Ein Gartenbaubetrieb mit 30 Mitarbeitenden braucht Lohn und Personalakte, Buchhaltung mit Lager, Offerten, eine Dokumentenablage und ein Qualitätssystem. Oft sind es fünf Verträge, fünf Logins und fünf Rechnungen. Dazu kommen bei vielen Anbietern Module, Einrichtungsgebühren und KI-Guthaben, die nicht im Grundpreis enthalten sind. Wir haben nachgerechnet, was das über drei Jahre kostet. Hinweis: Der Vergleich stammt von KMU | base, einem der verglichenen Anbieter. Deshalb legen wir die Rechnung offen.
Das Ergebnis in drei Sätzen: Für 30 Mitarbeitende kosten die fünf Apps von KMU | base über drei Jahre CHF 16’335. Mit je einem bekannten Produkt pro Bereich sind es CHF 51’664 bis CHF 101’689. Und bei KMU | base ist vieles inbegriffen, wofür andere Anbieter Module, Guthaben oder Einrichtung berechnen.
Gesamtkosten über drei Jahre
Alle Beträge sind Listenpreise über 36 Monate ohne MWST, Franken. Mix A besteht aus verbreiteten Produkten, Mix B aus günstigeren (Zusammensetzung unter «So haben wir gerechnet»).
| Mitarbeitende | KMU | base, 5 Apps | Mix A | Mix B | Anteil von KMU | base |
|---|---|---|---|---|
| 15 | 9’585 | 55’464 | 28’109 | 17 % bzw. 34 % |
| 30 | 16’335 | 101’689 | 51’664 | 16 % bzw. 32 % |
| 80 | 38’070 | 203’631 | 104’668 | 19 % bzw. 36 % |
| 250 | 88’290 | 518’953 | nicht berechenbar | 17 % (Mix A) |
Die Spanne zwischen Mix A und Mix B zeigt, wie stark die Produktwahl den Preis bestimmt; KMU | base liegt in beiden Fällen deutlich darunter. Wer nur HR, Finance und Docu braucht, zahlt bei KMU | base zwischen CHF 6’250 und CHF 56’448. Mix A kostet für dieselben drei Bereiche CHF 29’594 bis CHF 343’411, Mix B (bis 80 Mitarbeitende) CHF 20’414 bis CHF 85’498.
Was bei KMU | base inbegriffen ist
KMU | base bringt in jeder App einen KI-Assistenten mit, der mit Ihren Rechten arbeitet und jede Änderung erst nach Ihrer Freigabe ausführt. Lohn, Dokumentenarchiv, Qualitätsmanagement und Office im Browser sind Teil der jeweiligen App und keine Zusatzmodule. Andere Anbieter nennen dafür auf ihren Preisseiten Folgendes, teils als Pflicht, teils auf Wunsch:
| Leistung | KMU | base | Anderswo laut Preisseite |
|---|---|---|
| KI-Assistent | in jeder App, mit Monatskontingent; darüber kostenpflichtige Zusatzpakete | Business Central: Copilot im Plan enthalten, der Verkaufsauftrags- und der Kreditoren-Agent «erfordern Copilot-Guthaben (separat verkauft)». Salesforce: laut Preisseite «KI kann ab „Core“ hinzugefügt werden» (Core EUR 195 je Benutzer und Monat). Odoo: KI-Rechnungsscan über kostenpflichtiges In-App-Guthaben |
| Lohn mit Quellensteuer und Lohnausweis | in HR | base; Lohnberechnung nach ELM 6.0, Übermittlung über Swissdec noch nicht verfügbar (siehe «So haben wir gerechnet») | bexio: in Advanced und Optima als Zusatz (CHF 7 pro Monat für 1, CHF 25 für 5 Mitarbeitende), in Ultimate 25 Mitarbeitende inklusive, darüber auf Anfrage. Personio: die Schweizer Preisseite nennt keinen Lohn, die deutsche eine zusätzlich buchbare Payroll-App ohne Preis. Abacus: eigenes Abo, laut Preisliste des Abacus-Partners Arcon CHF 152.10 je Monat, Benutzer und Mandant bis 50 Mitarbeitende. BambooHR: Lohn laut Seite nur für Mitarbeitende in den USA |
| Dokumentenarchiv mit Texterkennung | in Docu | base, Texterkennung lokal in vier Sprachen | Abacus: Archivierung und Scanning als eigenes Abo (laut abacus.ch ab CHF 11 pro Monat, ohne Hosting und Dienstleistungen des Anbieters); die digitale Ablage der Belege ist laut Partnerliste in den Finanz-Abos enthalten. Proffix: Dokumentenmanagement steht unter «Funktionen und Drittlösungen», nicht in den Paketen und ohne Preis |
| Qualitätsmanagement | Audit, Massnahmen und Risiken im Preis von QMS | base | QM-Pilot: Risiko-, Organisations-, Audit- und Massnahmenmanagement als Zusatzmodule, je ab CHF 70 (monatliche Zahlung). Qsistant: Plan mit 200 Dokumenten, je weitere 100 Dokumente EUR 25 pro Monat |
| Office im Browser | Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser bearbeiten, in Docu | base | Microsoft 365 Business Basic (Office im Browser mit E-Mail und Teams): CHF 5.67 je Benutzer und Monat |
