La pratique des PME suisses
Mise en place et migration
Instructions pour « Mise en place et migration » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Mise en place et migration
Mise en place
Paramètres Docu
Docu | base › Paramètres Docu
Page de synthèse de tous les réglages de Docu | base : types, dossiers, règles d’entrée, processus, interfaces, extension Office et documentation de procédure. Elle n’affiche que ce que vous pouvez ouvrir.
Étape par étape
- Dans la barre latérale, sous « Paramètres », choisir « Paramètres Docu ».
- Ouvrir l’entrée souhaitée, par exemple « Règles d’entrée » pour le traitement automatique des scans.
- Revenir à la page de synthèse avec le retour du navigateur ou l’élément de menu.
- Les réglages valables pour toute l’entreprise (données de l’entreprise, utilisateurs, adresses e-mail) se trouvent sous « Paramètres de l’entreprise ».
Types de documents
Docu | base › Types de documents
Gère les types de documents avec champs, règle de classement, classe de conservation et mots-clés de classification. L’archivage immédiat, la désactivation et les restrictions de rôles se règlent par type.
Étape par étape
- Dépliez un type existant ou utilisez « Nouveau type de document ».
- Définissez la clé, la désignation et la classe de conservation.
- Saisissez la règle de classement avec variables et les mots-clés séparés par des virgules.
- Définissez les champs dans un tableau JSON avec des clés uniques.
- Au besoin, activez « Archiver immédiatement », « Sensible (rôles choisis uniquement) » avec les rôles ou « Inactif », puis choisissez « Enregistrer ».
Configurer les dossiers
Docu | base › Autres fonctions › Configurer les dossiers
Crée une seule fois de vrais dossiers à partir des règles de classement des types de documents et y classe les documents existants. Un essai à blanc montre auparavant les dossiers et le nombre de documents.
Étape par étape
- Choisissez « Autres fonctions » › « Configurer les dossiers ».
- Dans l’essai à blanc, vérifiez les dossiers proposés et le nombre de documents.
- Choisissez « Créer les dossiers et classer les documents ».
Classements personnels et accès d’urgence
Docu | base › Autres fonctions › Configurer les dossiers › Classements personnels
Affiche les classements personnels des collaborateurs (sans contenu) et permet à l’administration Docu, en cas d’urgence, un accès en lecture pendant 7 jours.
Étape par étape
- Pour le classement concerné, saisissez la justification de l’accès d’urgence.
- Choisissez « Accès d’urgence (7 jours en lecture) ».
- Avec « Ouvrir », lisez le classement ; après 7 jours, l’accès prend fin automatiquement.
Migration et fonds existant
Migration avec dossiers et droits
Docu | base › Plus › Migration
Reprend l’ancien classement (serveur de fichiers, partage, export d’un autre système documentaire) en ZIP avec sa structure de dossiers dans Docu ; droits depuis une liste « berechtigungen.csv ». Avec essai, sans doublons, répétable.
Étape par étape
- Compresser les dossiers de l’ancien classement en ZIP, ajouter éventuellement berechtigungen.csv.
- Choisir le dossier cible et lancer l’essai.
- Vérifier le rapport (nouveaux dossiers, doublons, personnes inconnues), puis « Reprendre ».
Reprendre l’existant
Docu | base › Reprendre l’existant
Importe une arborescence depuis un fichier ZIP et déduit les champs des chemins. Un essai indique pour chaque fichier s’il est prêt, déjà présent, en erreur ou ignoré.
Étape par étape
- Sélectionnez le fichier ZIP.
- Adaptez « Correspondance du chemin » à l’arborescence avec {firma}, {jahr}, {typ}, {datei} et, au besoin, les clés des champs.
- Choisissez un type de document par défaut et lancez « Essai ».
- Vérifiez le rapport, corrigez les erreurs, puis choisissez « Importer » ; les documents créés sont directement classés.
Connexions
Connecter comme lecteur
Docu | base › Connecter comme lecteur
Affiche l’adresse WebDAV, crée des accès révocables et explique la connexion sous macOS et Windows. Avec des dossiers configurés, le lecteur montre les dossiers selon vos droits et « Mon classement » ; un contenu modifié est enregistré comme nouvelle version.
Étape par étape
- Choisissez « Créer un mot de passe WebDAV » et conservez en lieu sûr le mot de passe affiché une seule fois.
- Sous macOS, dans le Finder, choisissez « Aller » › « Se connecter au serveur … », saisissez l’adresse affichée et connectez-vous comme « Utilisateur enregistré » avec l’accès WebDAV.
- Sous Windows, dans l’Explorateur, choisissez « Ce PC » › « Connecter un lecteur réseau », indiquez la lettre et l’adresse affichée, puis activez la connexion avec d’autres informations d’identification.
- Connectez-vous avec le nom d’utilisateur affiché et le mot de passe du lecteur.
- Copiez les nouveaux fichiers dans « Eingang », puis vérifiez-les sur le web ; bloquez les accès inutilisés avec « Révoquer ».
Extension Office et Outlook
Docu | base › Extension Office
Connecte l’extension Docu dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook à votre compte. Dans Office : rechercher, ouvrir, classer, enregistrer comme nouvelle version, extraire ou archiver ; dans Outlook : archiver les e-mails en original, classer les pièces jointes et insérer des documents en pièce jointe.
Étape par étape
- Dans Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, ouvrez « Docu | base » dans le ruban.
- Saisissez l’abréviation de votre organisation et choisissez « Connecter à Docu » ; une fenêtre s’ouvre avec cette page.
- Connectez-vous si nécessaire et choisissez « Connecter » ; la fenêtre se ferme.
- Administration : téléchargez le manifeste et chargez-le dans le centre d’administration Microsoft 365 sous « Applications intégrées ».
Interfaces (clés API et webhooks)
Docu | base › Documents › Interfaces
Relie des systèmes tiers comme un ERP, un intranet ou une automatisation à Docu | base : clés API avec domaines, sociétés, liste d’adresses IP et échéance, ainsi que webhooks qui notifient les nouveaux documents, versions ou changements de statut. La description de l’API (OpenAPI) est liée.
Étape par étape
- Ouvrez « Interfaces » sur la page des documents.
- Sous « Nouvelle clé API », choisissez la désignation, les domaines et, en option, les sociétés, adresses IP et la validité, puis « Créer la clé ».
- Conservez immédiatement la clé affichée en lieu sûr – elle n’est visible que maintenant.
- Pour les notifications, choisissez sous « Nouveau webhook » la destination https et les événements, et enregistrez le secret affiché dans le système cible pour vérifier la signature.
- « Révoquer » les clés devenues inutiles, « Supprimer » les webhooks.
La prochaine étape commence par une discussion.