Beschäftigen Sie Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung oder mit Wohnsitz im Ausland, wird Ihr Betrieb zum Steuereinzüger: Als Arbeitgeber ziehen Sie die Quellensteuer vom Lohn ab, melden die Person an, rechnen periodisch ab und liefern den Betrag dem Kanton ab. Sie haften dafür, auch wenn die Person falsche Angaben gemacht hat. Dieser Ratgeber erklärt die Quellensteuer für den Arbeitgeber: wer betroffen ist, wie Sie den Tarifcode bestimmen, welche Fristen gelten und wann die Quellensteuerpflicht endet. Die kantonalen Tarife und Formulare behandelt er nur allgemein; massgebend sind Ihre kantonale Steuerverwaltung und ihre Merkblätter.
Wer quellensteuerpflichtig ist
Nach Art. 83 Abs. 1 DBG unterliegen Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung, die in der Schweiz steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt haben, für ihr Erwerbseinkommen der Quellensteuer. Ausgenommen sind Einkommen im vereinfachten Abrechnungsverfahren nach Art. 37a DBG. Eheleute in rechtlich und tatsächlich ungetrennter Ehe sind nicht quellensteuerpflichtig, wenn eine der beiden Personen das Schweizer Bürgerrecht oder die Niederlassungsbewilligung besitzt (Art. 83 Abs. 2 DBG).
Auch Arbeitnehmende mit Wohnsitz im Ausland unterliegen für ihr in der Schweiz erzieltes Einkommen der Quellensteuer (Art. 91 Abs. 1 DBG). Nach dem Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV gilt das unabhängig von Staatsangehörigkeit und Bewilligung, also auch für Grenzgänger mit Schweizer Pass. Vorbehalten bleiben Doppelbesteuerungsabkommen (Ziff. 3.1.2). Die Pflicht beginnt mit der Aufnahme der unselbstständigen Erwerbstätigkeit, auch bei Minderjährigen (Ziff. 3.1).
Als Schuldner der steuerbaren Leistung gilt, wer die Leistung ausrichtet; das ist in der Regel der Arbeitgeber, bei Ersatzeinkünften auch der Versicherer (Ziff. 2.2.1). Bei Personalverleih und faktischer Arbeitgeberschaft gibt es Sonderregeln, die hier nicht behandelt werden.
Was der Quellensteuer unterliegt
Die Quellensteuer wird von den Bruttoeinkünften berechnet (Art. 84 Abs. 1 DBG). Steuerbar sind das Erwerbseinkommen einschliesslich Nebeneinkünften und Naturalleistungen sowie Ersatzeinkünfte wie Taggelder (Art. 84 Abs. 2 DBG; Art. 3 QStV). Das Kreisschreiben zählt dazu den ordentlichen Lohn, Entschädigungen für Überzeit und Nachtarbeit, sämtliche Zulagen einschliesslich Familienzulagen und Ferienentschädigungen, Provisionen, Gratifikationen, Boni, Dienstaltersgeschenke und Naturalleistungen (Ziff. 3.2.1). Der Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs erhöht den Bruttomonatslohn (Ziff. 3.2.6).
Spesen sind nur dann nicht steuerbar, wenn ihnen tatsächliche geschäftliche Aufwendungen gegenüberstehen; die Belege sind aufzubewahren. Pauschalspesen unterliegen der Quellensteuer, soweit sie sich nicht auf ein von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement stützen (Ziff. 3.2.5).