| Einrichtung und Datenübernahme | keine Einrichtungsgebühr; Datenübernahme durch uns kostenlos, werktags innert 24 Stunden (mit dem Auftrag beginnt die Mindestlaufzeit) | bexio, auf Wunsch: Basis-Setup CHF 220, Coaching zur Datenmigration CHF 320 je Datenart (Kontakte, Produkte); Support und Starthilfe kostenlos. HubSpot: Pflicht-Onboarding USD 1’500 (Sales Hub Professional). QM-Pilot: Einrichtungsgebühr CHF 600 (Cloud). Odoo: Implementierung nicht inbegriffen, Pakete ab EUR 587 (Neukunden EUR 499 für das erste Paket). Personio: einmalige Einrichtungsgebühr, Betrag nicht veröffentlicht |
| Mitarbeitende nutzen die App | Self-Service für alle Mitarbeitenden ohne Benutzerlizenz; HR | base kostet je Paketstufe (z. B. CHF 129 pro Monat für 21–50 Mitarbeitende) | Zoho One: entweder Lizenz für alle Mitarbeitenden (EUR 37 je Person und Monat) oder EUR 90 je Benutzer bei freier Zuteilung |
Einige Anbieter haben KI ebenfalls im Plan, etwa BambooHR (AI Assistant) und M-Files Essentials (Aino). Inbegriffen sind bei KMU | base ausserdem Hosting in der Schweiz und der kostenlose Zugang für Ihre Treuhand. Nutzungsabhängig kosten auch bei KMU | base zusätzlicher Speicher, Massenmails über das Monatskontingent, SMS, KI-Zusatzpakete und Gesellschaften ab der vierten.
Warum die Rechnung so ausfällt
Wer fünf Produkte kombiniert, bezahlt mehrere Plattformen und Einführungen und muss sie über Schnittstellen verbinden. KMU | base ist von Anfang an als Ganzes gebaut. Der Lohn läuft in die Buchhaltung, aus einem gewonnenen Deal in Sales | base entsteht mit einem Klick die Rechnung in Finance | base, und gebuchte Belege liegen im Archiv von Docu | base. Der KI-Assistent steht in jeder App bereit, beantwortet Fragen zu Kennzahlen, offenen Posten und Rechnungseingang und bereitet Änderungen vor, die Sie freigeben. Ihre bisherigen Daten laden Sie im Portal hoch; wir übernehmen sie werktags innert 24 Stunden, ohne Gebühr (mit dem Auftrag beginnt die Mindestlaufzeit). Die Treuhand arbeitet mit eigenem Zugang direkt in der Buchhaltung, und die Mitarbeiter-App für iOS und Android ist ohne Aufpreis dabei. Eine Anmeldung, eine Rechnung, ein Vertragspartner in der Schweiz, und für jede App dasselbe einfache Preisprinzip ohne Modulliste.
Praxisbeispiel: Gruppe mit rund 150 Mitarbeitenden
Ein Schweizer Unternehmen hat uns Offerten von Drittanbietern gezeigt, anonymisiert und ohne Branche. Es ist ein Erfahrungswert, keine Listenpreise, und wir können ihn nicht öffentlich belegen. Die HR-Software eines Anbieters sollte rund CHF 2’000 pro Monat kosten, plus mehrere tausend Franken für die Inbetriebnahme. Für das Dokumentenmanagement lagen Offerten von CHF 25’000 bis CHF 50’000 pro Jahr vor. Über drei Jahre sind das CHF 147’000 bis CHF 222’000, ohne Inbetriebnahme.
HR | base (Paket Business) und Docu | base für 150 Benutzer (Paket Enterprise 500 mit 30 weiteren Benutzern) kosten zusammen CHF 42’840 über drei Jahre, weniger als ein Drittel der günstigsten Offerte. Der Umfang der Offerten kann abweichen; es ist eine Grössenordnung, kein genauer Vergleich.
So löst es KMU | base
HR | base richtet sich nach der Zahl der Mitarbeitenden, die übrigen Apps nach der Zahl der Benutzer. Preise in CHF pro App und Monat, exkl. MWST:
| Paket | HR | Finance, Sales | QMS, Docu | Benutzer inklusive | Weiterer Benutzer |
|---|---|---|---|---|---|
| Start (bis 20 Mitarbeitende) | 79 | 49 | 89 | 5 | 12 |
| KMU (21–50) | 129 | 99 | 139 | 15 | 10 |
| Business (51–200) | 290 | 250 | 310 | 50 | 8 |
| Enterprise 500 (201–500) | 650 | 590 | 720 | 120 | 6 |
| Enterprise 1000 (501–1’000) | 890 | 820 | 990 | 200 | 5 |
Ab drei Apps gibt es 20 % Rabatt, bei allen fünf 25 %. Zum Start ist der erste Monat gratis (für Buchungen ab dem 1. November 2026, solange auf der Preisseite angeboten; mit dem Auftrag zur Datenübernahme beginnt die Mindestlaufzeit sofort), danach gilt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten je App. Alle Preise stehen auf der Preisseite. Die Apps: HR, Finance, Docu, QMS, Sales. Mit einer Demo-Firma probieren Sie es sieben Tage aus.
