SwissSalary läuft als Lohnlösung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wer wechselt, braucht Mitarbeitendendaten, Lohnkonten, Absenzen, Lohnabrechnungen und Dokumente in Dateien. Diese Anleitung zeigt die Exporte, die das SwissSalary-Handbuch beschreibt, und trennt sauber, was in SwissSalary und was in Business Central liegt.
Vorher: was Sie brauchen
Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der Personal, Lohn und Dokumente sehen darf. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln. Schliessen Sie zuerst die laufenden Lohnläufe ab, damit die Berichte vollständig sind. Personaldaten sind besonders schützenswert: Bewahren Sie die Dateien nur an einem geschützten Ort auf.
Exportieren Sie, bevor Sie kündigen: Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, Lohnunterlagen und Geschäftsbücher müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus SwissSalary
- Mitarbeitende: Starten Sie die Berichte «Personalliste» und «Adressliste». Die ganze Liste lässt sich nach Excel übertragen. Auf jeder Liste in Business Central gibt es zusätzlich «In Excel öffnen», das die gesetzten Filter übernimmt.
- Lohnkonto: Das persönliche Jahreslohnkonto A4Q bietet die Option «Ausgabe nach Excel». So erhalten Sie für jedes Jahr die Lohnarten je Person.
- Buchungsjournal: Das «FIBU-Buchungsjournal» gibt es je Lohnlauf, gegliedert nach Konto, Dimension, Mitarbeiter oder Lohnart. Die Übergabe nach Excel erfolgt automatisch.
- Lohnarten: Die «Lohnartenliste Kontierung» lässt sich ebenfalls nach Excel übertragen.
- Absenzen und Ferien: Das Handbuch kennt die Berichte «Absenzenstatistik», «Absenzenliste», «Absenzenspiegel» und «Absenzendetail». Für Excel nutzen Sie den Business-Central-Weg: Auf der Anforderungsseite des Berichts wählen Sie «Senden an» und «Microsoft Excel-Dokument (nur Daten)».
- Lohnabrechnungen: SwissSalary erzeugt die Lohnabrechnungen als PDF in einer ZIP-Datei. Der Dateiname lässt sich mit Platzhaltern gestalten, etwa mit Name und Monat.
- Dokumente: Öffnen Sie «SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung», markieren Sie die Dokumenttypen und wählen Sie «Aktionen» › «Export als Zip-Archiv». Ohne Filter werden alle Dokumente aller Mitarbeitenden exportiert.
Lohnjournal und Buchhaltungsdaten
Das «Lohnjournal» listet alle Lohnarten des gewählten Lohnlaufs. Ein Excel-Export ist dafür im Handbuch nicht ausdrücklich beschrieben; der allgemeine Business-Central-Weg «Senden an» funktioniert aber bei Berichten. Kontenplan, Sachposten, Debitoren und Artikel liegen nicht in SwissSalary, sondern in Business Central. Dort nutzen Sie «In Excel öffnen» auf der jeweiligen Liste. Wie die Listen genau heissen, hängt von Ihrer Einrichtung ab. Sagen Sie uns, was Sie mitnehmen möchten: Wir zeigen Ihnen den Export gern.
Praxisbeispiel: Muster Elektro GmbH
Die Muster Elektro GmbH ist eine erfundene Installationsfirma mit sechs Mitarbeitenden. Sie wechselt per 1. Januar. Im Dezember exportiert die Personalverantwortliche die Personalliste und die Adressliste nach Excel, dazu die Jahreslohnkonten und die Absenzenberichte. Die Lohnabrechnungen der letzten Jahre erzeugt sie als PDF in ZIP-Dateien, die Personaldossiers über «Export als Zip-Archiv». Alle Dateien legt sie in einen geschützten Ordner und schickt sie KMU | base. Bis Ende Dezember läuft die Lohnbuchhaltung weiter in SwissSalary; zum Stichtag wird der Export wiederholt.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Alles Weitere steht auf der Seite Von SwissSalary zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
3. Personaldaten gleich mit. Mitarbeitende, Absenzen, Lohnabrechnungen und Dokumente kommen gemeinsam in HR | base.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- SwissSalary Gesamthandbuch (Stand 13.08.2026), Handbuchseite «FIBU-Buchungsjournal» und Update 5065.000, abgerufen am 9. November 2026: learn.swisssalary.ch, learn.swisssalary.ch, learn.swisssalary.ch
- Microsoft Learn: Daten aus Business Central exportieren und Mit Excel arbeiten, abgerufen am 9. November 2026: learn.microsoft.com, learn.microsoft.com
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von SwissSalary nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.