La pratique des PME suisses
Maîtrise, signatures et processus
Instructions pour « Maîtrise, signatures et processus » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Maîtrise, signatures et processus
Documents maîtrisés
Docu › Document › section « Maîtrise documentaire »
Directives, manuels et procédures passent par vérification et approbation selon le principe des quatre yeux. Le personnel ne voit que la version en vigueur et confirme la lecture.
Étape par étape
- Avec « Gérer Docu » : ouvrir « Soumettre à la maîtrise documentaire », choisir vérificateurs, approbateurs, accusé de lecture et intervalle de revue.
- Avec « Modifier les documents » : « Soumettre la version actuelle ».
- Les vérificateurs approuvent ou refusent avec commentaire ; ensuite un approbateur approuve et choisit « Valable dès le ».
- Les personnes concernées confirment sous « Mes tâches » ou sur le document « Lu et compris ».
Faire signer électroniquement
Docu › Document › section « Signatures »
Faire signer des documents PDF en interne ou à l’externe. La version signée est enregistrée comme nouvelle version avec une page de signature.
Étape par étape
- Ouvrir « Demander une signature » et choisir le niveau de signature.
- Sous « Personnes de l’équipe », ajouter des personnes (filtrer avec « Rechercher des personnes internes ») ; pour les externes, saisir « Nom » et « Adresse e-mail » dans la zone des signataires externes et choisir « Ajouter ».
- Avec « Dans cet ordre », les personnes signent l’une après l’autre selon l’ordre de la liste (modifiable avec « Monter » et « Descendre ») ; sinon toutes reçoivent la demande en même temps. « Retirer » enlève une personne de la liste.
- Fixer la validité en jours, puis « Envoyer la demande ».
- Les internes signent sur le document ou via « Mes tâches », les externes via leur lien personnel avec un code par e-mail.
Tâches documents
Docu | base › Tâches documents
Affiche les tâches des processus qui vous sont attribuées : contrôler, valider, traiter ou confirmer la lecture. Vous y définissez aussi votre suppléance en cas d’absence.
Étape par étape
- Ouvrir « Mes tâches » ; les tâches en retard sont en rouge.
- Consulter le document via « Ouvrir le document ».
- Choisir Valider ou Refuser ; en cas de refus, indiquer un commentaire.
- En cas de mauvaise attribution, choisir « Transférer » avec un motif.
- Sous « Suppléance », définir la période et la personne suppléante.
Processus
Docu | base › Processus
Liste des processus (workflows) avec déclencheur et version, ainsi que des modèles métier : validation des factures avec limites, validation de contrat en parallèle, lecture obligatoire, répartition des entrées et contrôle mensuel des pièces.
Étape par étape
- Ouvrir « Processus ».
- Déplier un modèle, attribuer les rôles et choisir « Reprendre comme processus ».
- Adapter dans l’éditeur et activer.
- Avec « Nouveau processus », dessiner un processus vide.
Modifier le processus
Docu | base › Processus › Modifier le processus
Éditeur visuel : ajouter, déplacer et relier les étapes (tâche, branchement, parallèle, rassembler, action, attente, fin). Tâches avec responsable, délai, escalade et limites de montant ; branchements avec conditions sur les champs. Les erreurs s’affichent en continu.
Étape par étape
- Choisir le nom et le déclencheur.
- Ajouter les étapes depuis la barre d’outils et les déplacer.
- Choisir « Relier », puis cliquer sur l’étape de départ et l’étape cible.
- Cliquer sur une étape ou une liaison et définir ses propriétés à droite.
- Cocher « actif » et enregistrer ; le processus n’est actif que sans constat.
Moniteur
Docu | base › Processus › Moniteur
Moniteur des processus : processus en cours, perturbés et en retard, nombre, refus et durée moyenne par processus.
Étape par étape
- Sous « Processus », ouvrir le « Moniteur ».
- Examiner les processus perturbés (p. ex. personne attribuée) et corriger le processus.
- Si nécessaire, interrompre un processus avec un motif.
Gestion documentaire et signatures internes via l’API mobile
API mobile de KMU | base
L’API mobile fournit les contrôles, validations, confirmations de lecture et révisions Docu en attente. Les personnes connectées peuvent consulter leurs signatures simples Docu et HR, lire le PDF, signer ou refuser.
Étape par étape
- Consulter les tâches en attente et lire la version concernée.
- Transmettre la décision Docu avec l’identifiant de version. Consulter les signatures sous /api/v1/signaturen et répondre avec « entscheid » ; l’empreinte est facultative.
- Confirmer explicitement la signature ; indiquer au moins trois caractères pour un refus.
La prochaine étape commence par une discussion.