La pratique des PME suisses
Dossiers, archives et échéances
Instructions pour « Dossiers, archives et échéances » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Dossiers, archives et échéances
Dossiers
Docu | base › Dossiers
Un dossier dans Docu par client, fournisseur, projet, collaborateur et immeuble – créé automatiquement depuis Sales, Finance, HR et QMS, avec des sous-dossiers selon le plan de classement.
Étape par étape
- Ouvrir un client dans Sales, un partenaire ou un projet dans Finance : le dossier apparaît en bas avec sous-dossiers et documents.
- Déposer des fichiers directement dans le dossier ou choisir « Ouvrir dans Docu ».
- Sous Docu › Dossiers figurent tous les dossiers que vous pouvez voir, groupés par type ; filtrez avec « Rechercher un dossier par nom » et « Origine » ; au-dessus figure la zone « Dossiers ouverts récemment ici ».
Plans de classement
Docu | base › Dossiers › Plans de classement
Définit les sous-dossiers d’un nouveau dossier (clients, fournisseurs, projets, collaborateurs, immeubles), avec type par défaut par sous-dossier et des plans par branche prêts à l’emploi.
Étape par étape
- Activer ou désactiver chaque plan et nommer le dossier parent.
- Saisir les sous-dossiers ligne par ligne, optionnel « Nom | type de document ».
- À droite, appliquer un plan par branche (fiduciaire, construction, restauration, cabinet médical).
Échéances des contrats
Docu › Échéances des contrats
Tous les contrats avec date de fin en un coup d’œil : échéance de résiliation, reconduction tacite et résiliations saisies, avec rappel par e-mail.
Étape par étape
- Saisir des documents de type Contrat avec fin du contrat, délai de résiliation (p. ex. « 3 mois ») et reconduction (p. ex. « 12 mois »).
- Sous Docu › Contrats, filtrer par état, p. ex. « Résiliation bientôt échue ».
- Sur le document, « Saisir une résiliation » avec date d’envoi et date d’effet.
Archives
Docu | base › Archives
Affiche les délais de conservation de tous les documents archivés de RH, Finance, QMS et Docu : ce qui échoit dans 90 jours, ce qui peut être supprimé, ce qui est bloqué et où le délai attend encore un événement. Ici, les suppressions sont demandées et validées selon le principe des quatre yeux, les blocages de suppression posés et l’export vérifiable téléchargé.
Étape par étape
- Ouvrir « Archives » et consulter sous « Supprimable (délai échu) » les entrées dont le délai est échu.
- Pour une entrée, ouvrir « Demander la suppression », indiquer un motif et envoyer.
- Une deuxième personne disposant du droit « Valider les suppressions dans les archives (deuxième personne) » valide la demande sous « Demandes de suppression en suspens » ou la refuse avec un motif.
- En cas de litige ou de contrôle fiscal, poser sous « Blocages de suppression » un nouveau blocage pour toutes les archives ou pour des sociétés, classes et exercices.
- Sous « Preuves », consulter les contrôles et créer avec « Télécharger l’export » le ZIP pour l’organe de révision.
Documentation de procédure
Docu | base › Archives › Documentation de procédure
La description de l’archivage électronique exigée par l’art. 4 Olico. Les indications du document et la partie A sont préremplies avec des propositions modifiables : sociétés, personne responsable, prochaine version et date du jour. Les textes enregistrés sont conservés. L’exploitant fournit la partie B (système et exploitation). Chaque version est archivée en PDF avec sa période de validité.
Étape par étape
- Sous « Archives », ouvrir « Documentation de procédure ».
- Ouvrir les sections repliées, vérifier les propositions et les adapter si nécessaire. Les mentions indiquent « Proposition », « Enregistré » ou « Adapté » ; les espaces réservés ouverts sont signalés. « Rétablir la proposition » restaure la proposition de la section.
- Sans version précédente, choisir « Reprendre la proposition et archiver » : les textes affichés sont archivés avec effet dès aujourd’hui. Sinon, définir « Valable dès le » et choisir « Archiver une nouvelle version ».
- Télécharger les versions précédentes en PDF à droite sous « Versions ».
Avant la clôture annuelle
Docu | base › Archive › Vérifier avant la clôture
Vérifie si l’archive d’un exercice est complète (pièces par mois, livres, clôture, TVA, salaires, documentation de procédure, contrôle, ancrage), contrôle les PDF (PDF/A) et crée des accès limités pour fiduciaire et révision.
Étape par étape
- Choisir l’exercice et la société, puis « Vérifier ».
- Clarifier les points « manque » ou « à vérifier ».
- Lancer au besoin le contrôle PDF/A.
- Créer un accès pour l’organe de révision et transmettre l’adresse de manière sûre.
Corriger les indications de classement après archivage
Docu | base › Ouvrir le document › Corriger les indications après archivage
Les documents archivés conservent leur fichier et leurs versions. Avec le droit de modification sur le document et « Gérer Docu » pour la société actuelle et la société choisie, les champs, le type, la société et le dossier peuvent être corrigés avec un motif. L’historique conserve les valeurs avant et après, la personne, la date et le motif complet ; l’archive reçoit un ajout.
Étape par étape
- Choisir les champs, le type, la société et le dossier souhaités. En cas de changement de type, renseigner les champs obligatoires du nouveau type.
- Saisir un motif de 500 caractères au maximum et choisir « Consigner la correction ».
- Consulter la modification et son motif dans l’historique des champs.
Exporter
Docu | base › Plus › Exporter
Point d’entrée pour le contrôle et la transmission : télécharge le paquet d’archives avec justificatifs pour l’organe de révision ou le paquet de continuité avec les métadonnées Docu. Ce sont les mêmes exports que dans les archives.
Étape par étape
- Dans le menu Docu, ouvrir « Exporter » sous « Plus ».
- Pour l’organe de révision, choisir « Télécharger l’export » : ZIP avec tous les fichiers, l’inventaire, le journal et les preuves ; un programme de contrôle joint vérifie l’intégrité sans KMU | base.
- Pour poursuivre sans KMU | base, choisir « Télécharger le paquet de continuité » : tous les documents avec archive, chaîne de hachage, métadonnées Docu (types, champs, dossiers, collections) et scripts de contrôle.
La prochaine étape commence par une discussion.