So haben wir gerechnet
- Stand und Preise: abgerufen am 27.10.2026 auf den Preisseiten der Anbieter (Links unter «Quellen»), Listenpreise ohne Rabatte und Aktionen. Wo der Hersteller keinen oder nur einen «ab»-Preis nennt, ein Vertriebspartner aber eine Liste veröffentlicht (Abacus, SAP Business One), nutzen wir diese und kennzeichnen sie. Alle Beträge verstehen sich ohne MWST; wo eine Preisseite die MWST nicht nennt (etwa BambooHR, Salesforce, M-Files, QM-Pilot), übernehmen wir den Betrag unverändert. Euro und US-Dollar sind zum EZB-Kurs vom 27.10.2026 umgerechnet (1 EUR = CHF 0.9239, 1 USD = CHF 0.8286). Mit konstanten Preisen über 36 Monate; Gratismonate sind nicht abgezogen, weder bei KMU | base noch der kostenlose erste Monat je neuem Benutzer bei Abacus.
- Benutzer: 5, 10, 20 und 50 Personen je App bei 15, 30, 80 und 250 Mitarbeitenden. Bei Lohn und HR zählt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, bei KLARA rechnen wir mit einer Lohnabrechnung je Person und Monat. Bexio Ultimate enthält Lohn für 25 Mitarbeitende; wir rechnen den Lohn in beiden Mixes einheitlich mit KLARA. Zusatzbenutzer fallen bei KMU | base in diesen Szenarien nicht an.
- Mix A: BambooHR Core (USD 10 je Mitarbeitende) mit KLARA Payroll (CHF 4.90 je Lohnabrechnung), Business Central Essentials (CHF 64.80 je Benutzer), Salesforce Pro Suite (EUR 100; die Preisseite nennt Angebotserstellung erst ab diesem Plan), M-Files Essentials (ab EUR 65) und QM-Pilot Cloud (CHF 240 pro Monat plus CHF 600 Einrichtung, tiefste Stufe).
- Mix B: wie A, aber mit bexio (Optima bzw. Ultimate), Zoho CRM Professional (EUR 23) und easo Team (CHF 1’290 pro Jahr). Für 250 Mitarbeitende nicht berechenbar, weil bexio über 25 Benutzer keinen Preis nennt.
- Weitere Produkte: SAP Business One kostet laut einem Partner in der Cloud CHF 91 je Benutzer (Professional), Abacus laut der Preisliste des Partners Arcon für 10 Benutzer rund CHF 48’859 über drei Jahre (Annahme: Auftragsbearbeitung für alle zehn mit 40 % Staffelrabatt, zwei Finanzpakete; andere Partner können abweichen). Beide liegen in dieser Rechnung über Business Central; bei SAP nennt der Partner nicht, ob Hosting und Einführung enthalten sind. Workday, HiBob, SwissSalary, SAP SuccessFactors und Suiteify (auf dessen Seite die Schweizer Sage-Seite für Sage 50 Extra am 27.10.2026 weiterleitete) nennen keinen Preis; sie fehlen in den Mixes.
- Umfang: Er ist nicht bei jedem Produkt gleich; Funktionslisten prüfen Sie am besten selbst. Nicht eingerechnet sind Einführung und Zusatzmodule der Wettbewerber (ausser der Einrichtungsgebühr von QM-Pilot) sowie die nutzungsabhängigen Zusätze von KMU | base (Speicher, Massenmails, SMS, KI-Zusatzpakete, Gesellschaften ab der vierten).
- Lohn: Lohnberechnung nach den Richtlinien des Lohnstandards-CH (ELM 6.0). Die Swissdec-Zertifizierung ist noch nicht erfolgt; die elektronische Übermittlung über Swissdec ist deshalb noch nicht verfügbar.
Quellen
Preis- und Produktseiten der genannten Anbieter, abgerufen am 27.10.2026 (Links in den Quellenangaben des Artikels). Das Praxisbeispiel beruht auf Offerten, die KMU | base vorliegen; es gibt dafür keine öffentliche Quelle. Preise ändern sich; verbindlich ist die Preisseite des jeweiligen Anbieters. Dieser Vergleich ersetzt keine Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit; wegen der Umrechnung können Summen um CHF 1 abweichen. Fehler melden Sie bitte an info@kmubase.ch; wir prüfen die Preise alle drei Monate. Stand: 27. Oktober 2026.