Den Tarifcode bestimmen
Die ESTV berechnet den Quellensteuerabzug auf der Grundlage der Einkommenssteuertarife; Berufskostenpauschalen, Versicherungsprämien und Familienlasten sind darin berücksichtigt (Art. 85 DBG). Welcher Tarif gilt, bestimmt der Tarifcode. Er richtet sich nach den persönlichen Verhältnissen im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder Fälligkeit der Leistung (KS 45 Ziff. 4.1). Die wichtigsten Codes nach Art. 1 QStV:
| Code | Anwendung |
|---|---|
| A | Alleinstehende ohne Kinder oder unterstützungsbedürftige Personen im gleichen Haushalt |
| B | Verheiratete, bei denen nur eine Person erwerbstätig ist |
| C | Verheiratete, bei denen beide erwerbstätig sind |
| H | Alleinstehende mit Kindern oder unterstützungsbedürftigen Personen im Haushalt, deren Unterhalt sie zur Hauptsache bestreiten |
Zum Buchstaben kommen die Zahl der Kinderabzüge und die Kirchensteuer: «A0Y» bedeutet ohne Kinder und mit Kirchensteuer (Ziff. 4.1); ein «N» steht für nicht kirchensteuerpflichtig (Beispiel in Ziff. 4.9). Als Nachweis für Kinder nennt das Kreisschreiben unter anderem Geburtsurkunden und Zulagenentscheide (Ziff. 4.7), siehe dazu den Ratgeber zu den Familienzulagen. Kann sich die Person nicht zuverlässig ausweisen, wenden Sie A0Y bzw. C0Y an (Ziff. 4.1). Ändern sich die Verhältnisse, etwa durch Heirat, Scheidung, Geburt oder den Ein- oder Austritt aus einer Landeskirche, gilt der neue Tarif ab dem Folgemonat (Ziff. 4.1). Die Arbeitnehmenden müssen Änderungen melden (Art. 5 Abs. 3 QStV).
Pflichten und Fristen des Arbeitgebers
Art. 88 Abs. 1 DBG nennt drei Pflichten: die Steuer bei Fälligkeit zurückbehalten, der Person eine Aufstellung oder Bestätigung über den Abzug ausstellen und die Steuern periodisch abliefern, abrechnen und der Behörde Einblick in die Unterlagen gewähren. Das gilt auch, wenn die Person in einem anderen Kanton wohnt (Art. 88 Abs. 2 DBG). Den Abzug nehmen Sie ungeachtet von Einwänden oder Lohnpfändungen vor (Art. 2 Abs. 1 QStV).
| Pflicht | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Neuanstellung melden | acht Tage ab Stellenantritt, auf dem Formular der Behörde | Art. 5 Abs. 1 QStV |
| Änderungen melden | acht Tage nach dem Ereignis | Art. 5 Abs. 3 QStV; KS 45 Ziff. 9.2 |
| Abrechnung einreichen | grundsätzlich monatlich, innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode | KS 45 Ziff. 9.3 |
| Steuer abliefern | Monatsmodell: nach Rechnung des Kantons; Jahresmodell: innert 30 Tagen seit Fälligkeit | KS 45 Ziff. 9.3.2, 9.3.4 |
Bei elektronischer Abrechnung können Sie Neuanstellungen (ein Punkt der Onboarding-Checkliste) mit der monatlichen Abrechnung melden (Art. 5 Abs. 2 QStV). Längere Abrechnungsperioden kann die Behörde auf Antrag bewilligen, sofern nicht elektronisch über das Lohnmeldeverfahren abgerechnet wird. Seit 2021 rechnen Sie direkt mit dem anspruchsberechtigten Kanton ab, in der Regel dem Wohnsitz- oder Aufenthaltskanton der Person, bei Personen mit Wohnsitz im Ausland dem Sitz- oder Betriebsstättekanton des Arbeitgebers; zieht die Person um, wechselt die Abrechnung ab dem Folgemonat (Ziff. 9.5). Welcher Kanton nach Monats- oder Jahresmodell rechnet, listet Anhang III des Kreisschreibens (Stand 1. Januar 2019); prüfen Sie die Zuordnung bei Ihrem Kanton.
Für Ihren Aufwand erhalten Sie eine Bezugsprovision von 1 bis 2 Prozent des gesamten Quellensteuerbetrags (Art. 88 Abs. 4 DBG). Die Kantone legen Ansatz und Modalitäten fest und können sie bei Verletzung der Verfahrenspflichten kürzen oder streichen (Art. 6 QStV).
Haftung und Korrekturen
Der Schuldner haftet für die Entrichtung der Quellensteuer (Art. 88 Abs. 3 DBG). Das Kreisschreiben hält fest: Die Haftung ist verschuldensunabhängig und schliesst Fehler oder falsche Angaben der Person ein; sie besteht auch nach dem Austritt (Ziff. 9.1). Sie müssen daher die persönlichen Verhältnisse abklären und die Angaben prüfen. Gegenüber der Person bleibt der Rückgriff vorbehalten. Wer Quellensteuern vorsätzlich oder fahrlässig nicht abliefert, riskiert den Vorwurf der Steuerhinterziehung, wer sie zu eigenem Nutzen verwendet, den der Veruntreuung (Ziff. 9.1).
