La pratique des PME suisses
Réception, e-mails et formulaires
Instructions pour « Réception, e-mails et formulaires » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Réception, e-mails et formulaires
Boîte de réception
Docu | base › Boîte de réception
Rassemble les nouveaux fichiers avant le classement et les traite comme une pile : aperçu, texte reconnu, proposition de classification et indication de doublon figurent à côté du formulaire de classement. Le type, la société, le titre et les champs sont vérifiés avant le classement. Les fichiers envoyés sur le web apparaissent immédiatement dans la réception. La reconnaissance et les propositions sont traitées en arrière-plan, avec un état par document. Le classement reste possible pendant la reconnaissance ou après une erreur en saisissant les données à la main. Le texte reconnu est ajouté ensuite à la version originale sans modifier les données choisies.
Étape par étape
- Sélectionnez des fichiers ou glissez-les dans la zone de téléversement.
- Choisissez la pièce sous « Document n sur m en attente » ; l’aperçu affiche images et PDF (avec « Page précédente » et « Page suivante ») ; au besoin, ouvrez « Texte reconnu » et vérifiez la proposition et les doublons.
- Avec le droit « Créer des documents, versions, champs, réintégrer/extraire », contrôlez le type, la société, le titre, le dossier (prérempli selon l’adresse de scan, la règle ou ce qui a été appris) et les champs ; en changeant de type, les champs s’adaptent aussitôt et les données compatibles sont conservées.
- « Classer et continuer » (pour les types archivés immédiatement, « Archiver et continuer ») classe la pièce et affiche la suivante ; « Classer et ouvrir le document » mène au nouveau document.
- « Reporter » marque la pièce comme reportée et affiche la suivante sans perdre la saisie ; pour un doublon, activez consciemment « Classer quand même comme document distinct » ou retirez l’élément avec « Rejeter ».
- Les documents classés automatiquement figurent 30 jours sous « Classé automatiquement – à contrôler » ; « Correct » confirme, sinon ouvrez le document et corrigez.
Règles d’entrée
Docu | base › Boîte de réception › Règles d’entrée
Règles pour les numérisations : séparer les lots aux feuilles de séparation (code QR) et pages blanches, redresser les scans de travers, caviarder les données personnelles par type de document ; feuilles de séparation à imprimer.
Étape par étape
- Sous l’entrée, ouvrir les règles.
- Choisir la séparation et les pages blanches, activer le redressement au besoin.
- Définir par type les modèles et termes à caviarder.
- Télécharger une feuille de séparation, l’imprimer et la placer entre les documents.
- Saisissez les règles de classement (expéditeur, objet, texte → type et dossier) et activez ou désactivez « Classer automatiquement les documents reconnus avec certitude ».
Note et indications de facture dans la boîte d’entrée
Docu | base
Une note peut être saisie avant le dépôt. Elle apparaît dans la boîte d’entrée et devient un commentaire du document classé, attribué à la personne qui l’a déposé. Le fournisseur et l’échéance sont proposés à partir du texte et du créancier QR ; les valeurs renseignées sont conservées.
Étape par étape
- À saisir avant de choisir les fichiers. La note concerne tous les fichiers déposés ensemble et devient un commentaire du document après classement.
- Les personnes autorisées à classer vérifient le fichier dans la boîte d’entrée et le classent dans le dossier approprié. « Mes dépôts » affiche l’état pendant 30 jours. Les documents classés apparaissent sous « Documents » pour les personnes autorisées.
Archive e-mail
Docu › Archive e-mail
Archiver les e-mails professionnels sans modification comme messages originaux : automatiquement depuis le module e-mail, par import ou depuis des boîtes IMAP.
Étape par étape
- Choisir « Activer » ; dès lors, les e-mails envoyés et reçus du module e-mail sont archivés.
- Importer d’anciens e-mails en fichiers .eml ou .mbox.
- Ajouter d’autres boîtes sous « Ajouter une boîte » avec serveur IMAP, nom d’utilisateur, mot de passe et dossiers ; la synchronisation a lieu chaque nuit.
Formulaires web
Docu | base › Formulaires web
Remplir des formulaires web en interne ; chaque envoi est classé comme PDF dans le type choisi, les pièces jointes comme documents liés, et les processus correspondants démarrent.
Étape par étape
- Ouvrir « Formulaires ».
- Pour le formulaire voulu, choisir « Remplir ».
- Remplir les champs et choisir « Envoyer ».
Modifier le formulaire
Docu | base › Formulaires › Modifier
Atelier de formulaires web : champs (texte, nombre, montant, date, sélection, oui/non, e-mail, fichier) avec obligation et aide, association aux champs Docu, type de classement et société ; public via un lien sans connexion en option.
Étape par étape
- Sous « Formulaires », choisir « Nouveau formulaire » ou en modifier un.
- Choisir le nom et le type de classement.
- Ajouter, ordonner et associer les champs.
- Pour un lien public, cocher « Public via un lien » et enregistrer ; copier le lien aussitôt.
La prochaine étape commence par une discussion.