La pratique des PME suisses
Classement et recherche
Instructions pour « Classement et recherche » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Classement et recherche
Documents
Docu | base › Documents
Page d’accueil de Docu : déposer des fichiers, classer les documents en attente dans la boîte d’entrée et retrouver les documents classés par titre, indications et contenu reconnu. Les classeurs trient automatiquement par société, année et type de document. Une recherche textuelle affiche aussi les résultats autorisés d’autres modules.
Étape par étape
- Sous « Déposer », choisir ou glisser des fichiers. Avec le droit de classer, la « Boîte d’entrée » s’ouvre directement pour confirmer le type de document et la société.
- Lorsque des documents attendent d’être classés, un avis avec « Classer maintenant » apparaît en haut.
- Pour retrouver un document, saisir un terme, choisir si besoin type de document, société et état puis « Rechercher » ; « Réinitialiser les filtres » affiche à nouveau tout.
- Sous « Classeurs », choisir une branche pour limiter la liste ; « Fermer le classeur … » annule la sélection.
- Les fonctions moins fréquentes (reprendre l’existant, lecteur, extension Office, types de documents, interfaces) se trouvent sous « Autres fonctions ».
- Sans droit de lecture, la page affiche « Vos documents déposés » : ce que vous avez déposé et qui attend encore d’être classé.
- Dans le dossier ouvert, choisir « Nouveau » puis « Lettre (Word) » : le modèle Word contient l’en-tête et le pied de page du papier à lettres central de la société du dossier et un champ destinataire à la position de la fenêtre. Remplacer le destinataire avant l’envoi. Sans papier à lettres enregistré, les valeurs de repli centrales sont utilisées. Sans société du dossier, la société attribuée sans ambiguïté à la personne est utilisée ; à défaut, le papier à en-tête central reprend les informations du mandant.
- Sans droit de lecture, utiliser «Soumettre des documents». Les responsables Docu de votre entreprise vérifient les indications et classent les documents ; le suivi figure sous «Vos documents soumis».
- Les résultats des autres modules affichent des types de documents et une provenance traduits plutôt que des clés techniques ; les types inconnus sont intitulés «Document». «Lecteur» dans la barre latérale porte une icône de disque.
Document
Docu | base › Documents › Document
Affiche l’aperçu, les indications, l’historique, les versions, les commentaires et les documents liés. Selon les droits, on peut déposer de nouvelles versions, verrouiller le document pour le modifier, l’archiver définitivement, le partager par lien et demander sa suppression. Les sections moins utilisées sont repliées et s’ouvrent d’un clic.
Étape par étape
- Ouvrir un document depuis « Documents » et consulter l’aperçu ou choisir « Télécharger » ; sous « Versions », « Voir cette version » affiche une version antérieure dans l’aperçu et « Version actuelle » y revient.
- Sous « Indications », modifier le titre et les indications puis « Enregistrer ».
- Avant des modifications importantes, choisir « Verrouiller pour modifier » sous « Statut », déposer un nouveau fichier sous « Versions » ou restaurer une version antérieure, puis « Lever le verrou ».
- Laisser une remarque sous « Commentaires » ; sous « Documents liés », choisir un autre document dans la liste et « Lier ».
- Sous « Partager par lien », fixer une validité de 1 à 90 jours, en option mot de passe et limite de téléchargements, créer le lien et le copier aussitôt ; les liens existants peuvent être révoqués.
- Sous « Statut », « Archiver » définitivement un document terminé ; avec le droit de gestion, demander la suppression motivée sous « Supprimer ».
- Sous « Modifier le PDF », apposer un tampon avec date et nom, améliorer un scan, ajouter un autre document à la fin, modifier les pages ou créer une copie caviardée ; « Ajouter à la collection » l’ajoute à une collection personnelle.
- La colonne de droite présente les indications, l’état puis les commentaires. Ouvrir au besoin les volets du classement, du partage et des autres outils.
- Pour lier ou joindre un document, saisir son titre et choisir une suggestion. Seuls les documents lisibles sont proposés, sans le document ouvert. Les titres identiques reçoivent un complément distinctif.
- Pour demander une suppression, ouvrir le volet de suppression, lire l’explication, indiquer le motif et si nécessaire la base juridique, puis envoyer la demande. Aucun document n’est supprimé immédiatement ; délais, protections et validation par une seconde personne restent applicables.
Gérer un dossier et définir l’accès
Docu | base › ouvrir le dossier › Gérer le dossier
Renomme un dossier, le déplace et définit quelle personne, quel rôle ou quel département peut lire, modifier ou gérer. Les sous-dossiers reprennent les entrées tant que l’héritage n’est pas interrompu.
Étape par étape
- Sur la page d’accueil Docu, ouvrez le dossier et choisissez « Gérer le dossier ».
- Sous « Qui a accès ? », vérifiez les entrées héritées et saisissez vos propres entrées avec personne, rôle ou département et le niveau Lire, Modifier ou Gérer.
- Au besoin, décochez « Reprendre les entrées du dossier parent » pour que seules vos entrées s’appliquent, puis choisissez « Enregistrer ».
- Avec « Renommer » ou « Déplacer vers », modifiez le nom et l’emplacement du dossier.
- Dans le dossier ouvert, choisir « Nouveau » puis « Lettre (Word) » : le modèle Word contient l’en-tête et le pied de page du papier à lettres central de la société du dossier et un champ destinataire à la position de la fenêtre. Remplacer le destinataire avant l’envoi. Sans papier à lettres enregistré, les valeurs de repli centrales sont utilisées. Sans société du dossier, la société attribuée sans ambiguïté à la personne est utilisée ; à défaut, le papier à en-tête central reprend les informations du mandant.
Dossiers du personnel (RH uniquement)
Docu | base
Les dossiers du personnel et documents de paie nécessitent aussi des droits RH dans le périmètre approprié. Les droits des dossiers et les partages ne peuvent pas étendre cet accès. Seule la gestion Docu avec gestion RH des documents pour toute l’entreprise peut modifier ce marquage.
Étape par étape
- Ouvrir le dossier et choisir «Accès».
- Activer «Dossier du personnel (RH uniquement)» et enregistrer – seules les personnes ayant des droits RH sur les documents du personnel voient ensuite le contenu.
Rechercher des parties de mots
Docu | base › Documents › Recherche
La recherche examine le titre, les indications et le texte intégral de la version lisible. Les mots d’au moins trois caractères sont aussi trouvés à l’intérieur de mots composés : « Gerüst » trouve « Gerüstbau » et « Gerüstkontrolle ». Casse, accents et variantes ü/u/ue, ä/a/ae et ö/o/oe sont normalisés.
Étape par étape
- Saisir un terme, par exemple « Gerüst » ou « gerust », et rechercher.
- Combiner avec UND, ODER ou NICHT ; placer une expression entre guillemets. Les jokers * et ? et champ:valeur restent disponibles.
Corbeille
Docu | base › Dossiers › Corbeille
Affiche les documents et dossiers supprimés que vous pouvez gérer et les restaure. Après 30 jours, Docu demande la suppression dans l’archive ; une deuxième personne l’approuve.
Étape par étape
- Dans la navigation des dossiers, choisissez « Corbeille ».
- Pour l’entrée voulue, choisissez « Restaurer ».
La prochaine étape commence par une discussion.