Fehler beim Bruttolohn oder beim Tarifcode können Sie selbst korrigieren, wenn die Korrektur bis spätestens 31. März des Folgejahres bei der Behörde ist; zu viel abgezogene Beträge müssen Sie der Person zurückerstatten (Ziff. 9.4). Reichen Sie Anmeldungen oder Abrechnungen verspätet ein, kann Ihnen je nach Kanton die Bezugsprovision entfallen, und es drohen Verzugszinsen und Bussen (Ziff. 9.6).
Ende der Quellensteuerpflicht
Wer die Niederlassungsbewilligung erhält oder eine Person mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung heiratet, wird für die ganze Steuerperiode im ordentlichen Verfahren veranlagt. Die Quellensteuer ist ab dem Folgemonat nicht mehr geschuldet; die bisher abgezogene Steuer wird zinslos angerechnet (Art. 12 QStV). Personen mit Wohnsitz in der Schweiz werden zudem nachträglich ordentlich veranlagt, wenn ihr Bruttoeinkommen im Steuerjahr mindestens CHF 120'000 beträgt (Art. 89 Abs. 1 Bst. a DBG, Art. 9 QStV), oder auf Antrag bis 31. März des Folgejahres (Art. 89a DBG, Art. 10 QStV). Für Sie als Arbeitgeber ändert sich dadurch nichts: Sie ziehen die Quellensteuer weiter ab, bis die Pflicht endet.
Lohnabrechnung und Lohnausweis
Die abgezogene Quellensteuer müssen Sie in jeder Lohnabrechnung und zusätzlich in Ziffer 12 des Lohnausweises offenlegen. Das Kreisschreiben empfiehlt, in Ziffer 15 die angewendeten Tarifcodes samt Perioden zu nennen (Ziff. 9.1). In Ziffer 12 steht der Bruttobetrag des Jahres; zahlen Sie die Quellensteuer für die Person, gehört sie mit dem Hinweis «Quellensteuer vom Arbeitgeber bezahlt» in Ziffer 7 (Wegleitung Rz 48). Mehr dazu im Ratgeber zum Lohnausweis.
Praxisbeispiel: Gartenbau Zehnder AG
Die Gartenbau Zehnder AG ist ein erfundenes Unternehmen in einem Kanton mit Monatsmodell. Marko Jovanović, ledig, keine Kinder, ohne Kirchensteuerpflicht und mit Bewilligung B, beginnt am Montag, 2. November 2026. Tarifcode: A0N. Sein Monatslohn beträgt CHF 5'200, dazu kommt eine Schichtzulage von CHF 300, zusammen CHF 5'500 brutto. Der Satz für diese Stufe im Tarif des Kantons ist im Beispiel mit 8,5 Prozent angenommen; massgebend ist immer die Tarifzeile Ihres Kantons.
| Schritt | Datum | Rechnung |
|---|---|---|
| Anmeldung beim Kanton | spätestens Mo 9.11.2026 | acht Tage ab Stellenantritt, der Antrittstag vorsichtig mitgezählt |
| Abzug im November | Lohnzahlung 30.11.2026 | 5'500 × 8,5 % = 467.50 |
| Abrechnung November | spätestens Mi 30.12.2026 | 30 Tage nach Ablauf der Abrechnungsperiode (30.11.) |
| Heirat | Mi 2.12.2026 | Herr Jovanović heiratet eine Schweizerin |
| Abzug im Dezember | Lohnzahlung Dezember | nochmals 467.50, Quellensteuer ist ab Folgemonat nicht mehr geschuldet |
| Meldung der Änderung | spätestens Do 10.12.2026 | acht Tage nach dem Ereignis |
Ab Januar 2027 zieht die Firma keine Quellensteuer mehr ab. Im Lohnausweis 2026 steht in Ziffer 12 der Betrag von CHF 935 (2 × 467.50), in Ziffer 15 die Tarifcodes. Herr Jovanović wird für 2026 ordentlich veranlagt, die abgezogene Quellensteuer wird zinslos angerechnet. Hätte die Firma die Heirat nicht beachtet und im Januar weiter abgezogen, hätte sie zu viel erhobene Steuer zurückzuerstatten.
