlich über Link» setzen und speichern; den Link sofort kopieren.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.