Checkliste
- Vor dem Eintritt geklärt, ob die Person quellensteuerpflichtig ist (Bewilligung, Zivilstand, Ehepartner, Wohnsitz)
- Persönliche Verhältnisse erfragt und dokumentiert: Zivilstand, Kinder, Konfession, Erwerbstätigkeit des Ehepartners
- Anmeldung innert acht Tagen ab Stellenantritt eingereicht
- Tarifcode im Lohnstamm erfasst und bei Änderungen angepasst
- Alle steuerbaren Lohnbestandteile in der Berechnungsgrundlage, auch Zulagen und Naturalleistungen
- Monatsabrechnung innert 30 Tagen nach Periodenende eingereicht, Zahlung nach Rechnung des Kantons
- Quellensteuer in jeder Lohnabrechnung und in Ziffer 12 des Lohnausweises ausgewiesen
- Änderungen und Austritte innert acht Tagen gemeldet
- Fehlerkorrekturen bis 31. März des Folgejahres erledigt
So löst es KMU | base
HR | base rechnet die Quellensteuer in der Lohnbuchhaltung und führt die Anmeldung über die Checkliste. Die Abrechnung beim Kanton reichen Sie derzeit noch selbst ein.
1. Person erfassen. Beim Eintritt (Personal › Mitarbeitende › Neuen Eintritt erfassen) setzen Sie unter «Was trifft zu?» das Häkchen für Quellensteuer. Die Eintrittscheckliste enthält dann den Punkt «Quellensteuer beim kantonalen Steueramt anmelden» mit dem Hinweis auf die Frist von acht Tagen, standardmässig fällig drei Tage nach dem Eintritt. Beim Austritt führt die Checkliste die Abmeldung.
2. Lohnstamm. Unter Lohn › Lohnbuchhaltung › Personen öffnen Sie die Person. In der Gruppe «Quellensteuer» erfassen Sie Quellensteuerpflicht, QST-Kanton, den Tarifcode (zum Beispiel A0N oder B2Y), die Gemeinde und bei weiterer Erwerbstätigkeit den Gesamtbeschäftigungsgrad. Den Tarifcode erfassen und ändern Sie selbst; er wird nicht aus Zivilstand und Kindern abgeleitet.
3. Abzug berechnen. Der Lohnlauf rechnet im Monats- und im Jahresmodell mit den amtlichen Tarifen aller Kantone, auch bei mehreren Erwerbstätigkeiten. Die Tarife lädt KMU | base zentral von der ESTV, prüft und gibt sie frei. Fehlt für Kanton und Tarifcode ein freigegebener Tarif, meldet die Berechnung einen Befund. Die Bezugsprovision hinterlegen Sie in den Einstellungen der Gesellschaft je Kanton.
4. Monatsabrechnung. Unter Lohn › Lohnbuchhaltung › Meldungen erstellen Sie die Quellensteuer-Monatsabrechnung und laden sie als XML nach ELM 6.0 herunter. In der Lohnabrechnung und im Lohnausweis (Ziffer 12) erscheint der Abzug automatisch.
Das müssen Sie wissen:
- Die produktive Übermittlung der Quellensteuer-Meldung ist bis zur Swissdec-Zertifizierung gesperrt. Die Abrechnung beim Kanton reichen Sie auf dem Weg ein, den Ihr Kanton vorsieht.
- Grenzgänger, Quellensteuer für Auslandarbeitstage und Personalverleih sind derzeit nicht abgebildet.
- Die Anmeldung beim Kanton ist ein Punkt der Checkliste; HR | base sendet sie nicht für Sie.
- Die Tarifzuordnung bei Heirat, Geburt oder Kirchenaustritt prüfen Sie selbst und passen den Lohnstamm per Stichtag an.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Art. 83–85, 88, 89, 89a und 91, Stand 2. September 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Verordnung des EFD über die Quellensteuer bei der direkten Bundessteuer (QStV, SR 642.118.2), Art. 1, 2, 3, 5, 6, 9, 10 und 12, Stand 10. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- ESTV, Kreisschreiben Nr. 45, Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern, vom 12. Juni 2019 (Anhänge Stand 10. Oktober 2023): estv.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026. Auf der ESTV-Übersicht der Kreisschreiben am 27.10.2026 als geltend aufgeführt.
- ESTV, Kreisschreiben Nr. 45, Anhang III, Übersicht der Kantone mit Monatsmodell und Jahresmodell (Stand 1. Januar 2019): estv.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- SSK und ESTV, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (Formular 11), gültig ab 1. Januar 2026, Rz 48: estv.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.